盡管現(xiàn)代企業(yè)決策下達的方式已經多種多樣，下發(fā)文件依然是一般企業(yè)所慣用的手段。尤其是在一些規(guī)模較大的國有企業(yè)，下發(fā)文件需要遵守黨政機關公文一般標準。因此，建立良好的文件下發(fā)管理制度，對企業(yè)的正常運轉具有重要意義。某大型國有企業(yè)在與泓冰標桿專家團隊合作過程中，利用對標找差，提煉要素等手段，優(yōu)化了文件下發(fā)工作，讓企業(yè)政令變得清晰有序起來。

在方案實施前，該公司文件下發(fā)形式混亂，多頭發(fā)文多頭執(zhí)行，對接不清晰，文件審批和處理的流程不明確，公司辦公室——甚至一些小部門——隨意下發(fā)紅頭文件，使得原本十分嚴肅的上級命令如同兒戲，不但引起基層執(zhí)行的混亂，也容易激化上級部門之間的矛盾。

針對這些問題，該企業(yè)辦公室成立“下發(fā)文件管理優(yōu)化”課題組。對公司的文件下發(fā)、處理、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進行調查分析后，整理出若干個文件下發(fā)中存在的問題，并深入分析這些問題產生背后的原因，按照泓冰四法之一的“要素建模法”提煉出解決這些背后原因的關鍵要素。這些要素包括“文件發(fā)放”、“文件執(zhí)行”和“文件處理”三個一級要素。每個一級要素根據(jù)工作重要節(jié)點及流程分解出若干個二級要素，用來保障一級要素的實現(xiàn)。如，“文件發(fā)放”要素分解為“發(fā)放類型”、“文件格式”及“文件審批”三個二級要素?！鞍l(fā)放類型”要素明確了何種情況應該采用何種類型發(fā)放，是“通知” 、“函”或其他形式，是紅頭文件還是一般文件；“文件格式”要素則制定了每一類型的文件制式模板，幫助員工提高工作效率，降低差錯率；“文件審批”要素確定了每個類型的文件審批流程及發(fā)放范圍。“文件執(zhí)行”要素通過二級要素的標準和保障措施確定了文件執(zhí)行的流程；“文件處理”要素則確定文件接收單位的一些列動作，包括收文、歸檔、處理及文件的執(zhí)行情況的及時反饋。根據(jù)標桿管理理論強調的“標準化、模板化”，該課題方案形成了一整套的文件下發(fā)及處理的模板、制度、流程。

經過幾個月的實施，辦公室負責人根據(jù)標桿課題實施前后的數(shù)據(jù)分析，認為公司的文件發(fā)放更加規(guī)范，文件處理更加清晰，文件管理水平有了明顯提高。下發(fā)文件的規(guī)范率已經達到了100%，紅頭文件也重新獲得了它的嚴肅性。可以說是標桿管理在流程優(yōu)化上的一次成功實踐。