外派項目管理

說到外派項目，我會想到ISO9001-2008版本中的7.4，ISO9001-2015中的8.4.不知道您和我是不是有同樣的想法呢？

采購和外部提供的產(chǎn)品，讓我想到了一個比如，就好比是一堆夫婦沒有生育能力，然后領(lǐng)養(yǎng)的孩子。除非這對夫婦是變態(tài)，否則對待這個領(lǐng)養(yǎng)的孩子應(yīng)該是當(dāng)做自己親生看待的，當(dāng)然有部分親生父母對待自己的孩子可能不盡責(zé)，也很變態(tài)的說。在這里其實我想表達的是，他們對待這個領(lǐng)養(yǎng)來的孩子的態(tài)度是正確的。

所以對于外派項目，我想您現(xiàn)在應(yīng)該多少有點普了吧，怎么對待公司本部，就怎么對待外派項目，對嗎？

首先我對外派項目管理進行策劃，文件、職責(zé)、資源、過程、監(jiān)視測量、改進。

好吧，我們現(xiàn)在一個一個說說，首先說文件好了。

明確外派項目的目的、適用范圍，工作程序是什么？當(dāng)然這些都必須是形成文件的，當(dāng)然形成文件的多少由我們外派項目的類型、復(fù)雜程度、人員數(shù)量以及人員能力素質(zhì)決定，也就是說，我們外派人員一個和20個的管理會是不同的，我們外派人員是大學(xué)、是高中、是初中、以往工作經(jīng)驗的多少都會決定我們外派項目文件的多少。他絕對不是沒有變化的。

外派項目文件的管理，也應(yīng)該納入公司的管理，外派文件的編制、審核、批準的流程是怎么控制的，外派項目文件的識別、更新，作廢外派項目文件的管理，以及外派項目需要的外來文件是由誰負責(zé)收集、管理、分發(fā)的等文件的控制。

當(dāng)然記錄作為特殊的文件，也在我們的文件管理的范圍之內(nèi)，包括我們外派人員日常工作應(yīng)該有的記錄有多少，記錄的內(nèi)容等。

既然形成了文件，那么我在這里要首先提到一下在后面我將會講到的---培訓(xùn)。請不要把我們員工當(dāng)作天才或是蠢材來使用，清就外派項目相關(guān)文件對外派人員進行培訓(xùn)。為什么？首先他們將是這些文件實際的使用者和操作者，其次只有他們會用，了解、懂得這些文件的使用，工作才會順利進行，外派人員才會按照文件規(guī)定的，進行外派項目工作，否則那就是一堆，浪費資源的廢紙，不是嗎？第三，只有他們用了，左外外派項目的人員才會知道，這些文件那些是適宜的、那些是不是適宜的，才會持續(xù)改進，我們隊外派項目的管理才會循序漸進的上升。

第二我們講講職責(zé)。

中國有句古話叫：將在外軍令有所不受。既然如此，那么我們外派人員的職責(zé)權(quán)限就必須劃分清楚，具體來說說作為外派項目的負責(zé)人應(yīng)該有那些責(zé)任和權(quán)力，作為外派項目的員工崗位職責(zé)是什么，權(quán)力有哪里，所有的必須要清楚明白的告知他們，當(dāng)然這里的職責(zé)和權(quán)限形成的文件的，按照我們的文件辦理辦法進行管理好了。

為什么要規(guī)定清楚的安排外派人員的職責(zé)和權(quán)限呢，我們還是用，將在外軍令有所不受，來解釋好了。

如果外派項目人員的職責(zé)不清楚，那么他們是不是會無論事物大小都會向家里報告呢，那么家里是不是會維持專門安排一個崗位，作為傳話呢？那么這又牽涉到了，職責(zé)和權(quán)限的問題，有了傳話的人員，那么這件事歸家里的誰來管呢？總經(jīng)理？總經(jīng)理可能沒有那么多時間來細聽大小事吧；行政部？行政部可能又不了解情況，又要從頭再來一次工作匯報；生產(chǎn)部？生產(chǎn)部的職責(zé)是生產(chǎn)，外派應(yīng)該也不歸他管吧。質(zhì)量部？質(zhì)量部的職責(zé)是檢驗，可能也不歸質(zhì)量部吧，那么最后外派傳回來的消息有誰管呢？可能最后就沒人管。這讓我想起了一個詞語，自生自滅。

既然傳話回來，也要找到相應(yīng)的負責(zé)人，為什么不將這些責(zé)任直接清除明白的下放到我們外派組呢？這樣還剩了傳話這個職位。

當(dāng)然外派也不可能把所有的事都自己處理完了，當(dāng)然也有他們不能處理的事，這個時候就必須往家里傳話，發(fā)生這種情況的時候一般都需要總經(jīng)理出面才能解決吧。

那么這些情況是那些呢？我簡單的歸納為以下三類：

1、 資源；

2、 和公司本部其他部門相關(guān)聯(lián)的決策或事宜；

3、 對公司經(jīng)營方向、方針、目標有重要影響的決策或事宜。

也就是說，在我這里，除了這三種情況之外，其他事宜請外派人員自行處理，但是不要忘了處理之后，定期向總部報告，當(dāng)然這里屬于文件的管理。

當(dāng)然，將在外軍令有所不受，也并不意味著，山高皇帝遠，沒人管。這在后面的監(jiān)視測量會講到。

第三，資源。

資源我們在第二職責(zé)和權(quán)限中也說道了。那么資源包括哪些呢？

1、 人員；

2、 培訓(xùn)；

3、 基礎(chǔ)設(shè)施。

我們首先說人員，既然是外派項目，當(dāng)然需要外派的人員，這個作為公司，是必須提供的，當(dāng)然也不是說人呵呵人都可以，這里人員必須滿足一個條件，那就是勝任。什么樣的人員才是勝任的呢，我們可以從人員的教育、培訓(xùn)、技能、經(jīng)驗進行選定。

當(dāng)然外派人員只要是勝任的，可以是公司內(nèi)調(diào)的，也可以外聘的，形式不限。

關(guān)于培訓(xùn)，企業(yè)一定要毫不吝嗇，不管是公司內(nèi)調(diào)還是外聘有相關(guān)工作經(jīng)驗的人員，你都必須要進行培訓(xùn)，但是這似乎是中國企業(yè)的通病。為什么這么說呢？您上網(wǎng)看看招聘簡介就可以知道，基本上都要有相關(guān)工作經(jīng)驗，我也是應(yīng)屆畢業(yè)生過來的，我只想說，應(yīng)屆畢業(yè)生真的就是畢業(yè)等于失業(yè)。

為了節(jié)省那芝麻大一點的培訓(xùn)費用，中國企業(yè)都喜歡招聘有經(jīng)驗的，而且工作經(jīng)驗越豐富越好。事實真的是這樣嗎，在我這里至少我不覺得的是這樣的，我是國家注冊審核員，也就是通俗意義的外審員。我做這一行，我太清楚了，說的苛刻一點，有9/10（這里還有大部分是所謂的高級審核員，現(xiàn)在叫主任審核員）的審核老師根本就是亂審核，審核的內(nèi)容全憑自己認為和覺得，那么我想說我們在開首次會議的時候還要專門強調(diào)我們的審核依據(jù)呢？請好好學(xué)習(xí)一下審核依據(jù)，不要讓覺得、認為這些成為審核依據(jù)，如果是這樣那真的就是欲加之罪何患無辭了。

如果法官也是這樣，不按照法律來，全憑我覺得、我認為來審判，我只想說，法律是堆廢紙嗎？

也就說經(jīng)驗并不能代表全部，他不能全部符合你們公司的要求，這種行為，在我看來就是偷雞不成蝕把米。

不要覺得我說的很嚴重，大家回憶一下，在我們的工作中，有多少是因為沒有培訓(xùn)而造成的損失和錯誤，而這些損失和錯誤所造成的經(jīng)濟損失遠遠超過培訓(xùn)費用吧。

所以請以勝任作為最終選擇，經(jīng)驗僅僅只是參考。

所以不管我們的外派人員是外聘的還是公司內(nèi)調(diào)的，一定要經(jīng)過培訓(xùn)，并且考核合格之后外派上崗。

當(dāng)然公司本部任何的變化，也要向外派人員進行傳達和培訓(xùn)，保證他們與公司本部是一致的，而不是不相關(guān)的組織。

最后我們說說基礎(chǔ)設(shè)施，講到這里的時候，其實我想說一點很直白的話，如果我都有能力提供辦公環(huán)境，提供生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備，通訊設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)備，我還到貴公司來上班嗎？我不如自己開公司好了。

這里其實我想表達的很簡單，基礎(chǔ)設(shè)施肯定，也毫無疑問的是我們公司提供外派項目所需要的所有基礎(chǔ)設(shè)施，而不是讓他們?nèi)ズ捅煌馀蓡挝贿M行協(xié)商、討價還價。

當(dāng)然我們外派人員的職責(zé)里面也沒有這一項，所以，務(wù)必提供基本的設(shè)施，以便他們有完成工作的基本條件。

第四，過程

這里的過程指的是外派人員的工作過程。

這個過程其實也就是前面三項的串聯(lián)體，按照劃定的職責(zé)和權(quán)限、作業(yè)指導(dǎo)書、提供的基礎(chǔ)設(shè)備完成工作，不進行隨意修改和變動，修改和變動按照相關(guān)要求執(zhí)行。

最后做好相關(guān)記錄以便進行追溯。

第五，監(jiān)視和測量

監(jiān)視和測量有很多形式，可以通過被外派單位的反饋，總部定期或不定期的巡查，以及外派人員工作匯報等形式進行監(jiān)視和測量。

這里提出一點，監(jiān)視和測量的目的不是不信任，而是為了持續(xù)改進，防范于未然，整改之后的有效性監(jiān)測。

不僅僅要做，做的符不符合要求，我們要定期的收集數(shù)據(jù)，然后分析是什么原因，是因為培訓(xùn)效果不好，基礎(chǔ)設(shè)施不適宜，還是其他原因。

總之，不要因為公司本部的原因?qū)е鹿ぷ鳠o法正常進行，導(dǎo)致員工背上未完成工作的黑鍋。從而打擊員工的積極性，公司本部實時擔(dān)心這個外派項目。

第六，持續(xù)改進

第五的監(jiān)視和測量我們已經(jīng)說道了，持續(xù)改進。

持續(xù)改進其實是給我們的外派人員一個發(fā)言的機會，讓她們感覺自己不是被流放了，公司還是關(guān)心我們的，讓我們把工作做得更好。

也就是監(jiān)視和測量和下一步，不要讓監(jiān)視和測量成為小人的背后捅人刀子的利劍，還在背后高談闊論著歪曲的事實，然后影響公司的氛圍，和員工的積極性。