現(xiàn)在一些政府部門工作存在的問題，有兩個問題非常突出，第一個是效率比較低，第二個是成本意識比較差。從工作效率的角度來講，我們跟一些管理到位的老牌的資本主義國家的機關(guān)管理有很大差異，我們更多的是靠個人智慧、個人魅力以及個人的自我修養(yǎng)來做事情。事實上，我們的一些政府部門由于對規(guī)則的認識不夠，管理相對粗糙。 先說說香港市政府，他們公務(wù)員的桌上是不允許放茶杯的，因為他們要加快工作節(jié)奏，不允許你去品茶，而且確實也沒工夫品茶。他們的信息化非常到位，早晨一上班，你的工作有多少必須報到你的相關(guān)系統(tǒng)里去，別人要做的事相關(guān)系統(tǒng)會安排進行配合。每個人的電腦桌面上當天的工作30－40件，而且每一個時間段的事情都必然要和別人聯(lián)系起來，否則你就耽誤了別人。如果公務(wù)員上班口渴怎么辦，到走廊上去喝，走廊上有水杯，有飲用水，不過水杯是錐形的，杯底是尖的，根本放不住，拿了就喝，喝完就扔。從這些細小的做法上，可以看出人家對效率的追求。 德國的政府機關(guān)，如果上司找下屬要一份材料，你不允許超過三分鐘，如果我找你要一份材料，你說下午給，是絕對不可能的，現(xiàn)在要就必須現(xiàn)在給，超過三分鐘，說明你的管理太差了。我們曾經(jīng)對72家機構(gòu)的一部分辦公室做過調(diào)查，人們每天平均要花一個半小時找東西，當然包括不斷的整理文件，把文件分類等瑣碎的事情，天天找東西，找文件，找資料。還有，每天經(jīng)常有很多人打擾。我們曾在一個市的政府部門調(diào)查過67個人，結(jié)果一般人每八分鐘受到一次打擾，每天就有50-60次被人打斷（包括電話、手機、串門等），各種各樣的打擾一天50次，平均每次前后5分鐘，那么一天被打擾所占用的時間就達到4小時。我們工作有一半時間被別人拖得團團轉(zhuǎn)，根本沒有自己的計劃和安排。當然還包括很多無謂的開會、無謂的匯報、無謂的寫材料，還有很多迎來送往的接待。 就從會議來講，會議管理其實是很有講究的。會議的成本分三類：直接成本、時間成本、機會成本。所謂直接成本就是設(shè)施的租用費用、場地費用、布置費用、旅差費用、文件費用，還有為會議服務(wù)的人員工資等。所謂時間成本就是參會的人數(shù)、會議時長（會議準備的時間、會議本身的時間，還有會議消化時間，這樣一來就是開會本身時間的3倍）、與會者平均每小時薪水的乘積，這個就是你真正的會議時間成本。所謂機會成本就是你因為開會而耽誤工作的效益，乘上你這個工作成功的可能性。因為你今天不來開會，你會做別的事情，你會創(chuàng)造多大的效益，這就是開會的機會成本。當然，企業(yè)的機會成本比較容易算清楚，而我們的干部就很難算，但有一點是肯定的，就是你不干這個干別的會有收益，這個收益就是你開這個會的機會成本。所以，西方的公式是：會議成本﹦直接成本＋時間成本＋機會成本。 因此，我在各地作講座或做培訓(xùn)，雖然講得不很好，但有一點我很注意，就是少講廢話。這就是一個對成本的認識問題，耽誤大家時間，成本就太高了。會議成本有個評估辦法叫“伍德法”，這在西方國家流傳已經(jīng)很多年了，就是會議成員的年薪總額加薪水總額的25－40％作為其他費用，再將費用換算到每一分鐘，以一年260個工作日來算，每天工作8小時，全年就是124800分鐘來計算，這樣來算，會議的一分鐘是多少錢的成本?。课鞣竭€有一本書《議事規(guī)則》，是一位叫羅伯特的退役軍人在1905年寫的專門談怎么開會的書。 鐵嶺的市委書記李文柱曾跟我說，黨政機關(guān)的干部需要從五個方面解脫出來：從文山會海中解脫出來，從迎來送往中解脫出來，從推杯換盞中解脫出來，從麻將桌上解脫出來，從揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖中解脫出來。我很贊同。同時，我認為首先是要減少公務(wù)員的人數(shù)、職數(shù)和機構(gòu)數(shù)量。 中國在90年代的中期曾經(jīng)有很多企業(yè)在學(xué)習“滿負荷工作法”，這說明絕大部分企業(yè)當時是不滿負荷的，當然很多政府部門更是如此。我一直認為政府的效率低于企業(yè)，不僅滿負荷做不到，還有很多人浮于事的現(xiàn)象。有一家地級市的工商聯(lián)，本來就沒多少事，辦公室主任說他必須的工作累計時間一天半，最近又安排了一位專職副書記。我總覺得不能從根本上改變?nèi)烁∮谑聠栴}，不能有效的促成絕大部分崗位工作滿負荷，那么，我們的政府部門就沒辦法管好。忙閑不均，越有能力的越忙，越?jīng)]能力的越閑，誰愿意干呢？收入差距很大，暫時又不太可能，機制上不允許。所以說，成本的核算、管理成本，如不能認真思考，想提高效率就不太現(xiàn)實。