現(xiàn)在一些政府部門(mén)工作存在的問(wèn)題，有兩個(gè)問(wèn)題非常突出，第一個(gè)是效率比較低，第二個(gè)是成本意識(shí)比較差。從工作效率的角度來(lái)講，我們跟一些管理到位的老牌的資本主義國(guó)家的機(jī)關(guān)管理有很大差異，我們更多的是靠個(gè)人智慧、個(gè)人魅力以及個(gè)人的自我修養(yǎng)來(lái)做事情。事實(shí)上，我們的一些政府部門(mén)由于對(duì)規(guī)則的認(rèn)識(shí)不夠，管理相對(duì)粗糙。 先說(shuō)說(shuō)香港市政府，他們公務(wù)員的桌上是不允許放茶杯的，因?yàn)樗麄円涌旃ぷ鞴?jié)奏，不允許你去品茶，而且確實(shí)也沒(méi)工夫品茶。他們的信息化非常到位，早晨一上班，你的工作有多少必須報(bào)到你的相關(guān)系統(tǒng)里去，別人要做的事相關(guān)系統(tǒng)會(huì)安排進(jìn)行配合。每個(gè)人的電腦桌面上當(dāng)天的工作30－40件，而且每一個(gè)時(shí)間段的事情都必然要和別人聯(lián)系起來(lái)，否則你就耽誤了別人。如果公務(wù)員上班口渴怎么辦，到走廊上去喝，走廊上有水杯，有飲用水，不過(guò)水杯是錐形的，杯底是尖的，根本放不住，拿了就喝，喝完就扔。從這些細(xì)小的做法上，可以看出人家對(duì)效率的追求。 德國(guó)的政府機(jī)關(guān)，如果上司找下屬要一份材料，你不允許超過(guò)三分鐘，如果我找你要一份材料，你說(shuō)下午給，是絕對(duì)不可能的，現(xiàn)在要就必須現(xiàn)在給，超過(guò)三分鐘，說(shuō)明你的管理太差了。我們?cè)?jīng)對(duì)72家機(jī)構(gòu)的一部分辦公室做過(guò)調(diào)查，人們每天平均要花一個(gè)半小時(shí)找東西，當(dāng)然包括不斷的整理文件，把文件分類(lèi)等瑣碎的事情，天天找東西，找文件，找資料。還有，每天經(jīng)常有很多人打擾。我們?cè)谝粋€(gè)市的政府部門(mén)調(diào)查過(guò)67個(gè)人，結(jié)果一般人每八分鐘受到一次打擾，每天就有50-60次被人打斷（包括電話、手機(jī)、串門(mén)等），各種各樣的打擾一天50次，平均每次前后5分鐘，那么一天被打擾所占用的時(shí)間就達(dá)到4小時(shí)。我們工作有一半時(shí)間被別人拖得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，根本沒(méi)有自己的計(jì)劃和安排。當(dāng)然還包括很多無(wú)謂的開(kāi)會(huì)、無(wú)謂的匯報(bào)、無(wú)謂的寫(xiě)材料，還有很多迎來(lái)送往的接待。 就從會(huì)議來(lái)講，會(huì)議管理其實(shí)是很有講究的。會(huì)議的成本分三類(lèi)：直接成本、時(shí)間成本、機(jī)會(huì)成本。所謂直接成本就是設(shè)施的租用費(fèi)用、場(chǎng)地費(fèi)用、布置費(fèi)用、旅差費(fèi)用、文件費(fèi)用，還有為會(huì)議服務(wù)的人員工資等。所謂時(shí)間成本就是參會(huì)的人數(shù)、會(huì)議時(shí)長(zhǎng)（會(huì)議準(zhǔn)備的時(shí)間、會(huì)議本身的時(shí)間，還有會(huì)議消化時(shí)間，這樣一來(lái)就是開(kāi)會(huì)本身時(shí)間的3倍）、與會(huì)者平均每小時(shí)薪水的乘積，這個(gè)就是你真正的會(huì)議時(shí)間成本。所謂機(jī)會(huì)成本就是你因?yàn)殚_(kāi)會(huì)而耽誤工作的效益，乘上你這個(gè)工作成功的可能性。因?yàn)槟憬裉觳粊?lái)開(kāi)會(huì)，你會(huì)做別的事情，你會(huì)創(chuàng)造多大的效益，這就是開(kāi)會(huì)的機(jī)會(huì)成本。當(dāng)然，企業(yè)的機(jī)會(huì)成本比較容易算清楚，而我們的干部就很難算，但有一點(diǎn)是肯定的，就是你不干這個(gè)干別的會(huì)有收益，這個(gè)收益就是你開(kāi)這個(gè)會(huì)的機(jī)會(huì)成本。所以，西方的公式是：會(huì)議成本﹦直接成本＋時(shí)間成本＋機(jī)會(huì)成本。 因此，我在各地作講座或做培訓(xùn)，雖然講得不很好，但有一點(diǎn)我很注意，就是少講廢話。這就是一個(gè)對(duì)成本的認(rèn)識(shí)問(wèn)題，耽誤大家時(shí)間，成本就太高了。會(huì)議成本有個(gè)評(píng)估辦法叫“伍德法”，這在西方國(guó)家流傳已經(jīng)很多年了，就是會(huì)議成員的年薪總額加薪水總額的25－40％作為其他費(fèi)用，再將費(fèi)用換算到每一分鐘，以一年260個(gè)工作日來(lái)算，每天工作8小時(shí)，全年就是124800分鐘來(lái)計(jì)算，這樣來(lái)算，會(huì)議的一分鐘是多少錢(qián)的成本??？西方還有一本書(shū)《議事規(guī)則》，是一位叫羅伯特的退役軍人在1905年寫(xiě)的專(zhuān)門(mén)談怎么開(kāi)會(huì)的書(shū)。 鐵嶺的市委書(shū)記李文柱曾跟我說(shuō)，黨政機(jī)關(guān)的干部需要從五個(gè)方面解脫出來(lái)：從文山會(huì)海中解脫出來(lái)，從迎來(lái)送往中解脫出來(lái)，從推杯換盞中解脫出來(lái)，從麻將桌上解脫出來(lái)，從揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖中解脫出來(lái)。我很贊同。同時(shí)，我認(rèn)為首先是要減少公務(wù)員的人數(shù)、職數(shù)和機(jī)構(gòu)數(shù)量。 中國(guó)在90年代的中期曾經(jīng)有很多企業(yè)在學(xué)習(xí)“滿負(fù)荷工作法”，這說(shuō)明絕大部分企業(yè)當(dāng)時(shí)是不滿負(fù)荷的，當(dāng)然很多政府部門(mén)更是如此。我一直認(rèn)為政府的效率低于企業(yè)，不僅滿負(fù)荷做不到，還有很多人浮于事的現(xiàn)象。有一家地級(jí)市的工商聯(lián)，本來(lái)就沒(méi)多少事，辦公室主任說(shuō)他必須的工作累計(jì)時(shí)間一天半，最近又安排了一位專(zhuān)職副書(shū)記。我總覺(jué)得不能從根本上改變?nèi)烁∮谑聠?wèn)題，不能有效的促成絕大部分崗位工作滿負(fù)荷，那么，我們的政府部門(mén)就沒(méi)辦法管好。忙閑不均，越有能力的越忙，越?jīng)]能力的越閑，誰(shuí)愿意干呢？收入差距很大，暫時(shí)又不太可能，機(jī)制上不允許。所以說(shuō)，成本的核算、管理成本，如不能認(rèn)真思考，想提高效率就不太現(xiàn)實(shí)。