——（本文已刊登于《深圳家具》） 新視角企業(yè)管理研究中心理事長 張 屹 科學(xué)、準(zhǔn)確、規(guī)范的物料定額，是編制物料供應(yīng)計劃的基礎(chǔ)，是企業(yè)物料組織、物料控制、物料核算的依據(jù)。物料定額，為物料使用提供了數(shù)量的控制標(biāo)準(zhǔn)，有了這個標(biāo)準(zhǔn)，物料的發(fā)放才有了依據(jù)，才可能從源頭上堵塞物料的浪費。 一、家具材物料定額的四種類型 1.數(shù)量定額 （1）數(shù)量定額的定義 物料都是有一定單位的。比如： 木材按立方米計算，油漆按升計算，皮料按平方計算……等等，這些都是度量物料多少的最基本單位。 所謂數(shù)量定額，是指在單位時間及范圍內(nèi)，對物料用量按以上的基本單位進(jìn)行的數(shù)量限制或用量標(biāo)準(zhǔn)的制定。 （2）數(shù)量定額的適用范圍 ◆用量多少主要由產(chǎn)品本身所決定的材料； ◆很容易確定數(shù)量的物料； ◆數(shù)量有限定的物料； ◆貴重的物料； ◆主要的原材料； ◆規(guī)格型號比較單一的材料。 （3）數(shù)量定額的注意事項 ①要確定合適的定額單位，有些材料是可以用不同單位表示的，比如油漆，可以用重量單位表示，也可以用體積單位表示，要視定額要求而定。 ②當(dāng)材料規(guī)格變化較大，數(shù)量定額核算麻煩時，要考慮用其他的定額方式來補(bǔ)充，同時對用量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行限定。 2.價值定額 所謂價值定額，是以被定額物料的價值大小，即通過總金額的限制進(jìn)行的定額。 拿油漆的定額來說，不是以多少公斤或多少升為單位，而是以多少元為單位來定額。 比如： 某單位某月的木料用量定額為200萬元人民幣；某單位某周的砂紙用量定額為500元人民幣等。 應(yīng)該說，數(shù)量是體現(xiàn)材料多少的最常用和最直接的單位，多數(shù)的情況下，是先有數(shù)量后有金額。那么，價值定額這一說法，又有什么意義呢？ （1）價值定額拋開了物料的具體特點，統(tǒng)一用價值大小來衡量其多少，使不同材料之間有了可比性。 比如：某種沙發(fā)，如果用進(jìn)口皮料，則定額為3000元；用國產(chǎn)皮料，則定額為1200元。這就很容易比較出兩種材料的成本。 （2）價值定額簡化了一些復(fù)雜材料的計算。 有些材料在數(shù)量計算上十分麻煩，進(jìn)行數(shù)量定額很難。比如油漆車間用于擦色的碎布，無論用重量上還是數(shù)量上都很難算清，也沒必要算清，規(guī)定下一個月車間的用量不超過多少錢，然后按照這一價值去發(fā)放。貴的質(zhì)量就會好一些，則少發(fā)些，便宜的質(zhì)量就差一些，則多發(fā)一些，剛好起到了協(xié)調(diào)作用。 （3）價值定額解決了一些無法算清的材料混合使用的難題。 在家具廠，白坯打磨需要用到砂紙，在打磨作業(yè)中不只用一種型號的，而是不同型號的（砂粒粗細(xì)不同的）混用，而哪一種用多少，要視產(chǎn)品的不同、白坯的材料不同、以及工人的作業(yè)習(xí)慣不同而不同，很難規(guī)定某種砂紙的數(shù)量。而價值定額就解決了這一問題。 運用這一定額方法，可以規(guī)定某個車間單位時間的砂紙耗用金額，在該金額范圍內(nèi)具體使用什么型號的砂紙由車間根據(jù)生產(chǎn)特點自行決定。這樣，既確定了定額標(biāo)準(zhǔn)，又不至于在砂紙型號的細(xì)節(jié)上無謂地打轉(zhuǎn)。 價值定額的注意事項： 適用于單價比較穩(wěn)定的物料，如果單價的波動較大，則同價值之下的物料數(shù)量會出現(xiàn)很大差異，價值定額就失去意義。 3.單項定額 單項定額是針對某一單項物料所進(jìn)行的物料定額。比如：單一的包裝材料定額、原材料定額等等。單項定額的目的是管理方便，重點明確。 4.綜合定額 綜合定額是以材料大類或部門為單位進(jìn)行的物料定額，它與單項定額恰好相反。綜合定額的目的是對于數(shù)量大而價值低的物料進(jìn)行統(tǒng)一管理，或者是在總的目標(biāo)偏差不大的情況下拋開細(xì)節(jié)的物料管理。 二、物料定額的五大方法 1.經(jīng)驗判定法 經(jīng)驗是工作實踐中長期積累的智慧的結(jié)晶，也是不自覺地對客觀事物的內(nèi)在 規(guī)律的認(rèn)識。這一方法通俗易行，簡捷方便。經(jīng)驗判定看似容易卻不是人人都會做的，表面上似乎隨隨便便的幾個數(shù)字的背后卻需要多年的努力。這其中包含了對產(chǎn)品設(shè)計、工藝技術(shù)、作業(yè)過程的嫻熟了解。 2.統(tǒng)計分析法 統(tǒng)計分析法是對原有的各種生產(chǎn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、歸納和綜合，從而對物料的耗用情況進(jìn)行推理演算的一種方法。 統(tǒng)計分析法以下列數(shù)據(jù)為依據(jù)： ◆過去的耗用統(tǒng)計資料； ◆產(chǎn)品圖紙資料； ◆生產(chǎn)工藝資料； ◆倉庫發(fā)料記錄； ◆物料控制標(biāo)準(zhǔn)。 3.實際核查法 實際核查法是對實際作業(yè)現(xiàn)場的用料實際進(jìn)行調(diào)查，掌握實際耗用量與耗用速率，從而制定物料定額指標(biāo)的一種方法。 采用這一方法，應(yīng)該對各工序的工作狀況與生產(chǎn)工藝有充分的了解，不光只看到耗用的表面現(xiàn)象，還應(yīng)該知道造成這一現(xiàn)象的本質(zhì)。在核查的過程中，應(yīng)該采用盡可能先進(jìn)和可靠的儀器設(shè)備，對人員也應(yīng)加強(qiáng)培訓(xùn)。 4.工藝計算法 工藝計算法，是根據(jù)工藝技術(shù)資料（比如產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖、開料單等），通過計算得出用料數(shù)量，然后加上一定的損耗，最后確定出產(chǎn)品的物料消耗定額。 工藝計算法依靠的是產(chǎn)品資料本身，所以結(jié)果比較客觀，它是一種理論化或理想化的目標(biāo)，應(yīng)結(jié)合實際進(jìn)行適當(dāng)?shù)男拚? 工藝計算法無法對產(chǎn)品生產(chǎn)過程中所耗用的材料進(jìn)行計算。比如像椅子的生產(chǎn)，它只能算出所用的木材數(shù)量、膠水?dāng)?shù)量，無法算出打磨用的砂紙的數(shù)量。 5.概括估算法 概括估算法是比經(jīng)驗制定法更簡單的一種物料定額方法。它只是粗略地估算出產(chǎn)品的大致用量，對于明顯的物料耗用超標(biāo)現(xiàn)象做出判斷，概括估算的依據(jù)來源是多方面的，比如： ①對于某一家具的生產(chǎn)，如果材料成本過高，便可猜想到是物料耗用偏高。②邊角余料過多時，可能是物料的使用不合理。 ③產(chǎn)品的體積或重量與所用的材料的體積或重量相差甚遠(yuǎn)時，顯然是浪費過 大。 三、物料定額工作計劃的制定 做任何工作都要有計劃，物料定額也不例外，完善而嚴(yán)密的計劃是物料定額實施的保障。 1.計劃的內(nèi)容 物料定額計劃包括以下的內(nèi)容： （1）目的 交待清楚為什么要搞物料定額，有什么好處，要做哪些工作，要達(dá)到什么目標(biāo)等等。旨在讓所有物料定額員及全體參與者認(rèn)真對待、全身心地投入，以便使工作做好。 （2）工作內(nèi)容 主要說明此次定額要做哪些事，比如：要定額的物料種類、型號，定額工作什么時候開始實行、如何實行，要有哪些配套管理制度出臺，工作效果怎樣評估……等等。 （3）定額的對象 企業(yè)的物料種類繁多，是對所有的物料都進(jìn)行定額，還是只選擇一部分進(jìn)行定額；或者第一批定額項目中選哪些，第二批選哪些，這在計劃中要明確規(guī)定。 （4）定額工作的方法 在制定計劃時要確定采取什么樣的定額方法，因為不同的方法對定額有不同的影響，這也是計劃的重點之一。 （5）定額的管理 包括管理的方法、人員的配置、責(zé)權(quán)劃分、落實的步驟、超定額的處理等。 （6）時間安排 確定定額工作開始的時間，確定物料管理由非定額到定額的轉(zhuǎn)軌時間，確定有關(guān)測試、考評等工作的時間。 （7）工作步驟 在計劃中要詳細(xì)列明工作的步驟，以便于工作的實施。 （8）實施細(xì)則 對于物料定額工作實施過程中所可能遇到的問題給予充分考慮，并制定應(yīng)對措施。 2.制定計劃的注意事項 （1）物料定額是物控工作的組成部分之一，它的開展要因勢因地制宜，所以要選擇合適的時間，如果既無人手、又無精力，還沒有搞清楚定額是怎么回事就匆匆開始，必然毫無效果，也容易使人失去信心，并且給下一次的補(bǔ)救帶來不利。 （2）制定計劃要實事求是，不能急躁冒進(jìn)，要分步驟進(jìn)行，否則將欲速而不達(dá)。 （3）計劃要周密詳細(xì)，要認(rèn)真考慮細(xì)節(jié)問題。 （4）計劃要按程序?qū)徍?，以防出現(xiàn)漏洞。 四、定額測試的工作籌備 定額測試是確定定額指標(biāo)的重要步驟，定額測試工作要得到順利開展，工作籌備必不可少。 1.人員的籌備 定額測試是工作量大、耗時長，涉及部門多的繁雜工作，僅靠物控部門的物控員是難以勝任的，定額測試工作一般可以從企業(yè)的其它部門抽調(diào)一定數(shù)量的文員（比如生產(chǎn)部統(tǒng)計員等），協(xié)助進(jìn)行工作；也可以招聘一定數(shù)量的定額員，但當(dāng)定額測試完成之后，這些臨時的定額員應(yīng)另行分配其他工作。 2.表單準(zhǔn)備 定額測試所用的表單，要在測試之前設(shè)計好、印制好、發(fā)放下去，以方便測試工作。 3.工具、儀器（儀表）的準(zhǔn)備 幾乎所有的定額測試都會用到工具、儀器和儀表，開始籌劃搞定額測試之初，就應(yīng)該對這些物品進(jìn)行計劃，因為有的可能要定購，也有的可能供貨期很長，不及早準(zhǔn)備也許會影響工作的開展。 對工具、儀器、儀表的精度要求，視材料的貴重程度、作業(yè)特點、物控政策而定。 4.培訓(xùn)講解 即對參與進(jìn)行定額測試的人員進(jìn)行測試方法的培訓(xùn)，并進(jìn)行物料特點的介紹、說明和辨認(rèn)的指導(dǎo)。 5.工作動員 沒有良好的心里準(zhǔn)備測試工作就會遇到阻力。如果人們誤認(rèn)為搞測試是為了對他們實行管升壓，那就肯定會在物料的使用上做手腳，影響測試的準(zhǔn)確性。 五、推行物料定額管理的工作程序 物料定額管理的實施，是企業(yè)在物料控制方面的一大飛躍，是由定性管理、粗曠型管理向定量管理、精細(xì)化管理的邁進(jìn)。 新舊兩種物料管理模式的交替，必然有許多問題要處理，要使工作順利推行，規(guī)范的工作程序是十分重要的。 2.前期物料的存量盤點 企業(yè)由“無定額”向“定額”的轉(zhuǎn)換，是物料管理工作較大幅度的改革，會牽扯到過去許多方面的問題。 在未搞物料定額管理的時候，企業(yè)的物料發(fā)放是按需發(fā)料，即用料部門要多少就領(lǐng)多少，領(lǐng)多少倉庫就發(fā)多少。這造成了車間各種材料的暫存和積壓，這些材料如果不處理、不入賬，沒有一個明確的說法，就會被充斥到以后已定額的材料中去使用，使物料的使用超量。原來存下的物料越多，這樣的緩沖作用就越大，還有可能在定額發(fā)料管理規(guī)定落實之前，人為地圍積物料。 要使定額工作良好地開展，必須對過去所發(fā)放的物料進(jìn)行清理和盤點，并且履行退倉手續(xù)，使之納入新發(fā)放的物料之列。 （1）盤點的準(zhǔn)備 物料的使用是動態(tài)的，車間所領(lǐng)用的物料隨時都會被拿來使用，要使盤點工作準(zhǔn)確無誤，必須設(shè)定一個相對靜止的“點”，即“時刻”。 在這一時刻之前的全部截止，這一時刻之后的定額發(fā)料。在這一思路之下，所做的準(zhǔn)備工作有： ①確定盤點時間 確定盤點時間是為了各車間、班組統(tǒng)一行動，可以使物料使用有一個明顯的分界點，在某時間后的物料全部納入定額之列。 ②進(jìn)行作業(yè)調(diào)節(jié) 在進(jìn)行盤點前，為了使各工序在確定的盤點時間能夠完成現(xiàn)有的工作，也就是將已使用的物料加工完畢，而下一步所用的物料又尚未發(fā)放，這是最好的盤點時機(jī)，盤點工作可以更容易進(jìn)行。 作業(yè)調(diào)節(jié)就是在盤點前的一段時間里，向各車間、班組交待有關(guān)盤點工作的計劃、事宜與要求，使作業(yè)部門通過加班、工作順序調(diào)查、增加人員等各種辦法，將可以告一段落的工作在盤點前告一段落，盡可能地使新的物控管理規(guī)定的實施與新的作業(yè)任務(wù)同步開始。 ③了解物料使用狀況 盤點人員應(yīng)該在盤點前就對要盤點的物料有所了解，知道這些物料是加工什么產(chǎn)品時的，因為這種盤點的目的，并不僅僅是為了知道物料的量，更主要的是為了定額管理的需要。了解物料的使用狀況主要從以下幾方面入手：該物料用于哪些產(chǎn)品，屬于原材料還是輔助材料，加工余料有什么用途，該物料加工的產(chǎn)品要流經(jīng)哪些工序……等等。 ④進(jìn)行物料整理 雜亂無章的物料盤點起來費力，數(shù)據(jù)也不會準(zhǔn)確，所以盤點前應(yīng)要求所有作業(yè)部門對剩余物料進(jìn)行清理整頓，并分其擺放，做好標(biāo)識。 ⑤準(zhǔn)備好盤點工具 盤點要用到量具、儀表、記事本、表格、紙筆等，這些應(yīng)該提前準(zhǔn)備好，并發(fā)放給相關(guān)人員，以利于工作。 （2）盤點項目 ①車間已領(lǐng)用，但尚未拆封使用的材料 這部分材料的數(shù)量比較容易清點，直接讀取即可，盤點后可退倉。如木材。 ②已經(jīng)拆封，并且部分使用的材料 比如一包螺絲，拆包用了一些，還剩一些沒用，沒有的部門將繼續(xù)使用，逐一清點就可以了?？梢酝藗}，也可以形式上退倉。 ③未使用，但已被處理 比如油漆，已經(jīng)加入了天那水，進(jìn)行了稀釋，但還未使用。這些物料的數(shù)量依然要折合后算到未使用物料的范疇中去，如果漏算就等于增加了定額物料的發(fā)放數(shù)量。 3.各車間半成品存量盤點 （1）半成品對物料的占用 半成品對物料的占用體現(xiàn)在以下幾個方面： ①原材料占用 所有的半成品都是由原材料制成的毛坯。 ②輔助材料占用 在產(chǎn)品生產(chǎn)的過程中，一開始只涉及到原材料，隨著工序的進(jìn)一步延伸，輔助材料也會被使用，最后再到包裝材料的使用。進(jìn)行半成品的盤點，了解各零部件所在的工序，就是為了知道，零部件在該工序所占用的所有材料。 ③低值易耗材料 低值易耗材料在產(chǎn)品的零部件上無法體現(xiàn)出來，它不會形成到產(chǎn)品之上，也是在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中所消耗掉的部分。 我們要了解半成品的工序材料消耗，對于已經(jīng)做完的工序?qū)⒉辉倮^續(xù)消耗該工序的物料。 比如：已打磨好的半成品將不再消耗砂紙；已焊接完成的鋼支架將不再消耗焊條。 （3）半成品盤點的工作要點 ◆半成品盤點涉及各生產(chǎn)車間，需要上級的支持，各部門的通力配合來共同 完成； ◆半成品盤點時不要遺漏了在制品，并要對在制品占用的物料充分考慮； ◆工序交接中的半成品，不要重盤也不要漏盤，要劃清所在的部門； ◆要有完善的物料標(biāo)識管理作基礎(chǔ)，否則盤點難以進(jìn)行； ◆要認(rèn)真進(jìn)行復(fù)盤與抽查，防止錯誤的發(fā)生。 4.截止期材料處理 所謂截止期，是停止非定額發(fā)料，轉(zhuǎn)向定額發(fā)料的日期。這時，要對各車間的剩余材料做如下處理： ◆未使用材料 退倉或形式上退倉。 ◆部分未使用材料 使用部分劃到非定額部分，未使用部分形式上退倉，劃到定額物料部分。 ◆已經(jīng)改性但未使用部分 折算后退倉，劃到定額物料部分。這部分物料包括： 稀釋的物料、混合調(diào)配的物料、切割的物料、發(fā)生化學(xué)變化的物料、發(fā)生物態(tài)變化的物料等。 5.物料定額工作實施 清楚地對現(xiàn)有的物料進(jìn)行了劃分之后，就掃除了兩種物控管理方法上的物料混淆和過渡障礙，物料定額在這種條件下才可以實施。 在物料定額工作實施過程中，要注意的問題： （1）只進(jìn)行數(shù)量上的“管、卡、壓”是錯誤的，重要的在于要教會操作者正確的物料使用方法。比如套裁、綜合利用、合理配比等都是節(jié)省物料的有效手段。 （2）要加強(qiáng)過程監(jiān)控，堵塞每一個物料浪費的漏洞。 （3）工藝改進(jìn)和作業(yè)方法改進(jìn)需要與物料定額管理同時進(jìn)行。 （4）一次定額不一定就完全正確，還應(yīng)在實踐檢驗的基礎(chǔ)上去不斷修改。 （5）要在定額的實施過程中作好物料的耗用統(tǒng)計工作，廣泛收集資料，以便于工作的改進(jìn)。 （6）生產(chǎn)是第一位的，物料定額的目的是為了降低成本，不是和生產(chǎn)作對，物控部門與生產(chǎn)部門要不斷溝通，共同推動生產(chǎn)和物控工作的開展。 （7）對于超料現(xiàn)象要先行補(bǔ)料，然后再追查原因，不能因此而影響生產(chǎn)進(jìn)度。 （8）定額工作的實施也可以分部門進(jìn)行，比如選擇容易推進(jìn)工作的部門，或者物料耗用量大的部分，或者物料比較貴重的部門；也可以先選取幾種物料進(jìn)行定額，等到運作順暢之后再增加其它物料。