培訓需求分析為企業(yè)培訓工作提供了運作的基礎，它是在企業(yè)培訓需求調(diào)查的基礎上，由培訓部門、主管人員等相關工作人員采用各種方法與技術，對各種組織及其成員的目標、知識、技能等方面進行系統(tǒng)的鑒別與分析，以確定其是否需要培訓及需要培訓哪些內(nèi)容的一種活動或過程。 (一)培訓需求產(chǎn)生的原因 有效的培訓需求分析是建立在對培訓需求成因有效性的分析這一基礎之上的，對培訓需求形成的原因進行客觀的分析直接關系到培訓需求分析的針對性和實效性。培訓需求產(chǎn)生的原因大致可以分為以下三類。 1．由于工作變化而產(chǎn)生的培訓需求 企業(yè)處在不斷發(fā)展變化的環(huán)境之中，不同崗位的工作內(nèi)容也會相應地發(fā)生變化，為了適應這種變化，培訓需求隨之產(chǎn)生。 2．由于人員變化而產(chǎn)生的培訓需求 無論員工原來從事何種工作，當他們進人一家新的企業(yè)或踏入新的工作領域時，為了盡快地進人工作狀態(tài)，實現(xiàn)較好的工作業(yè)績，培訓都是他們的首要選擇。 3．由于績效變化而產(chǎn)生的培訓需求 實現(xiàn)既定的或更優(yōu)異的績效是企業(yè)所希望的，但部分員工因各種原因，在其現(xiàn)有狀況和應有的狀況之間會存在一定的差距，由此也產(chǎn)生了相關的培訓需求。 (二)培訓需求分析的內(nèi)容 培訓的成功與否在很大程度上取決于需求分析的準確性和有效性。進行培訓需求分析，除了以上對培訓需求的形成原因的客觀分析外，還要著重從培訓需求的不同層面、不同方面、不同時期來進行培訓需求分析。 1．培訓需求的層次分析 (1)組織層面分析 培訓需求的組織分析主要是通過對組織的目標、資源、特質、環(huán)境等因素的分析，準確地找出組織存在的問題與問題產(chǎn)生的根源，以確定培訓是否是解決這類問題的最有效的方法。 由于企業(yè)是處于一定的社會環(huán)境中，隨著政治、經(jīng)濟等因素的不斷發(fā)展變化，企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營戰(zhàn)略、組織所處的宏觀環(huán)境和發(fā)展趨勢、組織現(xiàn)有的資源儲備都會影響員工的培訓需求。 (2)職務層面分析 工作分析的目的在于了解與績效問題有關的工作的詳細內(nèi)容、標準以及完成工作所應具備的知識和技能。工作分析的結果也是將來設計和編制相關培訓課程的重要資料來源。 通過對現(xiàn)有職務要求與擔任此工作的員工的工作能力、工作績效等方面進行比較，可以確定員工的培訓需求。 (3)員工個人層面分析 員工個人分析主要是通過分析工作人員個體現(xiàn)有狀況與應有狀況之間的差距，來確定誰需要接受培訓以及培訓的內(nèi)容。其分析的重點在于評價工作人員實際的工作績效及工作能力。 2．培訓需求的階段分析 培訓需求分析分為目前階段培訓需求分析和未來階段培訓需求分析。目前階段培訓需求分析是為了了解員工目前最需要培訓的內(nèi)容，以解決其目前的實際問題。未來階段培訓需求分析是為了了解員工未來一段時期所需的知識和技能，以便有計劃、有針對性地對其進行培訓。 三、如何進行培訓需求分析 培訓需求分析從層次上來劃分，可以分為三個層面：組織層面分析、職務層面分析及員工個人層面分析。如何對每一個具體的層面進行需求分析?從哪些方面來進行需求分析? (一)組織分析 1．組織目標分析明確、清晰的組織目標對組織的發(fā)展起著決定性、引領性的作用，同時也對培訓規(guī)劃的總體設計與實施起著決定性的作用。 2．組織資源分析 培訓的實施需要有一定的人力、物力、財力等做基礎。從財力上來說，組織提供的培訓經(jīng)費會影響到培訓的范圍、頻率、執(zhí)行力度等方面；從時間上來說，培訓時間的合理安排是影響培訓效果的重要因素之一；從人力方面來說，在培訓需求分析過程、培訓實施過程及培訓評估過程中，都需要人員的配合與支持。 3．組織環(huán)境分析 組織環(huán)境分析主要從組織內(nèi)部環(huán)境與外部環(huán)境兩方面進行分析。組織內(nèi)部環(huán)境包括企業(yè)文化，企業(yè)的軟、硬件設施，企業(yè)經(jīng)營運作的方式，各種規(guī)章制度等；外部環(huán)境包括企業(yè)所在地的政治、經(jīng)濟狀況及人文氣息等。 4．組織人員整體素質分析 對員工進行素質結構分析，一方面有助于企業(yè)準確地制定培訓方案，另一方面可以充分利用各種有效的資源，使培訓收益最大化。 （1）員工所受教育水平分析 ①文化教育水平。 ②所接受的職業(yè)培訓。 （2）專業(yè)結構分析 主要可以從以下六個方面對專業(yè)結構進行調(diào)查分析。 ①中層管理者及以上人員有多少是從事自己本專業(yè)的工作。 ②中層管理者及以上人員有多少是從事自己非本專業(yè)的工作。 ③中層管理者及以上人員有多少是從事自己本專業(yè)且喜歡的工作。 ④中層管理者及以上人員有多少是從事自己非本專業(yè)且喜歡的工作。 ⑤中層管理者及以上人員有多少是從事自己本專業(yè)且不喜歡的工作。 ⑥中層管理者及以上人員有多少是從事自己非本專業(yè)且不喜歡的工作。 (3)年齡結構 一般來說，年輕的員工有活力、容易接受新事物但缺乏穩(wěn)重，年長的員工具有較豐富的工作經(jīng)驗也較沉著。在進行培訓時，須根據(jù)工作崗位的特點和在崗人員的年齡特點來確定培訓的內(nèi)容。 (4)性格結構 培訓并不能有效地解決員工工作中出現(xiàn)的所有問題。例如，財務部某工作人員編制的財務報表頻頻出錯，而據(jù)同事及其上級領導反映，該工作人員工作態(tài)度良好、專業(yè)知識水平深厚且基本具備該崗位所要求的能力。經(jīng)認真調(diào)查分析，得知問題原因，該工作人員辦事不太注意細節(jié)，是由其性格決定的。 對員工進行需求分析時，若從性格方面考察，可就如下這些問題進行探討：某一崗位的工作特點要求崗位任職者的性格是怎樣的?目前在職的人員的性格實際是什么樣的?兩者是否相符?公司整體的性格結構是偏向于外向還是內(nèi)向?和公司的企業(yè)文化定位是否一致?等等。 （二)職務分析 1．員工所在崗位的工作特征分析 (1)一般工作內(nèi)容分析 此分析的目的在于讓非崗位任職人員快速了解該工作的工作性質、主要職責與權限等，是培訓需求分析的基礎。 (2)工作的復雜程度分析 以工作的每一個工作要項為基礎，分析其工作標準、特點、所需的知識技能、安全及注意事項等，為培訓需求和評估提供依據(jù)。 (3)工作任務的飽和度分析 此分析主要是對工作量的大小、主要工作所消耗的時間等方面進行分析。例如，行政部的工作特點是事小、多且繁雜，但是工作的時間相對都比較短；而人力資源部的工作則是工作量相對較少，但是對工作的細致程度卻要求較高。那么在對兩部門人員進行培訓時，其各自培訓的重點是有所不同的。 (4)所在崗位的發(fā)展趨勢的變化 主要是考慮隨著企業(yè)的發(fā)展，該崗位所在部門或者崗位本身的工作量是否會加大、工作任務是否會變得繁重、工作難度是否會增強等。在培訓時，要注重對這些問題的預見性考慮。 (5)管理權限分析 管理權限分析主要是針對企業(yè)管理類職位的分析，從而可以確定相關人員所接受培訓的程度以及培訓的節(jié)奏。 (6)崗位任職資格分析 崗位任職資格分析主要是依據(jù)職位說明書的信息，分析崗位必備的知識、技能并找出崗位任職者的欠缺之處，從而提取培訓需求信息。 2．員工目前工作中存在的最大或急需解決的問題分析 培訓主要解決的是崗位任職人員的技能和能力問題，了解員工目前工作中存在的最需要通過培訓來解決的問題，有針對性地對員工所欠缺的工作技能、知識進行培訓，可以提高培訓的效果，進而達到提高員工工作績效的目的。 (三)員工個人分析 培訓是針對具體的員工和具體的崗位進行的，所以，在公司整體員工素質結構分析基礎之上進行的對被培訓個體的素質分析，是整個培訓需求分析的核心，對培訓效果起著決定性的作用。 對員工個人層面的分析主要從以下兩個維度進行：一是員工所具備的知識和技能；二是員工個人的態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)。 1．培訓對象區(qū)域劃分 員工區(qū)域分析主要針對員工的知識水平、技術技能、職業(yè)素質、工作態(tài)度等方面進行分析。在明確了個人崗位的任職資格要求后，應找出員工目前狀態(tài)和應有狀態(tài)之間的差距，從而確定培訓需求。員工區(qū)域分析按照工作技能和工作態(tài)度兩項指標劃分，可得出四種不同的結果。 第一區(qū)域員工：德才兼?zhèn)?，各方面都過硬，已是或將是企業(yè)的核心員工或業(yè)務骨干。這類員工是企業(yè)重點培養(yǎng)的對象和培訓工作的重點。 培訓部的職責就是督促這些員工規(guī)劃自己的職業(yè)發(fā)展，并安排一些提升培訓，不斷引導，使其從操作層向執(zhí)行層、管理層發(fā)展。 第二區(qū)域員工：知識和技能過硬，但工作態(tài)度不好，職業(yè)素質不高。 針對這類員工的培訓要解決的是其工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)問題。培訓部可以安排其參加企業(yè)文化培訓、團隊協(xié)作精神訓練、職業(yè)素養(yǎng)提升培訓等，并加大績效考核的力度。 第三區(qū)域員工：知識和技能不符合崗位要求，工作態(tài)度也不好。 一般來說，企業(yè)很難容忍這類員工繼續(xù)在工作崗位上干下去。人力資源部可以與其進行個別談話，了解其想法；向其直屬領導了解實情，要求這類員工在有限的時間內(nèi)適應崗位的要求，否則予以轉崗或辭退。企業(yè)可以安排這類員工接受各項培訓，當然，這會花費很大的人力、物力和財力。 第四區(qū)域員工：“次品”式員工。知識和技能不符合崗位要求，但工作態(tài)度好。這類員工在企業(yè)不少見，是企業(yè)培訓工作的重點。 培訓部需要安排這些員工參加專業(yè)知識培訓和技術操作訓練，使其盡快達到崗位的硬件要求，以更好地為企業(yè)服務。 2．培訓需求對象分析 不同工作性質的人員，其培訓需求是不同的，按進入組織先后劃分，可以把員工分為新員工和老員工(即在職員工)，而在職員工按其從事的崗位級別可分為基層員工、中層主管人員、高層管理人員。