哈佛經理會議

                     問題分析

最好的控制便是避免喪失控制。主席控制會議的最佳舉措，便是預防各種問題的發(fā)

生。一旦無法避免問題的發(fā)生，則主席應講求正確的對付辦法。

    一般而言，最容易令會場喪失控制的問題有以下八種：

(1) 與會者的發(fā)言離題。

(2) 與會者間交頭接耳。

(3) 與會者分心。

(4)與會者之間發(fā)生爭論。

    (5)少數(shù)人壟斷會議。

    (6)與會者顯露不安并急于離席。

    (7)與會者拒絕參與。

    (8)主席自己離題。現(xiàn)將以上八種問題的肇因、預防措施及補救途徑扼要地陳述如下：

一、 與會者發(fā)難

1原因

(1) 對會議目標或討論主題不清楚。

(2)過度關心某些問題，或基于某些迫切的需要而在無意中離題。

2預防澄清會議的目標與討論的主題。

3補救

(1)主席應具高度的敏感性，以分辨離題的發(fā)言。

    (2)主席以未能澄清會議目標或討論主題而當眾致歉。舉例來說，主席應宣稱：“你的發(fā)言有點偏離主題，那一定是因為我沒有將會議目標或討論主題訴說清楚。容許我再把會議目標及目前的討論主題復誦一次……”

    (3)主席可以技巧地問發(fā)言離題者，他的發(fā)言究竟與討論主題或會議目標有何關系。運用這種技巧的時候，主席在態(tài)度、措辭、語氣及面部表情上，均應刻意避免令離題的與會者感到主席是在諷刺他或挖苦他。

    (4)主席可以技巧地將離題者的言述擋在一邊。譬如主席可這么說：“剛剛你提到的這個問題顯然非常重要，但是它跟我們的會議目標及討論主題似乎并沒有太大關系。假如你不介意，我希望將它留待會后再詳談?！?/p>

二、 與會者分心

    1原因

    (1)對會議目標及討論主題不清楚。

    (2)感到沉悶無聊。

    (3)會議中所涉及的某些問題或意見觸發(fā)他們交談。

    (4)外界環(huán)境干擾。

    (5)對會議內容缺乏興趣。

    2預防

    (1)澄清會議的目標與討論的主題。(2)令與會者感到會議有益及有趣。(3)慎選會議時間及地點。

    3補救

    (1)盡管主席能夠確定與會者的交談與討論中的主題毫無關系，主席都應先假定他們的交談與討論中的主題有關；然后問交談者愿不愿意說出他們的看法，以便令其他與會者也能分享他們的看法。

    (2)作短暫的停頓，甚或稍作休息。

    (3)如多數(shù)的與會者都分心，則暫停會議，等造成分心的原因消失了再續(xù)會。

    (4)如少數(shù)的與會者分心，則主席可不予理會，亦可就本身的發(fā)言作短暫的停頓。

三、 與會者爭議

    1原因

    (1)對會議目標或討論主題不清楚。

    (2)對會議過程中的某些問題，具有不同的看法或感受。

    (3)憑會議而相互發(fā)泄相互間的不滿，甚或借會議而相互挑釁。

    2預防

    (1)澄清會議的目標與討論的主題，以避免離題的爭論。

    (2)事先強調這樣的觀念：“真正重要的是：什么是對的，而非誰是對的。”這個觀念有助于避免題內的爭論。

    3補救

    (1)倘若爭論是離題的，則立刻制止，并復述會議的目標與討論的主題。

    (2)倘若爭論是題內的，則：①先強調“什么是對的”遠比“誰是對的”更加重要，然后將注意力集中在論點本身，不再理會人物本身。②征求沉默的與會者的意見。③主席顯示自己的個人觀點或個人立場。