在某鋼鐵公司中層管理的培訓互動環(huán)節(jié)中，有位吳經(jīng)理向筆者咨詢問題：“那就是我每天加班忙到很晚，為什么我這么努力的工作，卻得不到領導和同事的認可，面對各種打擾，效率很低，問題在哪里，我該如何應對？” 相信吳經(jīng)理的困惑是大多數(shù)中層經(jīng)理都會有這種感覺“時間不夠用、工作效率很差、 文件堆滿桌面、塞滿電腦、經(jīng)常加班、忙得頭打腳后跟?！睍r間管理的重要性往往被我們所忽略，當我們忙得暈天暗地，出現(xiàn)亞健康的時候，才發(fā)現(xiàn)最重要的一門課也許就是時間管理。因此，重視時間管理，記錄時間的使用和流失情況，利用好工作中的每一分鐘已成了許多職業(yè)經(jīng)理人迫在眉睫要解決的問題，那么今天筆者來詳細地分析下中層經(jīng)理如何合理有效的運用時間。 我們中層經(jīng)理人經(jīng)常用以下的方式浪費寶貴的時間財富： （1）做事情沒有輕重緩急之分，經(jīng)常本末倒置，終日埋頭于無關重要的事物上。 （2）喜歡下屬事事請示和回報的官僚作風，大大浪費了自己的時間。 （3）對下屬工作不放心，替下屬做工作，結果整天被埋在事務性的工作里。 （4）上司不定期的召見使經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。 （5）對自己熟悉和喜歡的事情盡快做完，對于棘手的事情拖延進行，只有通過加班來完成。 一個中層經(jīng)理人一天里有3個小時是低效率的，那么只有兩個解決的辦法，要么就是在另外3個小時效率提高100%，才能彌補浪費的工作時間，這個顯然是不太可能的：那只有再加三個小時，可是實際上，有很多的中層經(jīng)理一天的工作時間遠遠超過了10個小時，有些12小時，甚至14個小時，如果再加班3個小時。。。。。最后陷入：時間管理差——效率低——單位時間業(yè)績差——拼命加班——更加勞累、效率更低，時間管理差的惡性循環(huán)導致企業(yè)的目標被迫降低，自身出現(xiàn)亞健康。 案例分析： 案例一：某一大企業(yè)機構的財務經(jīng)理，深感會議浪費了太多時間。通常不管討論的是什么，他都通知財務部各單位主管全體前來開會。其結果是會議每次都拖得很長。出席會議的每一位主管，為了表示自己對問題的關切，都得表示意見，而表示的意見卻大多與問題無關，會議時間自然拖長了。 直到有一次這位財務經(jīng)理誠懇地問了大家，才知道大家也都認為會議太浪費時間了?？墒?，他又想到：每一個人在組織中都至為重要，都應該了解情況，開會時如果少請幾個人，他又擔心會使未被邀請的人覺得他們被忽視。 現(xiàn)在這位財務經(jīng)理終于找到一個兩全的辦法了。開會前，他先普遍分發(fā)一份開會通知：“茲訂于星期三下午3時，于四樓會議室，邀請趙錢孫李四君開會討論下年度資本預算問題。如哪位需了解這個問題或愿參與討論，亦請屆時出席。如果無法出席，我們將于會后立刻呈送記錄，供各位參考并希望提供寶貴意見?！? 過去每次會議都要12人參加，花費整個下午，而現(xiàn)在只要4人出席，一小時就可以結束了，并且沒有一個人有被忽視的感覺。 案例二：某一醫(yī)院的院長，多年來一直為應付院內(nèi)醫(yī)生們的電話而苦惱。醫(yī)生們打電話給他，要求他為病人安排一個床位。住院部都說是沒有床位了，但這位院長幾乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院時，住院部不能立刻接到通知。當然，有沒有床位，各病房的護士長隨時都清楚，主辦出院結賬手續(xù)的出納臺也能隨時知道。住院部的人，是在每天清早5點辦理“床位調(diào)查”工作，而通常病人大多是在上午醫(yī)生查房之后才辦出院手續(xù)。其實像這樣的問題，只要各病房護士長在填寫出院通知單給出納臺時，多填一份副本送住院部就解決了。 案例一所表現(xiàn)的就是一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的。許多管理者都意識到了哪些事情會浪費他們的時間，然而他們卻不敢面對這個問題。他們怕因小失大，造成錯誤。殊不知即使有了錯誤，也能很快彌補。能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作，則工作就進行得快多了。 案例二所表現(xiàn)的是信息功能不健全，導致時間的浪費。事實上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會有太大的風險。人總有一種傾向，高估自己地位的重要性，認為許多事非躬親不可?？v然是最有效的管理者，仍然免不了有許多不必要的和非生產(chǎn)性的工作。 中層如何進行有效的時間管理 一、明確目標任務。筆者認為有效運用時間的第一步驟首先要設立明確的目標，在今年度你想要完成的目標寫出來，可以有四至十個目標，但必須找出一個核心目標，并依次按重要性排列，然后依照你所設立的目標寫出一份詳細的計劃，你的關鍵就是依照計劃進行。然后將你設定的目標進行分割，何謂分割呢？就是把目標細化，年度目標——季度目標——月度目標——周目標——日目標。比如：年度的目標分割成季度目標，列出清單，每一季度要做哪一些事情；季度目標分割成月目標，并在每月初重新再列一遍，遇到有突發(fā)事件而更改目標的情形，要及時調(diào)整過來，每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來；每天晚上把第二天要做的事情列出來。 二、制定優(yōu)先原則。中層經(jīng)理人一天都有很多事情等待處理，那么大堆的事情，應該去先處理那一件呢？筆者認為中層經(jīng)理應該先把所要處理的事情歸類，比如緊急又重要的事情分第一類，不緊急又不重要的事情分為第二類，重要但不緊急的事情分為第三類，緊急但又不重要分為第四類。通常時間管理比較差的經(jīng)理人安排的事情第一類和第四類占大多部分，當然第一個要處理的一定是緊急又重要的事情，通常這些都是一些突發(fā)困擾、一些災難、一些迫不及待要解決的問題。當你天天處理這些事情時，表示你時間管理并不理想。因為成功者花最多時間在做最重要可是不緊急的事情，這些都是所謂的高生產(chǎn)力的事情。然而一般人都是做緊急但不重要的事。你必須學會如何把重要的事情變得緊急，這時你就會立刻開始做高生產(chǎn)力的事情了。 三、與你的價值觀相吻合，不可以互相矛盾。你一定要確立你個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對你最重要，當你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在管理時間，而在于如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事，但你永遠有時間做對你來說最重要的事。 四、懂得授權 列出目前工作中所有能授權的事情，把它們寫下來，然后找一個合適該工作的人來授權，這樣效率會有一定的提高。反之，如果工作委派不當，就連那些最忠誠、最有才干的員工也會表現(xiàn)失常、錯誤百出，最終他們會因此而感到非常沮喪、直接影響工作效率。因此，筆者認為懂得授權是卓越中層必備的技能之一。 五、寫時間日記。筆者從上學開始，學校老師每天都會要求寫日記，所以筆者從那時起養(yǎng)成了寫日記的習慣，在工作中也是一如既往的堅持這個習慣，不過這個習慣給筆者工作中提高了很多生產(chǎn)力。每天從起床開始，詳細記錄做每件事所耗的時間，包括：刷牙、早上穿衣、吃早餐、開車、拜訪客戶等等全天的記錄，再回頭看看一天當中我做了哪些事，哪些事是非常有效率的，哪些時間是浪費的，當你找到哪些事情是浪費時間的，你才有辦法去整合改變。 六、把事情按種類做完。假如你在做紙上作業(yè)，那段時間都做紙上作業(yè)；假如你在思考，那段時間只作思考；如果要打電話，最好把電話累各到某一時間一次把它打完，當你重復做一件事情時，你會熟能生匚，效率一定會有所提高。 七、良好的個人習慣。俗話說：“江山易改，秉性難移?！睆倪@句話我們可以看到習慣的重要力量，從昨天的不良習慣中解脫出來，是自我教育的一大難題，這需要堅強的毅力和信心外，也需要科學的方法。根據(jù)心理學原理，養(yǎng)成良好的個人習慣是一個漸進的體驗過程，一種習慣的養(yǎng)成一般要經(jīng)歷四個階段。第一階段首先要讓中層經(jīng)理產(chǎn)生養(yǎng)好工作習慣的動機，使中層經(jīng)理產(chǎn)生一種主體上的主觀需要，而不是一種被動的接受過程。第二個階段是實踐感愛階段，這一階段要求中層經(jīng)理在自己的實踐中去體會新的好習慣。第三階段是體驗階段，個體通過反思、同化或順應等方式，將親歷中對新的習慣的體驗并把它內(nèi)化成為自身行為或觀念的過程。第四階段是新的習慣的維持、強化與應用的過程。經(jīng)過四個階段的逐漸調(diào)整、適應、強化的過程，新的習慣才能得以養(yǎng)成。 八、80/20原則。領導人員工作效果中的百分之八十，往往集中在百分之二十的最重要的工作上，80/20原則就是抓住工作的百分之八十的價值，集中在工作的百分之二十的組成部分這一法則，運用“關鍵的事情占少數(shù)，次要的事情占多數(shù)”是一個普遍現(xiàn)象這一規(guī)律。 九、學會與人共事。在時間管理中，良好的人際關系能節(jié)省很多的時間，提高效率。 實習題：經(jīng)理人在日常工作中經(jīng)常會遇到的幾種問題，那我們?nèi)绾稳ヌ幚砟兀? （1）中國的企業(yè)好開會，有些會議一開就是兩三天，還沒有得出個結果，會上你進來我出去，東一句西一句，說著說著經(jīng)常跑題了。有的人在會上做報道一樣，長篇大論的。有的人，把開會當作是休息的好時候，閉目養(yǎng)神，開了半天會，也不知道討論了些什么。。。。。。 解決方案：1、首先考慮這個會議有必要嗎？回顧一下我們都可以總結出有許多會議是無關緊要的。2、寫下議程。如果這個會議必須要開的話，就應該為會議設定清晰的目標并寫下議程，如有可能，至少提前24小時把該議程分發(fā)出去，讓每個人都清楚此次會議的目標和即將討論的內(nèi)容。3、會議要守時。設定會議開始和結束的時間，在會議開始時不要等遲到的人。4、運用80/20原則。規(guī)劃好議程，先討論重要性排在前20%的項目，如果時間不夠用，那么這種方法就可以讓你在會議結束之前解決具有80%價值的事項。5、在會議中，每討論一事項時，先對討論的內(nèi)容進行概括和總結，在每一事項上達成共識。6、分配具體責任，如果你做出了決定，就要為達成共識的具體行動分配責任、設定截止日期，記住，沒有分配責任并設定截止日期的會議只是一紙空談，必須明確各自的職責和任務完成的時間。7、為每次會議做好精確的記錄。 （2）手上正在寫一個計劃，一個上午，還沒寫幾個字，電話又響了，急事的、請示的、投訴的、朋友聊天的、推銷的、朋友來探訪的。。。。。都是一些不得不做的事。。。。。 解決方案：筆者認為有幾種方法可以解決1、將電話視為商業(yè)工具。在高科技發(fā)達的現(xiàn)在，電話就成了我們社交工具，我們通常會把花大量時間在電話中閑聊。然而當你工作時間不夠用的時候，你不得不摒棄這一習慣，從自身做成，拒絕閑聊。2、如果事情很重要的時候，無論電話是誰打來的，你都可以稍后再打回去。這也是可以使用的策略之一。3、檢查電話。在接電話之前查明電話是誰打來的，他有什么需要，當不認識的人給你打電話時，要克服內(nèi)心的好奇。4、將電話集中起來打。將所有電話集中在一段時間內(nèi)處理，不要把電話分散在一天之中的許多時間段。比如：你可以把上午11點前的電話積攢在一起，然后在11點到中午之間回復所有來電。以上幾點可以為你節(jié)省一些時間。 對于應對突然來訪的者，我們?nèi)绾翁幚砟兀?、最簡單的辦法就是規(guī)定一段時間讓自己安靜，辦公室門口掛一塊“請勿打擾”的標志牌。2、當有不受歡迎的來訪者，可以通過迅速起身來應付他們，這里有個案例給大家分享：幾年前筆者在某家公司工作時，公司里有位經(jīng)理總是愛去每個辦公室與別人聊天，他的人品不錯，但他一進來就會待上半個小時，拉著筆者聊天，也不好當面說，后來筆者想到一個好方法，他一進門，筆者就迅速起身在桌邊打轉(zhuǎn)，就像正準備出門一樣。筆者會說：“怎么有空過來坐坐啊，我這正準備要出門啦，要不咱一起出去吧。”然后筆者會陪他走到門口，帶他回到走廊里，再繼續(xù)走我的。趁機會去洗手間或其他辦公室，等他離開時才會回到自己的辦公室。 如果是客戶、員工、朋友來訪呢？關于這個問題，筆者認為是可以提前安排好，也是可以避免的，為了有效地應對突然光臨的來訪者，你可以安排在雙方都方便的特定時間會面。 （3）整天就像救火車，哪里有火情就馬上趕到哪里，真是日理萬機?？墒沁@里也救火，那里也救火，天天忙救火，就沒有時間靜下來想想，“火災”是從哪里來的。 解決方案：筆者認為第三點的問題是由于中層經(jīng)理人危機防范意識不強，在任何公司或組織的歷史中，危機都是正常、自然，且不可以避免的，但不斷出現(xiàn)的危機必定是管理不善、組織無效率的信號，那你就有必要退一步仔細審度你的系統(tǒng)。1、先思考后行動。中層經(jīng)理人遇到危機時先保持鎮(zhèn)靜客觀，停下來想一想，花時間弄清楚發(fā)生了什么事情，弄清楚問題所在。2、當危機發(fā)生時，如果能把處理危機的責任分派給他人，就要盡力這樣做，其他人可能比你更適合處理這一狀況，而處理危機也可能是其他人的責任。3、無論危機是什么，在處理前都要把已經(jīng)發(fā)生的事情經(jīng)過原原本本寫下來，這行為可以幫你保持清醒、理清思路。4、不要做任何假設，應該向在場人員或自己詢問，發(fā)生了什么？什么時候發(fā)生的？在哪里發(fā)生的？怎么發(fā)生的？為什么會發(fā)生？5、在處理危機時，把經(jīng)過寫下來，制定出一個政策，當危機復發(fā)趨勢的時候，當你不在的時候，普通人也可以按照這個系統(tǒng)來解決危機。 通過筆者介紹的幾種有效的時間管理工具及方法，希望吳經(jīng)理及各位中層朋友們能有效地運用。