鑒于盧緒文老師在時(shí)間管理領(lǐng)域的影響力，《世界經(jīng)理人》副主編親自采訪“如何管理組織時(shí)間”，文章已發(fā)表在《世界經(jīng)理人》雜志10月刊。

采訪文章摘錄

如何卓有成效地管理組織的時(shí)間

洞察個(gè)人時(shí)間管理和組織時(shí)間管理的異同，以組織文化和領(lǐng)導(dǎo)力促進(jìn)時(shí)間資源的配置和利用。

時(shí)間的稀缺性對(duì)于當(dāng)今的企業(yè)組織和領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，正在變得越來(lái)越嚴(yán)重。著名咨詢公司麥肯錫(McKinsey & Company)最近所做的調(diào)查結(jié)果顯示，全球幾乎近一半的企業(yè)高管說(shuō)，他們沒(méi)有在公司的戰(zhàn)略優(yōu)先任務(wù)上花費(fèi)足夠的時(shí)間。可見(jiàn)，時(shí)間的問(wèn)題已經(jīng)成為公司層面的、而不僅僅是員工個(gè)人所遭遇的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

　　在當(dāng)今的經(jīng)營(yíng)環(huán)境和管理挑戰(zhàn)中，個(gè)人的時(shí)間管理更重要，還是組織的時(shí)間管理更重要？如何有效地管理組織的時(shí)間資源？聯(lián)合國(guó)工業(yè)發(fā)展組織認(rèn)證管理培訓(xùn)師、組織效能及時(shí)間管理專(zhuān)家盧緒文等專(zhuān)家，應(yīng)本刊之約分享其豐富經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)見(jiàn)解。

時(shí)間管理是組織的優(yōu)先任務(wù)

　　問(wèn)題：從當(dāng)今企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境和管理挑戰(zhàn)來(lái)看，你覺(jué)得時(shí)間管理首先是企業(yè)組織的還是員工個(gè)人的優(yōu)先任務(wù)？

盧緒文：從影響時(shí)間管理的經(jīng)營(yíng)環(huán)境來(lái)說(shuō)，我們知道現(xiàn)在流行一句話，叫“從大魚(yú)吃小魚(yú)，到快魚(yú)吃慢魚(yú)”，所以企業(yè)需要更快的市場(chǎng)反應(yīng)和行動(dòng)。

　　在管理挑戰(zhàn)方面，從勞動(dòng)力成本的上升，維權(quán)意識(shí)的增強(qiáng)，到80 后90 后成為勞動(dòng)力的主體，這些變化要求過(guò)去基于低成本優(yōu)勢(shì)、人口紅利、加班加點(diǎn)等優(yōu)勢(shì)的模式必須轉(zhuǎn)型。

　　從這些方面來(lái)講，不管是組織，還是個(gè)人，都需要時(shí)間管理，但是我更強(qiáng)調(diào)它應(yīng)該是企業(yè)組織的優(yōu)先任務(wù)。

問(wèn)題：把時(shí)間管理作為企業(yè)組織而非員工個(gè)人的優(yōu)先任務(wù)，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)具有哪些意義？

　　盧緒文： 我想從兩個(gè)方面來(lái)回答這個(gè)問(wèn)題。一是從更高的角度來(lái)提升效率和效益。不管是組織還是個(gè)人，不管是高管還是基層，都需要時(shí)間管理，但是組織和高管的影響面更大一些。舉例來(lái)說(shuō)，即使個(gè)體的員工很懂得時(shí)間管理，他的效率很高，也可能受到組織或者直接上級(jí)的干擾，就是他不能不服從。

　　如果組織層面上進(jìn)行時(shí)間管理，就能夠更大范圍的統(tǒng)一思想，提升效率，效率最終轉(zhuǎn)化為效益和利潤(rùn)。海爾的日清制度，就是以一種制度的形式來(lái)固化組織時(shí)間管理。

　　二是適當(dāng)?shù)亟夥虐ɡ习搴透吖茉趦?nèi)的所有員工。一個(gè)僅僅知道敬業(yè)、加班的員工，未必是有效的員工，他可能苦勞疲勞挺多，但是功勞很少。一個(gè)工作成績(jī)突出卻在健康和家庭上出現(xiàn)問(wèn)題的管理者，也不是一個(gè)成功的管理者。通過(guò)組織的時(shí)間管理，就能夠充分地調(diào)動(dòng)組織的時(shí)間資源，合理調(diào)配所有人之間的時(shí)間資源，來(lái)提升工作的績(jī)效，平衡每個(gè)人的工作和生活。

問(wèn)題：比較組織的時(shí)間管理與個(gè)人的時(shí)間管理，你認(rèn)為這兩者有哪些異同？

盧緒文：兩者相同的一點(diǎn)就是都涉及到人的時(shí)間管理，因?yàn)榻M織是由人組成的，它的流程都通過(guò)人去實(shí)施。

　　兩者有一些不同，比如說(shuō)對(duì)象的不同，除了人的時(shí)間管理，組織的時(shí)間管理還涉及到物或者工具的管理等等。又比如，組織時(shí)間管理的復(fù)雜程度更高。

用組織手段管好時(shí)間資源    

　　問(wèn)題：領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間管理攸關(guān)企業(yè)組織的前途命運(yùn)，你覺(jué)得從組織的層面來(lái)看，如何管理好領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間？

　　盧緒文：首先，企業(yè)組織要給領(lǐng)導(dǎo)者提供時(shí)間管理的培訓(xùn)，讓他們懂得知時(shí)，惜時(shí)，守時(shí)，用時(shí)，做好時(shí)間管理的榜樣。他們是領(lǐng)導(dǎo)者，其言行會(huì)影響其他人。    

　　其次，提醒領(lǐng)導(dǎo)者把最多的時(shí)間投入到重要而不緊急的事情上。時(shí)間管理上有一個(gè)重要的原理就是緊急重要四象限，也叫做艾森豪威爾原理。事實(shí)上，大多數(shù)人把很多時(shí)間花費(fèi)在緊急而不重要的事情上。在這方面一個(gè)正面的典型就是王石，他在時(shí)間管理方面有獨(dú)到之處、成功之處。就像他的朋友馮侖評(píng)價(jià)的：王石最有眼光和與眾不同的地方是，當(dāng)別人忙著做那些緊急的事情的時(shí)候，他做了那些看上去重要卻不緊急的事情，比如說(shuō)企業(yè)制度的規(guī)范，人力資源的建設(shè)，經(jīng)營(yíng)理念的設(shè)定，所以他能夠去爬山，能夠去美國(guó)留學(xué)。

　　第三，幫助領(lǐng)導(dǎo)者做好決策。這些年來(lái)企業(yè)十分重視員工的執(zhí)行力，但是我想強(qiáng)調(diào)要從組織和管理者的角度看執(zhí)行力。一個(gè)企業(yè)就像一條龍，龍頭擺一厘米，龍尾可能幾百公里上千公里就擺出去了。員工的執(zhí)行力再?gòu)?qiáng)再好，如果作為龍頭的管理者決策都錯(cuò)了，什么效率效益就都會(huì)泡湯。決策要慎重，避免“四拍型決策”，拍腦袋決策，拍胸脯保證，拍大腿后悔，拍屁股走人。

　　第四，幫助領(lǐng)導(dǎo)者把工作安排到位。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)工作安排不到位，實(shí)際上就是對(duì)時(shí)間的極大浪費(fèi)。

　　第五，分工，授權(quán)，協(xié)助。分工是指高層領(lǐng)導(dǎo)之間要有合理的分工，就是你負(fù)責(zé)哪一塊，我負(fù)責(zé)哪一塊，不要相互交叉，不要相互意見(jiàn)老不一致，意見(jiàn)老不一致的話有什么效率可言呢？授權(quán)是管理者的一項(xiàng)基本技能，不肯授權(quán)的話，自己累死累活也處理不好許多事情。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者要發(fā)揮秘書(shū)、助理的協(xié)助作用。

問(wèn)題：除了管理領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間，組織時(shí)間的管理還有哪些領(lǐng)域或方面？從組織的角度，如何管理好這些領(lǐng)域或方面的時(shí)間？

盧緒文： 要科學(xué)地設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)。從根本上看，有很多問(wèn)題源于部門(mén)劃分不合理或者崗位職責(zé)不清。比如說(shuō)，一樣的或者一類(lèi)的工作任務(wù)會(huì)分給很多部門(mén)，這樣就會(huì)造成協(xié)調(diào)時(shí)間的延長(zhǎng)。比如說(shuō)，一個(gè)客服分成兩個(gè)或者三個(gè)部門(mén)。比如說(shuō)，崗位職責(zé)不明確，就連內(nèi)部人都搞不清楚這件事情應(yīng)該由誰(shuí)負(fù)責(zé)，肯定會(huì)耽誤時(shí)間。

　　要從流程和文化方面來(lái)完善時(shí)間管理。流程方面，能簡(jiǎn)化的就要簡(jiǎn)化。企業(yè)文化方面要注意克服官僚主義。

　　要提升管理的標(biāo)準(zhǔn)化和員工的職業(yè)化。以辦公軟件為例，如果有的員工喜歡用這個(gè)版本，有的員工喜歡用那個(gè)版本，那么不同版本制作出來(lái)的文檔可能會(huì)不兼容，造成時(shí)間的浪費(fèi)。員工職業(yè)化直接影響效率。比如職業(yè)態(tài)度，有很多效率低的員工，不是他們的執(zhí)行力不行，而是他們的積極性受到了影響。組織僅僅是要求員工要敬業(yè)要努力，無(wú)助于從根本上解決問(wèn)題。

    附1：采訪稿（網(wǎng)站版）鏈接

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附2：《世界經(jīng)理人》簡(jiǎn)介

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