1積極利用情緒良好的時段，以提高工作效率

想做某一件事情，但是懶于動手，這種所謂"缺少干勁"的狀態(tài)，相信每一個人都曾經(jīng)有這種經(jīng)驗。有一些人說，遇到這種“沒勁”的場合，只要自己勉強干上三十分鐘到一個小時，注意力就會慢慢地產(chǎn)生，效率也會逐漸地提高。不過采取這種做法，在到達“干勁十足”以前的三十分鐘乃至一小時之間，工作效率會很差。因為勉強工作，你在精神方面免不了會感覺到痛苦?；诖?，絕對不能稱之為良策。以你來說，遇到“不起勁”時，就會立刻把手邊的工作置于一旁，再從“非做不可的工作”之中，找出自己最喜歡的工作，立刻著手去做。因為是自己喜歡的工作，自然就會產(chǎn)生工作熱情，效率自然也會提高?？偠灾婚_始就制造“有勁”的狀態(tài)，然后再著手于你感到“不想做的事情”。如此，你就不會感到它像先前一般，叫人很難做下去。

很多人都認為，只要耗費時間工作總能夠完成任務，實際上不見得完全如此。時間太充足的話，勢必將在無關(guān)緊要之處多耗費時間，做起事來拖拖拉拉，缺乏一份緊張感。對自己來說，除非接近限期，否則都是先做別的工作。只有到了“不做將會來不及”時，才著手做本份工作。處于這種情況時，由于限期將至，效率會有很大的提高。管理者稱之為“期限屆滿的效果”。感到效率直線下降時，應該“積極的休息”

上午工作的狀態(tài)一般來說都不會太差，但是到了下午，由于疲勞的累積，工作效率將逐漸下降。遇到這種情況，適度的休息是必要的。與其驅(qū)使渾渾沌沌的頭腦“長期作戰(zhàn)”，不如以適當?shù)男菹追昼姡咕窕謴颓逅罄^續(xù)投入工作，如此才能提高工作效率。

管理者使精神轉(zhuǎn)為輕松，不僅僅是對疲勞有效。比如做錯了事，被上司批評，顧客抱怨發(fā)牢騷時，將有很長時間叫你感到苦惱。心中感到苦惱時，即使勉強地工作，效率也不會提高。這時不妨讓自己放松一下，想到遇到問題首先是必須解決問題，再以一種積極的心態(tài)投入工作。

也可以投入單純的工作，如此內(nèi)心就會逐漸地風平浪靜，新的干勁也會跟著產(chǎn)生了。比如整理資料、整理雜記本都很不錯。利用六分鐘為一單位的行動記錄表，就可以發(fā)現(xiàn)“看不到的時間”

常常到周圍的人老是把“沒有時間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭取更多的時間，甚至削減自己的睡眠時間。以長遠的眼光來看，縮短睡眠時間將在效率方面帶來負面的作用。與其這樣做，不如重估一下自己使用時間的方法，提醒各位管理者，不妨書寫一下自己的行動記錄，即記下幾點幾分到幾點幾分做了些什么?以辦公室來說，全體職員都使用“時間分析單”(以每六分鐘為一單位，記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位，是因它為一小時的十分之一，即等于零點一小時，合計起來比較簡單方便。實際地做這種記錄的話，就可以獲得許多的信息，對于提高工作效率、有效地利用時間以及休息的計算方面都非常有幫助。

人類對自己喜歡的工作，可以長久的集中精力。反之，如果是自己厭惡的工作，僅僅數(shù)分鐘就會感到痛苦異常。有時實在提不起勁，甚至想半途而廢。但是，工作豈能說不做就不做？大多數(shù)的人在責任感和緊迫感的驅(qū)使下，勉強的做下去。然而，在強迫之下做事，效率是絕對不可能提高的，只能應付的拖延下去而已。于是，管理者就挖空心思，想起這個問題“如何使苦差事在比較快樂的氣氛下進行呢……”，但是，工作的內(nèi)容往往很少能夠改變，至于所謂的"快樂"，只好由自己來制造。想來又想去，管理學家認為單純而最有效的方法，莫過于準備一份“成功報酬”，告訴自己做完工作，就能立刻去做“某某事”。這里所謂的“某某事”，只要是任何對你有吸引力的東西都行。例如，寫完了這份報告書，就可以跟女朋友去逛街上館子，或者去看哪部一直想看的電影。如果是短時間內(nèi)就能完成的事，就告訴自己，做完這項工作，立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有這種經(jīng)歷，那就是在學生時代，父母對你說“這一次考試的成績很好的話，就買那件你想要的東西送給你?！睘榱说玫綁裘乱郧蟮臇|西，對于自己厭惡的科目，你會狠下功夫。管理學家所說的”成功報酬”原理跟這件事相同。

為了使工作有效率的進行，最好把各種工作“格式化”，即把來自經(jīng)驗的訣竅“格式化”。如此，不管在何時何地，任何人都可以采取最好的方法，在沒有錯誤的情況下開始工作。對于這種工作的格式化，有些公司已經(jīng)開始實施，不過對成為格式化對象者，幾乎都是高度或者復雜的工作。在日常生活里面，管理者認為可以大幅度的活用“格式化”。實際上，由于工作的訣竅不明了，而引起錯誤及疏忽者，不僅限于專業(yè)工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時，委托別人替你聽電話，并且抄錄電話的內(nèi)容。如果抄錄的內(nèi)容，還是不能使你弄清楚對方之意的話，你就得去請教抄錄者。諸如此類，如果在一天里發(fā)生幾次的話，時間的損失就很驚人了。遇到這種情形，就算責備抄錄者也不能解決問題。如果事前就規(guī)定抄錄電話的格式，那就不可能發(fā)生錯誤。在管理者的辦公室里，從專業(yè)的審查書類的寫法，到電話的應答，郵件的處理等日常業(yè)務，都規(guī)定處理的格式，而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進入公司，都必須弄懂所謂的"格式"。在決定“格式”之際，有一件事必須特別注意，那就是不能一開始就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然會發(fā)生意外的事情。因此必須在這種心理下規(guī)定”格式”，再經(jīng)過實際運用后，不斷地添加內(nèi)容。

經(jīng)過如此的過程，才能夠完成”活的格式”。對于所謂的”格式”，不妨加入一些小小的信息。以書寫格式來說，不妨提出該書類必須走的路程、所需時間、受理窗口的號碼、公休日和何時最不擁擠等。這些乍看之下，似乎不重要的信息是否被加入，其效果將有天壤之別。有些人由于忽略了這種小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪費時間與精力。這種格式，恰如指示到達目的地的一幅地圖?？吹竭@幅地圖的人，為了能夠利用最短距離，走到目的地，必須加入適當?shù)男畔ⅰ?/span>

很多人以抱怨的口吻說："到公司上班，每次都做千篇一律的工作，實在叫人感到厭倦……。"的確，每天都依照上司的命令做事，很難以叫人產(chǎn)生干勁。不過，對于這種千篇一律的工作，只要不盲從以往的做法，自己想出一些點子的話，就能夠使你感到趣味盎然。

不管干勁如何的充足，人們能夠集中精力做一件事的時間，總是有限度的。如果無視于這一點，只一心一意地面對桌子坐著，仍然不能提高工作效率，反而會使它不斷的降低。你最好弄清楚自己能夠集中精力的時間，再配合工作，把工作分成幾節(jié)進行，如此效果比較好。一般來說，一個人能集中精力做一件事的時間，大約為九十分鐘。正因為如此，大學的課堂，電影的放映時間都被設定于九十分鐘前后。不過，電影的放映時間都被設定于九十分鐘則后。不過，這并非鐵則，仍然有個人差異。同時，根據(jù)工作的內(nèi)容，能夠集中精神的時間也不一樣。不管是什么人，只要是自己感到興趣的事情，集中精神兩、三小時根本就不成問題。如果窗外有煩人的噪音，則能夠集中精神的時間也會縮短。集中精神這一件事，往往會受到環(huán)境的左右。把這些現(xiàn)象聯(lián)想起來，當可判斷，能集中精神的時間的確有個限度。因此，最重要的一件事情，是從經(jīng)驗中，找出最適合于自己的集中精神時間。一旦獲知并把握自己能集中精神的時間，那就能夠找出提高工作效率的方法。如果你認為自己集中精神的限度為六十分鐘，那就全力投入于六十分鐘的工作。做滿了六十分鐘的工作，休息一會兒，使自己輕松一下，再集中精神另做六十分鐘的工作。如此的話，工作效率也會在無形中提高?；蛘吒淖児ぷ鞯膬?nèi)容也不錯。譬如做好一段校對的工作之后，改成會客，如此，即可使精神為之一振。一提起工作，有些人以為必須整天面對著桌子進行。事實上并非如此，不時的管理自己，提高效率，這才是真正的工作。

工作必須長期地延續(xù)下去，那就必須知道目前完成了多少?還剩下多少?如果不能確實地把握的話，將陷入不安之地，工作效率也無法提高。因此，必須實現(xiàn)的目標越大，越能夠客觀的確認其進行狀況。為了做到這一點，必須把它"視覺化"。對你來說，遇到報考大學，參加政府舉辦的考試時，都以自制"進度表"的方式，使目標的完成"視覺化"。在一張紙上畫了細小的格子，格子的橫面寫著完成目標必須做的事情，每當完成一件事情，就使用紅筆把該格子涂掉。

這樣做的話，就可以一目了然的看出，自己正處于起點與目標之間的那一點。對于下一步應該做什么才能胸有成竹，不至于感到茫然。在這種情況下，工作自然能夠很有效率地開展下去。而且，涂掉一個格子所產(chǎn)生的成就感，能夠增強對下一步挑戰(zhàn)的信心。除此之外，使用這種"進度表"的好處，那就是能看出目標與實績之間的差距。早晨在決定工作程序時，雖然列下了今日工作的范圍，但是，有時卻無法達到這個范圍。到這時，如果有工作"進度表"的話，就能夠一眼看出完成了目標的幾個百分點。如果不會達到最后目標的話，又可以當成發(fā)現(xiàn)問題點的反省資料。目標只是驅(qū)使工作有效率進行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目標與實績之間的差距。如果沒有這個過程的話，無論到何時都不可能有進步。

一旦認為時間很充裕的話，往往就會毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果認為今天做不完，明天再來，或者加班的話，效率就會一天比一天差。時間也有代價。如果不會在一定的時間內(nèi)，賺得自己時間價值以上的東西的話，收入將會為負值。正因為如此，時常存有自己時間價值的意識判斷。如此，想提高生產(chǎn)積極性的意識就會發(fā)生作用，自然就能夠很有效率地進行工作。不僅散漫的習慣會消失，而且又能夠激發(fā)產(chǎn)生提高工作效率的構(gòu)想。當大學畢業(yè)，進入國際性會計事務所上班時，才對時間的價值有了強烈的意識。這家會計事務所的主要業(yè)務有會計監(jiān)查、稅務，和財政問題等。幾乎所有的經(jīng)費都屬于人的費用。因此，制訂收費標準時，都以時間做為準則。因此，不會把時間有意義、有效率地使用的話，報酬可能少于花費。正因為看到企業(yè)界嚴酷的現(xiàn)實，因此才有了"時間并非免費"的意識。一直到今天，雖然已擁有自己的事務所，但是仍然活用這寶貴的經(jīng)驗，時時想著時間的價值。或許對于事務人員來說，欲利用有形之物，比較生產(chǎn)性與時間價值間的平衡，似乎有一點困難。然而，只要從工資、年薪、加班費等的金額，算出自己一個小時有多少"代價"時，你對時間的意識就會大幅度的改變。

不管如何辛苦，一旦完成了一件工作，絕大多數(shù)人都會滿足于結(jié)果，而很少去注意其過程。其實，這種態(tài)度是不對的，也可以說非?？上АＴ绞侵貜统霈F(xiàn)錯誤的工作，越能得到新的竅門和反省問題。如果把這種貴重的"副產(chǎn)品"忽略掉，它就會被趕到意識的角落。遇到下次又得做同樣的工作時，就得重頭再來。

因此，在做完一件事以后，一定要以備忘錄的方式，把跟下一次工作有關(guān)的新發(fā)現(xiàn)，反省的事項記錄下來。如此，把眼睛能看到的“東西”記錄下來，下次就不至于犯同樣的錯誤，也不會在同一個地方浪費時間，就算是委托他人，也可以很有效率地進行。