在績效目標確定和持續(xù)有針對性的業(yè)績輔導(dǎo)的基礎(chǔ)上,在一個考核周期終了,直線管理者與下屬應(yīng)進行面對面的溝通,對員工績效做出評價。
(1)績效反饋的內(nèi)容與步驟
績效反饋主要是三個方面的工作:一是將考核結(jié)果與獎懲分配掛鉤;二是針對下一階段的工作制定改進措施,納入下一期績效計劃;三是制定個人發(fā)展計劃并與培訓(xùn)計劃、能力提升結(jié)合起來。
3-2 績效反饋的三個步驟
步驟一:收集信息 | 步驟二:考核與評估 | 步驟三:反饋 |
個人工作報告; 部門數(shù)字資料; 會議; 績效記錄。 | 下屬績效完不成有不可抗拒的原因嗎? 找出因下屬自身原因影響績效完成的因素。 | 面談準備; 正反饋; 負反饋; 反饋記錄與改進計劃。 |
?。?)績效面談
確??冃Э己伺c評價的公開、公平、公正是績效管理的根本。在此基礎(chǔ)上,作好績效面談是績效管理的一個重要步驟,在面談過程中,經(jīng)理人應(yīng)注意以下幾個方面的問題:
——建立與維護彼此間的信任,營造良好的面談氛圍;
——清楚的說明面談的目的;
——認真傾聽,鼓勵下屬說話,并以事實與依據(jù)說話;
——著眼于未來而非過去,避免對立與沖突;
——集中在績效而不是性格特征,尊重下屬,對事不對人,不要傷害下屬的自尊;
——優(yōu)點與缺點并重,以正激勵為主;
——該結(jié)束時立即結(jié)束,以積極的方式結(jié)束面談。
績效管理的目的之一是要幫助下屬找出不足與改進方向,確定影響績效目標完成的問題所在,并據(jù)此制定績效改善計劃。一般可以從四個方面進行分析:
表3-3 員工績效分析的內(nèi)容
原因 | 問題分析 |
知識 | 是否因為員工相關(guān)知識的不足影響到績效的產(chǎn)出?是哪些知識上的不足?如何彌補? |
技能 | 是否因為員工技能的不足影響到績效的產(chǎn)出?如何彌補? |
態(tài)度 | 是否因為員工態(tài)度的問題影響到績效的產(chǎn)出?員工為什么會存在態(tài)度問題,深層次的原因是什么?可以改善嗎?如何改善? |
障礙 | 是否因為外部條件的問題影響到績效的產(chǎn)出?能改善嗎?怎樣改善? |
?。?)輔導(dǎo)下屬績效的五步面談法
下屬需要上司的幫助,特別是當他們遇到不可克服的困難與瓶頸時,和他們一起坐下來進行談話和輔導(dǎo),將使下屬感到上司的善意與鼓勵,從而增強下屬改善績效的信心。經(jīng)理人可以參考使用“五步面談法”來輔導(dǎo)下屬的績效。
第一步,明確問題:“我想和你談一下調(diào)研報告起草的問題。你這次的調(diào)研報告很空洞……”
第二步,詢問員工的想法:“能給我解釋一下原因嗎?”
第三步,征詢下屬的改進意見,并說明你的指導(dǎo)建議:“你將如何改進?”;“你還能做什么?”;“你能不能……”
第四步,討論改善計劃,并盡可能形成文字記錄:“那么,我們討論的計劃是……”
第五步,對目標與計劃的追蹤:“讓我們下周討論一下成效,還是相同的時間和地點?!?nbsp;
【案例】HP公司績效溝通的四項基本原則
HP公司要求經(jīng)理人和管理者堅持“溝通四項基本原則”,即“夸、聽、問、講”進行業(yè)績管理。
“夸聽問講”是非常重要的基本功,使用的場合要根據(jù)不同的情況,按HP的做法,比如說員工不愿意參與,通過以下的方式鼓勵他們參與,第一是強調(diào)他們參與的重要性,這是“夸”,讓員工感覺自己對于團隊和公司很重要。第二,表示理解他們的顧慮或者不情愿,這是“聽”,要富于同情心,要設(shè)身處地地聽。第三,提出沒有固定答案的問題,這是“問”?!澳銓@個問題怎么看?”。第四,表達信心并強調(diào)積極方面,這是“講”。講的時候語言要動之以情曉之以理,幫他分析事實講道理,提出可行的建議。