曹曉峰：大型商務(wù)活動項目執(zhí)行中的團隊管理 摘要：現(xiàn)如今越來越多的大型商務(wù)活動采用項目管理,而項目團隊的組建是項目管理的基礎(chǔ),高效的項目團隊是項目管理成功的必要條件。但是在實踐中失敗的例子卻不勝枚舉。從高效的項目團隊以及現(xiàn)實中項目團隊存在的問題出發(fā),總結(jié)了大型商務(wù)活動項目團隊構(gòu)建中的關(guān)鍵點及其具體的解決方案。 關(guān)鍵詞：大型商務(wù)活動；高效;項目團隊;項目管理;構(gòu)建項目管理論壇 一項活動項目管理者通常有一個團隊作支持。隨著活動項目的臨近，團隊的人員也曰益增加。一個團隊的初期為12個人，一年后可能最終成為一個500人的大集體。這一現(xiàn)象被丸特夫勒稱為“脈動型組織”，他用此詞來描述不時增大和縮小的組織。這一稱號特別適合來形容承辦“澳大利亞網(wǎng)球公開冠軍賽”的組委會。這個組委會每年都在一段較短的時間內(nèi)發(fā)展壯大。第二個事例來自2000年奧運會。餐飲總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)著自己的小團隊在奧運會到來之前與食品供應(yīng)商談判：在奧運會開幕之前的一個月，他的團隊發(fā)展到200多人(包括志愿者)，而全體成員已經(jīng)只有一次在一起進(jìn)行培訓(xùn)的機會了! 我們以前提到過承辦商，值得注意的是活動項目管理者要與不同的承辦商接觸，他們包括： ●活動項目地點的經(jīng)理； ● 舞臺經(jīng)理； ●燈光，音響和視聽設(shè)備公司； ●裝潢師和插花師； ●表演家； ●就業(yè)機構(gòu)； ●租賃公司； ●公共關(guān)系和市場顧問； ●保安公司； ●餐飲公司； ●保潔公司； ●入場券印刷發(fā)行人； ● 印刷廠。 對于某些活動，管理者還要與從地方到聯(lián)邦的各個層面的政府機構(gòu)聯(lián)系。地方委員會負(fù)責(zé)活動項目的計劃和批準(zhǔn)。州政府負(fù)責(zé)提供交通和治安的保障。聯(lián)邦政府為接待國際名人而提供禮儀建議。 　　項目管理的出現(xiàn),為現(xiàn)代企業(yè)管理提供了新的組織和管理模式。華誼兄弟集團目前已發(fā)展成為中國電影業(yè)的大亨,其旗下有很多炙手可熱的明星,在一次采訪中,華誼兄弟的董事長王中軍介紹說每年都有幾個一工程:一部電影、一個演員、一個歌手之類的。其實電影的制作就是項目管理的最好的應(yīng)用,華誼兄弟的賀歲片《手機》、《天下無賊》、《集結(jié)號》等每年都會成為全中國的熱點話題,這些賀歲片的成功是依賴一個項目團隊的成功運作,這其中包括導(dǎo)演、演員、制片、投資者等的投入工作。就一個項目而言,資金、技術(shù)、設(shè)備、環(huán)境等因素是必不可少的,但人的因素更不容忽視。項目預(yù)期目標(biāo)能否實現(xiàn),取決于是否存在一個高效的項目團隊。 一、項目團隊的含義及運行現(xiàn)狀 ⒈ 目團隊的含義。 項目團隊是由為數(shù)不多的、相互之間技能互補、具有共同信念和價值觀、原以為共同的目的和業(yè)績目標(biāo)而奮斗的一群成員組成的群體;群體成員間通過相互的溝通、信任和承擔(dān)責(zé)任,產(chǎn)生群體的協(xié)作效應(yīng),從而獲得比個體成員績效總和更大的團隊績效;他們可能來自于不同的職能部門或不同的組織;而且,項目團隊是一個臨時性的團隊,它將隨項目任務(wù)的完成而終結(jié)或解散。項目管理論壇 　　筆者認(rèn)為,一個高效的項目團隊,可以從三個方面來描述:一是團隊本身,項目團隊有清晰的目標(biāo)、流暢的溝通渠道、積極的企業(yè)文化及高度的凝聚力;二是團隊成員,項目團隊成員在技能、氣質(zhì)等方面互補,對團隊的目標(biāo)、各自的角色、職責(zé)和權(quán)力有清楚地認(rèn)識;三是團隊所處的環(huán)境,即團隊外部,包括企業(yè)管理層或其他組織的支持,當(dāng)然,這種支持也需要團隊及其成員的爭取。 ⒉ 目團隊的運行現(xiàn)狀。 某咨詢集團所作的一份研究報告聲稱來自財富一百強企業(yè)的179個團隊中只有13%被認(rèn)為是有效的。因此,研究項目團隊的有效構(gòu)建,是有現(xiàn)實意義的。 　　在實踐中,項目團隊暴露出的問題如下:團隊目標(biāo)不明確;團隊成員角色和職責(zé)不明確;團隊成員缺乏工作熱情與投入;團隊內(nèi)部缺乏溝通;項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)工作不力;項目團隊成員的流動;團隊成員的不良行為……本文將圍繞這些問題,以此為出發(fā)點,闡述在項目團隊的構(gòu)建過程中的關(guān)鍵點。 二、大型商務(wù)活動高效的項目團隊構(gòu)建過程中的關(guān)鍵點 　　根據(jù)前述的項目團隊普遍存在的問題,以及理想的項目團隊所具有的特征,對比二者的差距,筆者總結(jié)了項目團隊構(gòu)建過程中的一些關(guān)鍵點,具體如下: ⒈ 大型商務(wù)活動項目經(jīng)理。 一個項目在確定之初,肯定也伴隨著項目經(jīng)理的指定。項目團隊的成員大多數(shù)也是項目經(jīng)理選擇和招募的。在整個項目管理中,項目經(jīng)理擔(dān)任的是領(lǐng)頭羊的角色,項目經(jīng)理在該項目中是管理的最高層,他需要關(guān)心項目中涉及的許多問題:資金、人員、實施過程、與投資商和企業(yè)管理層的關(guān)系等。 成功的項目經(jīng)理至少具備以下的人格特征: (1)誠信。俗話說“上梁不正下梁歪,中梁不正倒下來。”這就要求項目經(jīng)理率先垂范,首先從自己做起,帶頭實踐自己提出的誠心道德規(guī)范要求,做到言行一致,才有感召力、約束力、驅(qū)動力。 (2)幫助別人成功。一個只想自己成功的領(lǐng)導(dǎo)是不可能成為一個好領(lǐng)導(dǎo)的,愿意看到別人成功并真誠的幫助別人成功,是一個領(lǐng)導(dǎo)所必須具備的基本素質(zhì)。 (3)服從。人們常說,不懂得服從,就不知道領(lǐng)導(dǎo)。因為,在組織權(quán)力鏈中,領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)總是相對的。不懂得服從,也難使別人服從于你。 (4)意志堅定,不怕困難。項目實施過程中會遇到許多意想不到的困難,此時,作為項目經(jīng)理,最重要的就是具有頑強的意志力,有一種不達(dá)目的誓不罷休的氣概,這種意志力是提高團隊士氣最重要的因素。 　　以上四個方面是屬于品質(zhì)方面,這是對于項目經(jīng)理最基本的要求。當(dāng)然,作為項目經(jīng)理,他還必須具備管理能力、學(xué)習(xí)能力、溝通能力等,以便可以順利地進(jìn)行一系列的項目管理。 ⒉ 大型商務(wù)活動項目團隊角色、成員人格的平衡。 項目的成功需要項目團隊成員之間的密切寫作,而項目團隊成員之間密切協(xié)作的基礎(chǔ)是他們之間能夠形成良好的人際關(guān)系,在性格上能夠互補,在團隊角色上能夠和諧。 　　角色是一個心理學(xué)概念。組織中各種職務(wù)和職位都伴隨著旁觀者和角色擔(dān)任者自身的一些預(yù)測,這些預(yù)測就是角色的定義。團對角色指的是團隊成員為了推動整個團隊的發(fā)展而與其他成員交往是表現(xiàn)出來的方式。人格,包括個性傾向和個性心理特征兩個方面,前者包括人的需要、動機、興趣和信念等,決定著人對現(xiàn)實的態(tài)度、趨向和選擇;后者包括人的能力、氣質(zhì)和性格,決定著人的行為方式上的個人特征。 在一個項目團隊中,團隊成員在個性、才能方面各異,項目經(jīng)理面臨的一大挑戰(zhàn)就是正確識別團隊成員的個性,給他們分配到適合的崗位上,重要的配以恰當(dāng)?shù)慕巧?。因?項目經(jīng)理在分配和平衡角色時應(yīng)注意以下幾點:(1)注意團隊成員的人格特征與團隊角色傾向之間的和諧。沒有絕對好的人格特征,也沒有絕對好的團隊角色,關(guān)鍵的問題是二者之間能否和諧。(2)注意團隊角色與團隊效能之間的平衡。團隊的效能取決于團隊成員內(nèi)的各種相關(guān)力量,以及按照各種力量進(jìn)行調(diào)整的程度。一個團隊只有在具備了范圍適當(dāng)、平衡的團隊角色時,才能發(fā)揮其技術(shù)資源和人力資源的效能。(3)團隊角色的分配不是按照1∶1的比例分配的,可以有一些重疊。貝恩和希茨指出,每一個團隊任務(wù)角色都必須由團隊成員來承擔(dān)。項目經(jīng)理要么承擔(dān)主要角色,要么確保把它們分配給團隊成員,項目經(jīng)理的部分職責(zé)就是為創(chuàng)造團隊環(huán)境作準(zhǔn)備,保證團隊角色可以得到發(fā)展和落實。一個團隊成員承擔(dān)一種以上的角色,或者兩個、兩個以上的成員分擔(dān)某一個角色都是可能的。 ⒊ 大型商務(wù)活動項目團隊溝通。 基于項目團隊的特殊性,有效的溝通是必須而且必要的。首先,項目團隊的成員來自不同的部門、組織,相互之間少有合作。其次,成員之間在專業(yè)領(lǐng)域、知識水平、成長背景、經(jīng)驗、經(jīng)歷等方面存在諸多差異,對同一問題可能有不同的理解。第三,項目團隊中的所有成員均須依賴和采納別人的判斷,項目的高效取決于成員的密切合作。因此,只有形成有效的溝通體系,成員間才能充分交流,分享信息,相互信任,互相支持。轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟 　　溝通最重要的一點,就是事先對要溝通的內(nèi)容進(jìn)行計劃,而不是在溝通時再決定。其次,在溝通選擇的渠道方面,現(xiàn)如今隨著計算機技術(shù)的應(yīng)用,溝通的渠道也隨之增加。另外,Milton曾提出“有效的溝通需要反饋”。溝通很像一個在接受到反饋之后才會有效的伺服系統(tǒng),讓信息表達(dá)的對象用自己的語言來重新敘述信息,可以使溝通得到改善。這樣可以幫助收聽者克服封閉思想。 　　有效的溝通可以讓團隊成員對項目目標(biāo)形成清除一致的理解,可以幫助團隊成員清楚地了解各自的職責(zé)和權(quán)利,可以降低團隊的沖突。 ⒋ 大型商務(wù)活動團隊文化。 文化是一個相對而言比較抽象的概念,文化是無形的,但事實上文化又無處不在,幾乎每個組織都有屬于自己的文化。古語有云:染乎黃則黃,染乎倉則倉。由此可見一般,文化的影響力是潛移默化的,但又是深刻的。 　　具體而言,項目團隊文化,是指在團隊驅(qū)動的項目內(nèi)與人們的生活方式相聯(lián)的一系列相互協(xié)同的共有的觀念和信仰。項目團隊文化一般受到以下幾方面的影響:(1)企業(yè)環(huán)境;(2)價值觀;(3)英雄人物或領(lǐng)導(dǎo);(4)禮儀和范式。因此,項目經(jīng)理在組建整個項目團隊的過程中,要運用文化的力量,從以上四個影響因素出發(fā),引導(dǎo)建立強有力的項目團隊的文化。項目經(jīng)理博客 　　文化的種類很多,文化的影響力是深入到精神層面的。項目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)項目的性質(zhì),主動地、有意識地創(chuàng)建項目所需要的團隊文化。 三、結(jié)束語 　　項目團隊的構(gòu)建是一個很值得研究的領(lǐng)域,因為現(xiàn)在項目管理的應(yīng)用越來越多,現(xiàn)代組織中運用到很多團隊這種組織結(jié)構(gòu)。如何才能使團隊的運作更加順暢,確實需要多加考慮。本文僅僅分析了以往的研究和調(diào)查,得出項目團隊普遍存在的問題,針對這些問題,提出解決的建議。但是,在實踐中團隊的問題還很多,譬如沖突的解決、團隊的規(guī)模等,都有進(jìn)一步研究的必要。 因此，策劃和組織大型商務(wù)活動并非易事，需要有專業(yè)的知識和借鑒成功舉辦過大型活動的專家的意見，以下是國內(nèi)關(guān)于《大型商務(wù)活動全程策劃、整合與執(zhí)行》的最系統(tǒng)的培訓(xùn)課程，由著名商務(wù)策劃專家曹曉峰教授主講，本課程對大型商務(wù)活動的策劃、組織、管理和實施等多個環(huán)節(jié)的要點做了詳細(xì)的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經(jīng)驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關(guān)鍵的指導(dǎo)作用。將為企業(yè)提供系統(tǒng)而全面的商務(wù)活動策劃、整合和執(zhí)行的各種理論與方法、操作與實務(wù)以及各種實戰(zhàn)技巧。 附:曹曉峰老師主講的《大型商務(wù)活動全程策劃、整合與執(zhí)行》課程綱要 一、課程背景： 隨著全球政治、經(jīng)濟一體化時代的到來，國際性、地區(qū)性、行業(yè)性、企業(yè)自行組織的各類各樣的大型活動越來越成為人們溝通、交流、宣傳、公關(guān)、推廣的重要手段和渠道。大型活動項目的策劃、組織、管理和實施也就理所當(dāng)然地成為政府、企業(yè)及各行各業(yè)都必須面對的一項重要工作。本課程對大型商務(wù)活動的策劃、組織、管理和實施等多個環(huán)節(jié)的要點做了詳細(xì)的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經(jīng)驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關(guān)鍵的指導(dǎo)作用。 商務(wù)活動是企業(yè)整合市場資源、開展市場營銷活動和提升企業(yè)文化建設(shè)的重要手段，企業(yè)市場營銷活動、企業(yè)公關(guān)活動、企業(yè)廣告宣傳活動、企業(yè)品牌推廣活動、企業(yè)展覽展會活動、企業(yè)招商活動、企業(yè)節(jié)假日慶典活動、企業(yè)培訓(xùn)活動、企業(yè)商務(wù)考察活動、企業(yè)各類文化活動等各種商務(wù)活動越來越多。遺憾的是由于活動的策劃者或組織者缺乏商務(wù)活動策劃能力、商務(wù)活動的資源整合能力和執(zhí)行控制手段欠缺，使得企業(yè)組織的大多數(shù)活動效果并不理想，有時勞命傷財效果卻很差，有的甚至使得其反帶來負(fù)面影響！如何使企業(yè)的各種商務(wù)活動舉辦得更有效率、更有價值、更有意義和更大產(chǎn)出呢？如何更加有針對性、策略性和系統(tǒng)性參加社會上有關(guān)商務(wù)活動呢？本課程將為企業(yè)提供系統(tǒng)而全面的商務(wù)活動策劃、整合和執(zhí)行的各種理論與方法、操作與實務(wù)以及各種實戰(zhàn)技巧。 二、參加對象： 1、在企業(yè)中擔(dān)任董事長、副董事長、董事、CEO、總裁、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)及其他從事企業(yè)發(fā)展決策的其他高層管理人員。 2、在企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、投融資、行政管理、人力資源、市場營銷、公關(guān)、廣告、企劃、招投標(biāo)、項目規(guī)劃、招商、會展、活動、企業(yè)文化、客戶服務(wù)、客戶關(guān)系等部門擔(dān)任主要負(fù)責(zé)人、中高層管理人員或部門從業(yè)人員。 3、在咨詢、策劃、公關(guān)、廣告、投資、營銷、中介、展覽、展會、會務(wù)等專業(yè)服務(wù)公司專門從事策劃工作的有關(guān)從業(yè)人員。 三、培訓(xùn)目標(biāo)： 1、熟悉和掌握商務(wù)活動的特性，有針對性、策略性和系統(tǒng)性的組織或參加各種商務(wù)活動 2、熟悉和掌握商務(wù)活動策劃的基本要求，使企業(yè)商務(wù)活動更有效率、更有價值和更有意義 3、熟悉和掌握商務(wù)活動策劃的一般程序和文案寫作，使活動更有利于操作和執(zhí)行 4、熟悉和掌握商務(wù)活動的財務(wù)預(yù)算和經(jīng)費控制技巧，降低項目成本，提高活動效益 5、熟悉和掌握商務(wù)活動策劃、整合和執(zhí)行方法與技巧，提高活動策劃、整合和執(zhí)行能力。 四、課程簡介/特色： 1、系統(tǒng)全面的闡述大型商務(wù)活動策劃、整合和執(zhí)行的有關(guān)原理與方法、操作與實務(wù) 2、理論聯(lián)系實際，結(jié)合企業(yè)的具體實際情況，如何自己策劃活動和有針對性、策略性和系統(tǒng)性參加社會上有關(guān)商務(wù)活動 3、通過老師親自策劃和參與的案例分析和討論，提高學(xué)員商務(wù)活動策劃的實際操作技巧 五、課程綱要： 第一部分：商務(wù)活動的概念和特性 1.什么是商務(wù)活動 討論：在我們生活和工作中哪些是商務(wù)活動？ 2.商務(wù)活動的類別 討論：商務(wù)活動有哪些類別？ 3.商務(wù)活動的特點 案例分析：市場營銷商務(wù)活動策劃——會議營銷 4.商務(wù)活動的效應(yīng) 案例分析：危機公關(guān)活動、事件營銷活動 5.商務(wù)活動的作用 案例分析：招商引資商務(wù)活動策劃——會議招商 第二部分：商務(wù)活動策劃原理與方法 1.什么是策劃？ 策劃的定義 策劃的類別 策劃的功能與作用 策劃的基本原理 策劃的構(gòu)成要素 2.商務(wù)活動策劃的九大法則 案例分析： 2008年北京奧運會 2010年上海世博會 廣州亞運會 公司先進(jìn)事跡先進(jìn)員工表彰會 企業(yè)員工內(nèi)部培訓(xùn)、拓展訓(xùn)練、考察研討活動； 上級領(lǐng)導(dǎo)、政府部門、有關(guān)客戶等考察接待活動； 企業(yè)新產(chǎn)品發(fā)布、產(chǎn)品促銷活動； 3.商務(wù)活動策劃的十大要素 案例分析： 公司年會 企業(yè)新春晚會 公司團拜會； 4.商務(wù)活動策劃的六大步驟 案例分析： 公司新聞發(fā)布會 新品上市推廣會 企業(yè)招商、品牌推廣活動； 企業(yè)公關(guān)廣告活動 5.商務(wù)活動策劃書寫作技巧 案例分析： 公司項目奠基 項目啟動 項目竣工慶典活動 第三部分：商務(wù)活動項目資源整合策略 1.什么是資源 討論：資源的定義、資源與財富的關(guān)系、資源的分類、個人資源、企業(yè)資源 2.資源存在的特點 社會性、繼承性、主導(dǎo)性、流動性、不均衡性、有限性與無限性 案例分析：資源的存在 3.社會資源流動的基本規(guī)律 倍增學(xué)原理、網(wǎng)絡(luò)學(xué)原理、傳播學(xué)原理、人際學(xué)原理 案例分析：資源為什么可以被整合？ 4、商務(wù)活動項目資源配置要求 項目人員、項目資金、物質(zhì)裝備、信息傳播 案例分析：接待一個歐洲投資考察團促成投資三家企業(yè)投資和產(chǎn)生上千萬美元的貿(mào)易 5、商務(wù)活動資源整合途徑與方法 討論 第四部分：商務(wù)活動項目管理執(zhí)行 1、什么是項目管理項目管理的定義 商務(wù)活動項目管理的特性 商務(wù)活動項目管理工作內(nèi)容 商務(wù)活動項目管理運作流程 商務(wù)活動項目管理工具 2、商務(wù)活動項目團隊管理 項目團隊的含義 成功的項目經(jīng)理 項目成員的平衡 項目團隊溝通 項目團隊文化 案例分析：介紹會、進(jìn)展碰頭會、囑咐會 3、商務(wù)活動項目成本管理 商務(wù)活動項目成本計算方法 商務(wù)活動項目成本控制技巧 案例分析：商務(wù)活動的無中生有的賺錢之道 4、商務(wù)活動項目進(jìn)度管理 時間管理：項目進(jìn)度表 場地管理：選擇、預(yù)定、布置 媒體宣傳：廣告、新聞發(fā)布 5、商務(wù)活動項目風(fēng)險管理 風(fēng)險與風(fēng)險管理 商務(wù)活動項目風(fēng)險確認(rèn) 商務(wù)活動項目風(fēng)險評估 商務(wù)活動項目風(fēng)險控制 6、商務(wù)活動項目評估管理 項目評估：評估途徑、撰寫評估報告 第五部分：商務(wù)活動項目策劃、整合與執(zhí)行操作實務(wù) 1、會議營銷活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析： 一次會議營銷活動帶來900萬元的訂單 2、整合營銷傳播活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析： 一個商業(yè)活動如何創(chuàng)造百億收益 3、企業(yè)融資活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：招商活動策劃 4、新品上市會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：因新品發(fā)布會一炮而紅 5、公司年會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：年會出新意 6、新聞發(fā)布會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：一個企業(yè)新聞發(fā)布會帶來的營銷奇跡 7、開幕典禮活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 8、招待酒會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 9、研討會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 10、展覽會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 六、培訓(xùn)課時： 培訓(xùn)課時共2天12小時；第一天上午和下午各3小時；第二天上午和下午各3小時。 七、培訓(xùn)方式： 課堂講授、案例分析、小組討論、互動交流等。 七、主講老師： 曹曉峰 教授、研究員、高級商務(wù)策劃師、資深培訓(xùn)師、中國十大策劃專家 著名個性化教育理論和實踐家、創(chuàng)建中國個性化教育體系的先行者 國際個性化教育協(xié)會中國理事會 會長 中國個性化教育研究院 執(zhí)行院長、研究員 中國商務(wù)策劃師認(rèn)證培訓(xùn)上海管理辦公室主任 中國策劃師俱樂部(https://www.cbsaclub.com)理事會理事長 復(fù)旦大學(xué)國際經(jīng)營技術(shù)講習(xí)所企業(yè)管理研修組委會副主任 北京人文大學(xué)策劃系客座教授 上海師范大學(xué)人力資源開發(fā)與管理研究所商務(wù)策劃研究室主任 上海思庫教育科技有限公司(https://www.superschool.net)總裁 上海項聯(lián)投資咨詢有限公司(https://www.projectunion.net)董事長 八、聯(lián)系我們： 上海思庫教育科技有限公司 上海市浦東新區(qū)張楊路188號湯臣中心 電話：021-34121750 傳真：021-51684568 網(wǎng)址：https://www.superschool.net 郵箱：superschool@126.com 項目經(jīng)理：趙老師 手機：18930139271