曹曉峰：大型商務活動策劃與執(zhí)行中的項目風險防范技巧 [摘要]我們的社會生活充滿著豐富多彩的活動。商業(yè)化運作程度也在不斷加深,參與活動的人數(shù)和涉及的經(jīng)濟單位也在增加,風險也在增加。如何對大型活動項目進行風險的識別、防范及管理,提出了一些探討意見。 　　[關鍵詞]大型活動 項目 風險管理 項目經(jīng)理 　　自遠古以來,人類就舉辦各種各樣的大型活動來紀念和慶祝生活中的重要事件:從古埃及的酒神節(jié)到歐洲的各種藝術(shù)節(jié),從古奧林匹克到現(xiàn)代體育三大賽事,我們的社會生活充滿著豐富多彩的活動。進入新世紀,大型活動更是受到重視。官方舉辦的文化節(jié)、藝術(shù)節(jié)層出不窮。企業(yè)各種展銷、招商活動粉墨登場。大型活動項目運作得好,將會在社會、文化、經(jīng)濟、政治各方產(chǎn)生積極影響,收到良好的社會效益與經(jīng)濟效益。如果組織不當或出現(xiàn)突發(fā)事件,后果將意想不到。如何避免發(fā)生類似的問題,識別可能的風險,采取相應措施,是我們應該重視的問題。 一、我國大型活動風險管理現(xiàn)狀 　　我國大型活動項目的風險管理基本處于以經(jīng)驗管理為主的狀態(tài),缺乏先進理論指導。風險管理方面的標準化文件雖已形成,但主要應用在工商企業(yè)體系中,在活動項目中運用不多?；顒禹椖抗芾淼牡谝惶讌矔?002年10月第一次出版,包括《國際性大型活動管理》、《項目籌資活動管理》、《大型活動項目管理》等,對活動項目管理有開創(chuàng)之功,但缺乏對風險管理的系統(tǒng)研究。政府部門對活動項目的風險承擔主體實行的是“誰審批誰負責”的制度。整體而言,我國活動行業(yè)在現(xiàn)代風險管理思想和技術(shù)的運用上起步較晚,與發(fā)達國家相比,尚有較大的差距,主要體現(xiàn)在以下幾方面: 　　1.內(nèi)控體制不健全、風險管理組織結(jié)構(gòu)不完善,還沒有形成現(xiàn)代意義上的獨立的風險管理部門和管理體系。相對于國際上對活動管理機構(gòu)內(nèi)控體制的要求,還顯得落后。 　　2.風險量化管理的不足。量化管理和模型化是西方發(fā)達國家風險管理技術(shù)上的重要發(fā)展趨勢。目前,我國活動行業(yè)在風險量化管理方面還非常薄弱。轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟 　　3.管理人才嚴重匱乏?；顒禹椖匡L險管理是一門技術(shù)性非常強、非常復雜的新興管理學科。要求從事風險管理的人員必須具備很高的素質(zhì),經(jīng)受過嚴格的專業(yè)訓練,否則將很難理解項目的風險性質(zhì),更難采取適當?shù)娘L險防范措施。 　　4.我國中介服務機構(gòu)不健全,能承辦活動項目,并能有效進行風險管理的機構(gòu)不多。 二、大型活動項目風險識別與評價 　　風險管理是使活動組織者在風險最低的前提下,追求收益最大化;或在收益一定的前提下,追求風險最小化。通過這種機制我們可以發(fā)現(xiàn)、評估主要的風險,制訂實施相應的對策,使風險控制在所能接受的范圍內(nèi),風險管理是大型活動項目管理的重要組成部分,建立高效的風險管理體系是確?；顒有袠I(yè)健康良性發(fā)展的基礎。 　　風險識別包括確定風險來源、風險產(chǎn)生的條件、描述其風險特征和確定影響本項目的可能事件。進行風險識別,首先是信息源處理,信息源有主、客觀兩種: 后者包括過去活動項目管理經(jīng)驗和描述現(xiàn)有項目進展的文件,如WBS計劃分析等; 前者是基于有經(jīng)驗的專家的經(jīng)驗判斷。風險識別方法有: (一)專家意見法。 根據(jù)專家的經(jīng)驗和判斷以求得預測值。具體形式包括: ①小組討論法。集體討論,交換意見,取長補短,發(fā)揮集體智慧,作出預測。②個人估計匯總法。由每位專家單獨提出預測意見,再由項目經(jīng)理綜合得出結(jié)論。③德爾菲法。美國蘭德公司在20世紀40年代末用系統(tǒng)的程序,采取匿名和反復進行的方式,先組成專家組,將調(diào)查提綱及背景資料提交專家,輪番征詢專家意見后再匯總預測結(jié)果。 (二)流程圖法。 流程圖方法首先要建立一個工程項目的總流程圖與各分流程圖,它們要來展示項目實施的全部活動。流程圖可用網(wǎng)絡圖來表示,也可以用WBS( 工作分解結(jié)構(gòu))來表示。 (三)現(xiàn)場視察法。 在風險識別階段,風險項目經(jīng)理對現(xiàn)場的視察非常重要。它能察覺到一些技術(shù)分析所不能預測到的風險。特別是文化演出項目,風險經(jīng)理應通過直接觀察現(xiàn)場的各種設施及各種操作,以能夠識別更多、更細致的潛在風險。 (四)IT建模法。 這種方法適應于不同因素之間關系清楚時,應仔細研究各選項及其不確定性,要求有可靠的相關量化數(shù)據(jù)。缺點是新建議會有誤導性的結(jié)果,且可信度不確定。 (五)回歸分析法。 即根據(jù)以往經(jīng)驗的分析來預測未來,盡管此方法提示風險的絕對量不高,但可識別其他方法所不能發(fā)現(xiàn)的某些風險 (六)環(huán)境分析法。 項目的環(huán)境包括活動參加者、活動演出者、競爭者、政府管理者。在分析項目環(huán)境時,應重點考慮他們相互聯(lián)系的特征和穩(wěn)定性。 　　運用上述方法進行風險識別后,要整理分析結(jié)果,寫成書面文件,為風險分析的其余步驟和風險管理做準備。風險識別的結(jié)果包含: 風險來源及風險產(chǎn)生的條件、風險的分類或分組、風險癥狀等,盡量做的詳細一些。然后進行風險評價,將注意力轉(zhuǎn)向包括項目所有階段的總體風險,各風險之間的相互影響、相互作用以及對總體項目的影響,還有項目主體對風險的承受能力上來。 三、大型活動項目風險處理決策 　　在活動項目風險管理中一般有四種風險處理的決策:風險回避、風險減輕、風險轉(zhuǎn)移、風險自留。每一種都有側(cè)重點及各自的優(yōu)劣勢,因而在實際操作中具體采用哪一種方法,取決于項目風險的具體形勢。 (一)回避風險。 回避能消除風險因素,放棄項目是最徹底的回避風險的辦法。但是徹底地放棄也會帶來一些負面效應,如失去了發(fā)展的機會,窒息了項目的創(chuàng)造力等。改變或放棄正在進行的項目,付出的代價是極為高昂的,所以,采取回避策略最好在項目未實施時。 (三)減輕風險。 該策略的目標是降低風險發(fā)生的可能性或減少后果的不利影響,可采用教育法、程序法等。教育法即對有關人員進行風險和風險管理教育,降低因行為不當構(gòu)成項目風險發(fā)生率。程序法是以制度規(guī)范項目活動管理,減少不必要的損失。各種管理計劃、方針和監(jiān)督檢查制度,一般都反映項目活動的客觀規(guī)律性,違規(guī)操作,就會釀大錯。此外,合理設計項目結(jié)構(gòu),增加可供選用的行動方案數(shù)目,提高項目各組成部分的可靠性,從而減少風險發(fā)生率。項目管理者聯(lián)盟 (四)轉(zhuǎn)移風險。 轉(zhuǎn)移風險又叫合伙分擔風險,其目的是通過借用合同或協(xié)議,在風險事故一旦發(fā)生時將損失的一部分轉(zhuǎn)移到項目以外的第三方身上。值得注意的是,轉(zhuǎn)移風險是不能降低風險發(fā)生的概率和減少風險所導致的總的損失的,采用這種策略所付出的代價大小取決于風險大小。當項目的資源有限,不能實行減輕和預防策略,或風險發(fā)生頻率不高,但潛在的損失或損害很大時可采用此策略。轉(zhuǎn)移風險主要有出售、發(fā)包、開脫責任合同、保險與擔保等。 (五)自留風險。 自留風險是由企業(yè)或工程項目自身承擔風險,承擔方式是以自身的風險自留基金來保障,所以,可以把風險自留視為一種財務對策。項目風險是否自留的判斷準則如下:自留費用低于保險人的附加保費;項目的期望損失低于保險公司的估計;項目有許多風險單位;項目的最大潛在損失與最大預期損失較小;短期內(nèi)項目有承受項目預期最大損失的能力;費用和損失支付分布于很長的時間里,因而導致很大的機會成本。[2] 　 因此，策劃和組織大型商務活動并非易事，需要有專業(yè)的知識和借鑒成功舉辦過大型活動的專家的意見，以下是國內(nèi)關于《大型商務活動全程策劃、整合與執(zhí)行》的最系統(tǒng)的培訓課程，由著名商務策劃專家曹曉峰教授主講，本課程對大型商務活動的策劃、組織、管理和實施等多個環(huán)節(jié)的要點做了詳細的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經(jīng)驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關鍵的指導作用。將為企業(yè)提供系統(tǒng)而全面的商務活動策劃、整合和執(zhí)行的各種理論與方法、操作與實務以及各種實戰(zhàn)技巧。 附:曹曉峰老師主講的《大型商務活動全程策劃、整合與執(zhí)行》課程綱要 一、課程背景： 隨著全球政治、經(jīng)濟一體化時代的到來，國際性、地區(qū)性、行業(yè)性、企業(yè)自行組織的各類各樣的大型活動越來越成為人們溝通、交流、宣傳、公關、推廣的重要手段和渠道。大型活動項目的策劃、組織、管理和實施也就理所當然地成為政府、企業(yè)及各行各業(yè)都必須面對的一項重要工作。本課程對大型商務活動的策劃、組織、管理和實施等多個環(huán)節(jié)的要點做了詳細的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經(jīng)驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關鍵的指導作用。 商務活動是企業(yè)整合市場資源、開展市場營銷活動和提升企業(yè)文化建設的重要手段，企業(yè)市場營銷活動、企業(yè)公關活動、企業(yè)廣告宣傳活動、企業(yè)品牌推廣活動、企業(yè)展覽展會活動、企業(yè)招商活動、企業(yè)節(jié)假日慶典活動、企業(yè)培訓活動、企業(yè)商務考察活動、企業(yè)各類文化活動等各種商務活動越來越多。遺憾的是由于活動的策劃者或組織者缺乏商務活動策劃能力、商務活動的資源整合能力和執(zhí)行控制手段欠缺，使得企業(yè)組織的大多數(shù)活動效果并不理想，有時勞命傷財效果卻很差，有的甚至使得其反帶來負面影響！如何使企業(yè)的各種商務活動舉辦得更有效率、更有價值、更有意義和更大產(chǎn)出呢？如何更加有針對性、策略性和系統(tǒng)性參加社會上有關商務活動呢？本課程將為企業(yè)提供系統(tǒng)而全面的商務活動策劃、整合和執(zhí)行的各種理論與方法、操作與實務以及各種實戰(zhàn)技巧。 二、參加對象： 1、在企業(yè)中擔任董事長、副董事長、董事、CEO、總裁、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)及其他從事企業(yè)發(fā)展決策的其他高層管理人員。 2、在企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、投融資、行政管理、人力資源、市場營銷、公關、廣告、企劃、招投標、項目規(guī)劃、招商、會展、活動、企業(yè)文化、客戶服務、客戶關系等部門擔任主要負責人、中高層管理人員或部門從業(yè)人員。 3、在咨詢、策劃、公關、廣告、投資、營銷、中介、展覽、展會、會務等專業(yè)服務公司專門從事策劃工作的有關從業(yè)人員。 三、培訓目標： 1、熟悉和掌握商務活動的特性，有針對性、策略性和系統(tǒng)性的組織或參加各種商務活動 2、熟悉和掌握商務活動策劃的基本要求，使企業(yè)商務活動更有效率、更有價值和更有意義 3、熟悉和掌握商務活動策劃的一般程序和文案寫作，使活動更有利于操作和執(zhí)行 4、熟悉和掌握商務活動的財務預算和經(jīng)費控制技巧，降低項目成本，提高活動效益 5、熟悉和掌握商務活動策劃、整合和執(zhí)行方法與技巧，提高活動策劃、整合和執(zhí)行能力。 四、課程簡介/特色： 1、系統(tǒng)全面的闡述大型商務活動策劃、整合和執(zhí)行的有關原理與方法、操作與實務 2、理論聯(lián)系實際，結(jié)合企業(yè)的具體實際情況，如何自己策劃活動和有針對性、策略性和系統(tǒng)性參加社會上有關商務活動 3、通過老師親自策劃和參與的案例分析和討論，提高學員商務活動策劃的實際操作技巧 五、課程綱要： 第一部分：商務活動的概念和特性 1.什么是商務活動 討論：在我們生活和工作中哪些是商務活動？ 2.商務活動的類別 討論：商務活動有哪些類別？ 3.商務活動的特點 案例分析：市場營銷商務活動策劃——會議營銷 4.商務活動的效應 案例分析：危機公關活動、事件營銷活動 5.商務活動的作用 案例分析：招商引資商務活動策劃——會議招商 第二部分：商務活動策劃原理與方法 1.什么是策劃？ 策劃的定義 策劃的類別 策劃的功能與作用 策劃的基本原理 策劃的構(gòu)成要素 2.商務活動策劃的九大法則 案例分析： 2008年北京奧運會 2010年上海世博會 廣州亞運會 公司先進事跡先進員工表彰會 企業(yè)員工內(nèi)部培訓、拓展訓練、考察研討活動； 上級領導、政府部門、有關客戶等考察接待活動； 企業(yè)新產(chǎn)品發(fā)布、產(chǎn)品促銷活動； 3.商務活動策劃的十大要素 案例分析： 公司年會 企業(yè)新春晚會 公司團拜會； 4.商務活動策劃的六大步驟 案例分析： 公司新聞發(fā)布會 新品上市推廣會 企業(yè)招商、品牌推廣活動； 企業(yè)公關廣告活動 5.商務活動策劃書寫作技巧 案例分析： 公司項目奠基 項目啟動 項目竣工慶典活動 第三部分：商務活動項目資源整合策略 1.什么是資源 討論：資源的定義、資源與財富的關系、資源的分類、個人資源、企業(yè)資源 2.資源存在的特點 社會性、繼承性、主導性、流動性、不均衡性、有限性與無限性 案例分析：資源的存在 3.社會資源流動的基本規(guī)律 倍增學原理、網(wǎng)絡學原理、傳播學原理、人際學原理 案例分析：資源為什么可以被整合？ 4、商務活動項目資源配置要求 項目人員、項目資金、物質(zhì)裝備、信息傳播 案例分析：接待一個歐洲投資考察團促成投資三家企業(yè)投資和產(chǎn)生上千萬美元的貿(mào)易 5、商務活動資源整合途徑與方法 討論 第四部分：商務活動項目管理執(zhí)行 1、什么是項目管理項目管理的定義 商務活動項目管理的特性 商務活動項目管理工作內(nèi)容 商務活動項目管理運作流程 商務活動項目管理工具 2、商務活動項目團隊管理 項目團隊的含義 成功的項目經(jīng)理 項目成員的平衡 項目團隊溝通 項目團隊文化 案例分析：介紹會、進展碰頭會、囑咐會 3、商務活動項目成本管理 商務活動項目成本計算方法 商務活動項目成本控制技巧 案例分析：商務活動的無中生有的賺錢之道 4、商務活動項目進度管理 時間管理：項目進度表 場地管理：選擇、預定、布置 媒體宣傳：廣告、新聞發(fā)布 5、商務活動項目風險管理 風險與風險管理 商務活動項目風險確認 商務活動項目風險評估 商務活動項目風險控制 6、商務活動項目評估管理 項目評估：評估途徑、撰寫評估報告 第五部分：商務活動項目策劃、整合與執(zhí)行操作實務 1、會議營銷活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析： 一次會議營銷活動帶來900萬元的訂單 2、整合營銷傳播活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析： 一個商業(yè)活動如何創(chuàng)造百億收益 3、企業(yè)融資活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：招商活動策劃 4、新品上市會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：因新品發(fā)布會一炮而紅 5、公司年會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：年會出新意 6、新聞發(fā)布會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析：一個企業(yè)新聞發(fā)布會帶來的營銷奇跡 7、開幕典禮活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 8、招待酒會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 9、研討會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 10、展覽會活動項目策劃、整合與執(zhí)行技巧 案例分析 六、培訓課時： 培訓課時共2天12小時；第一天上午和下午各3小時；第二天上午和下午各3小時。 七、培訓方式： 課堂講授、案例分析、小組討論、互動交流等。 七、主講老師： 曹曉峰 教授、研究員、高級商務策劃師、資深培訓師、中國十大策劃專家 著名個性化教育理論和實踐家、創(chuàng)建中國個性化教育體系的先行者 國際個性化教育協(xié)會中國理事會 會長 中國個性化教育研究院 執(zhí)行院長、研究員 中國商務策劃師認證培訓上海管理辦公室主任