索特(Sorter,1969)所提出的事項(xiàng)法論述了事項(xiàng)是與會計(jì)主體相關(guān)的經(jīng)濟(jì)活動,事項(xiàng)法提供的信息可能有用于使用者的各種決策模型,其后學(xué)者們對事項(xiàng)法的研究經(jīng)久不衰。對事項(xiàng)的內(nèi)涵有了進(jìn)一步認(rèn)識,如事項(xiàng)是為了讓利益相關(guān)者(股東、雇員、管理者、供應(yīng)商、顧客、政府機(jī)構(gòu)和慈善機(jī)構(gòu)) 更好地預(yù)測社會組織(家庭、企業(yè)、政府和慈善事業(yè))的未來, 而將影響這些組織的重要事件(內(nèi)部的、環(huán)境的和交易的)的最相關(guān)的屬性或特征進(jìn)行匯總(期間的和截面的)并定期發(fā)布,且避免推理性的偏見(Johson,1970);事項(xiàng)是指對一項(xiàng)活動特征的可行觀察結(jié)果(顧抗、袁樹民,1997);事項(xiàng)是指可觀察的、可以用會計(jì)數(shù)據(jù)來表現(xiàn)其特征的具體活動、交易和事項(xiàng)(婁權(quán),2000)等等。本文認(rèn)為,他們基本上都是從會計(jì)數(shù)據(jù)處理角度出發(fā),選擇稍有不同的確認(rèn)范圍和記錄方法,對組織中各類活動在會計(jì)信息系統(tǒng)中進(jìn)行適當(dāng)?shù)挠涗?、處理及輸出,力圖對外提供可靠、相關(guān)的會計(jì)信息的不同表述。
一、會計(jì)事件是會計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)入口,是連接業(yè)務(wù)過程和會計(jì)信息系統(tǒng)的橋梁
為了建模的統(tǒng)一性與完整性,本文擬采用以下概念描述組織活動。一個業(yè)務(wù)過程(阿妮塔.S.霍蘭德,1999)是完成組織戰(zhàn)略目標(biāo)的一系列活動。換言之,一個業(yè)務(wù)過程往往可以包含若干個活動,為了區(qū)分業(yè)務(wù)過程與其中的活動,可以用事件來表示業(yè)務(wù)過程中的相對單一的活動。在REAL[1]模型的概念框架中,事件又可以分成業(yè)務(wù)事件、信息事件和決策/管理事件三類。業(yè)務(wù)事件是在業(yè)務(wù)過程中執(zhí)行向客戶提供商品和服務(wù)的相關(guān)業(yè)務(wù)活動;信息事件包括三種活動:記錄業(yè)務(wù)事件的數(shù)據(jù)的活動稱之為記錄事件,維護(hù)組織重要的參考數(shù)據(jù)的活動稱之為維護(hù)事件,以及向管理當(dāng)局或其他決策者報(bào)告有用的信息的活動稱之為報(bào)告事件;決策/管理事件是管理者或其他人在計(jì)劃、控制和評價(jià)業(yè)務(wù)過程時的管理活動。而每一具體的業(yè)務(wù)過程,都是由這三類各司其職的事件相互啟承、協(xié)同完成的。
由此可見,上述諸多學(xué)者提出的事項(xiàng)(Events)概念對應(yīng)的基本上是信息事件,更確切地說是其中的記錄事件和報(bào)告事件。從會計(jì)信息系統(tǒng)視角出發(fā),本文擬采用會計(jì)信息事件(簡稱會計(jì)事件,下同)來表述該信息事件。即會計(jì)事件是符合上述學(xué)者事項(xiàng)概念的,專門用于記錄、處理和報(bào)告會計(jì)數(shù)據(jù)的信息事件。這樣,可以將會計(jì)事件從其它信息事件中分離出來,從而有利于人們對會計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源的考察。
通俗地講,人們用“自然語言”描述業(yè)務(wù)事件,例如,用原始憑證記錄業(yè)務(wù)事件;用“會計(jì)語言”描述會計(jì)事件,例如,用記賬憑證記錄會計(jì)事件。也可以說,會計(jì)事件是信息事件,是被業(yè)務(wù)事件或決策/管理事件所觸發(fā)的信息事件中與會計(jì)數(shù)據(jù)記錄、處理和報(bào)告相關(guān)的部分。記賬憑證(會計(jì)分錄)是記錄會計(jì)事件的載體。這樣一來,如圖1所示,我們就將組織的業(yè)務(wù)過程與會計(jì)事件通過信息事件自然地關(guān)聯(lián)了起來。其中業(yè)務(wù)過程可以包含業(yè)務(wù)事件和決策/管理事件,第二個箭頭有別于第一個箭頭,表示會計(jì)事件是從信息事件中分離出來的,專門用于記錄、處理和報(bào)告會計(jì)數(shù)據(jù)的信息事件,其本身也是信息事件。
會計(jì)事件
信息事件
業(yè)務(wù)過程
圖1會計(jì)事件與業(yè)務(wù)過程的關(guān)聯(lián)
由此可見,首先要分析清楚組織的業(yè)務(wù)過程;然后識別出其中的信息事件,用“自然語言”進(jìn)行描述并記錄到原始憑證;最后才是按會計(jì)確認(rèn)的條件識別出會計(jì)事件,用“會計(jì)語言”進(jìn)行描述并記錄到記賬憑證(會計(jì)分錄)中;此后還可以附加專門化的財(cái)務(wù)分析與控制模型,完成會計(jì)核算與財(cái)務(wù)管理的功能。這個過程看似簡單,但當(dāng)面對組織紛繁復(fù)雜的業(yè)務(wù)過程時,特別是構(gòu)建與之對應(yīng)會計(jì)業(yè)務(wù)流程時,我們又往往不知所措,無從下手。因此,本文在此建立一個事項(xiàng)憑證生成模型,用來示意性地表示記賬憑證的生成過程(湯四新,2003)。
二、事件驅(qū)動的本質(zhì)內(nèi)涵分析
“事件驅(qū)動”(Event Driven)概念已被不少學(xué)者闡釋,比較典型的如:事件驅(qū)動原本是一種計(jì)算機(jī)術(shù)語,是指當(dāng)某一特定事件要求代碼進(jìn)入工作時,程序指令即開始執(zhí)行。而當(dāng)其成為一項(xiàng)會計(jì)術(shù)語時, 是指經(jīng)濟(jì)實(shí)體一項(xiàng)業(yè)務(wù)一經(jīng)發(fā)生, 即意味著會計(jì)信息系統(tǒng)的“程序指令開始執(zhí)行”。并歸納了基于事件驅(qū)動的會計(jì)信息系統(tǒng)具有的三個重要特征: (1)緊密結(jié)合業(yè)務(wù)流程和信息流程;(2)重新定義會計(jì)范圍, 集中處理業(yè)務(wù)事件;(3)集成信息流程和實(shí)時控制(張靜遠(yuǎn)、袁皓,2005)。但本文認(rèn)為事件驅(qū)動更多地是指一種常見的計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)技術(shù),是指當(dāng)用戶觸發(fā)某一特定的事件后,軟件就執(zhí)行與之對應(yīng)的一段腳本(script)。比如眾所周知的,人們只要在word中點(diǎn)擊“保存”按鈕,電腦就會將正在編輯的文檔保存。其實(shí),在word軟件設(shè)計(jì)中,只是設(shè)置了一個“保存”控件,該控件有一個稱之為單擊(clicked)事件的事件,該事件對應(yīng)一段腳本,該段腳本執(zhí)行將當(dāng)前文檔按缺省的存放路徑名存檔的功能。人們看到的點(diǎn)擊“保存”按鈕,電腦自動保存文件,實(shí)質(zhì)上是人們的點(diǎn)擊“保存”按鈕動作觸發(fā)了word軟件中的單擊事件,而單擊事件真正執(zhí)行了保存文檔的功能。
在此,本文認(rèn)為借用這個概念,本質(zhì)上只用來表示當(dāng)某信息事件被業(yè)務(wù)過程中的其它事件,如業(yè)務(wù)事件觸發(fā)時,能夠按照預(yù)設(shè)的會計(jì)事件觸發(fā)條件自動觸發(fā)會計(jì)事件,而與會計(jì)范圍選擇、流程集成及實(shí)時控制間不構(gòu)成必然的關(guān)聯(lián)。
三、建立兼容價(jià)值法與事項(xiàng)法的基于會計(jì)事件的事項(xiàng)憑證生成模型
在會計(jì)事件中,可以將價(jià)值法會計(jì)的規(guī)范性、限定性要求定義為基本規(guī)則;將事項(xiàng)法會計(jì)的需求定義為使用者可自定義的擴(kuò)展規(guī)則;從而自動生成“事項(xiàng)憑證”( 張永雄,2005)。在現(xiàn)行的國內(nèi)外財(cái)務(wù)軟件中,比如國外的sunsystems財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和國內(nèi)的金蝶財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)中都有類似“會計(jì)分錄序時簿”的概念,在“會計(jì)分錄序時簿”中已允許使用者根據(jù)需要自定義擴(kuò)展字段。若將該功能加以擴(kuò)充,變?yōu)椴粌H允許使用者自定義擴(kuò)展字段,而且允許使用者自定義擴(kuò)展字段間、及擴(kuò)展字段與基本字段間的運(yùn)算關(guān)系和稽核關(guān)系,就基本上可以實(shí)現(xiàn)會計(jì)事項(xiàng)的功能需求。并且使用事項(xiàng)憑證概念在格式上也可不受傳統(tǒng)記賬憑證的慣性思維限制。因而,事項(xiàng)憑證在內(nèi)容與形式上都有別于傳統(tǒng)記賬憑證?;谝陨戏治?,本文將同時具備基本規(guī)則和擴(kuò)展規(guī)則概念,并同時允許使用者自定義擴(kuò)展字段間、及擴(kuò)展字段與基本字段間的運(yùn)算關(guān)系和稽核關(guān)系,還能一致性地維護(hù)記賬憑證與原始憑證的稽核控制關(guān)系的事項(xiàng)憑證生成模型稱之為基于會計(jì)事件的事項(xiàng)憑證生成模型。
由此可見,在會計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)中,事件驅(qū)動是一項(xiàng)中立性的技術(shù),無論采用價(jià)值法會計(jì)還是事項(xiàng)法會計(jì),都能借助事件驅(qū)動技術(shù)觸發(fā)會計(jì)事件,再通過基于會計(jì)事件的事項(xiàng)憑證生成模型生成符合規(guī)范性和擴(kuò)展性需求的記賬憑證或會計(jì)分錄。換言之,價(jià)值法會計(jì)與事項(xiàng)法會計(jì)的選擇,首先表現(xiàn)為與事件驅(qū)動技術(shù)的使用無關(guān);而只與會計(jì)事件中采用的會計(jì)確認(rèn)與計(jì)量模式有關(guān),更確切地說與會計(jì)事件中采用的會計(jì)數(shù)據(jù)采集、加工和輸出方法有關(guān)。如果采用基于會計(jì)事件的事項(xiàng)憑證模型構(gòu)造會計(jì)流程,那么系統(tǒng)就具有同時滿足規(guī)范性功能需求和擴(kuò)展性功能需求的可能性,此時,該模型就可以兼收并蓄價(jià)值法會計(jì)與事項(xiàng)法會計(jì)的數(shù)據(jù)處理邏輯,從而表現(xiàn)出具有對價(jià)值法會計(jì)與事項(xiàng)法會計(jì)的兼容性。
四、來自當(dāng)前國內(nèi)、外主流財(cái)務(wù)軟件記賬憑證生成模式對兼容性的檢驗(yàn)
事實(shí)上,目前國內(nèi)外主流財(cái)務(wù)軟件,無一例外都在采用事件驅(qū)動這種軟件開發(fā)技術(shù)來設(shè)計(jì)與開發(fā)的。通過分析可以發(fā)現(xiàn),這些軟件基于事件驅(qū)動的記賬憑證生成模式大致可以歸納為以下四種。
(1)根據(jù)財(cái)務(wù)軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬功能自動生成記賬憑證。從財(cái)務(wù)軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬功能自動生成記賬憑證,是指財(cái)務(wù)軟件本身提供功能較強(qiáng)的自動轉(zhuǎn)賬機(jī)制,這類自動轉(zhuǎn)賬機(jī)制能支持多借多貸的會計(jì)分錄的生成。借助此類機(jī)制就可以完成某些與業(yè)務(wù)有關(guān)的記賬憑證的自動生成。例如:采用月末一次加權(quán)平均法結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本的分錄(借:銷售成本,貸:庫存商品),企業(yè)可以月末登記一次財(cái)務(wù)賬,此時采用財(cái)務(wù)軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬機(jī)制生成記賬憑證比較適合。這種方式被國內(nèi)主流的財(cái)務(wù)軟件像用友、金蝶、金算盤、新中大、浪潮國強(qiáng)等軟件采用。
(2)根據(jù)業(yè)務(wù)軟件提供的記賬憑證生成功能自動生成記賬憑證。從業(yè)務(wù)軟件提供的記賬憑證生成功能自動生成記賬憑證,是指當(dāng)生成憑證時除了需要滿足財(cái)務(wù)軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬機(jī)制功能外,還需要從業(yè)務(wù)單據(jù)中取得某些單據(jù)要素信息時,就需要采用此類方法。例如:結(jié)轉(zhuǎn)采購成本的分錄(借:庫存商品,貸:商品采購),企業(yè)有可能每周或每旬集中登記一次財(cái)務(wù)賬,此時采用財(cái)務(wù)軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬機(jī)制也可以;但是,卻不能做到區(qū)分供應(yīng)商生成多借多貸、并且在憑證摘要中注明供應(yīng)商名稱的記賬憑證。此時采用從業(yè)務(wù)軟件提供的記賬憑證生成模型,問題就可以得到有效解決。這種方式也被國內(nèi)主流的財(cái)務(wù)軟件像用友、金蝶、金算盤、新中大、浪潮國強(qiáng)(楊周南,2006)等軟件采用。
(3)根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)備查簿或業(yè)務(wù)報(bào)表生成記賬憑證。從業(yè)務(wù)單據(jù)備查簿生成記賬憑證,是指業(yè)務(wù)軟件根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)登記業(yè)務(wù)單據(jù)備查簿;當(dāng)需要生成記賬憑證時,再根據(jù)已登記的業(yè)務(wù)單據(jù)備查簿按照預(yù)設(shè)的記賬憑證生成模板自動生成。這種方式被像SAP BO V7.0(黃驍儉,2004)等軟件廠商選用。例如:對于零售銷售業(yè)務(wù),每個工作日將有多張零售單據(jù),首先將零售單據(jù)登記業(yè)務(wù)單據(jù)備查簿,再根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)備查簿按照預(yù)設(shè)的記賬憑證生成模板生成記賬憑證。
另外,有些像用友 U8 V8.6軟件的通用報(bào)表系統(tǒng)功能比較強(qiáng)大,還提供從通用報(bào)表自定義的表單取數(shù)生成記賬憑證的功能。此時,可以首先根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)生成業(yè)務(wù)報(bào)表,然后根據(jù)業(yè)務(wù)報(bào)表生成記賬憑證。
(4)根據(jù)通過財(cái)務(wù)審核的業(yè)務(wù)單據(jù)自動生成記賬憑證。從通過財(cái)務(wù)審核的業(yè)務(wù)單據(jù)自動生成記賬憑證,是指業(yè)務(wù)軟件在處理業(yè)務(wù)單據(jù)的過程中設(shè)置有財(cái)務(wù)審核流程,并且在財(cái)務(wù)審核流程執(zhí)行的同時就可以自動按預(yù)設(shè)的生成模板自動生成記賬憑證并傳遞至賬務(wù)系統(tǒng)。這種方式被像金蝶、金算盤等軟件采用。例如:對于采購業(yè)務(wù),一般不會像零售業(yè)務(wù)一樣頻繁發(fā)生,而且,在發(fā)生采購業(yè)務(wù)時還會涉及采購費(fèi)用和往來賬款的結(jié)算問題。因此,采購業(yè)務(wù)比較適宜于采用此法生成記賬憑證。
從時間序列上看,目前主流財(cái)務(wù)軟件基本上首先是圍繞價(jià)值法會計(jì)的憑證生成需求而設(shè)計(jì)的,在不斷適應(yīng)和滿足用戶實(shí)際需求的過程中,也不乏對事項(xiàng)法會計(jì)的些許支持。比如:單一核算項(xiàng)目、交叉核算項(xiàng)目(多核算項(xiàng)目)、自定義核算項(xiàng)目及其賬表的逐步演變與完善;支持表外科目核算的單式記賬與復(fù)式記賬的并存;通過科目屬性、科目組合、科目模式等對會計(jì)科目定義及使用的擴(kuò)充等等。上述從賬表輸出的顯性需求的擴(kuò)充、活動(事項(xiàng))記錄的擴(kuò)充到會計(jì)對象樹形分類的擴(kuò)充,基本上都是通過增加擴(kuò)展字段,及擴(kuò)展字段與基本字段間的運(yùn)算關(guān)系和稽核關(guān)系,從而實(shí)現(xiàn)基本規(guī)則和擴(kuò)展規(guī)則的統(tǒng)一,亦即價(jià)值法會計(jì)與事項(xiàng)法會計(jì)是可以兼容實(shí)現(xiàn)的。
根據(jù)上文構(gòu)造的基于會計(jì)事件的事項(xiàng)憑證生成模型概念,該模型可以毫無遺漏地囊括以上四種記賬憑證生成模式,并仍存在進(jìn)一步的擴(kuò)充空間。
五、來自運(yùn)用事項(xiàng)憑證生成模型重構(gòu)基于事件驅(qū)動的銷售/收款過程會計(jì)業(yè)務(wù)流程對兼容性的檢驗(yàn)
現(xiàn)代會計(jì)信息系統(tǒng)將組織與會計(jì)數(shù)據(jù)處理相關(guān)的業(yè)務(wù)過程歸納為“銷售/收款過程”、“獲取/支付過程”、“人力資源業(yè)務(wù)過程”、“財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)過程”和“轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)過程”五個傳統(tǒng)業(yè)務(wù)過程。限于篇幅所限,本文僅就銷售/收款過程,運(yùn)用基于會計(jì)事件的事項(xiàng)憑證生成模型,對基于事件驅(qū)動的銷售/收款會計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重構(gòu)。
銷售/收款過程是指組織向客戶銷售或交付商品及服務(wù),并收取相應(yīng)款項(xiàng)的業(yè)務(wù)過程。該過程是組織與外部參與者接觸,實(shí)現(xiàn)組織增長與盈利,從而獲得現(xiàn)金流入的關(guān)鍵過程。如圖2所示,銷售/收款過程主要包括三大類事件:接受訂貨事件、倉庫發(fā)貨事件和收款事件。
接受訂貨
銷售員
客商
發(fā)貨員
物流公司
收銀員
倉庫發(fā)貨
收款
銀行存款、現(xiàn)金
存貨
圖2銷售/收款過程REAL模型示意圖
圖2涉及的資源(Resources)、事件(Events)、參與者(Agents)及地點(diǎn)(Locations)列表如下:
表1:資源表
表名
主鍵
參考屬性
存貨
存貨ID
存貨編碼、名稱、類別、規(guī)格型號、品牌……
開戶銀行
開戶行ID
開戶行編碼、名稱、賬號、幣別、類別……
注:現(xiàn)金合并在開戶銀行使用,類別為現(xiàn)金賬戶。
表2:事件表
表名
主鍵
參考屬性
接受訂貨
銷售訂單ID
單號、日期、存貨ID、數(shù)量、單價(jià)、稅率、倉庫ID……
倉庫發(fā)貨
發(fā)貨單ID
單號、日期、存貨ID、數(shù)量、單價(jià)、稅率、倉庫ID……
收款
收款單ID
單號、日期、金額……
表3:參與者表
表名
主鍵
參考屬性
職員
職員ID
職員編碼、姓名、所屬部門、職務(wù)、授權(quán)……
客商
客商ID
客商編碼、名稱、地址、聯(lián)系人、類別……
注:職員包含銷售員、發(fā)貨員、收銀員;物流公司合并在客商使用。
表4:地點(diǎn)表
表名
主鍵
參考屬性
倉庫
倉庫ID
倉庫編碼、名稱、地址、負(fù)責(zé)人、庫存控制……
部門
部門ID
部門編碼、名稱、地址、負(fù)責(zé)人……
實(shí)務(wù)中,組織根據(jù)業(yè)務(wù)過程的需要,還可以添加其它的一些同樣重要的事件,如售前的詢價(jià)、營銷及客戶關(guān)系管理;售中的結(jié)算控制、質(zhì)量控制、庫存控制、包裝控制、運(yùn)輸控制;售后的跟蹤和退換貨事件等,由于本文主要關(guān)注的是銷售/收款過程最有可能引發(fā)會計(jì)事件的活動(事件),從而有意地忽略了其它有可能同樣重要的事件,但并不排斥出于業(yè)務(wù)過程管理與控制的需要,適當(dāng)?shù)財(cái)U(kuò)充必要的事件。以下主要分析三類與會計(jì)事件密切相關(guān)的業(yè)務(wù)事件,并突出強(qiáng)調(diào)與其相關(guān)的會計(jì)事件,在會計(jì)事件中又突出強(qiáng)調(diào)“共性”即對價(jià)值法會計(jì)的實(shí)現(xiàn),至于“個性”即對事項(xiàng)法會計(jì)的實(shí)現(xiàn),則有賴于根據(jù)信息使用者的需求來增加擴(kuò)展字段及規(guī)定字段間的運(yùn)算關(guān)系與稽核關(guān)系,從而通過事項(xiàng)憑證模型的運(yùn)用兼容共性與個性的共同完成。
(1)接受訂貨
事件描述。銷售人員獲取客商詢價(jià)單,首先進(jìn)行庫存分析,確認(rèn)組織是否有可用資源(存貨或服務(wù))滿足客商的需求;接著根據(jù)組織價(jià)格策略結(jié)合客商成交記錄報(bào)價(jià);最后根據(jù)客商信用分析確定付款條款、運(yùn)輸條款及其它附加條款。接受訂貨意味著商業(yè)信用、相應(yīng)法律責(zé)任的形成和存貨或服務(wù)資源的占用。比如是否形成違約責(zé)任,是否要將存貨資源從自由庫存轉(zhuǎn)換為預(yù)留庫存等。
事件風(fēng)險(xiǎn)。銷售員及其他內(nèi)部參與者的存貨、客商區(qū)域、明細(xì)倉庫授權(quán)風(fēng)險(xiǎn);客商信用風(fēng)險(xiǎn);組織無法執(zhí)行訂單的商業(yè)信用損失風(fēng)險(xiǎn)和可能承擔(dān)的相應(yīng)法律訴訟風(fēng)險(xiǎn)。
事件觸發(fā)的會計(jì)事件。根據(jù)客商信用分析和組織付款條款可能引起預(yù)收賬款的增加,從而引發(fā)借:銀行存款,貸:預(yù)收賬款會計(jì)分錄的填制。根據(jù)信息使用者的需求,此處通過事項(xiàng)憑證模型來擴(kuò)充基于客戶關(guān)系管理的信用評估與管控,并與CRM系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)。
(2)倉庫發(fā)貨
事件描述。倉庫保管員根據(jù)進(jìn)入執(zhí)行狀態(tài)的銷售訂單,備貨、裝箱并聯(lián)系物流部門或物流公司組織發(fā)貨。
事件風(fēng)險(xiǎn)。發(fā)貨出庫的授權(quán)風(fēng)險(xiǎn),發(fā)貨出庫的數(shù)量、品質(zhì)、裝箱標(biāo)準(zhǔn)、到貨期及到貨目的地差異或錯誤風(fēng)險(xiǎn)。
事件觸發(fā)的會計(jì)事件。引發(fā)存貨減少和應(yīng)收賬款增加;除了貨款外是否還有保險(xiǎn)費(fèi)、代墊運(yùn)輸費(fèi)等營業(yè)費(fèi)用和代墊費(fèi)用,均應(yīng)根據(jù)費(fèi)用類別不同分別記入不同費(fèi)用或往來賬戶。根據(jù)信息使用者的需求,此處也可通過事項(xiàng)憑證模型來擴(kuò)充基于倉儲和業(yè)務(wù)管理需求的業(yè)務(wù)庫存賬、業(yè)務(wù)往來賬及業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)執(zhí)行情況明細(xì)表、統(tǒng)計(jì)表及稽核表的核算與管理。
(3)收款
事件描述。收到客商匯入的應(yīng)收賬款,并與發(fā)貨單(或結(jié)算單)稽核。
事件風(fēng)險(xiǎn)?,F(xiàn)金或銀行存款授權(quán)風(fēng)險(xiǎn),接觸風(fēng)險(xiǎn);稽核出錯引發(fā)的應(yīng)收賬款錯賬風(fēng)險(xiǎn)。
事件觸發(fā)的會計(jì)事件。根據(jù)稽核結(jié)果引起銀行存款增加,應(yīng)收賬款減少,從而引發(fā)借:銀行存款(現(xiàn)金),貸:應(yīng)收賬款會計(jì)分錄的填制。根據(jù)信息使用者的需求,此處也可通過事項(xiàng)憑證模型來擴(kuò)充基于業(yè)務(wù)管理需求的業(yè)務(wù)往來賬的自動沖銷、預(yù)付賬款與應(yīng)付賬款的自動對轉(zhuǎn)與沖銷。
至此,已經(jīng)可以清晰地看到銷售/收款過程中業(yè)務(wù)事件到會計(jì)事件的觸發(fā)與被觸發(fā)關(guān)系,該過程更明晰的描述可以通過系統(tǒng)流程圖來體現(xiàn)。圖3是一個典型銷售/收款過程系統(tǒng)流程圖。在圖3中請?zhí)貏e關(guān)注代表會計(jì)事件的識別(類橢圓形圖標(biāo))和代表事項(xiàng)憑證模型的運(yùn)用(圓形圖標(biāo))符號,前者表示此處為會計(jì)事件從信息事件中分離出來的時機(jī),后者表示此處是對基于會計(jì)事件的事項(xiàng)憑證生成模型的使用。 一般地,市場、行業(yè)、規(guī)模、管理當(dāng)局控制模式以及技術(shù)應(yīng)用裝備的不同,特別是基于IT技術(shù)的流程管理技術(shù)應(yīng)用的不同,將產(chǎn)生不完全相同的銷售/收款過程。不失一般性,本文以圖3為例,在圖中主要關(guān)注涉及三類單據(jù):銷售訂單、發(fā)貨單和收款單,這三類單據(jù)是由業(yè)務(wù)事件發(fā)生時根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則觸發(fā)的信息事件產(chǎn)生的記錄業(yè)務(wù)事件信息的原始單據(jù)。其中包含會計(jì)數(shù)據(jù),這些會計(jì)數(shù)據(jù)可以通過嵌入在信息事件中的財(cái)務(wù)規(guī)則觸發(fā)會計(jì)事件,從而通過會計(jì)事件產(chǎn)生符合基本規(guī)則和擴(kuò)展規(guī)則的事項(xiàng)記賬憑證,并生成各類賬簿,也可以結(jié)合原始憑證與會計(jì)賬簿產(chǎn)生各類稽核表、對賬單和發(fā)生額、余額表。
實(shí)務(wù)中,銷售/收款過程可根據(jù)業(yè)務(wù)過程的管理需要,適當(dāng)?shù)卦黾拥膯螕?jù)有:詢價(jià)單,合同書、結(jié)算單、銷售發(fā)票。采用一單多聯(lián)方式使用的有:客商訂購意向書、銷售訂購確認(rèn)單與銷售訂單一式多聯(lián);提貨單、裝箱單、貨運(yùn)通知單、回單與發(fā)貨單一式多聯(lián)等。在IT環(huán)境下,一式多聯(lián)在每聯(lián)次的內(nèi)容和格式上也可以做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,從而更個性化地迎合業(yè)務(wù)過程的需要。同時,在業(yè)務(wù)規(guī)則中,可以將各類控制,特別是事中控制嵌入系統(tǒng)。比如客商賒銷額度警戒控制、存貨點(diǎn)負(fù)庫存控制就是典型的可以被嵌入的事中控制。賒銷額度警戒控制是指根據(jù)客商信用管理設(shè)置賒銷信用額度,系統(tǒng)可以選擇強(qiáng)制控制、提示警告或暫停使用方式在業(yè)務(wù)單據(jù)的流程執(zhí)行中實(shí)施實(shí)時控制;負(fù)庫存控制是對不同存貨點(diǎn)是否允許出現(xiàn)負(fù)庫存發(fā)貨(未及時做入庫單,卻要先做發(fā)貨單)的控制,也可以有強(qiáng)制控制、提示警告或暫停使用三種方式在業(yè)務(wù)單據(jù)的流程執(zhí)行中實(shí)施實(shí)時控制。至于客商區(qū)域、存貨經(jīng)營范圍、存貨點(diǎn)的查詢、使用及修改權(quán)限控制更是可以借助IT技術(shù)嵌入業(yè)務(wù)過程處理中。由此可見,在典型的銷售/收款過程中,是可以將業(yè)務(wù)規(guī)則和財(cái)務(wù)規(guī)則嵌入到業(yè)務(wù)過程中處理的,這樣就將業(yè)務(wù)的執(zhí)行、控制和會計(jì)事件的觸發(fā)一氣呵成地集成,真正實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)執(zhí)行與業(yè)務(wù)控制的同步協(xié)同,業(yè)務(wù)處理與財(cái)務(wù)處理的一體化控制。
六、結(jié)論
一直以來,許多會計(jì)理論工作者對事項(xiàng)會計(jì)、事件驅(qū)動以及其在會計(jì)信息系統(tǒng)中的應(yīng)用倍感困惑,也出現(xiàn)過一些似是而非的論述。事實(shí)上,在英文中事項(xiàng)與事件都采用Events來表述,而中文中卻使用兩個稍有差異的詞來表達(dá),容易給人造成錯覺或誤解。本文將二者還原為業(yè)務(wù)過程中的“活動”,再將不同的活動分解為三類事件(業(yè)務(wù)事件、信息事件和決策/管理事件),并將會計(jì)事件從信息事件中分離出來,從而完成業(yè)務(wù)過程到會計(jì)事件的關(guān)系表達(dá)。
事件驅(qū)動其實(shí)更多地是指一種常見的計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)技術(shù),其本質(zhì)含義是指當(dāng)用戶觸發(fā)某一特定的事件后,軟件就執(zhí)行與之對應(yīng)的一段腳本(script)。由于事件驅(qū)動所具有的技術(shù)中立性,從而使得采用事件驅(qū)動技術(shù)設(shè)計(jì)會計(jì)信息系統(tǒng)時,對價(jià)值法會計(jì)和事項(xiàng)法會計(jì)的支持,只依賴于會計(jì)事件中采用的會計(jì)數(shù)據(jù)采集、加工和輸出方法;使用基于會計(jì)事件的事項(xiàng)憑證生成模型重構(gòu)會計(jì)業(yè)務(wù)流程,具有對價(jià)值法會計(jì)與事項(xiàng)法會計(jì)的兼容性。這種兼容性首先可以從分析目前國內(nèi)外主流財(cái)務(wù)軟件的四類記賬憑證生成模式來加以檢驗(yàn)。其次,運(yùn)用基于會計(jì)事件的事項(xiàng)憑證模型重新解析基于事件驅(qū)動的銷售/收款過程的REAL模型及其系統(tǒng)流程圖,一方面可以更清晰、更條理化地表達(dá)銷售/收款過程的會計(jì)業(yè)務(wù)流程,另一方面也可以進(jìn)一步通過重構(gòu)會計(jì)業(yè)務(wù)過程,從而實(shí)現(xiàn)對價(jià)值法會計(jì)與事項(xiàng)法會計(jì)兼容性的有效檢驗(yàn)。
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[1] REAL模型中的R、E、A、L分別代表資源( Resources) 、事件( Events) 、參與者( Agents) 和地點(diǎn)(Locations)