浪費(fèi)時間的外部因素，包括電話干擾、不速之客、用人不當(dāng)、社交閑談、權(quán)責(zé)混淆、溝通不良、進(jìn)度失控、資料不全、會議耽擱、文件復(fù)雜、工作擱置、安排旅行等。針對各項(xiàng)因素浪費(fèi)時間的原因，然后提出相應(yīng)的解決方法。

浪費(fèi)時間的內(nèi)在因素包括危機(jī)應(yīng)付、計劃欠妥、貪求過多、事必躬親、條理不清、欠缺自律、無力拒絕、做事拖延等。這些內(nèi)在因素都是人為的因素，而人為的因素絕大多數(shù)是取決于他的心態(tài)和習(xí)慣。因此解決之道就是讓自己培養(yǎng)更積極心態(tài)、養(yǎng)成良好習(xí)慣。因此，浪費(fèi)時間的內(nèi)在因素的解決辦法就是，學(xué)習(xí)做你自己，做到自律、自控、自覺，唯有自律、自控、自覺，以誠實(shí)負(fù)責(zé)的心態(tài)來面對自己，你的工作在未來才會更有效率。

所有的解決辦法只要有心，丟棄那種茫然，丟棄那種每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做計劃，有心就是讓自己內(nèi)心有一股對生命的熱愛，對工作多一份執(zhí)著。

你所安排的一切事情必有兩種結(jié)果，一個是離你的目標(biāo)很遠(yuǎn)，一個是離你的目標(biāo)很近，怎么做？關(guān)鍵在乎于心，關(guān)鍵在于你自己的選擇與決定。

電話干擾的原因及解決方法

浪費(fèi)時間的原因

電話干擾會浪費(fèi)很多時間。許多經(jīng)理人認(rèn)為電話經(jīng)常占據(jù)他們大量的時間。與電話有關(guān)的許多問題都牽涉到人性，牽涉到人的心理。接電話的強(qiáng)烈欲望不是來自電話，而是來自于人的心理，電話之所以會吸引你有很多原因，例如你假設(shè)每次電話都來的名正言順，需要你注意，而如果你不中斷自己的工作去接電話，就是不負(fù)責(zé)任的結(jié)論。你總有這種錯覺，不管來電者想要做什么，他的需要都比你當(dāng)時所做的事來得重要。

1．害怕冒犯別人

你之所以在不該接電話的時候接電話，而且講電話的時間比應(yīng)講的時間要久，是因?yàn)楹ε?，如果不接的話會讓來電者覺得不愉快。

2．希望保持消息靈通

不想漏掉任何情形，例如助理接電話時，許多管理者會下意識地停下工作旁聽。

3．自我膨脹

別人打電話來向你索取資料或者信息，你會有一種好像身價不凡的感覺，這就叫自我膨脹。

4．享受社交的樂趣

有些人無法抗拒社交的誘惑，把每次電話變成社交活動的工具，還有當(dāng)成現(xiàn)成的借口。如果你不愿意承擔(dān)某項(xiàng)艱巨或乏味的工作，接重要的電話便可以成為光明正大的拖延時間的借口。

解決的方法

電話干擾的確會給你的工作產(chǎn)生干撓，帶來很多時間的浪費(fèi)，會影響你的時間管理，解決方法主要有阻絕干擾和集合電話。

1．阻絕干擾

很多人就是因?yàn)椴涣私膺^濾電話，不知道如何處理電話，以至于他在一天的時間里往往都浪費(fèi)在接電話上。學(xué)會過濾電話，阻絕干擾有幾個步驟。

（1）處理

如果有可能盡量由助理回答來電者的需求，并記下有關(guān)的信息。

（2）轉(zhuǎn)接

如果助理無法處理電話，下一步就是把電話轉(zhuǎn)給團(tuán)隊里其他能夠協(xié)助的人。

（3）暫緩

如果遇到只有你能處理的狀況，助理要試著寫下留言，避免使你受到打擾，你可以下一步再去處理這個事情。

（4）速辦

如果來電者合乎你們事先約定好的原則，緊急事或者重要人物的電話可以直接接聽，速辦可以把時間壓縮更短。

圓滑過濾電話的一些訣竅，例如可以說：

◆(處理)你稍微等一下，我翻一下我們的檔案。

◆(轉(zhuǎn)接)我們的企劃主任今天下午正在著手這個計劃，要不要我把您的電話轉(zhuǎn)給他?

◆(暫緩)我想他11點(diǎn)左右就可以回你的電話，這樣可以嗎?

◆(速辦)我看我可不可以去打斷他一下。

如果你沒有助理怎么辦？

那么，你就必須與同事互相幫助接電話，安裝留言系統(tǒng)。如果有開關(guān)你可以暫時切斷，或?qū)㈦娫捯频揭暰€以外，關(guān)鍵性的時間索性拔掉電話的插頭，甚至把你的工作帶到?jīng)]有電話的地方。

2．集合所有電話

在某時間段把電話一起回掉，同時去做別的事情。就是說在這個時間你同時在回電話，就不會受到電話的干擾。

良好的電話交談技巧，有幾個簡單的方法：

◆暗示他談話即將結(jié)束，盡量簡短扼要。

◆提到您有時間限制時，就說待會兒得開一個會，開會之前有一分鐘的時間，問對方還需要任何幫助嗎?

◆坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我?guī)追昼娭畠?nèi)到達(dá)他辦公室，明天見。

不速之客的原因及解決方法

突然有人來拜訪你，只借用你一分鐘時間可以嗎？或者說你是一個經(jīng)理人，你把門大開著，就是歡迎來打擾。不速之客會造成你時間管理不當(dāng)。對于突然造訪的不速之客，及由于敞開門戶而來的不速之客，有不同的解決方法。一個高效率的現(xiàn)代人，要學(xué)習(xí)如何去應(yīng)對不速之客。

突然造訪的不速之客

1.解決的方法

突然有人來造訪你，“只借用你一分鐘時間可以嗎？”只占用你一分鐘時間，這絕不表示你會只花一分鐘的時間解決問題。

應(yīng)對這種情況可以有以下幾個解決方法。

（1）延后處理

遇到不速之客干擾時，如果需要可以另外安排談話的時間，即延后處理。你可以說：“對不起，我們改天或者什么時候再來討論這件事情?！蹦憧梢援?dāng)場把約定的談話時間記在記事本上，表示你會守信用。

（2）把訪客轉(zhuǎn)交給別人

經(jīng)常是訪客來找到你，明明不是你的事情，那你可以轉(zhuǎn)交給別人來處理。如果可能，鼓勵部屬自己去尋找答案，或?qū)で笳移渌耐聨椭?/FONT>

（3）另外安排時間

可以另外安排時間，重新安排與不速之客見面的時間。要定一個時間上限，這樣你可先安排好多次談話的時間，訪客在你結(jié)束見面之前也才不會感到意外，如果你對談話的時間沒有把握的話，絕對不要因?yàn)檫t疑而不敢發(fā)問。

2.回答問題

對于有很多人說我可以打擾你一分鐘嗎？在你回答有或沒有之前，永遠(yuǎn)要問：什么事？對于不速之客的問題，回答時應(yīng)注意：

（1）簡明扼要

如果你可以回答而不至于打斷正從事的工作，千萬要扼要地回答，然后雙方都可以繼續(xù)做自己的事情。有人到你的辦公室來，你甚至可以站起來跟他講話。如果你坐著，就是給那些不速之客機(jī)會。

（2）長話短說

一個你以為可以很快問完的問題，有時常常會變成一個比較復(fù)雜的問題，例如與訪客談了幾分鐘以后，你發(fā)現(xiàn)這個事要多花點(diǎn)時間，你就可以說：

◆我原以為這是個簡單的問題，但現(xiàn)在看起來問題有點(diǎn)復(fù)雜了，對不起，我早該問你花多少時間。

◆我12點(diǎn)以前要完成老板交給我的任務(wù)，把你的事情延期到明天好嗎？

◆坦率直言，你可以開門見山地說，我真的不想讓你掃興，但是我現(xiàn)在真沒空，希望你能夠見諒，或者希望你能夠諒解。

門戶開放的不速之客

1.浪費(fèi)時間的原因

浪費(fèi)時間的第二個原因就是敞開你的大門,門戶開放等于是聽命于別人，這種方式可以讓需要找你的人都能夠找到你。但是在很多情況之下，你卻變成了公然歡迎別人的打擾對象，你把門打開了，不速之客當(dāng)然會進(jìn)來。

2.解決的方法

(1)學(xué)會過濾

◆讓部屬安排見面的時間。如果沒有助理的時候，一開始就設(shè)好時間。

◆當(dāng)這個不速之客要找你談話時，你可以到別的辦公室去談，或者站起來說話。

◆不速之客如果是你的上司或你的老板，你要盡早謹(jǐn)慎地提到你正在替他進(jìn)行的工作及完成期限，詢問自己是否可以晚一點(diǎn)去他的辦公室以便討論別的事情。

(2)不要讓別人找到你

不算是很好的方法但卻很有效的做法就是不要讓別人找到你。因?yàn)槟愕墓ぷ魈貏e是你的職位越高，你的工作任務(wù)越重，你的時間就越寶貴。不讓別人找到你，即不干擾別人也就不被別人干擾。

如果一個組織認(rèn)為需要強(qiáng)化有形的門戶開放政策的話，你和所有的同事就必須發(fā)揮相互尊重的精神，留意他人的作息時間，不要讓自己變成干擾者。

用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法

浪費(fèi)時間的原因

在競爭激烈的社會環(huán)境里，公司改組，縮小規(guī)模，裁減人員的管理方式已經(jīng)司空見慣，管理人員必須會利用較少的員工去完成較多的或至少與過去等量的工作，因?yàn)樵绞歉偁?，人手越不?工作量就會越大。管理人員必須學(xué)會如何利用較少的人去完成更多的工作，或者說與過去等量的工作。

員工能力不足或部屬欠缺完成工作的能力是浪費(fèi)時間的重要原因。這意味著：

◆公司雇人程序出了錯；

◆該職位提供了不正當(dāng)?shù)挠?xùn)練，因?yàn)椴徽?dāng)?shù)挠?xùn)練造成員工不知道他的工作中，每一天做的最有價值的事情是什么。

解決的方法

1.教導(dǎo)員工善用時間

教導(dǎo)員工善用時間，學(xué)習(xí)良好的時間管理，告訴他們排除干擾包括來自你的干擾，并示范如何為一天設(shè)立目標(biāo)，以及將這些目標(biāo)排出優(yōu)先次序的技巧。

【案例】

海爾公司的企業(yè)文化中強(qiáng)調(diào)的逐日完成計劃的一種習(xí)慣，即OEC管理的日清、日結(jié)、日高。海爾教導(dǎo)他們的員工提高效率，今天要把今天的事情完成，而且要比昨天更進(jìn)步。提高效率就是在節(jié)約時間。他們運(yùn)用每日計劃完成他們的工作，如果員工沒有做好，主管就會要求他站在海爾公司里一種叫做6S大腳印上面，檢討一下為什么今天的工作沒有完成，為什么進(jìn)度沒有完成，要怎么樣做才能做得更好。

2.提升員工時間管理的成本意識

改善現(xiàn)有員工運(yùn)用的情況，如果還是不足，就必須擬定一套職位管理計劃，根據(jù)工作日志做一次詳盡的成本利用分析。現(xiàn)在很多員工比較缺乏成本意識，有的人是為工作而工作，不知道得他今天的工作價值，他僅是為了這個公司而上班。所以作為主管，你必須讓你的員工，你的團(tuán)隊里的每一個人了解時間的成本觀念。你這個月做多少業(yè)績是用多少時間完成的，你每一次的時間成本是多少，透過這種時間成本的訓(xùn)練去影響他們，讓他們?nèi)ソ邮苡?xùn)練。讓員工接受良好的訓(xùn)練，同時你也可以帶領(lǐng)他們完成每天的工作，對員工發(fā)揮極大的影響力。所謂開發(fā)潛能就是訓(xùn)練并教導(dǎo)你的員工了解時間的成本意識。

社交閑談的原因及解決方法

浪費(fèi)時間的原因

純粹的社交動機(jī)用一句話來講叫做不甘寂寞。需要改變工作的步調(diào)異常和好奇心理，渴望消息靈通，滿足自我，害怕冒犯別人，無法抗拒、喜歡社交的人，工作時間在辦公室里閑談，都是造成浪費(fèi)時間的原因。

解決的方法

(1)過濾訪客與電話

來訪的客人要讓秘書首先接待，謝絕與工作無關(guān)的人員和電話。

(2)衡量辦公地點(diǎn)是否恰當(dāng)

很多大公司設(shè)置ＯA辦公區(qū)，每人一個空間，不要造成員工與員工之間的對話，避免無謂的言談。過去的辦公室是屬于開放式的，你坐在我前面，他坐在我后面，一個人講話大家聽得到，然后辦公室里面你說我說他說，造成了工作效率的降低。

(3)設(shè)置一些暗示社交時間的結(jié)束技巧

社交的閑談，如果不是跟工作有關(guān)的，要盡量保持站姿，因?yàn)楸３终咀藭r，別人的談話就會很快結(jié)束。如果你保持坐姿，話一講起來就沒完，浪費(fèi)時間。同時不要向那些聊個不停的人讓步，說話要有重點(diǎn)。

權(quán)責(zé)混淆的原因及解決方法

浪費(fèi)時間的原因

權(quán)責(zé)，其中權(quán)是指職權(quán)，是完成你所負(fù)責(zé)工作的權(quán)利；責(zé)是責(zé)任，是誰有義務(wù)做什么工作的問題。

權(quán)責(zé)混淆是浪費(fèi)時間、降低效率的一種最主要的因素。主要表現(xiàn)在：

◆權(quán)責(zé)問題主要是發(fā)生在工作項(xiàng)目的說明上，說明含糊不清就會導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清。

◆權(quán)責(zé)配合不當(dāng)，會浪費(fèi)許多時間，甚至浪費(fèi)精力。有些管理者每天都給很多員工做某件事的責(zé)任，卻沒有授予他們完成指示的權(quán)利。

【案例】

某公司的總經(jīng)理聘用了一位秘書A，這名秘書上班不到一個星期，出差的董事長在外面打電話到總經(jīng)理室，秘書A接了電話。董事長交代了很多事情叫他去辦，A非常負(fù)責(zé)任，把事情都安排好了。其中有一件事情，就是幫董事長定機(jī)票。后來由于行程更改，機(jī)票又只得重新訂了。

你認(rèn)為這個秘書的問題出現(xiàn)在哪里呢？

事實(shí)上問題出在這個秘書身上。她非常負(fù)責(zé)任，但是買機(jī)票的行程她應(yīng)該與董事長的秘書協(xié)商，或者把這個事情交給董事長的秘書或辦公室的成員去處理。她的職責(zé)是總經(jīng)理的秘書，董事長交代她買機(jī)票，她也應(yīng)該買，但她應(yīng)該去跟別人協(xié)調(diào)。她直接獨(dú)攬完成了，這就出現(xiàn)了權(quán)責(zé)混淆問題。

解決的方法

(1)定期更新所有員工的工作說明，以保證他們真正的權(quán)責(zé)得到清楚的界定

(2)權(quán)責(zé)對等

◆交出職責(zé)時一定要授予同等的職權(quán)。

◆主動檢討并提供對等的職權(quán)。

【案例】

某公司銷售部的一名副經(jīng)理A計劃對銷售人員做一次培訓(xùn)，他直接跟外面的一些培訓(xùn)師資聯(lián)絡(luò)、討論，甚至談到報酬問題?？墒枪镜娜肆Y源部主管B，在他的年度計劃里已經(jīng)安排在某一段時間對銷售部的員工進(jìn)行類似的培訓(xùn)。這就造成了權(quán)責(zé)混淆，沒有做好協(xié)調(diào)工作，造成公司無謂的浪費(fèi)。

公司的人力資源部要跟銷售部協(xié)調(diào)。所有的培訓(xùn)工作應(yīng)該是由人力資源部的培訓(xùn)主管統(tǒng)籌辦理的。銷售部要做培訓(xùn)，應(yīng)該把培訓(xùn)的時間、培訓(xùn)的地點(diǎn)、師資的要求等統(tǒng)一交給培訓(xùn)部門的主管來負(fù)責(zé)。

上例中銷售部要辦培訓(xùn)，他的上級主管銷售部的總監(jiān)或者銷售部的總經(jīng)理，可能批示了，在批示之前可能以為A已經(jīng)協(xié)調(diào)好了，所以公司便投入時間、投入精力。但是公司人力資源部已經(jīng)安排了銷售培訓(xùn)，而銷售部又在辦，所以出現(xiàn)了重疊培訓(xùn)現(xiàn)象。這是因?yàn)闄?quán)責(zé)不明，沒有充分的溝通與協(xié)調(diào)。銷售部承辦培訓(xùn)的人，沒有主動地去跟人力資源部統(tǒng)一和協(xié)調(diào)培訓(xùn)事宜，造成權(quán)責(zé)混淆。因此在發(fā)生權(quán)責(zé)混淆情況時，應(yīng)該主動檢討工作項(xiàng)目重疊的可能性。

溝通不良的原因及解決方法

浪費(fèi)時間的原因

一個群體，一個團(tuán)隊的士氣是否高昂，彼此之間的融洽度是不是良好，一個重要的原因就是溝通，溝通不良是造成浪費(fèi)時間的原因。

1.不明白事情的重要性

上例中那個秘書主動承攬了一些事情，但她不明白事情的重要性，沒有去溝通，造成了一些不好的影響。

2.沒有時間

沒有安排時間，讓大家通過會議或是通過工作以外的時間來溝通，大家彼此表述一下對工作、對目標(biāo)的一些看法。往往是你做你的，我做我的，彼此之間沒有互通信息，甚至也不知道如何去協(xié)調(diào)。一個團(tuán)隊溝通不良，這個單位的主管要負(fù)完全責(zé)任。

3.沒有傾聽

沒有學(xué)習(xí)傾聽，每個人的工作都是絕對的重要，你說你的重要，我說我比你的還重要，那到底誰最重要呢？所以不知道事情的重要性，因?yàn)闆]有安排時間來溝通，大家對事情不了解，就是沒有所謂的傾聽。要知道，上帝給你兩只耳朵，就是要讓你多去聽聽別人的意見。

4.溝通的目的不明確

有溝通但不知道溝通的目的是什么，為什么事情而去交流、交換信息，或者說是去協(xié)調(diào)。溝通目的不明確也會造成時間浪費(fèi)。

5.時機(jī)不當(dāng)

有時候地點(diǎn)不對，方式不對，人不對，時機(jī)不當(dāng)也很難溝通。

6.溝通的機(jī)會不夠

溝通的機(jī)會不夠，彼此之間在有些事情上經(jīng)過日積月累，往往會有一些不良的因素存在，因此要制造便于溝通的機(jī)會。一個企業(yè)最大的責(zé)任是在做到為社會盡責(zé)任的，同時，它也在追求利潤最大化，而追求利潤最大化和盡到社會的責(zé)任都有一個目的，就是要讓這個團(tuán)隊更具生產(chǎn)力和凝聚力，因此把時間安排好，讓員工了解溝通的重要性就很重要。

解決的方法

溝通的方式有很多，有電話溝通、口頭溝通、文字溝通、信件溝通等方式。訓(xùn)練或者培育一個人溝通的技巧，改善溝通的步驟，關(guān)鍵是如何去溝通，怎樣去運(yùn)用溝通的工具。不管用電話也好，語言也好，文字也好，應(yīng)該選擇什么方法和步驟，要仔細(xì)思考。

1.學(xué)習(xí)改善溝通的技巧

（1）學(xué)會傾聽

在溝通不良造成浪費(fèi)時間的時候，你要學(xué)習(xí)的是做一位好聽眾，這對每一個人都很重要。團(tuán)隊成員中每一個人的工作都是非常重要的，各有各的難度，但是彼此之間應(yīng)該都有一個共同的目標(biāo)，就是希望讓這個團(tuán)隊、讓這個公司更好。每一個人首先要學(xué)習(xí)的是接納別人和尊重別人，做一個好聽眾。

（2）使用恰當(dāng)?shù)淖盅?/FONT>

溝通時要使用恰當(dāng)?shù)淖盅邸?/FONT>例如總務(wù)部的一個職員，馬上要買一件東西，首先得到上級批示，然后去取款。假設(shè)你是一個財務(wù)人員，在取款的過程中，可能是程序錯了，或者步驟錯了，不能取款。如果你對他說：不行，沒有簽字就不能取款。那樣就造成了溝通不良。使用恰當(dāng)字眼，你就應(yīng)該學(xué)習(xí)這樣說：我非常理解你的難處，同時我也知道這個事情對你的重要性，我只是做個建議，您不妨再讓你的經(jīng)理簽個字，如果沒有問題我們馬上就撥款。

（3）運(yùn)用非語言式的溝通

天下有三大利器，舌尖、筆尖、刀尖。人們常常都是靠語言，但是除了語言以外還有很多可以溝通的方式，例如你可以用善意的微笑，這也是最好的溝通方式。

2.改善溝通技巧的步驟

首先弄清目的。如果你不清楚自己為什么要傳達(dá)這個信息，就會表現(xiàn)出一種沒有把握的態(tài)度而破壞了溝通的進(jìn)行。選擇適當(dāng)?shù)那??？梢杂每谡Z溝通，電話溝通，也可以發(fā)一個E-mail溝通，甚至可以私下喝杯咖啡來溝通。盡可能以最少的干擾選擇適合接收者接收的信息。傳達(dá)信息特別重要的是注意自己的用字措辭，要求對方給予反饋，做個好聽眾，排除偏見，以開放的心態(tài)去跟別人談話。