時間管理策略的運(yùn)用
以前老板和公司的主管與外面聯(lián)絡(luò)都是通過坐在辦公室里的秘書來進(jìn)行的,而外界與老板取得聯(lián)系,首先打交道的也是秘書。然而在現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)社會,在高科技的競爭時代,在傳呼機(jī)、手機(jī)、掌上電腦這種立體式的通信時代,如何應(yīng)付、處理隨時涌現(xiàn)在未來的時間表上的約會,是每個主管頭痛的事情。要保持每天工作不會被這種網(wǎng)絡(luò)時代的先進(jìn)通訊擠壓得失去控制,就得要有一套管理時間的策略。
因應(yīng)高科技競爭的時間管理的策略可以用五個字來概括,就是快、準(zhǔn)、空、多、閑。
時間管理的策略——何謂快、準(zhǔn)、空、多、閑
快
快是指加快工作速度,等工作干了一段以后,才回頭斟酌,必須放棄舊時代的那種慢工出細(xì)活的思想。
因為網(wǎng)絡(luò)時代的信息更新得太快了,例如網(wǎng)絡(luò)中的新聞是隨時可以更新的,不像過去,新聞是一天才換一次,報紙一天才出一次。任何事情都可能影響到商業(yè)活動,因此,現(xiàn)在高科技行業(yè)中的管理人員,首先你的任務(wù)就是把產(chǎn)品和信息推出,再通過網(wǎng)絡(luò)不斷地把改進(jìn)的產(chǎn)品、信息給顧客。對于公司內(nèi)部的管理也是一樣,首先是要有進(jìn)展,然后再利用快速的網(wǎng)絡(luò)不斷改進(jìn)工作的質(zhì)量。如果認(rèn)為產(chǎn)品一經(jīng)推出就完善無缺,而將產(chǎn)品壓在公司內(nèi),那么在信息發(fā)達(dá)的今天,等你這個產(chǎn)品產(chǎn)出的時候,你就會發(fā)現(xiàn),市場上已經(jīng)有了跟你很接近或者同類的產(chǎn)品。他們質(zhì)量可能不如你,但市場卻是他們的。
因此快是一種秘訣。工作要快,在時間安排上應(yīng)有一個密集、超進(jìn)度、不拘小節(jié)的時段,再有一段緩和、釋放產(chǎn)品和修改產(chǎn)品的時間。
準(zhǔn)
準(zhǔn)有兩個意思。
1.對準(zhǔn)目標(biāo)
在許多事情同時開展時,不管事情的先后順序和形態(tài),而要對準(zhǔn)你心中的那個核心目標(biāo),這個目標(biāo)不一定是長遠(yuǎn)的,也可以只是短時間的。因此必須克服時間的順序和事情的大小,只有一句話,對準(zhǔn)目標(biāo)。
2.準(zhǔn)許每一周的一到兩天,沒有任何的計劃
在這一天到兩天你可以處理一些重要的事情。這是由于在集中精力趕工作進(jìn)度和計劃的時候,一些重要的事情被擱置一邊,但如果每一周有一天到兩天作為靈活性、機(jī)動性的時間,你就可以處理與當(dāng)前工作進(jìn)度無關(guān),但卻是重要的事情。例如公司需要趕著做產(chǎn)品的市場推廣,也不能推卸投資人的約談。
空
空就是每一周空出一天不做任何與工作有關(guān)的事情。因為在無關(guān)的領(lǐng)域中去探索的時候,你的思維框框就會被打破。這一天要上網(wǎng)去尋找任何未知領(lǐng)域的信息,任何無關(guān)于公司現(xiàn)行日常業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息,可能會產(chǎn)生思維的亮光。因為在無關(guān)領(lǐng)域探索時,有的思維框框完全被打破,在未知領(lǐng)域中,企業(yè)強(qiáng)人特有的驕傲也消失了,當(dāng)人懷有謙虛的心態(tài)在未經(jīng)的住處相遇時,發(fā)明的光芒就會出現(xiàn)。
多
多是指要多用電子郵件、傳真、信件。
E-mail的好處:
◆可以隨時查閱,而不需要你的秘書送到案頭
◆可以使你更好地安排時間,不像電話要隨時接聽
◆可以隨時收發(fā)信息
閑
閑就是留出時間,讓自己閑下來,不做任何事情,只做休閑的事,這點短時期內(nèi)不重要,但長期卻十分重要。你可以加以思考,怎樣把你的一天變成48小時。
時間管理策略的運(yùn)用——如何運(yùn)用快、準(zhǔn)、空、多、閑
【案例1】
美國財富雜志曾經(jīng)有一個報道高級主管是如何分身乏術(shù)的例子。高級主管的一天經(jīng)常是十分忙碌的,一個接一個的會議,電話不斷,甚至于舟車矛盾,很多的研討會甚至于吃飯時都有人給你匯報,這叫早餐匯報,或者叫做午餐匯報,這些高級的主管們,既要有宏觀的眼光思考公司的長遠(yuǎn)大計,又要聚精會神地盯著公司的那些營運(yùn)的瑣事。前任的惠普總裁,還有東南航空的最高執(zhí)行長官,天美時鐘表的最高執(zhí)行長官,這些名人幾乎都是常年在外。他們沒有時間跟顧客溝通,要接受采訪,甚至還要跟總統(tǒng)開會,他們有什么秘訣來管理時間呢?
報告指出:時間管理其實就是做決策,是決定哪些事情重要,哪些事情不重要。
前任惠普公司的總裁格拉特把自己的時間劃分得清清楚楚,他花20%的時間和顧客溝通,35%的時間用在會議上,10%的時間在電話上,5%的時間看公司的文件,剩下的時間用在和公司沒有直接或間接關(guān)系,但卻有利于公司的活動上。例如接待記者采訪,預(yù)備業(yè)界共同開發(fā)的技術(shù)專案,或者總統(tǒng)召集他們參加有關(guān)貿(mào)易協(xié)商的咨詢委員會。當(dāng)然每天要留下一些空檔的時間來處理那些突發(fā)事件,例如接受新聞界的采訪。
【案例2】
美國第二大電腦公司的總裁庫拉特,每年有2/3的時間都不在公司。他怎么會有時間和顧客溝通?關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用了一些退休的主管來擔(dān)任這項工作。他把與顧客的電腦溝通工作都授權(quán)出去了,所以雖然他不與客戶直接溝通,仍然可以掌握到顧客需求。庫拉特還授權(quán)別人來替代他到外界去演講。因為他有授權(quán),所以他才有更多的時間。
越來越多的高級主管,讓別人來掌握自己的時間表。這并不代表主管失去了自我控制,相反地,主管可以自由地針對目標(biāo)和策略做更廣闊的思考。當(dāng)然,這必須有一位得力的助手才行。美國東南航空公司的最高執(zhí)行長官凱勒赫,他授權(quán)一位副總裁(是他的法律秘書)全權(quán)管理他的時間表。每天副總裁都會給他一張待處理的單子,里面的事情分成兩類,一類必須立刻完成,一類是最遲可以延長到明天早上完成的。這個效果非常的神奇。
所以高級主管管理時間的方式各有不同,但目的都是一樣的,讓自己有時間去思考全局。
大部分的主管都同意,在日理萬機(jī)之余讓身心有適度的休息是必要的,常年在外旅行的美國天美時裝公司的最高執(zhí)行長管杰克·彼有個原則,旅行期間一天晚上安排和顧客共進(jìn)晚餐,另一天晚上休息,像這樣把時間做適度調(diào)整的方法也可以供大家參考。
在高科技發(fā)展的今天,如何讓自己過得更有意義,如何讓自己的工作更具有生產(chǎn)效益,如何讓你自己有更多的時間來思考未來的事情,甚至去做更正確的決策,如何去快,如何去準(zhǔn),如何要去空,如何去多,甚至如何去閑,好像都是非常簡單的事情,但是關(guān)鍵就在于你怎么樣去用。
快
制定計劃要快,行動要快。
準(zhǔn)
準(zhǔn)是永遠(yuǎn)在瞄準(zhǔn)你的目標(biāo)。每做一件事情,你就要去思考,這個決定是不是離你的目標(biāo)很近,這個決定會不會浪費(fèi)你的時間或者說會不會浪費(fèi)你團(tuán)隊的時間。
你要永遠(yuǎn)對準(zhǔn)目標(biāo)。一個企業(yè)之所以生存是因為它有更多的顧客,或者說他能夠獲取更多滿意的顧客,準(zhǔn)就是有更多的滿意顧客。
空
對于一般人來講,有時候要讓自己暫時地把腦袋清空,去接受一些新的事物。這樣才能夠引發(fā)更多想象以及創(chuàng)造的空間。同時你也可以獲得你的競爭對手更多的信息。
多
多休息,多進(jìn)修,多與人溝通,多反省自己。如果你沒有經(jīng)常地反省自己,如果你沒有經(jīng)常地去接受新的事物,如果你沒有經(jīng)常地去跟別人溝通,你可能就是一個高科技時代的孤獨(dú)人。
閑
休息是為了走更長遠(yuǎn)的路。工作也好,生活也好,永遠(yuǎn)要讓你的心境處在最佳的狀態(tài),所以應(yīng)該在你的人生規(guī)劃、目標(biāo)規(guī)劃里,安排一段屬于你自己的時間,讓自己有更多的獨(dú)立思考空間。
【案例】
某家公司在企業(yè)精神方面的三句話:
◆快。不管做任何事情,強(qiáng)調(diào)積極的行動。
◆認(rèn)真。你永遠(yuǎn)是認(rèn)真地對待自己,認(rèn)真地對待顧客,認(rèn)真地對待你周邊的每一個人,甚至要認(rèn)真地對待你的工作。
◆全力以赴。不管在任何時間、處理任何事情的時候,你永遠(yuǎn)是強(qiáng)調(diào)專注,這種專注叫做全力以赴。
【自檢】
時間管理其實就是做決策,是決定哪些事情重要,哪些事情不重要。在你的時間管理中,是否做到了快、準(zhǔn)、空、多、閑?如何把這些思想應(yīng)用到實踐中去?請結(jié)合你的具體情況談一下你的感想。
快:_____________________________________
準(zhǔn):_____________________________________
空:_____________________________________
多:______________________________________
閑:______________________________________
【總結(jié)】
因應(yīng)高科技競爭的時間管理的策略:制定計劃要快,行動要快;永遠(yuǎn)在瞄準(zhǔn)你的目標(biāo);把腦袋清空,去接受一些新的事物;多休息,多進(jìn)修,多與人溝通,多反省自己;安排一段屬于自己的時間;要讓你的心境處在最佳的狀態(tài)。