授課講師：趙鴻敏（杭州鴻陽超商品牌管理有限公司：法人代表）

授課時間：2012年7月16日至7月18日

服務(wù)客戶：湖北省孝感市乾坤購物中心有限責(zé)任公司丨

授課地點(diǎn)：湖北省孝感市

主講課程內(nèi)容：商超門店采購及銷售數(shù)據(jù)分析與優(yōu)化方式培訓(xùn)

在一個現(xiàn)代化的大賣場中，采購、營運(yùn)、倉儲、財務(wù)、企劃、三信等職能部門都有其各自專職的功能，分擔(dān)大賣場日常動作中的各環(huán)節(jié)工作，其操作流程及內(nèi)容有較強(qiáng)的獨(dú)立性，但是，各部門間的協(xié)調(diào)配合是否流暢對各職能部門動作效率的高低卻起著相當(dāng)重要的影響作用，從采購部角度出發(fā)，與各職能部門的協(xié)調(diào)主要有以下幾方面內(nèi)容。

一、 與營運(yùn)部門的協(xié)調(diào)

1、 明確各自分工及職責(zé)。

作為采購部，其主要功能屬“開源”，而營運(yùn)部的職責(zé)為“節(jié)流”，明確這一點(diǎn)相當(dāng)重要，即采購從組織商品貨源、控管品質(zhì)、合理制定價格，獲取營運(yùn)外收入，保證穩(wěn)定的貨源供應(yīng)，協(xié)調(diào)好重要供應(yīng)商的關(guān)系，了解市場信息，供應(yīng)商支持的取得，促銷活動的安排，DM執(zhí)行等方面作好本職工作；而營運(yùn)部則從保持排面的貨量充足、對缺斷貨的報單，賣場及排面整潔有序、執(zhí)行先進(jìn)先出以保證商品鮮度、對現(xiàn)貨員的管理以提高其工作效率、對采購主管落實(shí)的各種促銷陳列方式予以安排落實(shí)、對問題商品（季節(jié)性、庫存結(jié)構(gòu)性、商品品質(zhì)等）的及時反映、對商品的臺帳管理等等方面完善操作，減少商品不必要損耗。

2、 對 “ 缺斷貨的單 ” 、“ 作價變更 ” 、“ 查詢商品處理 ” 、“ 退貨 ” 、“ 店內(nèi)碼 ” 等具體問題操作流程明確。

（1） 缺斷貨處理

營運(yùn)主管發(fā)現(xiàn)排面缺斷貨經(jīng)倉庫核實(shí)后報單，由采購主管下訂單（貨到──提貨上排面   貨未到──營運(yùn)主管通知采購并征詢意見后調(diào)整排面）。

（2） 作價變更

采購主管填制變價單，須注明變價生效日期，交營運(yùn)主管簽收，由營運(yùn)主管交文員變價，制作并更換排面標(biāo)簽。

（3） 查詢商品處理

營運(yùn)主管將查詢商品（保質(zhì)期極短的商品例外）每月二十日整理出清單（具體品名、規(guī)格、型號及數(shù)量）交采購主管處理（設(shè)立靜止日期，便于確定數(shù)量串換），由采購主管通知供應(yīng)商至指定場地串換商品。

（4） 退貨處理

A、 當(dāng)營運(yùn)主管發(fā)現(xiàn)商品滯銷或回轉(zhuǎn)率過低（以數(shù)字為依據(jù)）符合退換貨規(guī)定，則可填寫退貨通知單，上面記載廠名、廠編、品名、規(guī)格、數(shù)量及退貨原因和退貨日期。

B、 退貨建議單須要營運(yùn)主管開立，填寫完整后交采購主管簽字確認(rèn)后，由營運(yùn)部副理級以上主管簽字確認(rèn)，始可生效。

C、 退貨商品由營運(yùn)主管裝箱完畢，并與供應(yīng)商聯(lián)系，通知退貨日期并于退貨前一日繳至倉儲部門完成簽收。

D、 退貨通知單一式四聯(lián)原件之一由營運(yùn)主管保留，原件之二由倉儲部門保留，原件之三供應(yīng)商保留，原件之四交財務(wù)。退貨單由營運(yùn)部文員打印。

E、 營運(yùn)主管要執(zhí)行退貨處理時，必須安排新商品或其他商品，放置于原排面，并且要控制到商品一出則一進(jìn)的原則不可造成空排面或缺斷貨。

（5）  店內(nèi)碼

原則上由營運(yùn)部理貨員打制并粘貼（采購主管最大限度與供應(yīng)商協(xié)商分擔(dān)此工作量），并建立登記簿以保證每月各供應(yīng)商費(fèi)用收取的落實(shí)。

（6）  訂單數(shù)量及送貨地點(diǎn)的確定

采購主管下單前將數(shù)量交營運(yùn)主管復(fù)核，訂單打制后盡可能征詢營運(yùn)主管關(guān)于送貨地點(diǎn)確定的意見。

（7）  促銷人員及活動安排

由供應(yīng)商填寫“申請表”由營運(yùn)主管簽字后安排（確定具體人數(shù)、時間及相關(guān)手續(xù)），繳清費(fèi)用后方可進(jìn)場，由營運(yùn)主管負(fù)責(zé)管理。

（8）  有關(guān)堆頭等特殊陳列在經(jīng)采購主管商定具體期限、體積大小、陳列方式并報部門經(jīng)理及總經(jīng)理審定后由營運(yùn)部根據(jù)品牌重要性、供應(yīng)商支持力度及費(fèi)用多少確定位置并落實(shí)。

（9）  采購主管落實(shí)贈品后必須由營運(yùn)部派專人進(jìn)行管理、收發(fā)予以登記，禁止公司人員隨意支取及個人使用。

二、 與倉儲部門的協(xié)調(diào)

1、 采購送訂單限定時間，一天分三次送單（AM9：00，AM11：00，PM2：00），特殊情況由采購經(jīng)理簽字后可臨時送單。

2、 采購部下訂單時，必須寫明送貨時間和地點(diǎn)，寫錯地點(diǎn)造成重復(fù)勞動由當(dāng)事人負(fù)責(zé)，訂單上條碼（店內(nèi)碼、國際碼）、品名、規(guī)格要絕對正確，否則要處罰。比例有誤，經(jīng)采購主管在訂單上修改簽字后收貨，采購主管及時交電腦文員更正，若未更正，則罰款30元/次。

1、 若廠商無定單送貨，原則上可拒收，特殊情況由采購主管制單，交部門經(jīng)理認(rèn)可并簽字后，倉庫予以驗(yàn)收。

2、 由于保質(zhì)期或包裝不能達(dá)到要求，倉庫有權(quán)拒收，并通知采購主管作補(bǔ)貨調(diào)整。

3、 退貨由營運(yùn)主管開單，采購確認(rèn)后簽字并通知廠家，退貨商品在倉庫寄放時間為市內(nèi)廠家三天，市外廠家十天，超過倉庫可通知采購，向供應(yīng)商收取20元/天的寄放管理費(fèi)用（對方無法自提退貨，可由倉儲辦理托運(yùn)手續(xù)，費(fèi)用從該供應(yīng)商付款中扣除）。廠家送貨日期以采購部填寫為準(zhǔn)，超期倉儲部將訂單退回采購，由采購部負(fù)責(zé)對廠家供貨誤時進(jìn)行處罰。

4、 特殊商品的收貨問題，根據(jù)實(shí)際情況兩部門協(xié)商辦理。

5、 有大批量進(jìn)貨，采購部須提前二天通知倉儲，以便合理安排。

三、 與財務(wù)部門的協(xié)調(diào)

1、 新的供應(yīng)商在采購主管簽定合同并審批同意后填寫廠商交易單交財務(wù)備案登記。

2、 財務(wù)結(jié)算

A、 時限：每月25日關(guān)帳，26日至次月9日對帳，次月10日按合同注明帳期付票。

B、 供應(yīng)商憑送貨單及定貨單至財務(wù)核對帳目后、由采購主管填寫付款審批單，供應(yīng)商憑“稅票、銷貨清單、訂單、送貨回單、付款審核單”經(jīng)各級審批后至財務(wù)結(jié)算，采購主管應(yīng)將各供應(yīng)商應(yīng)扣之費(fèi)用（月返點(diǎn)、DM費(fèi)、罰款、條碼費(fèi)及其他應(yīng)扣的款項）在扣款通知單上注明送財務(wù)部。

C、 對部份存在設(shè)定信用額度的供應(yīng)商，各采購主管應(yīng)將該類供應(yīng)商列清單（注明信用額外負(fù)擔(dān)度及超額度部分的付款方式）交財務(wù)備案，以便超定額外負(fù)擔(dān)時辦理超額付款手續(xù)，保證供貨穩(wěn)定。

D、 對變更交易條件的供應(yīng)商，采購主管應(yīng)將其變更單（經(jīng)審批）交財務(wù)作相應(yīng)變更，保證采購與財務(wù)在操作上的連貫性。

E、 對于按實(shí)際銷售付款的供應(yīng)商（代銷性質(zhì)），采購主管以電腦當(dāng)月銷售的數(shù)據(jù)為依據(jù)，通知供應(yīng)商抽單結(jié)算，若供應(yīng)商單據(jù)金額較大無法抽單，則由財務(wù)結(jié)算時在對方提供的結(jié)算原始憑證上蓋章注明“已結(jié)金額、尚存余額、日期”等內(nèi)容，以便于

下次結(jié)算時核對。

F、 財務(wù)在接到倉儲部轉(zhuǎn)來的入庫單及供應(yīng)商送貨單后，經(jīng)核對發(fā)現(xiàn)商品串錯，進(jìn)價有誤，

入庫數(shù)不對等等問題，及時與采購主管聯(lián)系，盡快解決。

A、 采購部在簽訂采購合同時，應(yīng)同時明確廠商所供商品的稅率，并交財務(wù)部備案登記，結(jié)算時不能提交原商定稅率的增值稅發(fā)票，則不予結(jié)算，（從本流程起用日期起計）。

B、 采購部在簽訂合同時，遇有廠商只能提供普通發(fā)票、小規(guī)模納稅人發(fā)票、農(nóng)副產(chǎn)品交易發(fā)票、免稅發(fā)票等情況，應(yīng)事先征詢意見后再確定進(jìn)價。

四、 與企劃部門的協(xié)調(diào)

1、 DM提報：企劃部排定DM刊發(fā)周期，提前一個月開始DM商品的提報工作。

2、 企劃部參與各采購主管和供應(yīng)商之間關(guān)于POP、燈箱、展示臺、小型廣告等涉及制作，陳列形式內(nèi)容的商談過程，提高效率。

3、 對新品及特價商品（DM）采用不同的標(biāo)簽形式予以顯示。

4、 完善賣場氣氛的企劃策劃及制作。

5、 與采購主管及供應(yīng)商策劃大型營銷活動。

6、 參與賣場調(diào)整規(guī)劃，提供較好的陳列和調(diào)整格局意見。

五、 與三信部門的協(xié)調(diào)

1、 對新品引進(jìn)的程序，三信在兩個環(huán)節(jié)上參與：

首先，在采購主管新品引進(jìn)洽談前，通知供應(yīng)商將樣品及三證交三信審核，符合銷售手續(xù)后方可進(jìn)行具體洽談。其次，在合同簽訂并制新品維護(hù)單后，先交三信審核有無缺項內(nèi)容，以免標(biāo)價簽的不完整。

未依流程辦理的商品，三信可通知營運(yùn)部不上排面，通知財務(wù)不予結(jié)帳。未經(jīng)審核的標(biāo)價簽差錯按5元/張扣罰當(dāng)事人，其主要目的是規(guī)范完善商品管理，以協(xié)調(diào)為主雙方合作完善。

2、 三信部門在公司的支持下，努力與公司外各級主管監(jiān)督部門建立融洽的工作關(guān)系，對采購的商品開發(fā)及賣場營運(yùn)的正常拓展創(chuàng)造較好的外圍條件。

3、 三信部門每月定期與采購主管舉行一次碰頭會，雙向的交流各種信息，提高采購主管的專業(yè)素質(zhì)，完善三信部門的工作內(nèi)容。

另外，采購部門、電腦部門、公司辦公室等其他職能部門也都存在著密切的聯(lián)系，需要默契的配合。

總之，各部門的工作在整個公司運(yùn)作的流程中都是前后聯(lián)系，相互合作的，彼此間密不可分。對處理工作中相互銜接問題的原則是：分清責(zé)職，靈活處理，非重大決策問題，在部門經(jīng)理一級上予以協(xié)調(diào)解決，完善管理，矛盾不上交，這應(yīng)是超市干部的工作原則。