第1章  總則

第1條  目的

為規(guī)范公司采購(gòu)與驗(yàn)收作業(yè)，明確采購(gòu)及驗(yàn)收人員的工作職責(zé)，加強(qiáng)采購(gòu)過程控制與采購(gòu)質(zhì)量控制，特制定本細(xì)則。

第2條  適用范圍

公司的采購(gòu)活動(dòng)以及采購(gòu)物資驗(yàn)收活動(dòng)均應(yīng)遵照本細(xì)則辦理。

第3條  職責(zé)

1．采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)的計(jì)劃、組織與實(shí)施工作。

2．倉(cāng)儲(chǔ)部收貨人員負(fù)責(zé)物資的清點(diǎn)、登記以及按照實(shí)際數(shù)量填報(bào)驗(yàn)收單等工作。

3．質(zhì)檢部人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量檢查驗(yàn)收，不合格品驗(yàn)收不予通過。

第4條  控制原則

1．結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要開展物資采購(gòu)工作，保障原材料和各項(xiàng)物資的連續(xù)供應(yīng)。

2．在保障供應(yīng)的前提下，選擇優(yōu)質(zhì)物資，確保采購(gòu)物資質(zhì)量合格。

3．開拓貨源基地，優(yōu)化供應(yīng)渠道，降低采購(gòu)成本。

4．驗(yàn)收工作嚴(yán)格執(zhí)行公司驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，杜絕違規(guī)、違法及暗箱操作。

第2章  采購(gòu)申請(qǐng)與審批

第5條  物資需求部門填寫《物資需求單》，詳細(xì)注明需求物資的品名、型號(hào)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、預(yù)計(jì)價(jià)格、需求原因、要求到位時(shí)間等，并提交部門經(jīng)理審批。

第6條  物資需求部門將經(jīng)部門經(jīng)理審批通過后的《物資需求單》提交采購(gòu)部，采購(gòu)部匯總并結(jié)合年度采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)存情況編制公司的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，按權(quán)限規(guī)定報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

第7章  采購(gòu)部將經(jīng)審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)單》交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)本期預(yù)算及財(cái)務(wù)總監(jiān)的意見審核批準(zhǔn)并蓋章。

第8條  若無(wú)法于需用日期辦妥采購(gòu)申請(qǐng)單，必須及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。

第9條  物資需求部門若需要變更申請(qǐng)采購(gòu)物資的規(guī)格或數(shù)量，必須立即通知采購(gòu)部，及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購(gòu)計(jì)劃。

第10條  緊急采購(gòu)應(yīng)填寫《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，由公司采購(gòu)總監(jiān)核準(zhǔn)后才能列入采購(gòu)范圍。

第11條  緊急采購(gòu)時(shí)，由請(qǐng)購(gòu)部門于“備注”欄注明原因并加蓋“緊急采購(gòu)”章，以急件卷宗遞送。

第12條  材料檢驗(yàn)須試車方能實(shí)施者，物資需求部門應(yīng)于“備注”欄注明“試車檢驗(yàn)”及“預(yù)定試車期限”。

第13條  免開請(qǐng)購(gòu)單事項(xiàng)規(guī)定如下。

公司規(guī)定零星采購(gòu)及小額零星采購(gòu)物資項(xiàng)目、招待用品采購(gòu)項(xiàng)目免開請(qǐng)購(gòu)單，請(qǐng)購(gòu)部門填寫《行政總務(wù)品申請(qǐng)單》委托行政部辦理。

第3章  采購(gòu)過程管理

第14條  公司采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)物資的性質(zhì)選擇采購(gòu)方式，一般采用招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)議價(jià)采購(gòu)、定價(jià)采購(gòu)、公開市場(chǎng)采購(gòu)等方式（如下表所示）。

采購(gòu)方式說明表

第15條  供應(yīng)商選擇程序

1．采購(gòu)人員應(yīng)不定期收集供應(yīng)商信息，收集內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)范圍、服務(wù)質(zhì)量等。

2．采購(gòu)人員應(yīng)從生產(chǎn)需求、價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應(yīng)商，根據(jù)考察結(jié)果編寫《供應(yīng)商情況分析表》，詳細(xì)登記供應(yīng)商各方面的情況。

3．采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》初步篩選符合條件的供應(yīng)商，分析各供應(yīng)商優(yōu)劣，確定兩家以上備選合作供應(yīng)商。

4．采購(gòu)部相關(guān)人員與備選供應(yīng)商談判，主要以產(chǎn)品規(guī)格、交貨期確認(rèn)、價(jià)格和后期服務(wù)為重點(diǎn)談判項(xiàng)目，其中，采購(gòu)價(jià)格要符合公司底價(jià)制定要求。

5．采購(gòu)部相關(guān)人員根據(jù)談判結(jié)果擬定供應(yīng)商選定方案，報(bào)主管副總與總經(jīng)理審核。

6．采購(gòu)部根據(jù)審批結(jié)果選定供應(yīng)商，并擬定采購(gòu)合同。

第16條  采購(gòu)部協(xié)同生產(chǎn)部經(jīng)理、質(zhì)檢部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、法務(wù)人員等召開采購(gòu)合同評(píng)審會(huì)，根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》等對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行評(píng)審，提出評(píng)審意見，并確定供應(yīng)商的采購(gòu)份額。

第17條  若采購(gòu)合同金額在總經(jīng)理審批權(quán)限內(nèi)，采購(gòu)合同由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行；若采購(gòu)合同金額超出總經(jīng)理審批權(quán)限，采購(gòu)合同需上報(bào)董事會(huì)審批，同時(shí)遞交評(píng)審會(huì)意見。

第18條  采購(gòu)部代表公司簽署采購(gòu)合同，采購(gòu)部人員執(zhí)行采購(gòu)，并將《采購(gòu)申請(qǐng)表》和采購(gòu)合同轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)算付款。

第19條  采購(gòu)部人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)供應(yīng)商履約情況，填寫《采購(gòu)工作日?qǐng)?bào)》并上報(bào)相關(guān)部門，確保按進(jìn)度完成采購(gòu)作業(yè)。

第4章  采購(gòu)價(jià)格管理

第20條  公司各有關(guān)單位和部門均有義務(wù)協(xié)助提供價(jià)格訊息，以便采購(gòu)部進(jìn)行比價(jià)參考。

第21條  采購(gòu)部根據(jù)調(diào)查價(jià)格信息對(duì)采購(gòu)物資成本進(jìn)行分析，目的在于確定物資成本的合理性和適當(dāng)性。進(jìn)行成本分析的項(xiàng)目包括以下7項(xiàng)。

1．物資的制作方法和生產(chǎn)工藝。

2．物資制作所需的特殊設(shè)備和工具。

3．物資生產(chǎn)所耗費(fèi)的直接或間接的人工成本。

4．物資生產(chǎn)所耗費(fèi)的直接或間接的材料成本。

5．物資生產(chǎn)制造所需費(fèi)用或者外包費(fèi)用。

6．物資營(yíng)銷費(fèi)用。

7．物資管理費(fèi)用以及稅收。

第22條  公司通過對(duì)物資價(jià)格的計(jì)算（如下表所示）確定供應(yīng)商的價(jià)格底線，協(xié)助進(jìn)行采購(gòu)談判。

物資價(jià)格計(jì)算說明表

第23條  采購(gòu)價(jià)格審核審批。

1．采購(gòu)人員詢價(jià)、議價(jià)完成后，于《請(qǐng)購(gòu)單》上填寫詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果，必要時(shí)附上書面說明。

2．采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行審核，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)時(shí)，退回采購(gòu)人員重新議價(jià)，或由采購(gòu)部經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價(jià)，并將議價(jià)結(jié)果報(bào)公司主管副總與總經(jīng)理審核。

3．主管副總、總經(jīng)理均可視需要再行議價(jià)或要求采購(gòu)部進(jìn)一步議價(jià)。

第24條  已核定的采購(gòu)單價(jià)如需上漲或降低，應(yīng)以《單價(jià)審核單》形式重新報(bào)批，且附上書面的原因說明。

第25條  對(duì)于單價(jià)漲跌的審核，應(yīng)參照價(jià)格的審核審批流程執(zhí)行。

第26條  采購(gòu)數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價(jià)。

第5章  采購(gòu)物資驗(yàn)收

第27條  采購(gòu)驗(yàn)收時(shí)必須有采購(gòu)人員、質(zhì)檢員、收貨員三方同時(shí)在場(chǎng)，指定的第一驗(yàn)收人員不在時(shí)可讓替補(bǔ)驗(yàn)收員驗(yàn)收，但必須有指定的三方人員驗(yàn)收。

第28條  驗(yàn)收結(jié)束后，采購(gòu)人員、質(zhì)檢員、收貨員三方應(yīng)當(dāng)在《驗(yàn)收單》（如下表所示）上簽字，方可報(bào)送財(cái)務(wù)部做賬務(wù)處理。

驗(yàn)收單

第29條  內(nèi)購(gòu)物資核單點(diǎn)收

1．物資運(yùn)達(dá)后，收貨人員應(yīng)檢查供應(yīng)商所提供的發(fā)票、送貨單、出廠檢驗(yàn)報(bào)告等資料是否齊全，并核查送貨單上的物資名稱、編碼、規(guī)格、訂單編號(hào)等內(nèi)容是否填寫完備。

2．收貨員點(diǎn)收時(shí)，應(yīng)先核對(duì)其送貨單內(nèi)容與訂購(gòu)單有無(wú)錯(cuò)誤或是否存在超交現(xiàn)象，并核對(duì)實(shí)物。

3．收貨員如發(fā)現(xiàn)數(shù)量、品種、規(guī)格有異時(shí)，應(yīng)通知采購(gòu)部處理，對(duì)于數(shù)量短缺的，應(yīng)由供應(yīng)商在送貨單上注明，并由供方送貨人員簽名確認(rèn)。

第30條  外購(gòu)物資核單點(diǎn)收

1．物資送達(dá)后，收貨人員依照裝箱單以及訂購(gòu)單開箱核查物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。

2．開箱后，收貨人員若發(fā)現(xiàn)所裝物資與裝箱貨物訂購(gòu)單內(nèi)容不一致時(shí)，應(yīng)通知采購(gòu)部經(jīng)辦人進(jìn)行處理。

第31條  物資質(zhì)量檢驗(yàn)。

1．質(zhì)檢員應(yīng)按照供應(yīng)商提供的各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)或按照招標(biāo)文件中承諾的技術(shù)指標(biāo)、功能和檢測(cè)方法進(jìn)行驗(yàn)收。

2．若驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況且達(dá)到一定程度時(shí)，質(zhì)檢員應(yīng)及時(shí)告知采購(gòu)人員通知供應(yīng)商前來(lái)處理或聯(lián)絡(luò)公證處前來(lái)公證，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)的進(jìn)行。

3．供應(yīng)商或公證單位確認(rèn)后，采購(gòu)部開立《索賠單》（如下表所示）呈部門負(fù)責(zé)人核實(shí)。

索賠單

索賠單編號(hào)：                                            開單日期：

4．質(zhì)檢部應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，嚴(yán)格按照合同的品名、規(guī)格、型號(hào)等逐項(xiàng)驗(yàn)收，對(duì)所有不合格項(xiàng)進(jìn)行記錄，以便及時(shí)與供應(yīng)商或公證單位索賠、交涉。

5．驗(yàn)收完畢后，質(zhì)檢部應(yīng)當(dāng)對(duì)驗(yàn)收合格的物資編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量、質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購(gòu)貨訂單編號(hào)等，作為驗(yàn)收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部。

第32條  驗(yàn)收結(jié)果處理

1．交貨數(shù)量超過訂購(gòu)量的部分應(yīng)退回供應(yīng)商；屬于自然溢余的，在驗(yàn)收單“備注”欄注明自然溢余的數(shù)量或重量，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理同意后進(jìn)行收貨，并告知采購(gòu)人員。

2．交貨數(shù)量未達(dá)到訂購(gòu)數(shù)量時(shí)，以要求補(bǔ)足為原則，由采購(gòu)人員聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。

3．對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽，再由倉(cāng)庫(kù)人員入庫(kù)定位。

4．對(duì)于驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的物資，檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上注明不合格原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知采購(gòu)部門送回貨物，辦理退貨。

第33條  退換貨作業(yè)

1．對(duì)檢驗(yàn)不合格的物資辦理退換貨時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)開立《退換貨處理單》并附有關(guān)貨物《檢驗(yàn)報(bào)告單》呈采購(gòu)經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理。

2．對(duì)于已付款但物資在保修期或保質(zhì)期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題的，公司需負(fù)責(zé)聯(lián)系維修或索賠，并將賠償收入、賠償物資清單及賠償原因說明等全部上報(bào)財(cái)務(wù)部門。

第6章  附則

第34條  本細(xì)則的擬定和修改由公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總經(jīng)理審核后批準(zhǔn)執(zhí)行。

第35條  本細(xì)則自公布之日起實(shí)施。