第1章 總則
第1條 目的
為加強對存貨驗收與保管的控制與管理,維護存貨的安全與完整,根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合公司的實際情況,特制定本制度。
第2條 范圍
本制度適用于公司存貨驗收與保管的相關(guān)控制與管理工作。
第3條 職責(zé)分工
1.倉儲部是存貨歸口管理部門,負責(zé)協(xié)助存貨驗收工作,辦理入庫手續(xù),進行倉庫管理和存貨儲存管理等工作。
2.采購部、質(zhì)檢部負責(zé)存貨數(shù)量、質(zhì)量等的驗收工作。
3.財務(wù)部負責(zé)存貨結(jié)算、付款工作。
第2章 存貨驗收控制
第4條 公司對于外部購買的原材料等存貨,入庫前必須辦理驗收入庫手續(xù)。
1.倉儲部人員、采購部人員根據(jù)采購訂單、入庫通知單上的物資信息,與供應(yīng)商提供的存貨核對是否一致,名稱、價格、數(shù)量、規(guī)格等如不一致,應(yīng)通知采購部相關(guān)人員處理。
2.倉儲部人員檢查供應(yīng)商提供的材質(zhì)證明、合格證、運單、提貨通知單等原始單據(jù)。
3.倉儲部人員檢查包裝完好程度,清點實物數(shù)量,質(zhì)檢人員對實物進行質(zhì)量檢查。
4.物資經(jīng)過清點與檢查后,相關(guān)人員進行簽字驗收并填制《驗收單》,倉庫管理人員填制《外購存貨入庫單》,在物資外包裝處注明存貨編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等,并準備入庫。
5.采購人員應(yīng)將《驗收單》、《外購物資入庫單》、合法的商業(yè)發(fā)票等相關(guān)資料送交財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。
6.如有破損、受潮、變質(zhì)等情況,質(zhì)檢人員應(yīng)進行初步的損失預(yù)估,在物資包裝上貼不合格標簽,并在《驗收單》(如下表所示)上注明。
驗收單
編號: 日期: 年 月 日
物資名稱 |
| 規(guī)格 |
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批號 |
| 數(shù)量 |
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采購日期 |
| 到貨日期 |
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供應(yīng)商編號 |
| 供應(yīng)商名稱 |
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檢驗記錄 | |||||||||
檢驗項目 | 檢驗標準 | 檢驗結(jié)果 | 合格 | 不合格 | 備注 | 總評 | |||
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| □合格 □不合格 | |||
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采購 經(jīng)辦人 |
| 檢驗員 |
| 倉儲部 |
| 驗收數(shù)量 | □足額 □短缺 |
7.倉儲部人員根據(jù)采購合同所規(guī)定的細則登記損失情況并辦理入庫手續(xù)或者拒絕入庫,由采購相關(guān)人員與供應(yīng)商協(xié)商處理。
第5條 公司自制的產(chǎn)成品、材料等入庫時需經(jīng)質(zhì)檢人員檢驗,通過后才可以作為存貨辦理入庫手續(xù),倉儲部人員進行入庫登記并填制自制存貨臺賬。
第6條 對于采購后不直接入庫而發(fā)至使用現(xiàn)場的外購存貨,按公司規(guī)定采用適當?shù)姆椒ㄟM行檢驗并辦理出入庫手續(xù)。
第7條 對于已售商品的退貨入庫,倉儲部應(yīng)根據(jù)銷售部填寫的產(chǎn)品退貨憑證辦理入庫手續(xù),經(jīng)批準后,對擬入庫的商品進行驗收。
第3章 存貨結(jié)算與付款
第8條 財務(wù)部按照公司付款、外購物資審批手續(xù)要求采購人員辦理好相關(guān)的審批,對采購人員提交的付款資料(訂貨單、采購合同、驗收報告、入庫單、合法的商業(yè)發(fā)票等)進行財務(wù)審核。
第9條 財務(wù)部重點審查存貨采購的審批手續(xù)是否齊全、單證是否完整、發(fā)票是否合法、金額是否正確、數(shù)量是否一致等,審核無誤后再辦理付款手續(xù)。
第10條 財務(wù)部及時、準確地編制記賬憑證并將支持性憑證(訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票等)附在記賬憑證的后面,每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準確、及時地記入“存貨”、“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”等分類明細賬中。
第11條 財務(wù)部定期與倉儲部進行賬賬核對,確保賬目正確。
第12條 財務(wù)部每月月底與供應(yīng)商進行貨款結(jié)算核對,考慮到買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素,公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。
第4章 存貨驗收過程中的問題處理
第13條 對于實物已到但結(jié)算發(fā)票未到的外購存貨,每月月底倉儲部人員與財務(wù)部應(yīng)根據(jù)采購人員提供的資料(如采購合同等),及時辦理暫估入庫手續(xù)并在下月初及時沖回。
第14條 交貨數(shù)量超過“采購量”部分應(yīng)予退回,超過量較小的,倉儲部人員需詢問采購部經(jīng)辦人和部門負責(zé)人意見,同意入庫的辦理驗收入庫手續(xù),并備注超交數(shù)量。
第15條 交貨數(shù)量未達訂購數(shù)量時,以補足為原則,倉儲部應(yīng)通知采購部聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處,經(jīng)總經(jīng)理或主管副總同意的,可免予補交,但需附相關(guān)記錄說明。
第16條 緊急存貨交貨時,若倉儲部尚未收到入庫通知,倉儲部經(jīng)辦人員應(yīng)先洽詢采購部,確認無誤后,方可辦理驗收入庫手續(xù)。
第5章 存貨入庫與儲存
第17條 存貨進出庫需進行登記,倉儲部建立庫存臺賬,每日根據(jù)出入庫憑單及時登記核算,編報庫存日報和庫存月報。
第18條 裝卸、搬運存貨過程中要輕拿輕放,不可倒置,保證完好無損。
第19條 公司進行倉儲定位管理,將不同的存貨分類、分區(qū)管理。
第20條 倉儲部建立碼放位置圖、標記、存貨卡片,并置于明顯位置以便出入庫存取。存貨卡片上載明存貨名稱、編號、規(guī)格、型號、產(chǎn)地或廠商、有效期限、儲備定額等。
第21條 倉儲部注意倉庫的溫度與濕度,保持良好的通風(fēng),保持干燥、不潮濕。
第22條 倉庫內(nèi)需設(shè)有防水、防火、防盜等設(shè)施,倉庫管理人員需定期檢查與保養(yǎng),發(fā)現(xiàn)故障及時維修排除,保證庫內(nèi)存貨的安全。
第23條 倉庫管理人員每日清掃并保持倉庫環(huán)境衛(wèi)生,做好防潮、防銹、防腐、防霉、防鼠、防蟲、防塵等各項工作,每次作業(yè)完畢要及時清理現(xiàn)場,保證庫容整潔。
第24條 考慮到效率與安全,公司制定倉庫作業(yè)時間,并保證各相關(guān)人員嚴格執(zhí)行。
第25條 倉庫管理人員需做好安全保衛(wèi)工作,嚴禁無關(guān)人員進入庫區(qū)。
第26條 公司建立健全出入庫登記制度,對因工作需要出入庫的人員、車輛按規(guī)定進行盤查和登記,簽收“出門證”或填寫“出入門證”。
第27條 夜間定時巡邏,提高警惕。
第28條 倉儲部會同財務(wù)部、采購部等部門協(xié)商制定合理的采購批量和庫存安全量,經(jīng)公司總經(jīng)理審批通過后執(zhí)行。
第6章 附則
第29條 本制度由倉儲部制定、解釋、修改。
第30條 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準通后執(zhí)行。