第1章  總則

第1條  目的

1．為加強合同文檔的管理工作，提高檔案管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本規(guī)定。

2．為文檔使用過程中便于對文檔進行移交、保留、發(fā)放和借閱，特制定本規(guī)定。

第2條  適用范圍

1．本規(guī)定主要是用來規(guī)范合同檔案的接收、保管、使用流程。

2．本規(guī)定所指的合同檔案是公司在業(yè)務經營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和。

第2章  合同檔案管理的原則

第3條  合同檔案的管理實行信息化管理，由公司合同管理主管部門集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、安全和有效利用。

第4條  合同管理主管部門負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。

第5條  各業(yè)務分公司、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網絡人員負責合同文檔管理。

第3章  合同檔案管理的分類和歸檔

第6條  合同檔案管理的分類

1．普通合同檔案

合同標的在     萬元資金支出或     萬元資金收入以下的合同。

2．重要合同檔案

合同標的超出     萬元資金支出或     萬元資金收入以下的合同。

第7條  合同的歸檔

1．凡是有法律效用的文件材料，合同履行完畢后，合同主管部門經辦人應向兼職管理員對自己審查的合同辦理關閉手續(xù)并進行歸檔，實行合同全過程的閉環(huán)管理。

2．凡是有機密性的文件，由專職合同管理員審核合同，應由兼職合同管理員提交專職合同管理員辦理關閉手續(xù)并進行歸檔，實行合同全過程的閉環(huán)管理。

3．合同一般性附件、合同簽收記錄、履行情況記錄等在合同履行完畢后一個月內歸檔，并將上年度的合同報表上報法律事務部。

4．合同主管部門及法律部門均應按照《     公司合同管理辦法》要求建立管理臺賬。

5．對于重大合同的簽訂，合同主管部門應按照《     公司合同實施管理實施細則》報公司主管部門按規(guī)定程序辦理。

第8條  合同檔案歸檔的主要工具

1．“合同存檔登記臺賬”：用于各單位登錄所接收的文檔，作為文檔立卷的記錄，是核查案卷管理情況的匯總憑據(jù)和索引。

2．“合同文檔使用登記臺賬”：作為文檔借閱、復印、發(fā)送、移交等使用過程的記錄，是原始憑證。

3．“合同文檔清單”：主要用來對成套文檔或種類、頁數(shù)較多的文檔進行詳細列明。

4．“合同文檔管理評審表”作為文檔管理的監(jiān)督工具，是管理評審工作的原始憑證，也是考核文檔管理工作的依據(jù)。

第4章  合同檔案管理的過程管理

第9條合同檔案的存檔管理

1．合同檔案管理員獲得新文檔后，應及時登記“合同文檔存檔登記臺賬”，確定合同編號、規(guī)范管理，分年度整理歸檔，顯著標明合同的簡要內容，并逐個建立檔案，與合同有關的是文書要附在合同卷內歸檔，履行完畢后，按檔案保管期限保管。

2．合同檔案管理員可根據(jù)檔案的重要程度，建立不同的“合同文檔存檔登記臺賬”。

3．合同檔案密級按“絕密”、“機密”和“秘密”三種進行，合同檔案管理單位只能提升送交單位預定的密級。

4．合同檔案的復印發(fā)送、原件轉移需要核定使用單位是否有權保留；原件借閱和復印借閱兩種形式都要求到期歸還；復印借閱的文檔歸還后，可由文檔管理單位視情況銷毀或保留復印件。

5．合同保密文檔應加蓋密級印章，可起到保密提示作用。

6．合同檔案管理員應及時清理合同文檔產生和使用過程中，產生的一些中間文檔或暫時性文檔。

7．合同文檔的保存條件要采取防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

8．合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。

第10條  合同檔案的移交和查閱

1．各分公司在正式簽署合同后需將合同正本原件移交合同管理組。

2．合同關閉后各分公司應由指定的網絡管理員將全套合同資料向合同管理組移交。

3．合同項目終止后各分公司需將該項目的所有技術資料匯總成冊，經分公司業(yè)務經理鑒定，具有長久保存價值的技術資料向合同管理組移交。

4．移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

5．合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續(xù)。

6．各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確實因工作需要需借出查閱，需經分公司、部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

第11條  合同檔案管理違規(guī)管理的懲罰辦法

1．保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

2．借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

3．合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

第4章  附則

第12條  本規(guī)定由公司行政部會同法務部制定并負責解釋。

第13條  本規(guī)定自     年     月     日起實施。

第14條  相關文件表單

1．“合同文檔存檔登記臺賬”和“合同文檔使用登記臺賬”。

2．“合同文檔清單”和“合同文檔管理評審表”。

（摘自實戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓課堂經典案例）