第1條 為了保證會計信息化工作的順利開展,保障信息化會計檔案的安全與完整,現(xiàn)根據(jù)國家相關(guān)法規(guī),結(jié)合本企業(yè)實際情況,制定本制度。
第2條 本制度所指的會計信息化是指利用計算機信息技術(shù)代替人工進行財務(wù)信息處理,以及替代部分由人工完成的對會計信息進行分析和判斷的過程。
第3條 本制度所指的信息化會計檔案是指存儲在磁性介質(zhì)或光盤介質(zhì)的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù),包括記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)。
1.會計憑證類數(shù)據(jù):原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
2.會計賬簿類數(shù)據(jù):總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。
3.財務(wù)報告類數(shù)據(jù):季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及財務(wù)情況說明書、其他財務(wù)報告。
4.其他類數(shù)據(jù):銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
第4條 電算審查人員負責信息化會計檔案的管理,其日常工作歸會計信息主管(一般由會計主管兼任)監(jiān)督檢查。
第5條 信息化會計檔案按會計檔案管理的規(guī)定執(zhí)行,會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文件檔案資料視同會計檔案進行管理,保存期限為截止系統(tǒng)停止使用或重大更改后3年。
第6條 存儲于磁帶、磁盤等磁介質(zhì)中的資料(包括會計憑證、科目余額、科目名稱及編碼、會計電算化的取數(shù)公式、計算公式等程序或數(shù)據(jù)資料),在沒有打印成書面文件之前要妥善保管,在有關(guān)資料已有書面文件的前提下,軟盤儲存文件的保存期為2年以上。
第7條 信息化會計檔案的存放要做到防消磁、防火、防潮、防盜、防塵、防高溫、防蟲害;會計數(shù)據(jù)的備份軟盤要存放在兩個不同的地點,并定期復制。
第8條 本制度由財務(wù)部會同公司其他有關(guān)部門解釋。
第9條 本制度配套辦法由財務(wù)部會同公司其他有關(guān)部門另行制定。
第10條 本制度自 年 月 日起實施。
(摘自實戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓課堂經(jīng)典案例)