第1章  總則

第1條  目的

為規(guī)范本公司的驗(yàn)收管理工作，確保所購商品符合公司生產(chǎn)需要，特制定本制度。

第2條  責(zé)任部門

商品的驗(yàn)收工作由質(zhì)檢部門主導(dǎo)，會(huì)同倉儲(chǔ)部門、使用部門和采購部共同驗(yàn)收，對(duì)收到商品的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。

第2章  驗(yàn)收前的準(zhǔn)備工作

第3條  收貨準(zhǔn)備

1．驗(yàn)收人員在收到采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“采購訂單”時(shí)，按供應(yīng)商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。

2．對(duì)于需要按重量、長(zhǎng)度、體積等方面計(jì)量的商品，應(yīng)借助稱重儀器、檢測(cè)工具、容器等進(jìn)行試測(cè)驗(yàn)收，不得虛估。

第4條  待驗(yàn)商品處理

已經(jīng)到貨等待驗(yàn)收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號(hào)、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗(yàn)收的分開儲(chǔ)存，并規(guī)劃“待驗(yàn)區(qū)”，以示區(qū)分。

第3章  實(shí)施驗(yàn)收

第5條  商品到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)會(huì)同使用部門依“裝箱單”、“采購訂單”、采購合同等采購文件核對(duì)商品名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過磅、測(cè)量重量，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入“訂購單”，同時(shí)驗(yàn)收人員填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》并在上面簽字。

第6條  質(zhì)檢部門應(yīng)當(dāng)使用按順序編號(hào)的《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，對(duì)于那些沒有對(duì)應(yīng)采購申請(qǐng)的商品，一律不得簽收。

第7條  質(zhì)檢部門驗(yàn)收完畢后，對(duì)驗(yàn)收合格的商品應(yīng)當(dāng)編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收證明，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、商品名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購貨訂單編號(hào)等，作為驗(yàn)收商品的依據(jù)，并及時(shí)報(bào)告采購部門和財(cái)務(wù)部門。

第8條  驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的商品與“裝箱單”、“采購訂單”或采購合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。

第9條  驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)商品有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況且達(dá)到一定程度時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以便于公證作業(yè)。

第10條  公證單位或供應(yīng)商確認(rèn)后，驗(yàn)收人員開立“索賠處理單”呈部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后，送財(cái)務(wù)部門及采購部門督促辦理。

第11條  超交處理

交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應(yīng)予退回，但屬買賣慣例，以重量或長(zhǎng)度計(jì)算的商品，其超交量在3%（含）以下，由倉儲(chǔ)部門于收貨時(shí)，在備欄內(nèi)注明超交數(shù)量，經(jīng)請(qǐng)購部門經(jīng)理同意后進(jìn)行收貨，并通知采購人員。

第12條  短交處理

1．交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時(shí)，以補(bǔ)足為原則，但經(jīng)請(qǐng)購部門經(jīng)理同意后，可免予補(bǔ)交。

2．短交如需補(bǔ)足時(shí)，倉儲(chǔ)部門應(yīng)通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。

第13條  急用品處理

供應(yīng)商交貨時(shí)，若倉儲(chǔ)部尚未收到“請(qǐng)購單”時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)先詢問采購部，確認(rèn)無誤后，開始按照驗(yàn)收程序辦理。

第14條  商品驗(yàn)收規(guī)范

為利于商品檢驗(yàn)收貨的業(yè)務(wù)，質(zhì)檢部門就商品重要性及特性等，適時(shí)召集使用部門及其他有關(guān)部門，依所需的商品質(zhì)量制定《商品驗(yàn)收規(guī)范》，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施，以此作為采購及驗(yàn)收的依據(jù)。

第15條  商品檢驗(yàn)結(jié)果處理

根據(jù)不同檢驗(yàn)結(jié)果可做以下兩個(gè)方面處理。

1．檢驗(yàn)合格的商品，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽。倉庫人員再將合格品入庫定位。

2．驗(yàn)收不合標(biāo)準(zhǔn)的商品，檢驗(yàn)人員應(yīng)貼上不合格標(biāo)簽，并于《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上注明不良原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知采購部處理。

第16條  退換貨作業(yè)

1．對(duì)于檢驗(yàn)不合格的商品退貨時(shí)，采購員應(yīng)開立“商品交運(yùn)單”并附有關(guān)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，呈采購部經(jīng)理簽字確認(rèn)后辦理退貨。

2．如為需要更換的商品，采購人員需要與供應(yīng)商協(xié)商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財(cái)務(wù)部門。

3．對(duì)于已付款但在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的商品，采購人員需要負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修或賠償，索賠收入全部上繳財(cái)務(wù)部，注明賠償商品及賠償原因。

第4章  附則

第17條  本制度由采購部會(huì)同公司其他有關(guān)部門解釋。

第18條  本制度自     年     月     日起開始實(shí)施。

第19條  相關(guān)文件表單

1．“采購訂單”、“裝箱單”、“請(qǐng)購單”。

2．《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、“索賠處理單”、“商品交運(yùn)單”、《商品驗(yàn)收規(guī)范》。

（摘自實(shí)戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓(xùn)課堂經(jīng)典案例）