第1章 總則
第1條 目的。
為降低公司銷售回款風(fēng)險,加速資金回籠效率,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本辦法適用于公司銷售回款風(fēng)險防范工作。
第3條 人員職責(zé)。
1.銷售部負(fù)責(zé)客戶資質(zhì)審核、合同控制以及回款催繳。
2.財務(wù)部負(fù)責(zé)回款計劃的制訂以及相關(guān)賬務(wù)處理工作。
3.公司法務(wù)人員負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的法律支持。
第4條 回款風(fēng)險控制原則。
1.實事求是,公平合理。
2.資格預(yù)審,合同約束。
3.規(guī)范執(zhí)行,嚴(yán)懲舞弊。
第2章 合同約束
第5條 資質(zhì)審查。
為降低回款風(fēng)險,銷售人員應(yīng)在合同簽訂前對客戶資質(zhì)進行審查,審查內(nèi)容如下。
1.Who,包括人員素質(zhì),銷售業(yè)績,社會關(guān)系。
2.Where,包括公司地理位置,物流配送情況。
3.When,從事本行業(yè)的時間,雙方合作記錄。
4.What,信用檔案、資金情況以及業(yè)內(nèi)口碑。
5.Why,關(guān)鍵點,雙方合作動機和合作前景。
第6條 客戶評級。
銷售部根據(jù)資質(zhì)審查結(jié)果對客戶進行等級評定,以優(yōu)劣為序分為A~E五級,實行分級管理制度。
第7條 條款約束。
銷售部合同起草負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)客戶級別以及歷史合作記錄,對貨款交付等條款進行明確,以具有法律效應(yīng)的文書作為解決回款的根本依據(jù)。具體如下表所示。
客戶分級回款條件表
級別 | 歷史記錄 | 貨款交付條件 |
A類客戶 | 回款2個月內(nèi),合作記錄良好 | 最好預(yù)付一部分貨款 |
B類客戶 | 回款5個月內(nèi),基本無刻意拖欠貨款的行為 | 至少有20%的預(yù)付款 |
C類客戶 | 回款8個月內(nèi),款項追收成本較高 | 必須有40%的預(yù)付款 |
D類客戶 | 回款時間相當(dāng)長,內(nèi)部資金困難,信譽不可靠 | 必須貨款兩清 |
第8條 合同簽訂。
雙方簽訂合同時,銷售人員須對銷售合同各項條款逐一審查核對,確認(rèn)交易條件、結(jié)款時間,確認(rèn)無誤后報銷售部經(jīng)理審核,審核通過后由經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司公章方可生效。
第3章 發(fā)貨控制
第9條 發(fā)貨查詢,貨款跟蹤。
1.每次發(fā)貨前發(fā)貨人員必須與銷售合同進行核對。
2.銷售部在銷售貨物后,應(yīng)立即啟動監(jiān)控程序,對不同等級的客戶實施不同的收賬策略,在貨款形成的早期進行適度催收,同時注意與客戶保持良好的溝通聯(lián)系。
第10條 回款記錄,賬齡分析。
1.財務(wù)部須實行定期對賬制度,每隔一個月或一個季度必須與客戶核對一次賬目,確保產(chǎn)品銷售和貨款回收的連續(xù)性,避免造成賬目混亂互相推諉、責(zé)任不清的情況。
2.財務(wù)部應(yīng)詳細(xì)記錄每筆貨款的回收情況,經(jīng)常進行賬齡分析。以下幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差,財務(wù)人員須熟悉內(nèi)容、謹(jǐn)慎管理。
(1)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格。
(2)產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨。
(3)產(chǎn)品回款期限不同,或同種產(chǎn)品回款期限不同。
(4)客戶不能夠按單對單(銷售單據(jù)或發(fā)票)回款。
第4章 款項追收
第11條 回款計劃。
財務(wù)部負(fù)責(zé)編制《回款計劃表》,由銷售部指定專人負(fù)責(zé)回款追收工作,每隔3~4天催收1次,并作好日常催收臺賬記錄?!痘乜钣媱澅怼啡缦卤硭尽?/span>
回款計劃表
編號: 日期:
序號 | 應(yīng)收款 金額 | 拖欠人 | 拖欠人 電話 | 拖欠人 地址 | 欠款 日期 | 應(yīng)付 日期 | 回款 記錄 | 達成率 (實收/應(yīng)收) |
1 |
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制表人: 審核:
第12條 電話溝通。
1.銷售人員要適時與客戶保持電話聯(lián)系,隨時了解客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、個人背景等信息,并分析客戶拖款征兆。
2.貨款回收期限前一周,銷售人員需電話通知客戶,預(yù)知其結(jié)款日期,并告知將在結(jié)款日按時前往拜訪。
3.對于發(fā)生款項拖欠的客戶,銷售人員要求客戶須在2個工作日內(nèi)提供拖欠款項事由以及相關(guān)證明。
第13條 實地走訪。
1.銷售人員要定期探訪客戶,客戶到期付款,到期應(yīng)按約定方式進行收款。
2.遇到客戶拖欠款項風(fēng)險時,銷售人員須采取風(fēng)險預(yù)警、時時、層層上報制,在充分了解、調(diào)查、詳細(xì)記錄客戶信用的情況下,由銷售主管和銷售經(jīng)理等參與分析,及時對貨款追收問題給予指導(dǎo)和協(xié)助。
第14條 追收實施。
1.文件準(zhǔn)備
銷售人員在實行貨款追行工作前,須檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備。
2.設(shè)定期限
銷售人員應(yīng)對拖欠貨款的客戶設(shè)立最后期限,并要求客戶了解最后的期限以及拖欠的后果。
3.發(fā)送文件
公司采用三級貨款催收機制,根據(jù)貨款催收情況不同建立三種不同程度的追討文件,即預(yù)告、警告和律師函,并視情況及時發(fā)出。
第5章 附則
第15條 本制度由銷售部負(fù)責(zé)起草,由財務(wù)部審核。
第16條 本制度經(jīng)公司總經(jīng)理審核后自發(fā)布之日起實施。
(摘自實戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓(xùn)課堂經(jīng)典案例。孫軍正老師根據(jù)多年的管理及培訓(xùn)經(jīng)驗,將紅色精神與西方管理巧妙結(jié)合,將理論性、實踐性與趣味性相結(jié)合,講解深入淺出,演繹通俗易懂。寓教于樂,活躍的課堂氣氛,體驗、參與、訓(xùn)練、講評、互動式的教學(xué)方法,讓學(xué)員在學(xué)中練,在練中學(xué)。)