文/集團執(zhí)行系統(tǒng)專家孫軍正

一、一個典型的績效考核面談場景
人物：劉總，某制造型企業(yè)人力資源總監(jiān)，王林：某制造型企業(yè)人力資源部部長助理，負(fù)責(zé)績效薪酬和培訓(xùn)工作
劉總：（匆匆尋找，自言自語）“王林剛才還在啊，你們有沒有看到？（打電話）喂，王林啊？在哪里？到我辦公室來一下，有個急事，趕快過來。”
王林：（匆匆趕來）“劉總，什么事情這么著急？我這里很忙，這個月的培訓(xùn)計劃有點調(diào)整，正和A事業(yè)部孫總溝通呢”。
劉總：“那個事情先別著急，先坐，工作溝通嘛，緩緩沒事，我這邊上個月的考核截止時間快到了，這個工作是我們部門負(fù)責(zé)組織的，自己要是沒按時完成，怎么去催其他部門呢，你說是吧？”
王林：“考核嘛！我做的事情你反正知道，你看著辦吧，別讓我們吃虧就好?！保ㄍ趿忠桓睙o所謂的態(tài)度）
劉總：“你的工作好壞我心里有數(shù)，但程序也要走一下嘛！你先把上個月的工作談一下吧?！?/span>
王林（瞪眼）：“我不是已經(jīng)把上個月的工作總結(jié)交給你了嗎？”
劉總（驚訝）：“是嗎？我怎么沒記得，我找找看。（劉總在一堆文件翻找）。哦，你的這個工作總結(jié)寫得太簡單了，你還是講講吧！”
王林：“我也沒做準(zhǔn)備，（稍微猶豫）我用一下這個吧。（從劉總手中拿過工作總結(jié)，開始講），2009年12月在公司領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助下，我基本上完成了預(yù)定的KPI指標(biāo)，工作總結(jié)上有數(shù)據(jù)，也有相關(guān)說明，你自己看吧，至于關(guān)鍵行為指標(biāo)和臨時任務(wù)指標(biāo)，我的工作做了很多，也很忙，失誤也是有的，主要是因為本人思想上不重視、工作能力有限。這個月我準(zhǔn)備繼續(xù)努力、發(fā)揚成績、改進缺點，爭取不斷改善。（作無辜狀）唉，劉總，反正我的工作你也是知道的，我也不多說了?！?/span>
劉總：“王林，你的工作我心里有數(shù)的，你的成績我也看得到，但是，你的缺點也有很多。比如說，上次去A事業(yè)部開會的時候，孫總就反映上個月的培訓(xùn)計劃到現(xiàn)在還沒有收到，由于沒有培訓(xùn)計劃，A事業(yè)部不知道該做哪些培訓(xùn)，所以上個月的培訓(xùn)一個也沒做，這是你的責(zé)任吧？”
王林（作氣憤狀）：“那個事情我和你也解釋過了，我是太忙了給忘記了，我又不是故意的，這你也知道的，我手頭那么多工作，一時忙不過來，忘記了也是能理解的吧？我下次記住就是了，在以后的工作中多加注意，不會再犯這樣的錯誤了?！?/span>
劉總：（點頭）“反正類似的事情以后你要注意，我以后不想再次聽到這樣的理由，好嗎？還有，崗位說明書上規(guī)定，你有一條很重要的職責(zé)是組織實施績效管理制度。這個工作主要是由績效薪酬專員做，但你作為部長助理，有責(zé)任督促績效薪酬把這個事情做好，但是最近績效考核的工作開展得很不好，很多部門的考核不能按時完成，考核結(jié)果也不能及時匯總，績效分析做得也很馬虎，這是你的責(zé)任吧？”（語氣加重）
王林：“最近績效考核工作是開展得不好，這又不是我一個人的責(zé)任，是各個部門的部長不嚴(yán)格執(zhí)行制度，有制度不執(zhí)行，故意拖延，我也催過，但是效果不理想，我也拿他們沒有辦法?！?/span>
劉總：“這個我知道，但我記得我和你說過，讓你在每次考核的時候都要全程參與，旁聽考核面談的過程，并做好記錄，形成書面報告，但是好幾個月過去了，我一份報告也沒看到，而且我聽說，你每次參加其他部門的考核面談的時候都是坐一下就走，根本沒有用心，就憑這一點，我在ＫＢＩ的這一項就得給你扣分！”（作發(fā)火狀）
王林：“你要這樣說我也沒有辦法，你是領(lǐng)導(dǎo)嘛！”
劉總：“王林啊，工作上有失誤不要推脫嘛，你的成績我也看得到，反正月度考核也是走個形式。關(guān)鍵是下個月你有沒有明確的改進計劃……”
王林：“你要給我一個方向嘛，你們上面不定下來我們怎么做?。俊?/span>
劉總（劉看手表）：“這樣吧，我們先談到這吧，反正我們也談的差不多了，我會一碗水端平的。我這邊還有些急事。不過，我看你這個月的績效獎金肯定要受影響了！”
王林：”隨你便吧!”(王林摔門走了出去）
王林：（邊走邊說，自言自語）“劉總怎么這樣說呢，我沒有功勞還有苦勞呢，他根本不了解情況!”
二、問題出在哪里？
上面的畫面是我們都很熟悉的一個績效面談場景，很多企業(yè)在做績效面談的時候都或多或少碰到了類似的問題，面談的目的本來是幫助員工改善績效，但是，面談的結(jié)果經(jīng)常非但沒有幫到員工，反倒引發(fā)了員工的逆反情緒，造成了對立和尷尬的局面。那么，我們要問一個問題，哪里出了問題？基本上，我們可以得出這樣結(jié)論：
1、準(zhǔn)備工作沒有做好
我們再回到場景當(dāng)中，王林正在忙著手頭工作的時候，被領(lǐng)導(dǎo)的電話突然打斷，找到領(lǐng)導(dǎo)之后才知道，要緊急進行一個績效面談，事情比較突然，王林根本沒有準(zhǔn)備，但是領(lǐng)導(dǎo)為了完成任務(wù)，堅持要馬上進行面談，這是沒有計劃的表現(xiàn)，雙方都準(zhǔn)備不充分，這為面談埋下了一個隱患的種子。
2、沒有說明面談的目的
劉總解釋面談的原因時說，是因為面談規(guī)定的截止期限快到了，必須得做了，所以今天要面談，這個解釋讓員工感覺到應(yīng)付和完成任務(wù)的心態(tài)，沒有感受到幫助自己改善績效的態(tài)度，所以會比較抵觸，這給員工的心理增加了負(fù)擔(dān)。
3、負(fù)面反饋多于正面反饋
整個面談過程，劉總都沒怎么談王林的正面表現(xiàn)，王林表現(xiàn)的好的方面都是一帶而過，沒有重點強調(diào)，反倒在員工表現(xiàn)不好的方面指責(zé)太多，直接把面談引導(dǎo)向了對立的局面，最終導(dǎo)致了局面失控，雙方不歡而散。
面談?wù)呒寄懿蛔?/span>
劉總在整個績效面談的過程中都是泛泛而談，沒有深入分析，更沒有啟發(fā)員工思考，幫助其認(rèn)識自己的不足，顯示了面談?wù)咴诳冃嬲劶记煞矫娲嬖诤芏嗖蛔恪?/span>
三、四個準(zhǔn)備助力績效面談成功
要想使面談成功，面談?wù)咭谝韵聨讉€方面做好準(zhǔn)備：
程序準(zhǔn)備
所謂程序準(zhǔn)備，是要了解整個績效面談的程序，做好面談布局，大致我們可以整個面談進程分成四個步驟：開場（Open）、澄清（Clarify）、討論（Discuss）、結(jié)束（Close），這樣四個步驟總成一句話就是OCDC法則。
首先是開場寒暄，不要目的性太強，上來就直奔主題，要給員工心理緩沖的時間，簡單寒暄幾句和主題無關(guān)的話題，緩和一下氣氛，幫助員工平靜心情。
寒暄不是目的，寒暄是為后面做鋪墊的，所以寒暄晚之后就進入了澄清環(huán)節(jié)，把面談的目的和程序告訴員工：“王林，根據(jù)前面我們討論的計劃，今天下午我們用1個小時左右的時間，對你上個月的績效表現(xiàn)進行一個面談，面談的目的是幫助你改善績效，這個過程中我會問一些問題，更多的時間是聽你的想法，希望你不要保留，有什么想法都可以說出來，我們來討論，我們的目標(biāo)是一致的，就是幫助你改善績效，當(dāng)然，好的方面和不足的方面我們都會談到，最后我們還會制定一個改善計劃?！?/span>
之后就進入了正式的討論環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)包括：確認(rèn)績效目標(biāo)值及衡量標(biāo)準(zhǔn)、討論各個指標(biāo)的完成情況及原因、提出改善計劃、確認(rèn)后期跟蹤方式。
最后是總結(jié)，摘要概括整個面談過程中達成的共識，表達對員工的信心，整理面談記錄，請員工簽字確認(rèn)，最后，別忘記感謝員工的時間和投入。
技能準(zhǔn)備
了解了整個面談的程序，管理者還需要注意積累和提升績效面談技能。其實，績效面談中用到的技能是非常多的，本文重點談三個技巧：
正面反饋的技巧
正面反饋的關(guān)鍵詞是：具體
凡事就怕具體，一旦要求具體地說明一個事情，很多人就猶豫起來，甚至開始左顧右盼了。很多時候，經(jīng)理在反饋時并沒有做好準(zhǔn)備，就直接把話說出去了，這種做法會降低反饋的效果。以“小王的市場報告”為例：
籠統(tǒng)的反饋：“小王表現(xiàn)不錯，非常敬業(yè)，最近連續(xù)加班，工作很賣力，辛苦了，接下來好好休息一下，調(diào)整調(diào)整”。
具體的反饋：“小王，你最近工作很投入，為了編寫市場分析報告，連續(xù)加了一周的班，現(xiàn)在你的報告在開會之前完成了，而且質(zhì)量相當(dāng)高，整個報告思路清楚，框架清晰，結(jié)構(gòu)完整，特別市場分析和市場展望部分，緊密聯(lián)系公司的實際，提出了相當(dāng)棒的分析思路和解決辦法，而且使用了幾個比較實用有效的分析工具，這對我們下一步的市場會議起到了很大的幫助作用，我想這個工作對你個人的發(fā)展也是相當(dāng)有幫助的，最近兩天，別閑著，寫個總結(jié)，提高一下自己。”
第一種說法，會有一些效果，小王會感激領(lǐng)導(dǎo)對他的關(guān)心，覺得領(lǐng)導(dǎo)不錯，但這種感覺不會持久，過后就忘記了。
第二種說法，才是小王期待的，對工作本身的反饋才是員工愿意聽到的，也是對員工最有幫助的。員工愿意聽到概括性的表揚，更愿意了解經(jīng)理對自己工作上的看法，當(dāng)經(jīng)理對工作的具體內(nèi)容提出了針對性的看法時，員工才會真正受到激勵。畢竟貢獻不能停留在表面，所以正面反饋的時候，“具體”是一個關(guān)鍵詞。
總結(jié)一下，正面反饋的步驟：
具體地說明下屬在表現(xiàn)上的細(xì)節(jié)； 
反映了下屬哪方面的品質(zhì)； 
這些表現(xiàn)所帶來的結(jié)果和影響。
負(fù)面反饋技巧
負(fù)面反饋的關(guān)鍵詞：描述而不判斷
關(guān)于負(fù)面反饋，也有一個小示例：“小王醉酒”。
判斷式的反饋：“小王喝醉了酒來上班，還酗酒滋事，鬧的公司雞犬不寧”。
描述式的反饋：“小王喝了酒，滿身酒味，走路東倒西歪，碰倒了桌子，文件撒了一地，說話聲音很大，引起了很多人的關(guān)注”。
這兩種說法是一個意思嗎？是。顯然，第一種是判斷，小王喝了酒，至于醉沒醉，誰也不知道，而且生活經(jīng)驗告訴我們，喝了很多酒的人最煩人家說他喝醉了，即便一個人已經(jīng)喝得東倒西歪，我們還要夸他海量呢！第二種是描述，相比較而言，第二種比較容易接受。
關(guān)于負(fù)面反饋，有一個成熟的模式：BEST法則：

描述行為。明確清楚地告訴他到底做了些什么，利用實際的例子，不是簡單概括，用客觀和明確的詞語描述行為。 
表達后果。直接地表達感覺或?qū)顩r的反應(yīng)，用平和的語氣去表達，并詢問對方的感覺或反應(yīng) 。 
征求意見。詢問員工的意見或提出認(rèn)為應(yīng)該繼續(xù)的行為或要更改的行為，建議要具體，是針對個人的行為而非其個性。 
以積極的方式結(jié)束。向他指出該行為改變后的積極效果，對個人帶來什么好處。
例如一名員工在準(zhǔn)備一份提交給客戶的資料時搞錯了一個數(shù)據(jù)，經(jīng)理發(fā)現(xiàn)了，打算給一個負(fù)面的反饋，經(jīng)理是怎樣做的呢？
首先，向員工描述錯誤行為的事實。B：“小王，你做的這份資料里有一個數(shù)據(jù)錯了，這個數(shù)據(jù)是??！?/span>
其次，向員工闡述這種行為可能帶來的不良后果。E：“提交給客戶的每一份文件都是客戶了解我們的窗口，如果你是客戶，你想想看，如果你發(fā)現(xiàn)公司給你的資料有錯誤，你會對這家公司形成怎樣的印象？所以說我們的每一個行為都會影響我們在客戶心中的形象。”
接下去，征求員工對于改正錯誤的意見。S：“小王，你說該怎么辦吧？”
最后，鼓勵員工的改進措施對于公司的價值。T：“對！如果我們每個人每時每刻都能這樣做，這對于公司是非常重要的。”
BEST法則又叫“剎車”原理，是指在管理者指出問題所在，并描述了問題所帶來的后果之后，在征詢員工的想法的時候，管理者就不要打斷員工了，適時地“剎車”，然后，以聆聽者的姿態(tài)，聽取員工的想法，讓員工充分發(fā)表自己的見解，發(fā)揮員工的積極性，鼓勵員工自己尋求解決辦法。最后，管理者再做點評總結(jié)即可。
負(fù)面反饋的要點：
具體地描述下屬的行為
要求：耐心，具體，描述相關(guān)的行為（所說、所做），對事不對人，描述而不是判斷
描述這種行為所帶來的后果
要求：客觀，準(zhǔn)確，不指責(zé)
探討下一步的做法
提問的技巧
績效面談中，如何提問也是很重要的，高效的經(jīng)理通過提問題，幫助員工思考，讓員工自己找答案。下面是一些提問的技巧：
當(dāng)你沒有準(zhǔn)備好聽取回答的時候，不要提問。有時候，人們在提出問題時只愿意聽到他們心目中的理想答案。比如，如果你確實不愿意聽到別人說你是個不好的經(jīng)理，那么就不要問：“你認(rèn)為我是個好經(jīng)理還是個不好的經(jīng)理？”當(dāng)你問一個問題的時候，必須要愿意尊重所得到的任何問答，并且不要有過激反應(yīng)。
以“為什么”開頭的問題容易讓人們產(chǎn)生防御心理。這只是語言中的一個怪異的現(xiàn)象而已。你可以用不容易引起防御心理的說法來代替“為什么”這個詞。比如，與其說“為什么你經(jīng)常遲到？”倒不如試試“是不是在來上班的路上發(fā)生了什么特別事情，使你不能準(zhǔn)時到達？”你注意到感覺上的不同了嗎？
不要用問題來間接表達你的意思。這是父母對孩子經(jīng)常用的一種技巧，因此被認(rèn)為帶有操縱性，還給人屈尊的感覺。比如，“你不覺得自己應(yīng)該更加勤奮地完成工作嗎？”這是反問句——貌似問句，而實際上起到了陳述句的作用。聽話人對這句話的理解是“我想要你更加勤奮地工作?！庇脕砥鸬疥愂龌蛞笞饔玫膯柧鋾饐T工的不信任感。
避免復(fù)合問句。復(fù)合問句包含幾個部分，實際上是幾個問句合在一個句子里。復(fù)合問句很讓人迷惑，并且容易得到低質(zhì)量的回答。例如：“你為什么周五經(jīng)常遲到，而周三經(jīng)常早退呢？”這就是兩個問題，而且你不可能兩個問題都得到很好的答案。把幾件事情分開，讓問題變得簡單詳細(xì)。
對方在回答問題時，不要打斷他。這是一個總的原則，但也有一些例外。如果對方的回答過火了，完全離題了，或者帶有侮辱和污蔑性質(zhì)的時候，你就可以打斷他，并重新調(diào)整談話的重心。打斷對方的時候態(tài)度要友善，調(diào)整談話重心的時候不要表現(xiàn)出失望情緒。
資料準(zhǔn)備
資料的準(zhǔn)備比較簡單，主要是上期員工績效考核表，員工的績效表現(xiàn)記錄、過程中的溝通記錄、員工的總結(jié)、員工的職位說明書等，績效面談之前要確保這些資料都在桌面手可及的地方，不要像劉總一樣需要員工提醒，再去翻找，那樣給會給員工不重視的感受，影響面談的效果。
心理準(zhǔn)備
所謂心理準(zhǔn)備，即面談?wù)咭浞挚紤]面談對象的性格特點，預(yù)估面談過程中可能發(fā)生的狀況，做好應(yīng)對的心理準(zhǔn)備，心理準(zhǔn)備充足了，面談過程將更加可控。這就要求面談?wù)咭诿嬲勚霸谛睦碜鲆恍╊A(yù)演，對各種情形都加以考慮并做好應(yīng)對措施。
結(jié)束語：績效面談的最終目的是幫助員工改善績效，經(jīng)理的價值是幫助員工成長，明確了這一點，面談就成功了一大半，剩下的都是技術(shù)性的東西，只要用心積累，不斷提升，把績效面談這出大戲?qū)а莺貌⒎请y事！

合作代理：

由中國執(zhí)行力十強講師孫軍正老師主講的“卓越執(zhí)行”系列課程及其專家團隊打造的“卓越執(zhí)行系統(tǒng)咨詢項目”誠尋全國各地戰(zhàn)略合作與代理機構(gòu)。由孫老師的專職助理溝通與交流。