題目描述

論題 論信息系統(tǒng)項目的溝通管理

在一個信息系統(tǒng)項目中存在多種干系人，他們的關(guān)注點和需求各不相同，對承建方項目經(jīng)理來說，溝通管理尤為重要，項目經(jīng)理應(yīng)重視和加強(qiáng)項目的溝通管理工作，包括做好溝通管理計劃，向干系人發(fā)布項目信息、向客戶報告項目績效，管理和協(xié)調(diào)包括客戶在內(nèi)的項目干系人，以及解決項目中遇到的問題。項目經(jīng)理應(yīng)采用有效的溝通技能與干系人溝通，以達(dá)到事半功倍的效果，從而為項目的成功創(chuàng)造良好的環(huán)境。

請以“信息系統(tǒng)項目的溝通管理”為題，分別從以下三個方面進(jìn)行論述：

1．簡要敘述你參與管理過的信息系統(tǒng)項目（如項目背景、發(fā)起單位、項目目標(biāo)、項目內(nèi)容、組織結(jié)構(gòu)、項目周期、交付產(chǎn)品、涉及的主要干系人等）和你在其中承擔(dān)的主要工作。

2．簡要敘述溝通管理對該項目的重要性和作用。

3．請結(jié)合項目管理理論和你在項目溝通管理中的具體工作，詳細(xì)論述在項目中如何做好溝通管理。

寫作分析

該論文考查的是考生對信息系統(tǒng)項目溝通管理的認(rèn)識和理解。根據(jù)題目要求論述的三個方面，本論文除需要簡單介紹項目基本情況（包括項目背景、發(fā)起單位、項目目標(biāo)、項目內(nèi)容、組織結(jié)構(gòu)、項目周期、交付產(chǎn)品、涉及的主要干系人等）之外，還需要闡述溝通管理對該項目的重要性和作用，同時需要結(jié)合項目管理理論和“我”在項目溝通管理中的具體工作，詳細(xì)論述在項目中如何做好溝通管理。從出題要求來分析，筆者認(rèn)為，本論文的重點應(yīng)該是響應(yīng)問題3：結(jié)合項目管理理論和你在項目溝通管理中的具體工作，詳細(xì)論述在項目中如何做好溝通管理。（論文寫作難度：★★★）

范文

【摘要】

本文討論了XX省社保系統(tǒng)民政統(tǒng)一軟件開發(fā)項目的溝通管理。該項目是在國家大社會保險政策指導(dǎo)下于2010年10月份正式啟動的。該系統(tǒng)為用戶提供了優(yōu)撫安置、救災(zāi)救濟(jì)等十大主要業(yè)務(wù)功能。在本文中首先描述了我所負(fù)責(zé)的項目的背景信息，接著闡述了溝通管理對該項目的重要性及其作用；然后結(jié)合項目管理理論和我在項目溝通管理中的具體工作，從溝通規(guī)劃、信息發(fā)布、績效報告和干系人管理四個方面詳細(xì)論述了我在項目中是如何做好溝通管理工作的。在論文的最后總結(jié)了我在該項目溝通管理方面的五點實用經(jīng)驗和兩點不足。在本項目建設(shè)過程中，本人擔(dān)任項目總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)項目的全面管理。本系統(tǒng)已于2011年12月4日成功上線并順利通過了用戶驗收，目前運行狀況良好，得到了用戶的高度評價。

【論文大綱】（考生可以把論文大綱先寫在草稿紙上，用于寫作論文時擴(kuò)展和引導(dǎo)自己的寫作思路）

該篇論文，筆者把正文分為七段：

第一段：響應(yīng)問題1，描述項目的背景、系統(tǒng)所包括的功能，系統(tǒng)建設(shè)的基本要求，所采用的IT技術(shù)，我的職責(zé)，并切入論文的論題：信息系統(tǒng)項目的溝通管理。

第二段：響應(yīng)問題2，敘述溝通管理對該項目的重要性和作用。

第三段：響應(yīng)問題3，結(jié)合項目管理理論和我在項目溝通管理中的具體工作，詳細(xì)論述在項目中我是如何做好溝通管理工作的。

第四段：繼續(xù)響應(yīng)問題3，通過兩個實例介紹了我是如何進(jìn)行溝通管理的。

第五段：總結(jié)本項目通過有效項目（溝通）管理所取得的實際效果。

第六段：論文總結(jié)，哪些做得好（五點經(jīng)驗）、哪些需要改進(jìn)（兩點不足）。

【正文】

XX省社保系統(tǒng)民政統(tǒng)一軟件開發(fā)項目是在國家大社會保險政策指導(dǎo)下于2010年10月份正式啟動的。該項目由XX省民政廳發(fā)起，旨在為全省民政部門提供一套集優(yōu)撫安置、救災(zāi)救濟(jì)、社會福利、民間組織管理、社區(qū)建設(shè)、基層政權(quán)、社會事務(wù)、區(qū)劃地名、老齡工作和民政事業(yè)費管理等十大主要民政業(yè)務(wù)于一體的全省民政統(tǒng)一軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用瀏覽器/web服務(wù)器/應(yīng)用服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫服務(wù)器四層J2EE體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用服務(wù)器（中間件）采用Oracle公司的WebLogic11g，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器（數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)）采用Oracle11g，界面層主要采用ExtJs3.3/Ajax/Servlet/JSP，業(yè)務(wù)邏輯層組件主要采用EJB3.0技術(shù)實現(xiàn)。在該項目的建設(shè)過程中，本人擔(dān)任項目總負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)項目的全面管理。由于系統(tǒng)建設(shè)規(guī)模大（有1萬6千多個功能點）、建設(shè)時間緊（用戶要求在2011年12月31日前所有功能子系統(tǒng)都必須全部上線），涉及到的項目干系人多（我們這個項目的主要干系人有用戶方主管該項目的副廳長、用戶方信息中心主任、用戶方項目經(jīng)理、監(jiān)理工程師、我方主管領(lǐng)導(dǎo)、我方項目總監(jiān)、我方PMO等），為了保證項目的如期完成，我?guī)ьI(lǐng)項目團(tuán)隊全體成員，采用強(qiáng)矩陣項目組織結(jié)構(gòu)，通過有效的項目管理特別是出色的項目溝通管理，獲得了良好的績效，取得了可喜的成績。（本段響應(yīng)問題1：敘述我參與管理過的信息系統(tǒng)項目（項目背景、發(fā)起單位、項目目標(biāo)、項目內(nèi)容、組織結(jié)構(gòu)、項目周期、交付產(chǎn)品、涉及的主要干系人等）。這句話是讓考生理解如何正確地響應(yīng)題目中的要求。括號中的這段話考試時不用寫。）

我們知道，溝通在日常工作和生活中非常重要，因為溝通是合作的基礎(chǔ)、溝通是冰釋問題的工具、溝通是增進(jìn)了解和感情的橋梁；其實在項目中溝通的重要性就更加突出了。多年的項目管理經(jīng)驗告訴我：要做好一個項目，主要取決于四個方面的合力：項目經(jīng)理的自身能力和團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)力、團(tuán)隊成員的能力和協(xié)同配合程度、項目主管領(lǐng)導(dǎo)的支持力度以及外部干系人（包括客戶、監(jiān)理、供應(yīng)商等）的支持和配合程度。做項目就好比是在河面上劃船，項目經(jīng)理的自身能力和團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)力以及團(tuán)隊成員的能力和協(xié)同配合程度是項目這艘“船”能順利前行的“內(nèi)在動力”；而項目主管領(lǐng)導(dǎo)的支持力度以及外部干系人的支持和配合程度則是項目這艘“船”能順利前行的“外在推動力”。項目內(nèi)部干系人（包括領(lǐng)導(dǎo)、同事、項目組成員等）的配合好比是水的流向，外部干系人的配合好比是風(fēng)的方向，“船”只有順風(fēng)順?biāo)拍軇澋酶p松，同樣項目只有順風(fēng)順?biāo)趴赡塬@得成功。而要讓項目艘“船”順風(fēng)順?biāo)业男牡皿w會就是在項目工作過程中多加強(qiáng)溝通、多進(jìn)行正確的溝通。因此，我認(rèn)為，良好的溝通是項目成功的重要保障，良好的溝通是讓項目干系人滿意的重要法寶，良好的溝通是讓項目干系人支持項目的“核武器”。（本段響應(yīng)問題2：敘述溝通管理對該項目的重要性和作用。括號中的這段話考試時不用寫。）

管理XX省社保系統(tǒng)民政統(tǒng)一軟件開發(fā)項目的實際經(jīng)驗告訴我，在項目的溝通管理方面，要做到的四項主要工作是：制定出合適的《項目溝通管理計劃》、根據(jù)《項目溝通管理計劃》編制《績效報告》、根據(jù)《項目溝通管理計劃》實施信息發(fā)布以及根據(jù)《項目溝通管理計劃》進(jìn)行干系人管理。在制定項目管理計劃的過程中，我?guī)ьI(lǐng)項目組成員對項目干系人（包括項目團(tuán)隊成員）的溝通需求進(jìn)行了充分的分析，在此基礎(chǔ)上，制定了主要內(nèi)容為在什么時候由誰把什么信息通過什么方式送達(dá)給何人的《項目溝通管理計劃》，然后將該《項目溝通管理計劃》提交給各類型利害干系方負(fù)責(zé)人核實和確認(rèn)直到被認(rèn)可。有了這樣一份切實可行的《項目溝通管理計劃》（當(dāng)然在項目進(jìn)展過程中，我們根據(jù)項目實際情況也對該計劃進(jìn)行過必要的調(diào)整），為后續(xù)項目建設(shè)過程中的有效溝通奠定了良好的基礎(chǔ)。有了《項目溝通管理計劃》的指導(dǎo)，我們進(jìn)行信息發(fā)布和績效報告時比較得心應(yīng)手。在本項目中，我們應(yīng)用了信息收集和信息發(fā)布系統(tǒng)，每周將收集到的項目信息（包括項目狀態(tài)信息、項目績效信息、項目變更信息、項目經(jīng)驗教訓(xùn)等）通過既定的方式發(fā)送給《項目溝通管理計劃》中所規(guī)劃的項目干系人，這樣保證了各干系人及時得到并且只得到了他們所關(guān)心的項目信息。在績效報告方面，項目前期我們按照20/80法則（工作尚未完成時掙值按計劃價值的20%計算，工作完成后再計算計劃價值的80%作為掙值）、項目中后期我們按照50/50法則（工作尚未完成時掙值按計劃價值的50%計算，工作完成后再計算計劃價值的50%作為掙值），采用掙值技術(shù)（EVT）每周計算項目掙值，并將PV（計劃值）、AC（實際值）、EV（掙值）繪制成“S曲線”提交給項目相關(guān)干系人，然后根據(jù)PV、AC和EV及其它相關(guān)信息進(jìn)行項目偏差分析和趨勢分析，同時將這些信息匯報給《項目溝通管理計劃》中所約定的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。在管理干系人方面，我們是根據(jù)不同的項目干系人的溝通需求，采用不同的溝通方式與之溝通的，盡可能保證他們的需求能得到及時、有效、合適的響應(yīng)和處理；我認(rèn)為，項目干系人管理中的主要內(nèi)容是如何恰當(dāng)?shù)乩煤酶鞣N不同類型溝通方式，目的就是要通過有效的管理讓干系人滿意，從而更好地支持項目建設(shè)工作。（本段響應(yīng)問題3：結(jié)合項目管理理論和我在項目溝通管理中的具體工作，詳細(xì)論述在項目中我是如何做好溝通管理工作的。括號中的這段話考試時不用寫。）

總體來說，在XX省社保系統(tǒng)民政統(tǒng)一軟件開發(fā)這一大型項目的建設(shè)過程中，我們按照《項目溝通管理計劃》實施的項目溝通管理工作做得不錯。這里舉兩個典型的實例來進(jìn)一步說明我的溝通管理。一個實例是我們五個項目小組之間溝通協(xié)同配合不暢：由于該項目我們分成了五個子項目小組，五個子項目小組的成員來自于公司的不同部門，由于部門文化不同、平時大家又很少在一起工作，因此項目開始的那段時間，子項目組之間扯皮、抱怨和互相指責(zé)的現(xiàn)象比較明顯，曾一度影響了項目工作的整體推進(jìn)；發(fā)現(xiàn)這個問題后，我和五個子項目經(jīng)理進(jìn)行了詳細(xì)的溝通，也組織召開了幾次工作協(xié)調(diào)會議，但問題沒能得到很好的解決；后來在公司資深項目經(jīng)理的點撥下，我們通過建立起統(tǒng)一的工作目標(biāo)和統(tǒng)一利益，把大家“捆綁”到了“同一條船”上，同時通過經(jīng)常性的跨子項目小組的交流和互動，這一問題后來得到了非常好的解決。另一個實例是多單位配合不到位：我們這個項目涉及到用戶、主機(jī)系統(tǒng)供應(yīng)商、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備供應(yīng)商、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)供應(yīng)商等多家單位，在溝通和合作方面問題比較明顯，如開協(xié)調(diào)會時人員不齊、需要相關(guān)單位派人聯(lián)調(diào)系統(tǒng)時個別單位支持不力等，針對這一情況，作為項目總集成商的我們出臺了帶有獎懲性質(zhì)的《項目協(xié)同工作制度》，同時建立起聯(lián)席會議和通報制度，通過這些正式制度的約束，各單位對該項目的重視和配合程度提高了很多，為整體項目的順利推進(jìn)提供了有力的保障。（本段繼續(xù)響應(yīng)問題3：通過兩個實例介紹了我是如何進(jìn)行溝通管理的。括號中的這段話考試時不用寫。）

通過有效的項目管理特別是出色的溝通管理，項目于2011年12月4日全部上線并順利通過了用戶驗收，在用戶期望的日期前三周左右圓滿完成了各項任務(wù)。項目完成后，我們對項目實際數(shù)據(jù)進(jìn)行了統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)該項目的實際成本比預(yù)算少花了7%，總生產(chǎn)率比公司的標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)率提高了12%，人月成本也比公司標(biāo)準(zhǔn)人月成本降低了8%。工作效率的提高和人月成本的下降與我們良好的溝通管理有著密切的關(guān)系。（本段總結(jié)本項目通過有效的項目（溝通）管理所取得的實際效果。括號中的這段話考試時不用寫。）

XX省社保系統(tǒng)民政統(tǒng)一軟件系統(tǒng)已經(jīng)正式上線并運行了近一年時間，運行狀況良好，得到了用戶的一致好評。在本項目的溝通管理方面，我實踐并總結(jié)了有效溝通的四條有用的工作經(jīng)驗：

（1）不同的干系人他們的偏好不同，需要采用不同的溝通方式和風(fēng)格與他們進(jìn)行溝通；

（2）人之所欲施之于人，一定要用干系人所期望的方式和他們溝通；

（3）和干系人溝通時一定要經(jīng)常換位思考，特別是在和干系人有意見分歧的時候就更應(yīng)該如此；

（4）干系人（特別是外部干系人）有他們的利益訴求，我們一定要抱著有利于項目、合作共贏的思想去和他們溝通，千萬不要只想到自己或自己公司的利益；

（5）用“我們”的心態(tài)來解決與干系人合作過程中遇到的問題。

但是，在本項目的溝通管理方面，也存在著一些問題，需要我們在以后的項目管理過程中去不斷改進(jìn)，如：

（1）在外部環(huán)境對溝通效果的影響上我把握得還不夠，導(dǎo)致有個別的溝通活動失?。?/span>

（2）在溝通技巧上還不十分嫻熟，因此出現(xiàn)過一次讓用戶投訴的現(xiàn)象。（最后是對該項目在溝通管理方面經(jīng)驗和不足的總結(jié)。括號中的這段話考試時不用寫。）