主管的基本功能
主管是人人羨慕的職位,不但有可觀的收入,又有尊嚴(yán)的社會地位。主管位尊權(quán)大,并非人人皆可登上此一寶座,但榮膺這一寶座的卻不一定有卓越的表現(xiàn),甚至有許多身歷其境的主管,常因處事不夠嚴(yán)格,人際關(guān)系的通用不夠圓熟,以致于“尺寸”把握不準(zhǔn),而大惑主管難也!因此,本文分兩部分來討論,一方面探討主管的基本功能,另一方面則剖析主管如何做好管理工作。
一):主管的性質(zhì)與內(nèi)涵
主管是勞心而非勞力者
所謂勞心者是指運(yùn)用其智慧,發(fā)掘潛在問題,進(jìn)而深入分析,提出解決對策的;勞力者是指憑自身實力,勞碌工作,而少用大腦思考問題的,孟子說:勞心者役人,勞力者役于人。
主管是人才而非人手
企業(yè)的強(qiáng)弱是看各類人才(運(yùn)用腦力去管理部屬者)是否多而全,而不是只求人手(依照上司旨意辦事的人)多,人多只是勢眾,但不一定能成事。
主管不是主官
主管不是做官,而是引導(dǎo)別人把事做好的人,因此主管并非事必躬親者。既然不是當(dāng)官,就不能有“官大學(xué)問大”的心態(tài),頭銜高并非一定實力強(qiáng),名副其實才是真主管。
主管是既管又理的人
過去是勞力者密集的天下,是人找事、人求事的時代;現(xiàn)今則是技術(shù)、資金、信息與人才密集的時代,找事已變成求才;因此,主管的角色不能再憑至高無上的權(quán)威,頤氣使人、管教、漫罵的待人方式已經(jīng)落伍,起而代之的是講理、注意理性和身教的方式管理員工,故主管不只是講求管教,還要講求合理、合法及合情。
主管是負(fù)責(zé)單位業(yè)績成敗的人
企業(yè)各部門若有良好的業(yè)績,大家都會說主管的領(lǐng)導(dǎo)有方。然而,計算成敗其實應(yīng)按90:10的原則,有錯則大過由上(90)往下(10)記,有功則應(yīng)由下(90)往上(10)記。
主管是調(diào)和各方關(guān)系的人
主管既要盡力而為、領(lǐng)導(dǎo)部屬完成上級所交給的任務(wù),另一方面,又要善于伙計本分,設(shè)法爭取到老板的支持與信任,方能順利完成任務(wù)。由于這種兩面關(guān)系,故常遇到“該說的不能說”、“不該說的非說不可”的兩難境地。
二):主管工作的內(nèi)涵
主管是推動群策群力以求成功的人,其工作深富有挑戰(zhàn)性,但也因掌舵該單位的方向及政策方針的制定與執(zhí)行,故因任重道遠(yuǎn)而飽受工作壓力的催逼。主管的工作內(nèi)涵主要有以下幾點(diǎn)特征:
工作進(jìn)度異常緊湊
主管因處在負(fù)責(zé)工作單位的內(nèi)外聯(lián)系,又要處理例行性業(yè)務(wù)與某些突發(fā)性事件,加上業(yè)務(wù)的規(guī)劃、執(zhí)行權(quán)力與考核都要主管來構(gòu)思與推動,因此,可謂“集三千寵愛于一身”,工作繁重而忙碌,而一有空閑,書信電話緊隨而來,部屬的請示又剝奪了他不少時間,因此,主管幾乎沒有真正的休息時間,主管似乎無權(quán)可說:現(xiàn)在我的工作都做完了。
工作特點(diǎn)簡短、片段和多變
主管是某一部門的靈魂人物、決策者,各方面都要找他,但他一天只有24小時,因此除了加強(qiáng)工作進(jìn)度以外,就是盡量縮短活動、推掉或避免冗長費(fèi)心費(fèi)力的工作,以加速信息的傳輸和業(yè)務(wù)的進(jìn)行,因此,主管根本無法細(xì)想,這并不是說主管不用大腦,而是他忙碌得無心專心做好規(guī)劃工作。
主管都是行動導(dǎo)向者,且特別偏愛口頭溝通
主管由于工作壓力大,很多事情都是十萬火急,故常以“務(wù)實”的態(tài)度,“兵來將擋,水來土淹”,不在深入分析問題如何形成與惡化過程,而事實上也不可能允許他對事件的來龍去脈、因果關(guān)系作詳細(xì)的澄清,因此,都是行動導(dǎo)向,以處理如何做,而非事實本質(zhì)為最高準(zhǔn)則。
主管工作最大的危險是不能深入
主管是“成事與做事”兼并的,又要辦多事與辦好事,在這種壓力下,他無法不接受最多的任務(wù),但卻不容易把責(zé)任授予他人,因此授權(quán)與培養(yǎng)部屬使他備受困惑,凡事找“頭”,但他又分身無術(shù),只好看哪個事緊急就先應(yīng)付,但緊急又與重要性往往難以兩全,結(jié)果樣樣都管,樣樣不管,落得變成蜻蜓點(diǎn)水不深入的后果。
主管的工作仍以藝術(shù)成分居多
主管是從事管人理事的工作,問題是他的處理結(jié)果是要通過人來完成,而且等級愈高,愈是要靠人來辦事,同時也需要收集各個方面信息再做卓越的判斷,主管當(dāng)久之后,會養(yǎng)成他獨(dú)斷專行的習(xí)慣,依憑直覺與經(jīng)驗,而不太重視科學(xué)的分析,因這樣常緩不濟(jì)急。管人至今仍屬高度藝術(shù)的范疇,而主管欲思考如何做決策,卻又無法作深入的分析研究。
三):主管的管理功能
主管的管理功能有規(guī)劃、組織、用人、指揮及控制等,它們彼此之間有一個前后銜接的關(guān)系。
規(guī)劃是知己知彼、百戰(zhàn)百勝的工夫,規(guī)劃是一種知己知彼的工作,也是企業(yè)管理的首要功能,主管只要規(guī)劃做的好,其他事就可順利開展。規(guī)劃主要有四大要點(diǎn):
A:評估外界環(huán)境形勢的變化,分析有那些形勢對自己是機(jī)會,那些是威脅。規(guī)劃是講求如何運(yùn)籌帷幄、化不利為機(jī)會的工夫。
B:了解本身有那些優(yōu)點(diǎn)(資源),自己的強(qiáng)處與弱點(diǎn)在那里,以尋求有利于自己的方面,界定自己的生存空間與發(fā)展方向,以發(fā)揮所長,貢獻(xiàn)企業(yè)未來發(fā)展。
C:建立負(fù)責(zé)部門的整體目標(biāo)與長期發(fā)展計劃,這些目標(biāo)是用來對待未來形勢發(fā)展所作的預(yù)測,加上某些“勉強(qiáng)”成分所定的高標(biāo)準(zhǔn),而以這些目標(biāo)和計劃做為部門努力的方向和業(yè)績衡量的標(biāo)準(zhǔn)。
D:依據(jù)整體目標(biāo)再制定部門的政策方針與策略,讓人力、物力及時間等資源做最充分與最有效的利用。
組織要求團(tuán)對合作,建立共識,組織的目的就是要將一群烏合之眾化為百萬雄師,強(qiáng)調(diào)“三個臭皮匠勝過一個諸葛亮”。主管是成事者,故不能再事必躬親,而要本著“組織設(shè)計”發(fā)揮團(tuán)隊合作的效果,使整體大于個別之和,一般而言,組織設(shè)計設(shè)涉及到以下三種做法:
A:組織是將各種心態(tài)不一的引導(dǎo)向統(tǒng)一的目標(biāo),須通過溝通、協(xié)調(diào)、忍讓、共識及合作來建立共識。
B:主管應(yīng)對每個部屬充分的了解,設(shè)法使他發(fā)揮所長,以達(dá)到分工專業(yè)化的效果,組織是人才的組合,也是每個人要發(fā)揮其專業(yè)才能的所在。
C:主管除設(shè)法讓部屬充分表現(xiàn)外,更應(yīng)透過各種溝通與協(xié)調(diào)工夫,使部屬上下一心,主管要通過理念的灌輸、會議、目標(biāo)和各種制度設(shè)計,促使大家彼此相互配合,同心協(xié)力,拋棄本位主義。
用人要求知人善任,適才適所,企業(yè)是要靠人來提高生產(chǎn)力的,主管懂得用人之道才能水漲船高,傾其心智去規(guī)劃大事,否則若不敢授權(quán),盡己全力只能做些小事,主管的用人一般應(yīng)注意:
A :人才靠培養(yǎng),挖角不能建立共識;
B:士為知己者死,人的能力與向心力是靠激勵來發(fā)揮其潛能的;
C:我們要用的是最適合的人,而非最好的人;
D:培養(yǎng)部屬工作的成熟感,使其潛力浮出水面;
E:利用輪調(diào)或第二專長的培養(yǎng),使部屬能接棒。
4.指揮能建立共識,培養(yǎng)使命感,部屬是主管的鏡子,有怎樣的部屬就有怎樣的主管,主管必須設(shè)法讓部屬建立共識,賦予責(zé)任心與使命感,員工才有勇于做事的報復(fù)和主人感,故主管應(yīng)注意:
A:身教重于言教,待人首重誠心;
B:設(shè)法使部屬成為自己的信徒;
C:身先士卒,要求部屬之前要先要求自己;
D:推行在公眾面前表揚(yáng),在私下里處理過錯;
E:獎懲應(yīng)活用,但應(yīng)遵守多表揚(yáng)少斥責(zé)的原則。
5.控制是追蹤考核,確保目標(biāo)達(dá)到,規(guī)劃落實,作為主管,必須事先制定各種衡量準(zhǔn)則,掌握反饋信息,才能掌握大局,完成任務(wù),主管應(yīng)做到:
A:不要有“亡羊補(bǔ)牢”的思想;
B:重點(diǎn)管理,注意各種例外情況;
C:定期評估業(yè)績,而非年終才算總帳;
D:評估標(biāo)準(zhǔn)明確具體,盡可能量化;
E:機(jī)會教育,吸取別人的慘痛教訓(xùn),避免重蹈覆轍。
四):主管應(yīng)具備的能力與條件
主管一般應(yīng)具備技術(shù)、人際、全局、判斷四種管理技巧,這些技巧并非與生俱來的,而是靠后天的培養(yǎng)和努力而得的。
技術(shù)主要包括專業(yè)性的知識、對專業(yè)問題的分析能力、專業(yè)工具及專業(yè)技術(shù)的熟練程度,作為主管,不管是銷售、生產(chǎn)、人事,還是財務(wù)、研究、信息等各個方面的知識都應(yīng)鉆研,技術(shù)越好,越能與他人協(xié)調(diào)與合作。
人際技巧重點(diǎn)在與人的合作,作為一個主管,是否擁有良好的人際技巧,可從三個方面來觀察:他用什么方式去看他的上司、同事及部屬?他用什么方式去了解上訴這些人對他的看法?他如何處理上訴兩個問題?人際技巧是一種時時刻刻自然流露的活動表現(xiàn),主管并非只在做決策時才需要正確了解他人的能力,主管應(yīng)切記:自己的一言一行,對部屬都有不可言喻的影響。
全局性是要求主管能否從企業(yè)的整體來看問題,同時認(rèn)清各組織各部門之間的相依性,只有產(chǎn)、供、銷、人、研、財、信等各個部門的密切配合,企業(yè)才能有綜合效果而言;同時要求主管能否同企業(yè)界、社會、政府、學(xué)校等力量保持一種什么樣的關(guān)系,能否發(fā)現(xiàn)其根源,為我企業(yè)所利用,對我企業(yè)有利。
判斷對于一個主管來說非常重要,企業(yè)經(jīng)營錯綜復(fù)雜、撲簌迷離、常常通過主管了解來龍去脈因果關(guān)系,從而找到問題的真正癥結(jié)所在,主管站在整體的高度去探討、描述、解釋、分析、綜合歸納企業(yè)問題,進(jìn)而提出問題解決方案。主管要求能動灼先機(jī)、未雨綢繆,這樣就能化危機(jī)成轉(zhuǎn)機(jī),最后變成良機(jī),判斷是為解決問題而非制造問題。
作為90年代末期的高新技術(shù)企業(yè),對主管必然有更高的要求。新時代要求主管還要具備創(chuàng)造性的洞察力,洞察力包括從各種角度去觀察問題,從而抓住問題的核心,它能有助于擬訂成功的策略;敏感力就是如何把人結(jié)合在一種文化內(nèi),使他們自動自發(fā)的追求高目標(biāo),面對面溝通、持續(xù)性訓(xùn)練與發(fā)展、創(chuàng)造性獎勵辦法、工作保障,都顯示了培養(yǎng)強(qiáng)有力文化的那種敏感力,少了它,員工就會缺乏干勁、感覺未受重用、甚至感覺受剝削;高瞻遠(yuǎn)矚能在內(nèi)心從已知走向未知,也就是綜合事實、數(shù)字、希望、夢想、危險以及機(jī)會,而創(chuàng)造未來,忍耐要求你活在現(xiàn)實里,高瞻遠(yuǎn)矚和忍耐的能力有助于塑造一個卓越的未來,不急不躁的邁向這個遠(yuǎn)景;應(yīng)變與集中的能力則能刺激你預(yù)測未來的需求,事先推測該注意的困難,而不是使企業(yè)立即受到壓力,即使發(fā)生了不測,也能引導(dǎo)推行變革的努力方向。
借助孫子的說法,一位主管應(yīng)具備的條件是“將者,智、信、仁、勇、嚴(yán)”。主管要有過人的智慧,以作出正確判斷,作出合理的決策;要言出必行,以建立威信,同時要信賴部屬,進(jìn)而獲得部屬的信賴;要有仁德,要愛護(hù)和關(guān)懷部屬;要有道德和做事的勇氣,能下決斷,并有魄力地執(zhí)行任務(wù),敢作敢當(dāng);必須嚴(yán)守紀(jì)律,尊重制度,賞罰分明。