第1章  采購(gòu)管理

第一節(jié)  采購(gòu)的基本內(nèi)容及注意事項(xiàng)

1、  采購(gòu)部門(mén)的職能有哪些？

采購(gòu)部門(mén)的職能主要包括：

（1）      及時(shí)掌握所需要的采購(gòu)信息，保持良好的內(nèi)部溝通。

（2）      調(diào)查和掌握生產(chǎn)所用物料的供貨渠道，尋找物料供應(yīng)來(lái)源。

（3）      建立供應(yīng)商檔案，與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，以防止緊急狀況時(shí)找不到替代的供應(yīng)商。

（4）      參考原料市場(chǎng)行情，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)。

（5）      對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)價(jià)格、材料質(zhì)量、交貨期等作出評(píng)估，了解公司主要物料的市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，制作采購(gòu)文件，采購(gòu)所需的物料。

（6）      按照采購(gòu)合同協(xié)調(diào)供應(yīng)商的交貨期。

（7）      協(xié)助質(zhì)量部門(mén)檢查進(jìn)廠物料的數(shù)量與質(zhì)量。

（8）      協(xié)助物料控制部門(mén)對(duì)呆滯料與廢料進(jìn)行預(yù)防和處理。

2、  采購(gòu)的質(zhì)量保證協(xié)議主要有哪些作用與內(nèi)容？

（1）      質(zhì)量保證協(xié)議的作用：

①對(duì)供應(yīng)商明確地提出質(zhì)量要求，協(xié)議中規(guī)定的質(zhì)量要求和檢驗(yàn)、試驗(yàn)與抽樣方法應(yīng)得到雙方認(rèn)可和充分理解。

②通過(guò)與供應(yīng)商的配合來(lái)保證采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量。

（2）      質(zhì)量保證協(xié)議的要求：

①  質(zhì)量保證要求應(yīng)得到雙方認(rèn)可，防止給今后的合作留下隱患。

②  質(zhì)量保證協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確檢驗(yàn)的方法及要求。

③  質(zhì)量保證協(xié)議上提出的質(zhì)量要求應(yīng)考慮成本和風(fēng)險(xiǎn)等方面的內(nèi)容。

（3）      質(zhì)量保證協(xié)議中提出的質(zhì)量保證要求可包括下列內(nèi)容：

①  雙方共同認(rèn)可的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。

②  由供應(yīng)商實(shí)施質(zhì)量管理體系，由公司第三方對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量體系進(jìn)行評(píng)價(jià)。

③  本公司的接收檢驗(yàn)方法（包括允收水準(zhǔn)AQL的確定）

④  供應(yīng)商提交檢驗(yàn)、試驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄。

⑤  由供應(yīng)商進(jìn)行全檢或抽樣檢驗(yàn)與試驗(yàn)。

⑥  檢驗(yàn)或試驗(yàn)依據(jù)的規(guī)程/規(guī)范。

⑦  使用的設(shè)備工具和工作條件，明確方法、設(shè)備、條件和人員技能方面的規(guī)定等。

3、  降低采購(gòu)成本的途徑有哪些？

降低采購(gòu)成本的途徑主要有：

（1）      尋求更合適的供應(yīng)商。

（2）      尋找更可能代替的物料。

（3）      改善采購(gòu)技術(shù)，比如增加采購(gòu)數(shù)量。

（4）      改進(jìn)原有設(shè)計(jì)。

（5）      改善儲(chǔ)運(yùn)方法，降低庫(kù)存

（6）      實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)。

4、  采購(gòu)程序包括哪些內(nèi)容？

（1）      制定并實(shí)施控制采購(gòu)質(zhì)量的程序，以確保對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品的質(zhì)量控制。

（2）      確保供應(yīng)商準(zhǔn)確地理解采購(gòu)產(chǎn)品的要求。

（3）      確保向合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。應(yīng)評(píng)審每一個(gè)供應(yīng)商提供合格產(chǎn)品的能力。

（4）      應(yīng)與供應(yīng)商達(dá)成明確的質(zhì)量保證協(xié)議，就驗(yàn)證方法達(dá)成明確的協(xié)議，以確保驗(yàn)證結(jié)果的統(tǒng)一。

（5）      應(yīng)與供應(yīng)商制定解決質(zhì)量問(wèn)題的方法。

（6）      應(yīng)保存與接收的產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量記錄和對(duì)采購(gòu)進(jìn)行控制的有關(guān)的質(zhì)量記錄，以利于及時(shí)解決和處理有關(guān)質(zhì)量事宜。

5、  采購(gòu)工作應(yīng)如何具體實(shí)施？

采購(gòu)工作由四具環(huán)節(jié)組成，而每個(gè)環(huán)節(jié)又由若干個(gè)步驟組成。

（1）      采購(gòu)計(jì)劃

計(jì)劃的目的是根據(jù)客戶需求及生產(chǎn)能力制訂采購(gòu)計(jì)劃，做好綜合平衡，以便保證物料及時(shí)供應(yīng)，同時(shí)降低庫(kù)存及成本，減少急單。

主要環(huán)節(jié)有：評(píng)估訂單需求、計(jì)算訂單容量、制定訂單計(jì)劃。

（2）      供應(yīng)商評(píng)估

供應(yīng)商評(píng)估的目的是滿足采購(gòu)對(duì)質(zhì)量、成本、供應(yīng)、服務(wù)等方面的要求。

供應(yīng)商評(píng)估的主要環(huán)節(jié)有：供應(yīng)商評(píng)估的準(zhǔn)備、初選供應(yīng)商、試制、批量試驗(yàn)、確定供應(yīng)商名單。

（3）      采購(gòu)訂單

發(fā)送訂單的目的是為生產(chǎn)部門(mén)提供合格的原材料和配件，同時(shí)對(duì)供應(yīng)商群體績(jī)效表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)反饋。

主要環(huán)節(jié)有：訂單準(zhǔn)備、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤。

（4）      采購(gòu)管理

采購(gòu)管理的主要目的是正確執(zhí)行企業(yè)的采購(gòu)原則。

主要環(huán)節(jié)有：?jiǎn)螕?jù)審批，包括計(jì)劃、評(píng)估報(bào)告、訂單合同、付款審核與批準(zhǔn)。

6、  如何準(zhǔn)備采購(gòu)訂單計(jì)劃？

（1）      了解市場(chǎng)需求

任何一家生產(chǎn)型企業(yè)，要想制訂較為準(zhǔn)確的訂單計(jì)劃，首先必須熟知市場(chǎng)需求計(jì)劃，從市場(chǎng)需求的進(jìn)一步分解中制訂生產(chǎn)需求計(jì)劃，再根據(jù)年度計(jì)劃制訂季度、月度計(jì)劃。

（2）      了解生產(chǎn)需求

①  為了利于理解生產(chǎn)物料需求，采購(gòu)計(jì)劃人員須熟知生產(chǎn)計(jì)劃工藝常識(shí)。

②  物料需求計(jì)劃來(lái)源于：生產(chǎn)計(jì)劃、獨(dú)立需求的預(yù)測(cè)、物料清單文件、庫(kù)存文件。

（3）      準(zhǔn)備訂單基本資料

    訂單基本資料包括：

①  訂單物料的供應(yīng)商信息

②  對(duì)同時(shí)有多家供應(yīng)商的物料來(lái)說(shuō)，每個(gè)供應(yīng)商分?jǐn)偟南聠伪壤?，該比例由采?gòu)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)。

③  訂單周期，訂單制訂人員根據(jù)生產(chǎn)需求的物料項(xiàng)目，從信息系統(tǒng)中查詢了解該物料的采購(gòu)基本參數(shù)。

（4）      制訂訂單計(jì)劃所需資料

訂單計(jì)劃所需要的資料的內(nèi)容包括：

①  物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期。

②  有時(shí)會(huì)附有市場(chǎng)需求計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、訂單基本資料等。

7、 物料清單文件是如何生成的？

（1）   物料清單是制造企業(yè)的核心文件，采購(gòu)部門(mén)要根據(jù)物料清單確定采購(gòu)計(jì)劃，生產(chǎn)部門(mén)要根據(jù)物料清單安排生產(chǎn)，財(cái)務(wù)部門(mén)要根據(jù)物料清單計(jì)算產(chǎn)品成本，計(jì)劃部門(mén)要根據(jù)物料清單確定物料的需求計(jì)劃，其他銷售、存儲(chǔ)等部門(mén)都要用到物料清單。

（2）      物料清單包含了構(gòu)成產(chǎn)品的所有裝配件、零部件和原材料信息，為編制物料需求計(jì)劃提供產(chǎn)品組成信息。

（3）      企業(yè)物料清單應(yīng)該由專職部門(mén)統(tǒng)一存放、維護(hù)、更新、管理，并建有物料清單數(shù)據(jù)庫(kù)，以保證物料清單的準(zhǔn)確性、完整性和通用性，提高使用查詢效率，應(yīng)避免物料清單由各部門(mén)各自存放的做法，

（4）      零件清單的制定。由產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員從產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙中提取數(shù)據(jù)生成該最終組成產(chǎn)品的所有零部件及組件清單，形成產(chǎn)品的零件清單。

8、 怎樣準(zhǔn)備采購(gòu)訂單？

（1）   熟悉需求訂單操作的物料項(xiàng)目

訂單的種類很多，訂單人員首先應(yīng)熟悉訂單計(jì)劃，花時(shí)間去了解物料項(xiàng)目，花時(shí)間去了解和料技術(shù)資料等：直接從國(guó)外采購(gòu)可能獲得較好的質(zhì)量和較低的價(jià)格，但同時(shí)增加了訂單環(huán)節(jié)的操作難度，手續(xù)復(fù)雜,交貨期長(zhǎng).

  (2)比較/確認(rèn)價(jià)格

采購(gòu)人員有權(quán)力向供應(yīng)商群體中價(jià)格最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商下達(dá)訂單/合同,以維護(hù)企業(yè)的最大利益.

  (3)確認(rèn)需求材料的標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量

9、 如何進(jìn)行采購(gòu)合同的跟蹤？

（1）   跟蹤工藝文件

①  對(duì)任何外協(xié)件（需要供應(yīng)商加工的物料）的采購(gòu)，訂單人員都應(yīng)對(duì)提供給供應(yīng)商的工藝文件進(jìn)行跟蹤。

②  如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒(méi)有相關(guān)工藝文件，或者工藝文件有質(zhì)量、貨期問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提醒供應(yīng)商修改。

③  要求供應(yīng)商及時(shí)代貨，如果不能保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)供貨，則要按照合同條款進(jìn)行賠償。

（2）   跟蹤供應(yīng)商的原材料

  個(gè)別供應(yīng)商接到合同后就認(rèn)為“大功告成”，必要時(shí)必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料，特別是對(duì)一些信譽(yù)差/合作少的供應(yīng)商更要警惕。

（3）   跟蹤加工過(guò)程

  對(duì)于一次性/大開(kāi)支的項(xiàng)目采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、建筑采購(gòu)等，為了保證貨期、質(zhì)量、采購(gòu)人員需要對(duì)加工過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，甚至要參加其加工過(guò)程的監(jiān)理工作。

（4）   跟蹤總裝及測(cè)試

總裝及測(cè)試是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要采購(gòu)人員有較好的專業(yè)背景和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)。

（5）   跟蹤包裝入庫(kù)

采購(gòu)人員可以通過(guò)電話方式了解物料的入庫(kù)信息。對(duì)重要物料，采購(gòu)人員最好去供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察。

   對(duì)一些緊急物料，采購(gòu)人員要進(jìn)行全力跟蹤；對(duì)長(zhǎng)期持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)的供應(yīng)商可以考慮免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。

10、   常用的合同條款包含什么內(nèi)容？

一份正規(guī)的買(mǎi)賣(mài)合同主要包括以下內(nèi)容：

（1）   名稱

（2）      編號(hào)

（3）      簽訂日期

（4）      簽訂地點(diǎn)

（5）      買(mǎi)賣(mài)雙方的名稱

（6）      地址

（7）      合同序言

（8）      商品名稱

（9）      質(zhì)量規(guī)格

（10）  數(shù)量

（11）  包裝

（12）  單價(jià)與總價(jià)

（13）  到貨期限

（14）  到貨地點(diǎn)

（15）  付款

（16）  保險(xiǎn)

（17）  商品檢驗(yàn)

（18）  仲裁

（19）  不可抗力

（20）  合同的份數(shù)

（21）  使用語(yǔ)言及其效力

（22）  附件

（23）  合同生效日期

（24）  雙方的簽字蓋章

以下為可選擇部分

（1）   保值條款

（2）      價(jià)格調(diào)整條款

（3）      誤差范圍條款

（4）      法律適用條款