第二節(jié)、采購實施的程序案例

1、采購控制程序示例

1目的

使采購過程處于受控狀態(tài)，確保所采購的產(chǎn)品適時、適質(zhì)、適量、適價地滿足公司及客戶規(guī)定的要求。

2適用范圍

適用于公司所采購的各類產(chǎn)品和公司內(nèi)使用的辦公設(shè)備及用品。

3職責

3、１各部門業(yè)務(wù)人員;負責采購計劃的編制和具體實施采購工作.

3、2業(yè)務(wù)部門負責人：

②  負責審核本部門的采購計劃，篩選和初步確定符合本部門要求的供應(yīng)商。

③  負責本部門對供應(yīng)商的審核、評估工作。

3、3財務(wù)部：負責成本、利潤的核算和監(jiān)控工作。

3、4總經(jīng)理/副總經(jīng)理：批準最終合作的供應(yīng)商和各部門的采購計劃。

4、說明（略）

5程序要求

5、1采購產(chǎn)品的分類：

5、1、1辦公設(shè)備及用品

5、1、2其他用品

5、2辦公設(shè)備及用品采購程序

5、2、1各部門負責人根據(jù)本部門辦公用品的實際需要，于每月28日前填制下月的《購物申請表》給行政部。

5．2．2 政部匯總各部門的購物申請，經(jīng)行政部主任審核后，報總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批。

5．2．3 政部按總經(jīng)理/副總經(jīng)理已批準的購物申請到合格供應(yīng)商處統(tǒng)一采購。供應(yīng)商的評估按〈供應(yīng)商評估程序〉執(zhí)行。

5．2．4 部門按〈購物申請表〉并根據(jù)實際需要到行政部領(lǐng)用，領(lǐng)用時填寫〈辦公用品領(lǐng)用登記表〉。

5．3 其它產(chǎn)品采購程序：

5．3．1 業(yè)務(wù)人員按客戶要求，尋找相關(guān)供應(yīng)商，并與供應(yīng)高聯(lián)系確認所需產(chǎn)品要求后，填制《購銷合同》、《采購訂單》給部門負責人審核。

5．3．2 部門負責人對相關(guān)供應(yīng)商、《購銷合同》、《采購訂單》進行審核，具體按照《供應(yīng)商評估程序》和《合同評估程序》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。審核通過后報請總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準。

5．3．3 《購銷合同》、《采購訂單》經(jīng)批準后，由業(yè)務(wù)部門負責實施采購計劃。

5．3．4 如客戶要求提供樣品時，業(yè)務(wù)人員在采購前必須要求供應(yīng)商先提供樣品并轉(zhuǎn)交給客戶確認，需要現(xiàn)金購買的樣品，業(yè)務(wù)人員必須上報部門負責人審核，總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行。

5．3．5部門負責人把《購銷合同》、《采購訂單》交專管人員登記，錄入《合同記錄表》。

5．4 對采購產(chǎn)品的驗收管理按《驗收、搬運、防護及交會控制程序》執(zhí)行。

5．5 采購記錄的管理

5．5．1 《購銷合同》、《采購訂單》原件由各部門指定專人保存，業(yè)務(wù)人員如因工作需要可留存合同復(fù)印件。

6支持性文件

6．1 《驗收、搬運、防護及交付控制程序》

6．2 《供應(yīng)商評估程序》

6．3 《合同評審程序》

7 記錄/表格

7．1 《購物申請表》

7．2 《購銷合同》

7．3 《采購訂單》

7．4 《合同記錄單》

2．合同供應(yīng)商評定程序示例

1 目的

對供應(yīng)商進行評定考核，以確保供應(yīng)商能長期穩(wěn)定提供質(zhì)量上乘、價格合理的原輔材料及服務(wù)。

2適用范圍

本程序用于對公司提供原輔材料、服務(wù)的供應(yīng)商的評定與選定。

3職責

3、1研發(fā)部進行原輔材料采購質(zhì)量標準的制訂。品管部負責對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進行全面測試。并且出具檢測報告。

3、2物控部建立供應(yīng)商檔案，收集、整理供應(yīng)商資料，對承包方進行評定。

3、3廠長對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、服務(wù)水平等因素進行評定。

4工作程序/方法

4、1制造商類供應(yīng)商的評定

4、1、1供應(yīng)商初選

4、1、1、1物控部根據(jù)本公司所用原輔材料情況結(jié)合市場供方信息，初步選擇幾家信譽好的生產(chǎn)廠家作候選供應(yīng)商；

4、1、1、2物控部向候選取供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商調(diào)查表》，并請供應(yīng)商提供樣品及價目表；

4、1、1、3品管部根據(jù)原輔材料采購質(zhì)量標準對樣品進行檢測，并出具《進料檢驗報告》

4、1、2供應(yīng)商的調(diào)查

物控部對候選供應(yīng)商進行實地調(diào)查、聽取介紹，了解供應(yīng)商的經(jīng)營理念、質(zhì)量管理、技術(shù)水平、供貨能力等情況，根據(jù)調(diào)查結(jié)果填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》

4、1、3試用跟蹤檢測

4、1、3、1物控部聯(lián)系供應(yīng)商，提供少量樣品作檢測與生產(chǎn)試用，并在樣品包裝上做好“試用”標識；

4、1、3、2品管部對“試用“樣品進行現(xiàn)場跟蹤測試，測試結(jié)果填入《進料檢驗報告》，具體操作參照《進貨檢驗和試驗控制程序》、《過程檢驗和試驗控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》。

4、1、3、3品管部根據(jù)原輔材料采購質(zhì)量禁標準對樣品進行檢測，并出具《進料檢驗報告》。

4、1、4供應(yīng)商的選定

4、1、4、1廠長組織物控部依據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》、《進料檢驗報告》填寫《合格供應(yīng)商評定表》，確定合格供應(yīng)商，并將其納入《合格供應(yīng)商名單》。

4、2對供銷方/市場經(jīng)銷商類供應(yīng)商的評定。

4、2、1通過實地考察，聽取介紹等方式了解基本情況并索取授權(quán)證明文件。

4、2、2填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》

4、2、3在購買地點進行時貨檢驗。必要時經(jīng)過試用與檢驗由品管部填寫《進料檢驗報告》并注明“樣品試用”。

4、2、4經(jīng)過兩次試用沒有質(zhì)量問題時根據(jù)〈供應(yīng)商調(diào)查表〉、〈進料檢驗報告〉填寫〈供應(yīng)商評定表〉，與上述材料一并交廠長審批，合格后納入〈合格供應(yīng)商名單〉。

4、2、5由物控部進行質(zhì)量跟蹤，出現(xiàn)質(zhì)量問題時，以書面方式進行反饋并聯(lián)絡(luò)退換，對經(jīng)過三次反饋仍沒有改進的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格。

4、3服務(wù)供應(yīng)商評定

4、3、1服務(wù)類供應(yīng)商包括校準、運輸、外部文件更新及檢驗和試驗供應(yīng)商。

4、3、2對于服務(wù)類供應(yīng)商首先應(yīng)調(diào)查下述內(nèi)容，并將調(diào)查結(jié)果填寫供應(yīng)商調(diào)查評定表；

A、服務(wù)范圍，資格及其資質(zhì)證明文件；

B、服務(wù)價格；

C、準時提供服務(wù)的能力；

D、服務(wù)設(shè)施

E、對待客戶的態(tài)度等；

4、3、3對于服務(wù)類供應(yīng)商的服務(wù)，經(jīng)過一次試用后，由采購部門填寫〈供應(yīng)商調(diào)查/評定表〉經(jīng)廠長審批后，確定為合格供應(yīng)商，并納入〈合格供應(yīng)商名單〉。

4、4合格供應(yīng)商檔案的建立

物控部保留供應(yīng)商歷次供貨/提供服務(wù)的驗證記錄，并填入〈歷次供應(yīng)質(zhì)量記錄表〉中。對每一選定的分承包檔案資料按照〈質(zhì)量記錄〉進行管理。

4、5合格供應(yīng)商的復(fù)評

4、5、1每年對供應(yīng)商歷次供貨情況進行評定，評定內(nèi)容包括質(zhì)量適應(yīng)性（材料質(zhì)量狀況）、適價（價格合理性）、適量（交貨數(shù)量的準確性）、適時（交貨的及時性）的評定考核。

4、5、2調(diào)閱〈供應(yīng)商檔案〉，統(tǒng)計供應(yīng)商在考核期內(nèi)總交貨金額、質(zhì)量優(yōu)劣、退貨金額、交貨比率、發(fā)生延誤時間的比率、發(fā)生數(shù)量差錯的比率進行評定考核，其評定準則為〈合格供應(yīng)商評價標準〉。

4、5、3評定后填寫〈供應(yīng)商復(fù)評表〉報廠長審批。

4、5、4不符合標準的列為觀察供應(yīng)商，限期改進以觀后效或取消其供應(yīng)商資格。

4、5、5根據(jù)復(fù)評結(jié)果修訂〈合格供應(yīng)商名單〉。

4、6對體系運行前已穩(wěn)定供貨達一年以上的供應(yīng)商的評審。

4、6、首先根據(jù)述方法分類調(diào)查，并填寫〈一年以上供應(yīng)商資格確認表〉由物控部主管復(fù)核，廠長審批以確認其資格。

5相關(guān)/支持性文件

5、1〈采購控制程序〉

5、2〈進貨檢驗和試驗控制程序〉

5、3〈過程檢驗和試驗控制程序〉

5、4〈原輔材料采購質(zhì)量標準〉

5、5〈合格供應(yīng)商名單〉

5、6〈質(zhì)量記錄控制程序〉

5、7〈供應(yīng)商檔案〉

5、8〈合格供應(yīng)商評價標準〉

6質(zhì)量記錄

6、1〈進料檢驗報告〉

6、2〈供應(yīng)商調(diào)查表〉

6、3〈供應(yīng)商評定表〉

6、4服務(wù)類供應(yīng)商調(diào)查/評定表〉

6、5〈一年以上供應(yīng)商資格確認表〉

6、6〈歷次供應(yīng)質(zhì)量記錄表〉

6、7〈供應(yīng)商復(fù)評表〉

3、供應(yīng)商調(diào)查表

（續(xù)表）

制表：                                                               日期：

生產(chǎn)日期：

4、供應(yīng)商評價調(diào)查報告

批準：                    審核：                         承辦：

5、供應(yīng)商每月評價記錄

6、質(zhì)量保證協(xié)議范例

甲方：某電器有限公司

乙方：

   乙方為甲方提供SW產(chǎn)品用的

雙方本：互惠互利、共同發(fā)展“的原則，為確保產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和提高，特簽訂本協(xié)議。

1、 乙方為甲方提供的

質(zhì)量應(yīng)滿足以下部分或全部要求：

（1）      雙方簽訂

（2）      甲方提供的技術(shù)標準

（3）      甲方提供的圖紙

（4）      其他補充要求

2、 乙方對出廠的產(chǎn)品應(yīng)對以下項目

進行全程把關(guān)，每批產(chǎn)品并向甲方提供：（用打√的方法選?。?/p>

（  ）檢驗合格合格證

（  ）檢測報告

（  ）有關(guān)檢驗原始記錄

（  ）型式試驗報告（每年）

3、 甲方對乙方提供的產(chǎn)品質(zhì)量驗收，采用全數(shù)據(jù)檢驗或抽樣檢驗兩種方法。

（1）      全數(shù)檢驗，不合格率P1：

（2）      抽樣檢驗：

抽樣方案：

合格質(zhì)量水平：

抽樣檢驗批不合格率P2：

4、 甲方對乙方產(chǎn)品不合格品的統(tǒng)計范圍，應(yīng)為甲方進廠檢驗時發(fā)現(xiàn)的不合格品、生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品和售后發(fā)現(xiàn)的不合格品的總和。

5、 產(chǎn)品進貨檢驗全數(shù)檢驗不合格率（P1）和抽樣檢驗批次不合格率（P2）的計算方法。

（1）      全數(shù)檢驗

進廠檢驗判定的不合格品數(shù)

P1=                               ×100%                        

         交驗產(chǎn)品總批數(shù)

（2）      抽樣檢驗

季度抽查不合格批數(shù)

P2=                             ×100%

季度抽查總批數(shù)

6、 產(chǎn)品進廠驗收的檢驗判定依據(jù)為：

7、 質(zhì)量保證

（1）      乙方應(yīng)按甲方的要求，并參照ISO9000系列標準建立并保持文件的質(zhì)量體系，不斷提高質(zhì)量保證能力。

（2）      甲方在需要時確認乙方提供的產(chǎn)品在制造過程中的質(zhì)量保證體系及質(zhì)量保證的實施狀況時，征得乙方同意后可進入乙方進行質(zhì)保體系調(diào)查。

（3）      如果乙方將甲方所需的產(chǎn)品全部或部分委托給第三方制造時，甲方有權(quán)提出進入第三方調(diào)查其質(zhì)量保證能力，乙方應(yīng)予積極協(xié)助。

8、 為促進乙方的產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定和提高，甲方根據(jù)雙方確認屬乙方質(zhì)量責任的不合格品時，采取以下經(jīng)濟措施：

（1）被判為整批不合格的產(chǎn)品應(yīng)及時通知乙方，經(jīng)甲方作出可否回用的判定。被判為可回用的產(chǎn)品需辦理回用手續(xù)并按降級處理，甲方將扣除該批產(chǎn)品總價值

       %。被判為不可回用的不合格品甲方有權(quán)作整批退貨，并收取乙方該批產(chǎn)品價值

                       %的檢驗費和誤工費。

（2）合格批中的不合格品甲方除退貨外，還收取乙方退貨價的             %作檢驗費與誤工費。

（3）如因整批不合格退回，乙方不能及時再次提供合格品，甲方因此停產(chǎn)造成的一切損失，乙方必須負全部責任。

（4）乙方為甲方提供的產(chǎn)品、原材料、零配件的制造工藝發(fā)生改變時，必須事先通知甲方，征得甲方同意，否則由此造成的一切損失由乙方承擔。

（5）如果乙方產(chǎn)品質(zhì)量連續(xù)兩個月達不到本協(xié)議規(guī)定的質(zhì)量水平，或發(fā)生重大質(zhì)量問題，除執(zhí)行本協(xié)議的有關(guān)條款外，甲方有權(quán)減少乙方的供貨量或終止合同，取消定點資格。

9、  因乙方提供的供品出現(xiàn)質(zhì)量問題造成重大事故，按國家質(zhì)量法處理。

10、其他補充條款

11、當甲、乙雙方認為協(xié)議條款需要變更時，由雙方協(xié)商重新簽訂協(xié)議。

12、本協(xié)議未簽事宜，由雙方共同協(xié)調(diào)解決。

13、本協(xié)議一式四份，各執(zhí)二份，經(jīng)雙方簽字后蓋章后生效。

7、采購申請單

年 月  日

8、請購單

9、采購單

                                                               編號：

                                                                  訂購日期：

                                                                  預(yù)定交貨日：

                                                                  交易條件：

                                                                   交貨方法：

                                                                  付款條件：

交貨地點：