基礎(chǔ)制度化管理成功工作法-工作(項(xiàng)目)計(jì)劃與工作（項(xiàng)目）監(jiān)控

一般企業(yè)發(fā)展的經(jīng)歷：個(gè)人英雄主義式的簡(jiǎn)單管理---基礎(chǔ)制度化管理（工作計(jì)劃和工作監(jiān)控）---全面制度化和團(tuán)隊(duì)管理---量化（數(shù)據(jù)化）管理---簡(jiǎn)單有效的精益管理； 

基礎(chǔ)制度化管理的核心工作是：工作計(jì)劃和工作監(jiān)控；基本項(xiàng)目管理的核心工作是：項(xiàng)目策劃和項(xiàng)目監(jiān)控，我們?yōu)榱死斫馍戏奖憧梢詫⑷魏我豁?xiàng)工作理解為一個(gè)項(xiàng)目或一個(gè)小項(xiàng)目，雖然項(xiàng)目管理學(xué)中對(duì)項(xiàng)目定義范圍比較小，我們?yōu)榱死斫獾纳系姆奖?，將一?xiàng)工作均可以理解成一個(gè)項(xiàng)目。

工作(項(xiàng)目)計(jì)劃

項(xiàng)目計(jì)劃作為項(xiàng)目管理的重要組成部分，其主要原則是先做概要/初步計(jì)劃，然后再對(duì)要執(zhí)行的活動(dòng)時(shí)細(xì)化，形成詳細(xì)計(jì)劃。在企業(yè)實(shí)際的操作過(guò)程中，不可能一次性把項(xiàng)目的估算及詳細(xì)計(jì)劃、詳細(xì)進(jìn)度安排確定下來(lái)。特別是在需求開(kāi)發(fā)還沒(méi)有完成之前，在對(duì)需求還沒(méi)有明確的情況下，更不可能把解決方案階段、準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段及項(xiàng)目的一些活動(dòng)計(jì)劃確定下來(lái)。但不能在沒(méi)有計(jì)劃或工作安排的情況下進(jìn)行需求開(kāi)發(fā)的工作（原始需求收集、需求開(kāi)發(fā)、分析和確認(rèn)等工作），所以，把項(xiàng)目過(guò)程中的項(xiàng)目計(jì)劃分成項(xiàng)目的初步計(jì)劃及項(xiàng)目的詳細(xì)計(jì)劃兩部分來(lái)執(zhí)行，以保證其在項(xiàng)目過(guò)程中的可用性。

大家都明白這樣的一個(gè)道理：做事情要有計(jì)劃，有一個(gè)不成熟的計(jì)劃總比沒(méi)有計(jì)劃要好，大型項(xiàng)目和復(fù)雜的工作，就更加需要計(jì)劃。那么應(yīng)該怎樣做好一個(gè)計(jì)劃呢？如果對(duì)項(xiàng)目或工作的范圍、工作產(chǎn)品和任務(wù)的屬性（如規(guī)模、復(fù)雜度等）、工作量、費(fèi)用等都不了解的情況下，是不可能做出計(jì)劃的，所以做好計(jì)劃的第一步就是要把這些東西搞清楚。要將這些搞清楚，項(xiàng)目計(jì)劃要有依據(jù)，項(xiàng)目策劃的依據(jù)有：項(xiàng)目工作說(shuō)明（項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、立項(xiàng)報(bào)告等）和需求文檔（用戶需求列表、用戶需求說(shuō)明書(shū)）；

建立和維護(hù)計(jì)劃的含義，項(xiàng)目計(jì)劃工作不是一下就全部完成了，而是會(huì)隨著項(xiàng)目的進(jìn)展會(huì)進(jìn)一步完善細(xì)化、調(diào)整；

項(xiàng)目計(jì)劃有三大活動(dòng)：

一、估算：建立和維護(hù)項(xiàng)目計(jì)劃有關(guān)的各項(xiàng)參數(shù)的估計(jì)值； 

二、開(kāi)發(fā)一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃：建立和維護(hù)項(xiàng)目計(jì)劃，并以此作為項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)；

三、獲取對(duì)計(jì)劃的承諾：建立和維護(hù)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的承諾，為了保持有效性，需要得到那些對(duì)該計(jì)劃執(zhí)行或支持相關(guān)人的承諾；

一、估算：建立和維護(hù)項(xiàng)目計(jì)劃有關(guān)的各項(xiàng)參數(shù)的估計(jì)值。 

1.建立項(xiàng)目范圍-建立頂層工作分解結(jié)構(gòu)（ＷＢＳ），估計(jì)項(xiàng)目范圍。

估計(jì)項(xiàng)目的范圍，如項(xiàng)目的目標(biāo)、任務(wù)、工作產(chǎn)品等。這里通常就是指WBS(top-level work breakdown structure)，我們做計(jì)劃之前常常要先對(duì)任務(wù)進(jìn)行分解；分解原則：縱向分解、橫向分解、大小可比、粒度適當(dāng)（與周監(jiān)控配合沒(méi)有問(wèn)題）；

縱向分解：如，需求開(kāi)發(fā)階段、解決方案階段、準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段、總結(jié)階段；

橫向分解：如，需求開(kāi)發(fā)中某一模塊規(guī)模和工作量較大，我們將其進(jìn)一步分解成A子模塊開(kāi)發(fā)活動(dòng)、B子模塊開(kāi)發(fā)活動(dòng)、C子模塊開(kāi)發(fā)活動(dòng)；，

大小可比：任務(wù)包的規(guī)模和工作量大小基本一致；便于進(jìn)度監(jiān)控，例如一周安排10個(gè)任務(wù)，每一任務(wù)包均為1人日工作量，一周結(jié)束時(shí)間點(diǎn)上完成8個(gè)，2個(gè)沒(méi)有完成，周進(jìn)度相對(duì)偏差率20%；

粒度適當(dāng)：每個(gè)任務(wù)包的粒度不大于5人日，便于進(jìn)度監(jiān)控，一周結(jié)束時(shí)間點(diǎn)要知道是否完成的情況；

WBS的工作包的分解粒度和大小，取決與控制進(jìn)度偏差大小和人員對(duì)項(xiàng)目的了解及熟練程度；如控制偏差要求越小，對(duì)項(xiàng)目越不了解，熟練程度越差，分解粒度要越小，方便控制。粒度越小，如工作包沒(méi)有完成，對(duì)進(jìn)度影響不大；

過(guò)程活動(dòng)：

基于產(chǎn)品或項(xiàng)目工作結(jié)構(gòu)來(lái)開(kāi)發(fā)ＷＢＳ。

以足夠小的粒度確定工作包，以便描述項(xiàng)目任務(wù)的估計(jì)值、職責(zé)和進(jìn)度表。

確定將要從外部獲取的工作產(chǎn)品（或者工作產(chǎn)品的組件）。

確定被復(fù)用的工作產(chǎn)品或工作。 

輸出：任務(wù)描述；工作包描述；ＷＢＳ；

2.建立工作產(chǎn)品和任務(wù)屬性（參數(shù)）的估計(jì)值:建立和維護(hù)工作產(chǎn)品和任務(wù)的屬性的估計(jì)值。估計(jì)工作產(chǎn)品及任務(wù)的屬性。做計(jì)劃的時(shí)，我們會(huì)先列出這個(gè)項(xiàng)目要產(chǎn)生的工作產(chǎn)品，以及這個(gè)項(xiàng)目要完成的任務(wù)等，然后我們需要分析這些任務(wù)和工作產(chǎn)品的復(fù)雜度、規(guī)模、需求、風(fēng)險(xiǎn)、工作量、成本等參數(shù)；

過(guò)程活動(dòng)：

決定項(xiàng)目的技術(shù)解決方案（開(kāi)發(fā)策略和整體框架）

使用合適的估計(jì)方法，來(lái)決定將被用于估計(jì)資源需求的工作產(chǎn)品和任務(wù)的屬性

估計(jì)工作產(chǎn)品和任務(wù)的屬性

根據(jù)需要，估計(jì)項(xiàng)目所需要的人力、工作量、設(shè)備、材料和方法； 

輸出：技術(shù)解決方案；任務(wù)和工作產(chǎn)品的規(guī)模及復(fù)雜度描述；項(xiàng)目估計(jì)模型（項(xiàng)目估算表）；項(xiàng)目屬性估計(jì)表； 

3.定義項(xiàng)目生命周期模型和里程碑：以便按階段分配工作量和安排進(jìn)度，并在里程碑處，評(píng)價(jià)計(jì)劃執(zhí)行情況，必要時(shí)，重新調(diào)整工作量和成本分布。會(huì)形成項(xiàng)目生命周期階段劃分的文檔，作為項(xiàng)目計(jì)劃的一部分。定義項(xiàng)目生命周期。寫(xiě)計(jì)劃的其中一個(gè)步驟是要考慮用什么生命周期模型，是瀑布型？迭代模型？螺旋？還是別的？選擇怎樣的模型，企業(yè)可以選擇常見(jiàn)的生命周期模型，也可以自己定義自己的模型。

過(guò)程活動(dòng)：

1. 選擇生命周期模型；

2. 設(shè)置里程碑，里程碑通常是指有重要成果產(chǎn)出的時(shí)間點(diǎn)；

輸出：項(xiàng)目生命周期階段和里程碑；

4．工作量和成本估計(jì)。 

基于采用某種估算原理或方法，估計(jì)項(xiàng)目工作產(chǎn)品和任務(wù)的工作量和成本。要根據(jù)工作產(chǎn)品及任務(wù)的屬性估算出項(xiàng)目的規(guī)模和成本。

過(guò)程活動(dòng)：

1.選擇估算模型、收集歷史數(shù)據(jù)，以便將工作產(chǎn)品和任務(wù)的屬性（規(guī)模等）轉(zhuǎn)換成工作量和成本。 

2.估計(jì)工作量及成本時(shí)，應(yīng)計(jì)入支持基礎(chǔ)設(shè)施或環(huán)境所需的工作量及成本（如關(guān)鍵的資源等）。 

3.使用估算模型和／或歷史數(shù)據(jù)來(lái)估計(jì)成本和工作量。

輸出：估算模型包括原理或方法描述文檔；項(xiàng)目工作量估計(jì)值；項(xiàng)目成本估計(jì)值；

二、開(kāi)發(fā)和編制一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃:建立和維護(hù)項(xiàng)目計(jì)劃，并以此作為項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。建立和維護(hù)項(xiàng)目計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃要作為項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。那么項(xiàng)目計(jì)劃要包含什么內(nèi)容呢？每一活動(dòng)內(nèi)容均要描述清楚,如活動(dòng)主要步驟及要求和方法;衡量標(biāo)準(zhǔn); 進(jìn)度要求即開(kāi)始時(shí)間和完成時(shí)間;負(fù)責(zé)部門(mén)和負(fù)責(zé)人; 負(fù)責(zé)部門(mén)和負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)的工作（在什么時(shí)間參與什么工作）; 配合部門(mén)和配合人負(fù)責(zé)的工作;資源需求和采購(gòu)計(jì)劃（人力資源、設(shè)備設(shè)施、環(huán)境等）;風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別分析和管理計(jì)劃（風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和減緩措施主要有更改過(guò)程或活動(dòng)設(shè)計(jì)、對(duì)設(shè)計(jì)人員或負(fù)責(zé)人及參與人員采取措施讓其不犯錯(cuò)如培訓(xùn)、事件的周期變長(zhǎng)、加強(qiáng)監(jiān)控）; 知識(shí)和技能及培訓(xùn)計(jì)劃;監(jiān)控人; 過(guò)程和結(jié)果監(jiān)控要求(檢查頻次、方法、檢查內(nèi)容等)；度量和分析計(jì)劃（監(jiān)視和測(cè)量、與目標(biāo)結(jié)果和過(guò)程有關(guān)的數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計(jì)分析、匯報(bào)等活動(dòng)）; 數(shù)據(jù)管理計(jì)劃（各項(xiàng)活動(dòng)用到的資料和產(chǎn)出的資料如何管理：收集、存儲(chǔ)、安全保密等）;

1.建立和維護(hù)預(yù)算及進(jìn)度表:建立和維護(hù)項(xiàng)目的預(yù)算和進(jìn)度計(jì)劃。

過(guò)程活動(dòng)：

確定主要里程碑；

確定進(jìn)度假設(shè)和識(shí)別約束條件；

識(shí)別任務(wù)依賴關(guān)系；

定義預(yù)算和進(jìn)度；

建立應(yīng)采取糾正性措施的判別標(biāo)準(zhǔn)。 

輸出：項(xiàng)目進(jìn)度；項(xiàng)目進(jìn)度依賴關(guān)系文檔；項(xiàng)目預(yù)算表。 

2.確定項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)－確定、分析項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。

過(guò)程活動(dòng)：

確定風(fēng)險(xiǎn)；

文檔化識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)；

評(píng)審風(fēng)險(xiǎn)文檔的完善性和正確性，與相關(guān)各方達(dá)成一致意見(jiàn)；

風(fēng)險(xiǎn)排序與緩解措施；

跟蹤風(fēng)險(xiǎn)和緩解措施，根據(jù)需要修訂風(fēng)險(xiǎn)。

輸出：

已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)列表；風(fēng)險(xiǎn)影響和發(fā)生概率；風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重性排序和緩解措施；

3.數(shù)據(jù)管理的計(jì)劃：計(jì)劃如何管理項(xiàng)目數(shù)據(jù)。

什么是“項(xiàng)目數(shù)據(jù)”呢？在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生各類文檔（如報(bào)告、手冊(cè)、記錄、圖表、繪圖、規(guī)格說(shuō)明、文件等）等，也有可能以多種方式存在，如打印的文檔、圖片、電子格式、多媒體等。數(shù)據(jù)有可能會(huì)被發(fā)布，或分發(fā)給用戶及其他組，也可能不需要分發(fā)。我們?cè)賹?xiě)項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，要考慮好如何管理開(kāi)發(fā)過(guò)程中產(chǎn)生的工作產(chǎn)品、數(shù)據(jù)等，例如存放的位置、訪問(wèn)權(quán)限控制。通常我們需要文檔分類存放，設(shè)定一些個(gè)人工作區(qū)、項(xiàng)目組共享區(qū)等，計(jì)劃好這些資料的管理，目的就是為了讓工作更加有條理。

過(guò)程活動(dòng)：

建立需求和規(guī)程，以確保數(shù)據(jù)的保密性和安全性。

建立存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和訪問(wèn)被存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的機(jī)制。

確定要識(shí)別、收集和分發(fā)的項(xiàng)目數(shù)據(jù)。 

輸出：數(shù)據(jù)管理計(jì)劃；被管理主要數(shù)據(jù)的主要列表；數(shù)據(jù)內(nèi)容和格式描述；需求方和供應(yīng)方的數(shù)據(jù)需求列表；保密程序需求；安全性要求；安全控制規(guī)程；數(shù)據(jù)檢索、訪問(wèn)和發(fā)布機(jī)制；項(xiàng)目數(shù)據(jù)的收集進(jìn)度；要被收集的項(xiàng)目數(shù)據(jù)的列表。

4.項(xiàng)目資源的計(jì)劃：計(jì)劃執(zhí)行項(xiàng)目所需要的資源。資源包括：人、計(jì)算機(jī)、設(shè)備、工具、辦公室等

過(guò)程活動(dòng)：

確定開(kāi)發(fā)過(guò)程中的需求；

確定人員配備需求；

確定設(shè)備、工具和組件需求； 

輸出：ＷＢＳ工作包；ＷＢＳ任務(wù)字典；基于項(xiàng)目規(guī)模和范圍的人員需求；關(guān)鍵設(shè)備／工具列表；過(guò)程/工作流程定義和框圖 ；事務(wù)性管理需求清單等 ；

5.必需知識(shí)和技能的計(jì)劃：計(jì)劃執(zhí)行項(xiàng)目所需要的知識(shí)和技能。計(jì)劃需要的知識(shí)和技能來(lái)執(zhí)行計(jì)劃。這點(diǎn)經(jīng)常是做計(jì)劃的時(shí)候被遺忘的，應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目組成員情況和項(xiàng)目的特點(diǎn)，找出項(xiàng)目組還沒(méi)有掌握的知識(shí)和技能，安排需要的培訓(xùn)，讓項(xiàng)目組成員掌握相應(yīng)知識(shí)和技能。項(xiàng)目用什么的新技術(shù)和新的應(yīng)用領(lǐng)域，要重點(diǎn)考慮知識(shí)和技能計(jì)劃；

過(guò)程活動(dòng)： 

確定執(zhí)行項(xiàng)目所需要的知識(shí)技能。

評(píng)估現(xiàn)有并可用的知識(shí)和技能。

選擇提供所需知識(shí)和技能的機(jī)制（手段或方法如內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、外招新員工等）。 

在項(xiàng)目計(jì)劃中集成所選機(jī)制（手段或方法等）。 

輸出： 技能需求清單；人員聘用計(jì)劃 ；技能和培訓(xùn)數(shù)據(jù)庫(kù)等。

6.計(jì)劃干系人的參與： 

計(jì)劃已確定的項(xiàng)目干系人應(yīng)介入的活動(dòng)。計(jì)劃要考慮客戶、高層領(lǐng)導(dǎo)、與本項(xiàng)目相關(guān)的第三方等相關(guān)人員可能的參與，規(guī)劃他們參與的時(shí)間點(diǎn)，參與的工作產(chǎn)品等。例如：要計(jì)劃客戶什么時(shí)候參與需求調(diào)研，計(jì)劃客戶什么時(shí)候需要驗(yàn)收等。為什么要獲得對(duì)計(jì)劃的承諾：一個(gè)人在多個(gè)項(xiàng)目或多項(xiàng)工作中承擔(dān)多項(xiàng)工作任務(wù)，如何保證每項(xiàng)工作都能如期完成；干系人參與計(jì)劃；要有具體的人名才能承諾；沒(méi)有人名，不能承諾；

輸出：項(xiàng)目干系人參與計(jì)劃 

7.建立項(xiàng)目計(jì)劃：建立和維護(hù)整體項(xiàng)目計(jì)劃內(nèi)容，形成總體項(xiàng)目計(jì)劃文檔。就是要把上面提到的內(nèi)容全部要寫(xiě)下來(lái)，要文檔化。

輸出：整體項(xiàng)目計(jì)劃。 

三、獲取對(duì)計(jì)劃的承諾：建立和維護(hù)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的承諾，為了保持有效性，需要得到那些對(duì)該計(jì)劃執(zhí)行或支持相關(guān)人的承諾。計(jì)劃的評(píng)審和承諾：評(píng)審計(jì)劃，不單是項(xiàng)目組資源，跟中高層及客戶更有很大關(guān)系；中高層經(jīng)理：要有人力資源的安排表來(lái)保證項(xiàng)目的人力資源；

1.評(píng)審影響項(xiàng)目的計(jì)劃：評(píng)審影響項(xiàng)目的所有計(jì)劃，以理解項(xiàng)目承諾，形成項(xiàng)目計(jì)劃的評(píng)審記錄。項(xiàng)目計(jì)劃可能會(huì)有好多個(gè)子計(jì)劃，如開(kāi)發(fā)計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃等，這些計(jì)劃都應(yīng)該被相關(guān)人員評(píng)審，保證大家理解一致。

輸出：影響項(xiàng)目的計(jì)劃評(píng)審記錄。 

2.根據(jù)可用資源調(diào)整工作計(jì)劃：調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃，反映估計(jì)的資源和可用資源的實(shí)際情況；調(diào)整計(jì)劃，使計(jì)劃在有限的資源內(nèi)是可行的。計(jì)劃要受到資源的限制，通過(guò)評(píng)審要發(fā)現(xiàn)不協(xié)調(diào)的地方，適當(dāng)調(diào)整計(jì)劃，保證計(jì)劃可行。

輸出：被修訂的方法和對(duì)應(yīng)的估計(jì)參數(shù)；重新調(diào)整的預(yù)算；已修訂的進(jìn)度；已修訂的需求；重新協(xié)調(diào)的項(xiàng)目承擔(dān)人和各相關(guān)方的約定。 

3.獲取計(jì)劃承諾：從負(fù)責(zé)和支持計(jì)劃執(zhí)行的相關(guān)人員處獲得承諾。得到相關(guān)人員的承諾，保證執(zhí)行和支持計(jì)劃

過(guò)程活動(dòng)：

識(shí)別所需的支持，與項(xiàng)目干系人協(xié)商約定。

記錄組織一級(jí)所有的承諾，包括臨時(shí)的和完整的承諾，確保獲得相應(yīng)的簽字。

需要時(shí)，與高級(jí)管理部門(mén)評(píng)審內(nèi)部承諾。

必要時(shí)，與高級(jí)管理部門(mén)評(píng)審?fù)獠砍兄Z。 

識(shí)別項(xiàng)目組內(nèi)各個(gè)部分之間、項(xiàng)目間及組織其他項(xiàng)目之間、項(xiàng)目組與組織內(nèi)部相關(guān)部門(mén)之間對(duì)接口的承諾，以利于監(jiān)督。定義良好的接口規(guī)格是承諾的基礎(chǔ)。

輸出：承諾請(qǐng)求記錄文檔；承諾記錄文檔。 

工作（項(xiàng)目）監(jiān)控

項(xiàng)目監(jiān)督和控制的目的是：增強(qiáng)項(xiàng)目進(jìn)度的透明度，以便當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)展與計(jì)劃出現(xiàn)嚴(yán)重偏差時(shí)可以采取合適的糾正性措施。 

計(jì)劃不是用來(lái)看的，是用來(lái)執(zhí)行的。PP講述了如何做計(jì)劃，項(xiàng)目監(jiān)督和控制講述的就是如何跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行并在實(shí)際情況偏離計(jì)劃時(shí)采取糾正措施。受控的書(shū)面化項(xiàng)目計(jì)劃是監(jiān)督活動(dòng)、溝通狀態(tài)和采取糾正性措施的基礎(chǔ)。通過(guò)定期（周會(huì)、月會(huì)、季度會(huì)、年度會(huì)）評(píng)審和里程碑評(píng)審兩種方式，把計(jì)劃與實(shí)際工作產(chǎn)品和任務(wù)屬性、工作量、成果、成本、進(jìn)度、缺陷、承諾及風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行比較，監(jiān)督項(xiàng)目實(shí)際的績(jī)效表現(xiàn)，管理糾正措施。 

項(xiàng)目監(jiān)督和控制的重點(diǎn)提示：

1.指定責(zé)任人檢查和監(jiān)控的計(jì)劃活動(dòng)是否實(shí)施落實(shí)：項(xiàng)目預(yù)算和進(jìn)度計(jì)劃活動(dòng)監(jiān)控；風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃監(jiān)控 ；數(shù)據(jù)管理計(jì)劃監(jiān)控；項(xiàng)目資源計(jì)劃監(jiān)控；項(xiàng)目必需知識(shí)和技能的計(jì)劃監(jiān)控；項(xiàng)目干系人參與計(jì)劃和人員承諾監(jiān)控； 

2.指定責(zé)任人收集度量數(shù)據(jù)，監(jiān)控計(jì)劃活動(dòng)實(shí)施的結(jié)果和績(jī)效表現(xiàn)，如進(jìn)度、質(zhì)量、規(guī)模、工作量、成本偏差等數(shù)據(jù)；

3.定期評(píng)審（周會(huì)、月總結(jié)會(huì)、季度/半年度會(huì)議、年度會(huì)議評(píng)審等）和里程碑評(píng)審：以上評(píng)審會(huì)議一般要有會(huì)議規(guī)程、評(píng)審檢查表；周和里程碑評(píng)審，對(duì)照度量數(shù)據(jù)，對(duì)照里程碑的完成準(zhǔn)則（質(zhì)量、進(jìn)度、工作量等）評(píng)審該完成工作產(chǎn)品和工作任務(wù)是否完成和活動(dòng)實(shí)施的結(jié)果、績(jī)效表現(xiàn)。評(píng)審一定要有評(píng)審結(jié)論和后續(xù)糾正措施行動(dòng)計(jì)劃；

項(xiàng)目監(jiān)控和控制的兩大活動(dòng)：

1. 根據(jù)計(jì)劃監(jiān)控項(xiàng)目；

2. 管理糾正性措施直至關(guān)閉；

一、根據(jù)計(jì)劃監(jiān)控項(xiàng)目——根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃來(lái)監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)際性能和進(jìn)度。 通常是通過(guò)對(duì)個(gè)人周報(bào)、項(xiàng)目周報(bào)、里程碑報(bào)告/階段進(jìn)度報(bào)告等的評(píng)審或數(shù)據(jù)收集分析來(lái)執(zhí)行。 

那么我們要跟蹤計(jì)劃什么內(nèi)容呢？簡(jiǎn)單的說(shuō)，計(jì)劃里面寫(xiě)了什么東西，就要跟蹤什么東西。計(jì)劃內(nèi)容內(nèi)要有估算、進(jìn)度、數(shù)據(jù)包的管理、技能準(zhǔn)備、干系人的參與等內(nèi)容，所以項(xiàng)目跟蹤也需跟蹤以上內(nèi)容。

1.監(jiān)控項(xiàng)目計(jì)劃的要素（參數(shù)）——根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃來(lái)監(jiān)控項(xiàng)目計(jì)劃要素（參數(shù)）的實(shí)際值。項(xiàng)目計(jì)劃的參數(shù)就是指項(xiàng)目的范圍、規(guī)模、性質(zhì)、任務(wù)、工作量、費(fèi)用等，每個(gè)企業(yè)都可以根據(jù)實(shí)際需要確定這些參數(shù)。在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，要密切關(guān)注這些參數(shù)的實(shí)際情況與計(jì)劃估計(jì)的情況是否一致。

過(guò)程活動(dòng)：

根據(jù)進(jìn)度表來(lái)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度。

監(jiān)控項(xiàng)目的成本和期望的工作量。

監(jiān)控工作產(chǎn)品和任務(wù)的屬性。

監(jiān)控所提供和使用的資源。

監(jiān)控項(xiàng)目成員的知識(shí)和技能。

輸出：項(xiàng)目績(jī)效表現(xiàn)的記錄；項(xiàng)目重大偏差的記錄。

2.監(jiān)控承諾——基于項(xiàng)目計(jì)劃來(lái)監(jiān)控承諾。 

對(duì)于尚未滿足的承諾，特別是不滿足就會(huì)造成嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)的承諾必須進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。 簡(jiǎn)單地說(shuō)就是要跟蹤項(xiàng)目成員承諾的任務(wù)是否按時(shí)間按要求完成，跟蹤其他干系人是否能完成承諾的事情，如：第三方是否能如期交付軟件、硬件、資源等。

過(guò)程活動(dòng)：

正規(guī)評(píng)審承諾（包括內(nèi)部承諾和外部承諾）。

確定尚未滿足、或者具有嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)的承諾。

記錄承諾評(píng)審的結(jié)果。 

輸出：承諾評(píng)審記錄。

3. 監(jiān)控項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)——基于項(xiàng)目計(jì)劃來(lái)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)。

跟蹤項(xiàng)目計(jì)劃中已經(jīng)識(shí)別出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，要考慮風(fēng)險(xiǎn)是否發(fā)生了變化，同時(shí)也要考慮有沒(méi)有新的風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生。

過(guò)程活動(dòng)：

針對(duì)項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)和發(fā)生的事件，定期地評(píng)審風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。 

當(dāng)出現(xiàn)新情況是，評(píng)審并修訂風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃及其他文檔。 

向項(xiàng)目相關(guān)各方通報(bào)風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)。 

輸出：項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控記錄。

4.監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)管理——基于項(xiàng)目計(jì)劃以便監(jiān)控項(xiàng)目數(shù)據(jù)的管理。

過(guò)程活動(dòng)：

基于項(xiàng)目計(jì)劃，定期評(píng)審數(shù)據(jù)管理活動(dòng)。

確定和記錄重要問(wèn)題及其影響。

記錄數(shù)據(jù)管理活動(dòng)評(píng)審的結(jié)果。

輸出：數(shù)據(jù)管理的記錄。

4. 監(jiān)控干系人參與——基于項(xiàng)目計(jì)劃來(lái)監(jiān)控項(xiàng)目各方的參與活動(dòng)情況。 

跟蹤項(xiàng)目干系人的參與。如計(jì)劃了什么時(shí)候要開(kāi)始什么任務(wù)，什么時(shí)候客戶要開(kāi)始準(zhǔn)備系統(tǒng)環(huán)境等，需要依據(jù)計(jì)劃去跟蹤。

過(guò)程活動(dòng)：

定期地評(píng)審干系人參與的狀態(tài)。

確定和記錄重大問(wèn)題及其影響。

記錄干系人參與狀態(tài)的結(jié)果。

輸出：干系人參與的記錄。

6.執(zhí)行進(jìn)度評(píng)審——定期評(píng)審項(xiàng)目進(jìn)度、性能和遇到的問(wèn)題。

定期檢查項(xiàng)目的進(jìn)度、性能和問(wèn)題。定期并不是指按照一定周期，只有有計(jì)劃去檢查，在某些時(shí)間點(diǎn)去做檢查，就叫定期。另外什么是項(xiàng)目性能？簡(jiǎn)單的說(shuō)就是項(xiàng)目按計(jì)劃執(zhí)行的實(shí)際能力，如任務(wù)完成能力、項(xiàng)目組成員的實(shí)際水平、工作質(zhì)量等。那什么是“issues(問(wèn)題)”呢？凡是影響項(xiàng)目不能按計(jì)劃進(jìn)行的情況，都是問(wèn)題。

過(guò)程活動(dòng)：

定期向項(xiàng)目相關(guān)各方溝通或通報(bào)所分配活動(dòng)和工作產(chǎn)品的狀態(tài)。

對(duì)控制項(xiàng)目而收集和分析度量數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)審。 

確定和記錄重大問(wèn)題和與計(jì)劃的偏差。

記錄變更請(qǐng)求以及在任何工作產(chǎn)品和過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。

記錄評(píng)審的結(jié)果。

跟蹤變更請(qǐng)求和問(wèn)題處理報(bào)告直至關(guān)閉。 

輸出：已記錄的項(xiàng)目評(píng)審結(jié)果。

7.執(zhí)行里程碑評(píng)審——在項(xiàng)目里程碑處評(píng)審項(xiàng)目的成果及其完成量，通常為正式評(píng)審。在項(xiàng)目選定的里程碑檢查項(xiàng)目情況。項(xiàng)目里程碑一般會(huì)是：需求確定、方案確定等關(guān)鍵路徑上的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。6強(qiáng)調(diào)的是定期去檢查項(xiàng)目狀況， 7強(qiáng)調(diào)的是要在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)評(píng)審項(xiàng)目狀況。

過(guò)程活動(dòng)：

與項(xiàng)目各方一起，執(zhí)行里程碑評(píng)審。

評(píng)審項(xiàng)目的承諾、計(jì)劃、狀態(tài)和風(fēng)險(xiǎn)。

確定和記錄重大問(wèn)題及其影響。

跟蹤采取的糾正措施直至關(guān)閉。 

輸出： 己歸檔的里程碑評(píng)審結(jié)果。

二、管理糾正性措施直至關(guān)閉——當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度及績(jī)效表現(xiàn)或者結(jié)果與計(jì)劃有嚴(yán)重偏差時(shí)，采取的糾正性措施，并對(duì)這些糾正措施進(jìn)行管理直至關(guān)閉；實(shí)際情況與計(jì)劃情況有偏差是正常的，原因可能是計(jì)劃本身做得不太好，也可能是實(shí)際工作沒(méi)有到位。強(qiáng)調(diào)的是要分析原因，找出問(wèn)題根源，采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng)，解決問(wèn)題，使項(xiàng)目按照計(jì)劃進(jìn)行。

通常情況下，偏離計(jì)劃的情況大多數(shù)是進(jìn)度推遲、預(yù)算變大等超出計(jì)劃估計(jì)的情況，作為項(xiàng)目管理者不應(yīng)該輕易改變計(jì)劃，而使計(jì)劃與實(shí)際一致，而是應(yīng)該努力改善實(shí)際情況，否則計(jì)劃的意義就喪失了。但凡事也有例外，確實(shí)有可能做計(jì)劃的時(shí)候定了一個(gè)“不可能完成”的計(jì)劃，這是確實(shí)需要變更計(jì)劃的情況。但凡是涉及到預(yù)算變更、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)推遲等關(guān)鍵變化，公司應(yīng)該制定嚴(yán)格的變更控制制度，公司高層應(yīng)該參與這些關(guān)鍵變更的評(píng)審，以保證計(jì)劃的嚴(yán)肅性。

1.分析問(wèn)題——收集和分析問(wèn)題，并決定解決問(wèn)題的糾正性措施，形成需要糾正的問(wèn)題清單，并附上糾正措施。 

過(guò)程活動(dòng)：

收集要分析的問(wèn)題。

分析問(wèn)題以決定采取糾正性措施的必要性。

輸出：需要糾正性措施的問(wèn)題列表。

2.采取糾正性措施——對(duì)己確定問(wèn)題采取糾正性措施。

過(guò)程活動(dòng)：

決定和記錄用來(lái)解決已經(jīng)確定問(wèn)題所需的措施。

就采取的糾正措施，與項(xiàng)目相關(guān)各方進(jìn)行溝通評(píng)審和達(dá)成協(xié)議。

協(xié)調(diào)內(nèi)部和外部承諾的變更。 

輸出：糾正性措施計(jì)劃。

3.管理糾正性措施——管理要實(shí)施的糾正性措施，跟蹤直至關(guān)閉，并且把結(jié)果形成記錄。 

過(guò)程活動(dòng)：

監(jiān)控要實(shí)施的糾正性措施。

分析糾正性措施的結(jié)果，以確定糾正性措施的有效性。 

確定并記錄適當(dāng)行動(dòng)，以修正糾正措施與策劃結(jié)果的偏離。采取糾正措施的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可以作為策劃與風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程的輸入。

輸出：糾正性措施結(jié)果。