當(dāng)前采購(gòu)工作實(shí)踐中，“談判”和“招標(biāo)”已經(jīng)成了兩種最常用的采購(gòu)技術(shù)，對(duì)降低采購(gòu)成本、防止采購(gòu)腐敗起了重要作用。但很多企業(yè)老板和采購(gòu)經(jīng)理對(duì)哪些情況下采用“談判”哪些情況下采用“招標(biāo)”卻不甚明了，甚至認(rèn)為招標(biāo)的方式最公平，最能消除腐敗隱患，因此明確要求“盡量采用招標(biāo)方式”，或者把采用招標(biāo)方式的范圍作為考核采購(gòu)經(jīng)理績(jī)效的指標(biāo)。

其實(shí)，“談判”和“招標(biāo)”作為兩項(xiàng)采購(gòu)技術(shù)，各有優(yōu)缺點(diǎn)，有些適用條件是相同的，但有些是不同的。我們先來(lái)討論兩者相同的適用條件：

n  相對(duì)大的采購(gòu)金額

采購(gòu)金額足夠大，才能吸引供應(yīng)商投入必要的時(shí)間來(lái)進(jìn)行一個(gè)正式的招投標(biāo)流程。同樣，進(jìn)行一個(gè)正式的談判也需要耗費(fèi)雙方的時(shí)間和精力，因此，業(yè)務(wù)規(guī)模足夠大，潛在節(jié)省足夠多，才能抵消談判或招標(biāo)動(dòng)作本身的成本，才有必要實(shí)施。要注意的是，對(duì)采購(gòu)方來(lái)說(shuō)，談判比招標(biāo)的成本更高。

n  “自制”的可能性

如果采購(gòu)方有能力或者有條件自制采購(gòu)對(duì)象，則會(huì)在談判中占據(jù)主動(dòng)權(quán)，可以爭(zhēng)取到供應(yīng)商更大的讓步。因?yàn)椴少?gòu)方不依賴于外部的供應(yīng)，所以如果有必要，采購(gòu)方可以中止談判，轉(zhuǎn)而自制。同樣，如果采購(gòu)方有能力自制，也能給招標(biāo)時(shí)的評(píng)標(biāo)工作提供有效的技術(shù)支持，可以更充分細(xì)致的評(píng)估供應(yīng)商的投標(biāo)，找出其技術(shù)或成本上的不合理之處。

除了上面這些共同點(diǎn)，“談判”和“招標(biāo)”在適用場(chǎng)合上又存在區(qū)別，相關(guān)的考慮因素有：

l  標(biāo)準(zhǔn)化程度

如果采購(gòu)對(duì)象的技術(shù)規(guī)格要求很清晰，也就是說(shuō)標(biāo)準(zhǔn)化程度很高，這種情況下采用招標(biāo)的方式就比較合適，而不太適合采用談判的方式。因?yàn)槿绻少?gòu)對(duì)象（實(shí)物或服務(wù)）對(duì)于采購(gòu)方和供應(yīng)商都是新的事物，規(guī)格要求不十分清晰，那么即使勉強(qiáng)招標(biāo)，各投標(biāo)方在性能、質(zhì)量和可靠性方面承諾包括報(bào)價(jià)差別會(huì)很大，采購(gòu)方很難有效評(píng)估這些差別。

另一方面，標(biāo)準(zhǔn)化程度高，才能保證有足夠數(shù)量的供應(yīng)商參加投標(biāo)。如果沒(méi)有足夠的競(jìng)爭(zhēng)，供應(yīng)商就缺乏動(dòng)力和壓力來(lái)盡量滿足采購(gòu)方的需求。一般三到十家供應(yīng)商參加投標(biāo)比較合適。

同樣，如果采購(gòu)對(duì)象的規(guī)格要求變更頻繁，例如在新產(chǎn)品研發(fā)階段采用新技術(shù)的新物料，可能在后續(xù)會(huì)有比較多的設(shè)計(jì)更改，甚至可能存在中止采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)。這種情況下，最好采用談判的方式，而不是招標(biāo)。

l  緊急程度

一般來(lái)說(shuō)招投標(biāo)過(guò)程需要三到四周的時(shí)間才能最終簽署合同。更復(fù)雜的情況需要時(shí)間更長(zhǎng)。因此，當(dāng)采購(gòu)需求很緊急的時(shí)候，就不適合采用招標(biāo)方式，而可以考慮采用談判方式，挑選最有希望的供應(yīng)商進(jìn)行談判，縮短采購(gòu)周期。值得一提的是，如果采用信息技術(shù)手段，例如電子招投標(biāo)系統(tǒng)，可以縮短招投標(biāo)周期，一般可以縮減到之前的20%—40%。

l  供應(yīng)商準(zhǔn)備成本較低

招投標(biāo)的適用場(chǎng)合包括不需要供應(yīng)商很高的準(zhǔn)備成本。這種情況的典型案例是開(kāi)模件。如果物料不需要復(fù)雜的模具甚至不需要模具，那么潛在的供應(yīng)商就有平等競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)。如果物料需要較大的、復(fù)雜的模具，則原先的供應(yīng)商則有較大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。這種情況下，采用招標(biāo)方式就不太適合，而可以考慮采用談判的方式。

以上只是針對(duì)招標(biāo)和采購(gòu)的一般適用條件做了簡(jiǎn)要分析，實(shí)際情況可能是各種因素的疊加，因此需要綜合考慮權(quán)衡，找到最佳方案。深圳市智杰科技信息有限公司的資深顧問(wèn)在采購(gòu)管理及供應(yīng)鏈集成管理方面有多年的企業(yè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，可以提供專業(yè)的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。