有人做過研究，經(jīng)理人將超過50%的時(shí)間都用在了會(huì)議上，這顯然就是在浪費(fèi)時(shí)間。會(huì)議管理作為一項(xiàng)重要的管理工具，就像任何一項(xiàng)管理工具一樣，需要我們用心去學(xué)習(xí)實(shí)踐，反復(fù)總結(jié)，不斷提升。德魯克認(rèn)為讓會(huì)議有效率的關(guān)鍵就是提前決定會(huì)議的類型。

會(huì)議的類型有各種各有的分類方式，學(xué)者的分發(fā)比較細(xì)致但失之余繁瑣，還是實(shí)踐派的更簡(jiǎn)潔有效，容易掌握。我比較喜歡安德魯·格魯夫的分類方法。會(huì)議管理既然是管理者一項(xiàng)工具，那么就要從管理者的職責(zé)、任務(wù)和需要的角度出發(fā)來進(jìn)行分析。格魯夫任務(wù)，管理有兩種不同的需要，因而也就有兩種不同性質(zhì)的會(huì)議。第一種是關(guān)于知識(shí)技能與信息交流的，稱之為“過程導(dǎo)向”會(huì)議，通常屬于例行的；第二種是為了解決某些特定的問題，稱之為“任務(wù)導(dǎo)向”會(huì)議，這通常會(huì)產(chǎn)生一些決策，不定期舉行。

“過程導(dǎo)向”會(huì)議規(guī)律化最有利于提升效率，所有人都明白會(huì)議運(yùn)作的方式、需要討論的議題，以及需要達(dá)成的目標(biāo)。通常又分為三類：一對(duì)一會(huì)議、部門會(huì)議，以及營運(yùn)總結(jié)會(huì)議。主要說說一對(duì)一會(huì)議。

一對(duì)一會(huì)議通常是經(jīng)理人召集部屬召開的，是維系雙方從屬關(guān)系最主要的方法，主要目的在于互通信息和彼此學(xué)習(xí)。一對(duì)一會(huì)議的成功舉辦可以來的的好處有很多，比如每次90分鐘的交流，能讓這個(gè)部屬在接下來的兩周里面充滿干勁，也能增加你對(duì)他工作的了解，有了共同的信息基礎(chǔ)雙方容易建立信任；另外，管理者想做好決策，也需要從下屬身上學(xué)習(xí)東西，也容易就決策等問題達(dá)成共識(shí)。

一對(duì)一會(huì)議的主題可以多樣化，可以討論特定事情，員工也可以就工作中的問題進(jìn)行匯報(bào)，管理者可以在這個(gè)過程中輔導(dǎo)。

一對(duì)一會(huì)議的頻率如何確定呢？主要是根據(jù)你對(duì)員工的熟悉程度吧，有效的管理者是根據(jù)部屬對(duì)工作的熟悉程度，而施以不同程度的掌控。如果是新人或者新項(xiàng)目就頻繁一些，比如一周一次；反正，則可以一個(gè)月一次。當(dāng)然，也要考慮特定工作中的事情變化的速度。

一對(duì)一會(huì)議應(yīng)該開多久呢？沒有確定的答案，但是必須讓部屬覺得時(shí)間充足到提出一些棘手問題。格魯夫的經(jīng)驗(yàn)任務(wù)一對(duì)一會(huì)議至少要開1個(gè)小時(shí)，短于1小時(shí)的會(huì)，下屬在提一些問題的時(shí)候，可能只是圍繞一些容易解決的問題。

會(huì)議最好能去員工的辦公室，或離他比較近的地方。借著去他的辦公室，可以了解其他的事情，比如：他做事是否有條理？他是否花很長時(shí)間找東西？他是否經(jīng)常有電話？總而言之，就是了解他做事的切入方式如何？

管理者必須將一對(duì)一會(huì)議視為部屬的會(huì)議，由他來負(fù)責(zé)會(huì)議議程以及掌握會(huì)議氣氛。會(huì)議總得有人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備。一個(gè)管理者如有8手下，自己準(zhǔn)備會(huì)議，那他要準(zhǔn)備8次，若責(zé)任在部屬，則一人只準(zhǔn)備一次。部屬因此應(yīng)該準(zhǔn)備一份會(huì)議提綱，并發(fā)給上司。這有利于雙方都充分準(zhǔn)備，提高效率。

在一對(duì)一的會(huì)議中，管理者應(yīng)該充當(dāng)?shù)慕巧且粋€(gè)協(xié)調(diào)者，讓下屬能暢所欲言地談?wù)撍墓ぷ鳡顩r或有什么不順的情形，上司應(yīng)集學(xué)生和教練二者于一身。德魯克說：“善用時(shí)間的經(jīng)理人不必告訴部屬他們的問題——他知道怎么讓部屬告訴他他們的問題”。

如何做到的呢？辦法很簡(jiǎn)單——多問一個(gè)問題。當(dāng)管理者覺得部下已經(jīng)講完了的時(shí)候，應(yīng)該再多問一個(gè)問題，通過發(fā)問，讓雙方的思想進(jìn)行交流，直到彼此覺得說透了。（一對(duì)一會(huì)議的詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng)參考中信出版社出版的由安德魯·格魯夫?qū)懙摹陡耵敺蚪o經(jīng)理人的第一課》，這本書非常的經(jīng)典，從基本的管理能力，到組織運(yùn)營的各種需要都有精到的闡述。）

和另外一位喜歡提問題的職業(yè)經(jīng)理人交流的過程，他講授了一些如何提出問題的技巧：“問問題要問斷點(diǎn)。提問者本身心中要有一套程序，一個(gè)體系，這個(gè)程序體系是邏輯嚴(yán)謹(jǐn)連貫的，是經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)有效的。面對(duì)紛繁復(fù)雜的事情，人的認(rèn)識(shí)能力有限，但是程序則易于掌握。開始溝通、提問之前，管理者心中要清楚目的是什么？達(dá)成的方法可能是什么？預(yù)見計(jì)劃的可行性和可實(shí)現(xiàn)性！問問題的過程中，挑戰(zhàn)在于不知道問題的下一個(gè)會(huì)是什么。你如何去應(yīng)對(duì)人們對(duì)問題的各種回答？這就要求管理者要有概念化的能力，能夠從回答問題的人的各種信息中解構(gòu)、整合、去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的發(fā)現(xiàn)問題的本質(zhì)，事實(shí)的真相。這就是洞察力！這個(gè)管理者應(yīng)該經(jīng)過多年的訓(xùn)練具備這種能力，經(jīng)驗(yàn)和一套經(jīng)過實(shí)踐驗(yàn)證的可以應(yīng)對(duì)紛繁世界的體系、程序，從而可以架構(gòu)一個(gè)體系，一個(gè)立體空間。跳出來看，整體視野！”

一對(duì)一會(huì)議，我認(rèn)為是一個(gè)非常有效的管理方法，不僅是會(huì)議管理更是組織管理、人員管理的有效方法。在和眾多卓有成效的職業(yè)經(jīng)理人交流的過沖，在閱讀職業(yè)經(jīng)理人的傳記中，我發(fā)現(xiàn)他們往往對(duì)一些貌似不起眼的管理工具、方法十分在意，認(rèn)為那就是他們?nèi)〉贸尚У闹匾▽氈?/strong>。這里面至少包含了兩個(gè)含義：第一，管理是一項(xiàng)實(shí)踐，基本功很重要，練功夫從馬步扎起，扎好了就收益無窮；第二，真正對(duì)管理通了的人，自成一套體系，飛花摘葉皆能傷人，因?yàn)檎莆樟斯芾淼谋举|(zhì)。