管理者都希望員工遵守規(guī)章制度，為公司努力工作。要達(dá)到這個(gè)目的，通常有兩種方法：獎(jiǎng)勵(lì)和懲戒。如果員工工作干得好，管理者通常會(huì)對員工采取贊賞、加薪、提升等獎(jiǎng)勵(lì)措施，以強(qiáng)化員工的行為，使他們把工作干得更好。如果員工違反了公司的規(guī)章制度，管理者通常會(huì)對員工進(jìn)行訓(xùn)誡，以便使他們改變自己的行為。 訓(xùn)誡可以使員工改變自己的不良行為，比如曠工、遲到、隨便請假等等，是管理工作中一個(gè)不可缺少的方面。但是如何訓(xùn)誡員工才能收到預(yù)期的效果，而不至于使情況變得更壞，這里面有一定的講究。 (一)事先要讓員工了解公司的行為規(guī)范。 作為管理者，在對員工的違規(guī)行為進(jìn)行訓(xùn)誡之前，應(yīng)當(dāng)讓員工對公司的行為準(zhǔn)則有充分的了解。如果員工不知道何種行為會(huì)招致懲罰，他們會(huì)認(rèn)為訓(xùn)誡是不公平的，是管理者在故意找茬兒。因此，為公司制定一個(gè)行為規(guī)范并公之于眾是至關(guān)重要的。 (二)訓(xùn)誡要講求實(shí)效性。如果違規(guī)行為與訓(xùn)誡之間的時(shí)間間隔很長，訓(xùn)誡對員工產(chǎn)生的效果就會(huì)削弱。在員工違規(guī)之后迅速地進(jìn)行訓(xùn)誡，員工會(huì)更傾向于承認(rèn)自己的錯(cuò)誤，而不是替自己狡辯。因此，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)，要及時(shí)地進(jìn)行訓(xùn)誡。當(dāng)然，注意及時(shí)性的同時(shí)也不應(yīng)該過于匆忙，一定要查清事實(shí)，公平處理。 (三)訓(xùn)誡要講求一致性。 一致性要求對員工進(jìn)行訓(xùn)誡要公平。如果以不一致的方式來處理違規(guī)行為，規(guī)章制度就會(huì)喪失效力，打擊員工的士氣。同時(shí)，員工也會(huì)對管理者執(zhí)行規(guī)章的能力表示懷疑。當(dāng)然，執(zhí)行的要求并不是說對待每個(gè)人都完全相同。在訓(xùn)誡員工的時(shí)候，應(yīng)該在堅(jiān)持原則的前提下，具體問題具體分析。當(dāng)對不同的員工進(jìn)行不同的訓(xùn)誡時(shí)，應(yīng)當(dāng)使人相信這樣的處理是有充分根據(jù)的。
(四)訓(xùn)誡必須對事不對人。
對員工的行為進(jìn)行訓(xùn)誡是因?yàn)閱T工的行為觸犯了規(guī)則，因此訓(xùn)誡應(yīng)當(dāng)與員工的行為緊密聯(lián)系在一起，而不是與員工的人品聯(lián)系在一起。要時(shí)刻記住，你訓(xùn)誡的是違規(guī)的行為，而不是違規(guī)的人。訓(xùn)誡之后，管理者應(yīng)當(dāng)像什么都沒發(fā)生一樣，公平地對待員工。
(五)訓(xùn)誡時(shí)應(yīng)當(dāng)提出訓(xùn)誡理由。
當(dāng)對員工進(jìn)行訓(xùn)誡時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)清楚地向員工講明在什么時(shí)間內(nèi)，什么地點(diǎn)，什么人，實(shí)施了什么行為，違反了什么規(guī)定。然后，應(yīng)當(dāng)給員工一個(gè)辯解的機(jī)會(huì)。如果管理者自身掌握的事實(shí)與員工講述的事差距很大，應(yīng)當(dāng)重新進(jìn)行調(diào)查。同時(shí)，僅僅引證公司的規(guī)章制度還不足以作為譴責(zé)員工的理由，因?yàn)檫@樣他們往往認(rèn)識不到自己的錯(cuò)誤，而抱怨組織制度的不合理性。正確的做法是，向違規(guī)者講明違規(guī)行為給組織帶來的損失，比如，遲到會(huì)增加別的員工的工作負(fù)擔(dān)，影響整個(gè)組織的士氣，導(dǎo)致組織的任務(wù)不能及時(shí)完成等等。
(六)以平靜、客觀、嚴(yán)肅的方式對待員工。
訓(xùn)誡是基于權(quán)力之下的一種活動(dòng)。管理者在進(jìn)行訓(xùn)誡時(shí)，必須平靜、客觀、嚴(yán)肅地進(jìn)行，以保證訓(xùn)誡活動(dòng)的權(quán)威性。訓(xùn)誡不宜用開玩笑或者聊天的方式來進(jìn)行，同時(shí)，也不能在訓(xùn)誡時(shí)采取發(fā)怒、嚇唬等情緒化行為。這同樣是不嚴(yán)肅的。訓(xùn)誡是為了讓員工改變行為，而不是吵架。
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