針對(duì)不亂扔煙頭這樣的制度，我們確實(shí)可以通過(guò)幾個(gè)精致而漂亮的煙灰缸達(dá)到引導(dǎo)員工自發(fā)的目的，但絕大多數(shù)制度并不像“不亂扔煙頭”這樣簡(jiǎn)單，比如一個(gè)最基礎(chǔ)的報(bào)銷制度就很難找到“煙灰缸”來(lái)實(shí)現(xiàn)引導(dǎo)自發(fā)。事實(shí)上，傳統(tǒng)的辦公環(huán)境中，針對(duì)大量整體制度的推行，找到合適的信息手段并不容易。

那么，管理軟件作為一種常見的信息手段對(duì)制度落地能不能起到不錯(cuò)的效果呢？對(duì)于這個(gè)問題的探究我花了近五年的時(shí)間，我的答案也從一開始的肯定，到后來(lái)的否定，最終又到有條件的肯定。不過(guò)單就制度落地的問題，我能自信的向讀者建議——國(guó)內(nèi)大多數(shù)OA軟件在制度落地上的應(yīng)用還是比較靠譜的。隨著顧問經(jīng)歷的增長(zhǎng)，尤其是在制度落地問題上的不斷成功，我的這種信心也越來(lái)越強(qiáng)（這里，我得聲明一下，在制度落地之外的各種應(yīng)用中，OA軟件是否也靠譜，這個(gè)問題我不敢輕易回答，只能說(shuō)我自己也還在實(shí)踐探索中）。

當(dāng)然，現(xiàn)實(shí)中，就有許多企業(yè)用了OA軟件，但依然制度不能落地，這就是我要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的“有條件的肯定”中的這個(gè)“條件”——必須真正明白其中的要領(lǐng)。

要把握這個(gè)要領(lǐng)，我們首先需要對(duì)制度進(jìn)行更深入的解析，這些所謂的復(fù)雜制度到底有哪些核心要素？

圖3-1.           

以上圖這條制度為例，首先強(qiáng)調(diào)的是權(quán)限，即什么樣的職位能審批什么樣的事情；其次是流程，即什么樣的事情，必須經(jīng)過(guò)哪些步驟才能審批。下圖是根據(jù)制度內(nèi)容畫出來(lái)的流程示意圖：

圖3-2.           

制度還有第三個(gè)要素：數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)包含兩個(gè)意思：其一是數(shù)據(jù)形式的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如下圖所示。在同一個(gè)組織中，同一類事情，往往采用統(tǒng)一的形式來(lái)規(guī)范數(shù)據(jù)，而這種規(guī)范幾乎都是用表格的形式來(lái)承載的。

圖3-3.           

其二，就是對(duì)數(shù)據(jù)大小的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，比如，在同一個(gè)組織中，不同級(jí)別的人，出差到不同級(jí)別的城市，其住宿標(biāo)準(zhǔn)很可能是不一樣的。

綜上，制度的核心三要素就是：權(quán)限、流程和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。我們要想讓制度落地，實(shí)際上就是要讓這三要素“落地”。顯然，在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境下，很難找到合適的管理工具讓他們“落地”，但是一旦把辦公環(huán)境轉(zhuǎn)變到網(wǎng)絡(luò)上去之后，利用信息技術(shù)就能在虛擬環(huán)境中搭建出各種各樣的“石板路”，從而不僅能控制權(quán)限、流程和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，還能引導(dǎo)員工自發(fā)地遵守這些制度，而這正是OA軟件最基本的優(yōu)點(diǎn)。這就是自信心的來(lái)源之一。

為了更好地說(shuō)明這一點(diǎn)，我們必須先找到判斷是“期盼自覺”還是“引導(dǎo)自發(fā)”的標(biāo)準(zhǔn)。

從圖3-3可以看出，“期盼自覺”至少給了員工兩種選擇，我們只是告訴員工哪種是正確的、哪種是不正確的，但是員工到底怎么選就完全取決于他們當(dāng)時(shí)的“自覺性”了。所以，如果給了員工兩種甚至多種選擇，那么，其效果就只能是“期盼自覺”。

從圖3-4以看出，要達(dá)到“引導(dǎo)自發(fā)”的效果必須滿足兩個(gè)條件：其一，只給員工一種選擇，而且就是正確的選擇；其二，能夠讓員工自然而然地按照這條路去走。這就是判斷是否達(dá)到“引導(dǎo)自發(fā)”的標(biāo)準(zhǔn)。

現(xiàn)在，我們用這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)先來(lái)看看傳統(tǒng)辦公環(huán)境下的報(bào)銷過(guò)程。

員工要報(bào)銷，第一步是填表格，這顯然是有選擇的，因?yàn)椴皇撬械母褡佣伎梢蕴畹模械母褡佑质潜仨毺畹?，所以能否填?duì)就完全取決于員工是否用心了，也就是只能期盼員工自覺了。

第二步是找領(lǐng)導(dǎo)簽字、審核。這里也是有選擇的，不同的崗位、不同的額度、不同的報(bào)銷項(xiàng)目，可能走的流程都不太一樣，這也只能期盼員工自覺。

現(xiàn)實(shí)中，正是因?yàn)椴讲蕉家繂T工自覺，弄得員工累，審批者也很累，經(jīng)?？吹健胺倒ぁ钡默F(xiàn)象。

同時(shí)，在這個(gè)過(guò)程中，一旦員工把表格遞交上去就會(huì)惦記，領(lǐng)導(dǎo)批了沒、什么時(shí)候批，而現(xiàn)實(shí)中往往一天、一周，甚至一個(gè)月也沒下來(lái)，這就在很大程度上影響了員工的心理情緒，自然就影響了員工的執(zhí)行力。

從這些情況來(lái)看，傳統(tǒng)的報(bào)銷過(guò)程，我們就是在期盼員工自覺，如此是很難真正讓制度落地的。

再來(lái)看看用OA軟件實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下同樣的報(bào)銷過(guò)程：

員工要報(bào)銷，第一步在【流程】界面找到報(bào)銷制度，并打開，呈現(xiàn)相應(yīng)的表單。

圖3-4.           

從圖中我們可以看到，不僅相應(yīng)的報(bào)銷表格不用員工選擇，而且，填表格時(shí)員工也沒有選擇——沒有權(quán)限的根本就填不了。帶星號(hào)該填而沒填就提交時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提醒并要求填寫。在這一步，員工沒有選擇，但是也都會(huì)自然而然地去填寫。這是引導(dǎo)自發(fā)的效果。

接著是提交、讓領(lǐng)導(dǎo)審批。這一步員工更沒有選擇了，完全靠系統(tǒng)根據(jù)崗位、權(quán)限和流程去選擇，這也是引導(dǎo)自發(fā)的效果。

不僅如此，在這個(gè)過(guò)程中，員工可以隨時(shí)查看到已經(jīng)提交報(bào)銷申請(qǐng)的單據(jù)審批情況：走到哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)那去了、領(lǐng)導(dǎo)是幾點(diǎn)幾分批的、如何批的等等情況一目了然。更重要的是，由于實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公，領(lǐng)導(dǎo)審批各個(gè)單據(jù)不一定非要到公司，只要能上網(wǎng)就可以了，所以，往往以前要一周甚至一月的審批，在OA軟件環(huán)境中，只需要一兩天，甚至更短。這樣一來(lái)，員工原來(lái)“石沉大?！钡男睦砬榫w就自然消失了。