淺論組織的全面項(xiàng)目管理導(dǎo)入模式

                                                                          劉國(guó)靖

項(xiàng)目管理作為一項(xiàng)有效的管理模式,注重工程化與簡(jiǎn)單化,基本不需要進(jìn)行大規(guī)模硬件投資,推行項(xiàng)目管理的投資風(fēng)險(xiǎn)較低。項(xiàng)目管理在發(fā)達(dá)國(guó)家的組織中發(fā)揮著重大作用。國(guó)內(nèi)各類組織中推行項(xiàng)目管理收效不理想的主要原因在于組織決策者普遍認(rèn)為項(xiàng)目管理僅僅是一種技術(shù)性的底層管理模式,沒(méi)有將項(xiàng)目管理與組織的戰(zhàn)略設(shè)計(jì)與實(shí)施相結(jié)合,僅在組織技術(shù)管理操作層面局部推行;組織對(duì)現(xiàn)代項(xiàng)目管理的系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性和開放性認(rèn)識(shí)不夠,對(duì)現(xiàn)代項(xiàng)目管理的理念理解不深;組織文化、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、員工的知識(shí)能力結(jié)構(gòu)以及組織績(jī)效評(píng)定體系沒(méi)有在整體上圍繞項(xiàng)目管理的特點(diǎn)和要求進(jìn)行設(shè)計(jì),使得企業(yè)項(xiàng)目資源的配置難以實(shí)現(xiàn)選優(yōu)和優(yōu)化。筆者在多年來(lái)從事項(xiàng)目管理理論研究與項(xiàng)目管理實(shí)踐探索中,總結(jié)出了一套在國(guó)內(nèi)各類組織中推行項(xiàng)目管理的較為通用的有效推進(jìn)模式。

1.樹立以項(xiàng)目為中心的理念

項(xiàng)目管理是組織戰(zhàn)略規(guī)劃、戰(zhàn)略實(shí)施與戰(zhàn)略調(diào)整的主要手段。長(zhǎng)期以來(lái),國(guó)內(nèi)各類組織沿用計(jì)劃體制的管理模式,強(qiáng)調(diào)部門與職能,重分析輕綜合,重常規(guī)輕變化,注重各類資源在職能部門內(nèi)部的分配與占用,強(qiáng)調(diào)以局部的職能為中心,績(jī)效考核體系不利于組織的各類創(chuàng)新,導(dǎo)致政出多門、資源分散、重復(fù)建設(shè)、化整為零、使得組織的系統(tǒng)集成能力不足,效率與效益低下。

通過(guò)對(duì)組織全體員工進(jìn)行新商業(yè)環(huán)境與現(xiàn)代組織管理變革的系統(tǒng)培訓(xùn),使得組織各級(jí)管理者能夠樹立以項(xiàng)目為中心的經(jīng)營(yíng)管理理念,能夠站在組織全局決策的高度來(lái)認(rèn)識(shí)項(xiàng)目和項(xiàng)目管理。要使全體員工樹立在變革中求發(fā)展的工作理念,充分認(rèn)識(shí)到以項(xiàng)目為單元的創(chuàng)新活動(dòng)在組織發(fā)展中處于戰(zhàn)略地位。使全體員工認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代項(xiàng)目管理是面對(duì)變化與不確定性,提高組織競(jìng)爭(zhēng)力與促進(jìn)其發(fā)展的關(guān)鍵,是成功的關(guān)鍵。使全體員工認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目的績(jī)效具有效益性、效率性、風(fēng)險(xiǎn)性和遞延性的特點(diǎn),組織的績(jī)效考核體系要圍繞項(xiàng)目的特點(diǎn)重新設(shè)置。

2.把握項(xiàng)目管理知識(shí)體系

項(xiàng)目管理屬于集大成的管理，對(duì)于其它各門類的管理課程來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理“如同打基礎(chǔ)、搭框架、做總體”，而其它門類的管理課程相當(dāng)于“精裝修”。由于學(xué)科專業(yè)劃分得過(guò)于狹窄,國(guó)內(nèi)各類組織內(nèi)部的管理知識(shí)體系結(jié)構(gòu)普遍存在不合理的問(wèn)題,在應(yīng)用項(xiàng)目管理的過(guò)程中缺乏標(biāo)準(zhǔn)性與系統(tǒng)性。具體表現(xiàn)為工具方法體系不完善,工作與職能體系不健全,知識(shí)體系沒(méi)有得到有效整合,這使得各類組織的產(chǎn)品與服務(wù)的提供在具體的技術(shù)方法層、系統(tǒng)方法層與哲理層三個(gè)層面上被割裂,造成產(chǎn)品與服務(wù)的提供在流程上難以達(dá)到平衡和有序。

經(jīng)過(guò)組織的具體項(xiàng)目管理實(shí)踐,使全體員工能夠理解現(xiàn)代項(xiàng)目管理體系的最大特征是模塊化與系統(tǒng)化,是多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域理論與實(shí)踐的結(jié)合。例如，現(xiàn)代裝備制造企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)和銷售過(guò)程中推行項(xiàng)目管理,需要使全體管理者掌握的內(nèi)容涉及范圍管理、時(shí)間管理、成本管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、質(zhì)量管理、采購(gòu)管理、溝通管理和集成管理九大知識(shí)領(lǐng)域?，F(xiàn)代項(xiàng)目管理涉及項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目控制以及項(xiàng)目收尾五個(gè)過(guò)程。要使全體員工根據(jù)具體產(chǎn)品與服務(wù)的特征,自覺(jué)按照項(xiàng)目管理體系進(jìn)行工作分配與職責(zé)定位。

3.組織再造,建立混合矩陣式管理組織

國(guó)內(nèi)各類組織有80%以上仍因循職能式管理的組織模式,各職能部門的權(quán)限過(guò)大,條塊分割、利益部門化傾向較為普遍，項(xiàng)目資源的橫向流動(dòng)常常受到不良制約,不合理的組織結(jié)構(gòu)成為制約國(guó)內(nèi)各類經(jīng)濟(jì)組織建立和保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的主要因素。

按照“先整體后局部，淡化職能、強(qiáng)化功能，淡化專業(yè)、強(qiáng)化成果”的總體思路，對(duì)國(guó)內(nèi)各類組織的現(xiàn)有職能型組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行再造,構(gòu)建混合矩陣式管理組織,由常設(shè)的項(xiàng)目管理辦公室在組織決策層的直接領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)組織中項(xiàng)目的總體規(guī)劃與項(xiàng)目資源統(tǒng)籌以及重大項(xiàng)目的協(xié)調(diào)推進(jìn),制定和維護(hù)組織中的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和流程,培訓(xùn)項(xiàng)目管理人員,并參加對(duì)項(xiàng)目所涉及職能部門工作績(jī)效的考核;適當(dāng)削弱原有職能部門的資源配置權(quán)限,增強(qiáng)原有職能部門的服務(wù)與支持職能,使整個(gè)組織在一定的產(chǎn)品與技術(shù)平臺(tái)上按產(chǎn)品項(xiàng)目配置資源,這對(duì)改善國(guó)內(nèi)各類組織的管理與服務(wù)具有重大作用。

4.培養(yǎng)項(xiàng)目管理骨干,把握項(xiàng)目管理流程與工具方法

國(guó)內(nèi)各類組織推行項(xiàng)目管理,需要大批項(xiàng)目管理骨干。由組織培養(yǎng)項(xiàng)目管理骨干,形成組織內(nèi)部的“特種作戰(zhàn)部隊(duì)”,并把握項(xiàng)目管理流程與工具方法,對(duì)于降低項(xiàng)目管理的隨意性,提高成功率具有重大意義。掌握項(xiàng)目管理的流程和方法,形成項(xiàng)目管理習(xí)慣,對(duì)降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),提高效益和效率具有直接意義。

長(zhǎng)期以來(lái),國(guó)內(nèi)各類組織普遍缺乏創(chuàng)新管理的有效積累,對(duì)項(xiàng)目的把握能力較弱,缺乏對(duì)項(xiàng)目管理流程與工具方法的把握和共識(shí)。項(xiàng)目管理的意義在于實(shí)踐中的具體運(yùn)用,項(xiàng)目管理的流程主要有項(xiàng)目選擇與確定、項(xiàng)目的目標(biāo)與范圍描述、重大里程碑計(jì)劃、組織設(shè)計(jì)、工作分解、責(zé)任分配、資源計(jì)劃、費(fèi)用分解、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖繪制、成本累計(jì)曲線繪制、風(fēng)險(xiǎn)管理、進(jìn)展?fàn)顟B(tài)控制、項(xiàng)目總結(jié)以及移交、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)等內(nèi)容,具有嚴(yán)格的規(guī)范性和程序性。

項(xiàng)目管理工具方法體系體現(xiàn)了多學(xué)科知識(shí)與技能的融合。主要有要素分層法、方案比較法、資金的時(shí)間價(jià)值、評(píng)價(jià)指標(biāo)體系、項(xiàng)目財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)、不確定性分析、環(huán)境影響評(píng)價(jià)、項(xiàng)目融資、模擬技術(shù)、里程碑計(jì)劃、工作分解結(jié)構(gòu)、責(zé)任矩陣、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)、甘特圖、資源費(fèi)用曲線、質(zhì)量技術(shù)文件、并行工程、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、偏差分析、決策樹、魚骨刺圖、直方圖、生命周期成本等工具方法,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,項(xiàng)目管理軟件技術(shù)進(jìn)步很快,項(xiàng)目管理工具方法體系更直接地體現(xiàn)在具體的項(xiàng)目管理軟件當(dāng)中。

5.重視知識(shí)管理,實(shí)現(xiàn)技術(shù)與管理的標(biāo)準(zhǔn)化和流程化

良好的知識(shí)管理是各類組織所有運(yùn)營(yíng)與管理活動(dòng)的最高境界。其主要活動(dòng)分別是知識(shí)獲取、知識(shí)篩選、知識(shí)創(chuàng)造、內(nèi)部化、外部化;次要活動(dòng)是領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、控制以及測(cè)量。項(xiàng)目管理注重人員的專業(yè)化培養(yǎng),要依靠標(biāo)準(zhǔn)化與流程化將知識(shí)與載體分離,并將個(gè)人的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)與能力轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)與能力。實(shí)現(xiàn)技術(shù)與管理的標(biāo)準(zhǔn)化與流程化,是各類組織的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作,對(duì)組織項(xiàng)目管理水平的迅速提高具有重要意義。

例如，企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)、市場(chǎng)營(yíng)銷以及組織再造具有很強(qiáng)的任務(wù)性特點(diǎn),如果能將每次產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、交付的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及各類文件資料按照嚴(yán)密的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行整理歸檔,并按階段設(shè)定項(xiàng)目監(jiān)控點(diǎn),進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r、變更狀況等有關(guān)管理與技術(shù)資料的收集與整理,就能夠快速積累組織的無(wú)形資產(chǎn),形成組織獨(dú)特的項(xiàng)目管理知識(shí)體系。國(guó)內(nèi)企業(yè)在推行項(xiàng)目管理的過(guò)程中,往往不能將項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程所形成的新知識(shí)、新工藝、新技術(shù)、新信息、新數(shù)據(jù)進(jìn)行有效積累,以形成企業(yè)的知識(shí)和無(wú)形資產(chǎn),這使得國(guó)內(nèi)各類經(jīng)濟(jì)組織在實(shí)施新項(xiàng)目的過(guò)程中難以有效借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),最終使組織的項(xiàng)目管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理和知識(shí)管理不能有效結(jié)合,從而使組織的整體效率和效益指標(biāo)提升較慢,創(chuàng)新能力難以持續(xù)提高,競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)難以保持。

總之,國(guó)內(nèi)各類組織推進(jìn)項(xiàng)目管理模式應(yīng)該做好六個(gè)需要:一是需要營(yíng)造以項(xiàng)目為中心的管理理念與管理文化;二是需要在組織范圍內(nèi)進(jìn)行項(xiàng)目管理體系的培訓(xùn);三是需要培養(yǎng)項(xiàng)目管理骨干隊(duì)伍;四是需要對(duì)組織進(jìn)行復(fù)合矩陣式組織的再造;五是需要嚴(yán)格按項(xiàng)目管理的流程和工具方法開展運(yùn)營(yíng)與管理工作;六是需要重視組織的知識(shí)管理,實(shí)現(xiàn)組織技術(shù)與管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與流程化。