如何創(chuàng)意年會(huì)組織形式？

隨著領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定 “不能鋪張浪費(fèi)”和時(shí)下流行的“光盤(pán)行動(dòng)”，類(lèi)似這些強(qiáng)勁的好習(xí)慣，似乎也影響到了公司領(lǐng)導(dǎo)，在例行的今年年會(huì)籌備會(huì)上，領(lǐng)導(dǎo)就明確要求，要讓員工玩開(kāi)心、把錢(qián)要用到刀刃上，絕不能浪費(fèi)。在這一指導(dǎo)思想的影響下，今年年會(huì)應(yīng)當(dāng)會(huì)有一些創(chuàng)意與設(shè)想了。

1、去年年會(huì)簡(jiǎn)單回顧。

        由于去年公司整體效益不是太好，在年會(huì)組織上，主要分成總部與各分部分別進(jìn)行，而且準(zhǔn)備時(shí)間比較短、有些倉(cāng)促。在總部年會(huì)上，主要以領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、總結(jié)計(jì)劃、晚會(huì)、抽獎(jiǎng)、發(fā)獎(jiǎng)、游戲等傳統(tǒng)節(jié)目為主，雖然整體上領(lǐng)導(dǎo)和員工還比較滿(mǎn)意，但確實(shí)缺乏創(chuàng)新，顯得比較平淡；在各環(huán)節(jié)聯(lián)系上，還存在不夠順暢、主持人掌握現(xiàn)場(chǎng)氣氛略顯經(jīng)驗(yàn)不足；在一些細(xì)節(jié)上（如音響、燈光、舞臺(tái)設(shè)置等）做得不夠，影響整體娛樂(lè)效果；年會(huì)沒(méi)有很好突出宣導(dǎo)公司企業(yè)文化方面的內(nèi)容（其實(shí)可以在表演節(jié)目的背景墻上可以思考的）；在經(jīng)費(fèi)上，雖然沒(méi)有超過(guò)預(yù)算，但整體獲獎(jiǎng)、抽獎(jiǎng)比例略顯少；在入場(chǎng)退場(chǎng)時(shí)，略顯無(wú)序與混亂，未展示公司良好形象；對(duì)公司現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員的鼓勵(lì)金發(fā)放上略顯少，有一些抱怨。綜合以上情況，在對(duì)待今年年會(huì)時(shí)，我們就有了一些新的想法和打算。

2、今年年會(huì)設(shè)想計(jì)劃。

        在去年年會(huì)的總結(jié)會(huì)上，公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)和骨干員工紛紛提出了自己的意見(jiàn)或建議，為更好辦好今年年會(huì)，我們做了如下工作：

（1）   完善年會(huì)組織管理辦法。去年年會(huì)結(jié)束放完春節(jié)長(zhǎng)假回到公司后，HR部門(mén)就組織各部門(mén)召開(kāi)了年會(huì)總結(jié)會(huì)，在聽(tīng)取各方面意見(jiàn)后，HR部門(mén)修改完善了公司年會(huì)制度，特別規(guī)定了在春節(jié)到來(lái)3個(gè)月時(shí)開(kāi)始召開(kāi)年會(huì)籌備會(huì)，明確年會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，成立年會(huì)組委會(huì)。這從時(shí)間上、經(jīng)費(fèi)上保證了年會(huì)的成功舉辦。

（2）   今年年會(huì)籌備會(huì)的召開(kāi)。上月底我們就組織召開(kāi)了今年年會(huì)的籌備會(huì)，還是如去年一樣總部與各分部分別舉行，時(shí)間上以盡量少影響正常工作的開(kāi)展，不提倡總部領(lǐng)導(dǎo)參加分部年會(huì)。會(huì)上成立了各個(gè)組委會(huì)，各組委會(huì)分設(shè)協(xié)調(diào)組、現(xiàn)場(chǎng)組、節(jié)目組、道具組、后勤組等；在總部近500人的規(guī)劃上，計(jì)劃拿出15萬(wàn)－20萬(wàn)左右年會(huì)經(jīng)費(fèi)（主要用于晚會(huì)節(jié)目、抽獎(jiǎng)、聚餐等，不包括優(yōu)秀員工、優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)）。下面再陳述各小組具體負(fù)責(zé)的內(nèi)容。

（3）   節(jié)目組職責(zé)。以各部門(mén)企業(yè)文化宣傳干事組成，負(fù)責(zé)節(jié)目的征集、初選、排練場(chǎng)地聯(lián)系、評(píng)獎(jiǎng)、發(fā)獎(jiǎng)等，節(jié)目除歌舞、相聲、小品等，還包括游戲、智力搶答等；今年準(zhǔn)備自編自導(dǎo)四個(gè)以上節(jié)目，主要反映與員工平時(shí)工作、生活密切相關(guān)的真實(shí)感人的先進(jìn)事跡，必須在打動(dòng)表演者的基礎(chǔ)上，讓觀(guān)眾激動(dòng)與共鳴；表演節(jié)目控制在20個(gè)以?xún)?nèi)，初步編排好這些節(jié)目與抽獎(jiǎng)等環(huán)節(jié)的穿插，整個(gè)年會(huì)時(shí)間控制在3.5小時(shí)內(nèi)。在年會(huì)到來(lái)半個(gè)月內(nèi)，提請(qǐng)協(xié)調(diào)組和組委會(huì)對(duì)節(jié)目的觀(guān)摩和審批，并制作節(jié)目單。年會(huì)后，形成本年會(huì)節(jié)目組織方面的總結(jié)送組委會(huì)。

（4）   現(xiàn)場(chǎng)組職責(zé)。現(xiàn)場(chǎng)組主要以行政后勤等人員組成，必要時(shí)抽調(diào)各部門(mén)幾名臨時(shí)支援。主要負(fù)責(zé)年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的燈光、音響、裝點(diǎn)、餐號(hào)、餐桌分派、頒獎(jiǎng)服務(wù)、拍照攝像、入退場(chǎng)指引、安保協(xié)助、獎(jiǎng)票設(shè)計(jì)收集等，保持好與節(jié)目組、后勤組、協(xié)調(diào)組的溝通協(xié)調(diào)工作，在年會(huì)前一天接受協(xié)調(diào)組、組委會(huì)到現(xiàn)場(chǎng)的審查、指導(dǎo)、試聽(tīng)試看。年會(huì)結(jié)束對(duì)現(xiàn)場(chǎng)組工作進(jìn)行及時(shí)總結(jié)送組委會(huì)。

（5）   道具組職責(zé)。主要由平時(shí)負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)的幾名人員負(fù)責(zé)，主要是協(xié)調(diào)節(jié)目組、舞臺(tái)搭建等工作需要的化妝、服裝道具租借或購(gòu)買(mǎi)等，做好抽獎(jiǎng)箱、獎(jiǎng)票等，做好費(fèi)用申請(qǐng)、單據(jù)保存、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等，保持與現(xiàn)場(chǎng)組、節(jié)目組、協(xié)調(diào)組的溝通。年會(huì)結(jié)束對(duì)本組工作進(jìn)行總結(jié)送組委會(huì)。

（6）   后勤組職責(zé)。主要由行政后勤等人員組成，主要是駕駛員、保安、前臺(tái)等，統(tǒng)計(jì)年會(huì)人數(shù)、保障人員接送、維持現(xiàn)場(chǎng)安全、道具服裝運(yùn)用、現(xiàn)場(chǎng)物品清運(yùn)等，保持與現(xiàn)場(chǎng)組、道具組的協(xié)調(diào)，年會(huì)前3天向協(xié)調(diào)組、組委會(huì)匯報(bào)準(zhǔn)備情況。年會(huì)后總結(jié)本組工作送組委員。

（7）   協(xié)調(diào)組職責(zé)。主要由HR部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)嘉賓邀請(qǐng)、年會(huì)時(shí)間、現(xiàn)場(chǎng)租用、餐標(biāo)確定，協(xié)調(diào)其他各組之間的事宜，無(wú)法處理時(shí)向組委會(huì)請(qǐng)示，年會(huì)前2天向組委員匯報(bào)本屆年會(huì)各方面準(zhǔn)備情況，接受檢查、聽(tīng)取指導(dǎo)意見(jiàn)。年會(huì)后對(duì)本屆年會(huì)整體工作進(jìn)行全面總結(jié)送組委會(huì)。

（8）   目前的工作。各分部各組委會(huì)各小組都在按照既定計(jì)劃進(jìn)行著各項(xiàng)工作的準(zhǔn)備，集團(tuán)組委會(huì)保持著與各組委會(huì)的聯(lián)系與溝通，不定期對(duì)一些準(zhǔn)備工作進(jìn)行著跟蹤與檢查，特別是各節(jié)目的準(zhǔn)備、排練情況，當(dāng)然，這些準(zhǔn)備工作原則上是必須利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行的。

3、今年年會(huì)幾大變化。

         在相比去年年會(huì)上，今年年會(huì)經(jīng)費(fèi)投入更大（主要偏重抽獎(jiǎng)）、注入節(jié)約理念（舞臺(tái)、餐標(biāo)會(huì)下調(diào)）、準(zhǔn)備時(shí)間更長(zhǎng)（比去年提前一月多）、明確節(jié)目創(chuàng)新（增設(shè)節(jié)目各獎(jiǎng)項(xiàng)），目前來(lái)看，各分部員工參與積極性很高，愿這些變化能夠帶來(lái)一場(chǎng)令全體員工格外滿(mǎn)意的年會(huì)。

4、扎實(shí)做好細(xì)節(jié)工作。

        年會(huì)涉及集團(tuán)各分部各部門(mén)全體員工，只要哪一個(gè)分部年會(huì)舉辦不甚理想，都會(huì)影響整體集團(tuán)年會(huì)的舉辦效果，所以，幾萬(wàn)人共同做一件事，要保證成功是不容易的事，各分部組委會(huì)一定要保證“到現(xiàn)場(chǎng)、看現(xiàn)物、識(shí)現(xiàn)人”，不能只聽(tīng)其言，要“勤跑腿、勤動(dòng)嘴”，要“多思考、多商量”，要“看到最細(xì)節(jié)的部分”，因?yàn)槿魏问韬龌蜻z漏都可能導(dǎo)致整個(gè)年會(huì)很大的失誤。