會議管理制度周科榮老師

第一章 總則

根據(jù)公司《員工手冊》相關(guān)管理規(guī)定以及全面精細(xì)化管理要求，為進(jìn)一步規(guī)范會議內(nèi)容和程序，提高公司的辦公質(zhì)量和工作效率，建立健全決策機(jī)制，提升公司運營管理水平，特制訂本制度。

第二章 適用范圍

本制度適用于公司及各部門的工作會議和專業(yè)會議，如公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、總經(jīng)理辦公會、公司銷售例會、公司專項會議、部門例會等。

第三章 公司各類會議說明

3.1公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會

3.1.1公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會每月召開一次，于每月的第一個工作日上午召開。

3.1.2公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會出席人員為公司領(lǐng)導(dǎo)成員，列席會議人員為各部門負(fù)責(zé)人；會議由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理因故不能出席時，授權(quán)公司其他領(lǐng)導(dǎo)成員主持。

3.1.3公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會的主要內(nèi)容是：會議主持人通報重要事項；各部門負(fù)責(zé)人報告本部門上月工作情況，對照上月會議安排，逐條逐項檢查落實完成情況，提出需要公司協(xié)調(diào)解決的問題和工作建議，提出本月工作安排方案；與會人員討論有關(guān)事項；會議主持人安排和部署下周公司整體工作并宣布議定事項。

3.1.4公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會由辦公室負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事項形成《公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會會議紀(jì)要》，由辦公室起草，經(jīng)辦公室主任審核后，由總經(jīng)理或主持會議的其他公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

3.2總經(jīng)理辦公會

3.2.1總經(jīng)理辦公會不定期召開，由總經(jīng)理根據(jù)需要決定召開，總經(jīng)理辦公會議題由公司領(lǐng)導(dǎo)成員提出，或由公司各部門提出建議后，由總經(jīng)理確定；公司領(lǐng)導(dǎo)成員對議題如有意見或建議，可在會前提出。

3.2.2總經(jīng)理辦公會研究決定公司重大事項，主要內(nèi)容：

ü 審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、年度計劃，審批重大投資項目、資產(chǎn)重組和對外合作項目；

ü 審議決定公司年度財務(wù)預(yù)決算和內(nèi)部利潤分配方案及彌補虧損方案；

ü 審議公司業(yè)績考核、薪酬分配方案和基本工資制度；

ü 研究公司內(nèi)部管理體制、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與調(diào)整方案；

ü 研究公司重大改革方案和部署；

ü 審議通過公司重要規(guī)章制度；

ü 研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的重大問題；

ü 討論公司年度工作報告，聽取公司各部門的工作匯報；

ü 總經(jīng)理認(rèn)為應(yīng)研究審議的其他問題。

3.2.3總經(jīng)理辦公會參加范圍為：公司領(lǐng)導(dǎo)成員；根據(jù)會議議題，公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加?？偨?jīng)理主持會議；總經(jīng)理辦公會議出席人員為公司領(lǐng)導(dǎo)成員，列席會議人員為各部門負(fù)責(zé)人。

3.2.4總經(jīng)理辦公會議定事項形成《總經(jīng)理辦公會紀(jì)要》，由辦公室根據(jù)會議記錄起草，報總經(jīng)理簽發(fā)。

3.2.5總經(jīng)理辦公會討論的有關(guān)文件原則上會前要送達(dá)與會人員閱研。

3.2.6總經(jīng)理辦公會的材料、記錄、紀(jì)要均為公司涉密文檔，由辦公室妥善保存，并于下一年度的一月底前歸檔。查閱會議材料、記錄、紀(jì)要須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)。

3.3公司專項會議

3.3.1公司專項會議是公司領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經(jīng)理委托，就專項工作召開的辦公會議。

3.3.2專項會議由總經(jīng)理或其他公司領(lǐng)導(dǎo)成員召集和主持，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。

3.3.3會議由專項工作主辦部門負(fù)責(zé)組織和記錄，辦公室配合。會議議定事項形成《專項會議紀(jì)要》，由專項工作主辦部門起草，經(jīng)辦公室審核，報主持會議的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

3.4公司銷售例會

3.4.1公司銷售例會每月召開一次，于每月的    日至次月   日之間召開，具體日期由銷售總監(jiān)決定。

3.4.2公司銷售例會由銷售總監(jiān)主持，銷售部經(jīng)理、銷售主管和區(qū)域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員參加，總經(jīng)理根據(jù)需要出席。銷售總監(jiān)因故不能出席時，授權(quán)銷售經(jīng)理或銷售主管主持。辦公室負(fù)責(zé)人列席會議。

3.4.3公司銷售例會的主要內(nèi)容是：會議主持人通報公司總體市場情況；銷售部經(jīng)理或銷售主管總結(jié)公司當(dāng)月銷售工作情況；提出本月工作安排方案；區(qū)域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員匯報上月工作情況，提出本月工作方案；與會人員討論有關(guān)事項；會議主持人對下一工作月度銷售工作進(jìn)行預(yù)測，研判行業(yè)發(fā)展趨勢及銷售工作的對策，宣布下月銷售工作安排；總經(jīng)理通報重要事項并提出工作要求。

3.4.4公司銷售例會期間，銷售總監(jiān)與管區(qū)域銷售專員個別談話，進(jìn)行指導(dǎo)，銷售部經(jīng)理、銷售主管參加；同期，由銷售部經(jīng)理或銷售主管主持，對銷售人員進(jìn)行培訓(xùn)、考試和考核。

3.4.5公司銷售例會由銷售部負(fù)責(zé)組織和記錄，議定事項形成《公司銷售例會紀(jì)要》，由銷售部起草，經(jīng)銷售部經(jīng)理或銷售主管審核后，報銷售總監(jiān)或其他會議主持人簽發(fā)，副本送辦公室備案。

3.5部門例會

3.5.1部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要決定，但必須服從公司統(tǒng)一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議沖突。

3.5.2部門例會由各部門負(fù)責(zé)人主持，該部門全體員工參加。

3.5.3部門例會的主要內(nèi)容是：部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；每名員工匯報上月工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和本月工作安排；與會人員討論有關(guān)事項；部門負(fù)責(zé)人提出部門下周工作要點、具體安排和有關(guān)要求。

3.5.4部門例會由部門負(fù)責(zé)人指定一名員工負(fù)責(zé)記錄，會議記錄應(yīng)載明會議主持人、議題、發(fā)言概要、工作要點及時限要求。

3.6公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。

第四章 會議紀(jì)律與要求

4.1會議應(yīng)根據(jù)實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問題、安排部署工作。

4.2會議應(yīng)注重質(zhì)量，提高效率。會前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，做到充分溝通，心中有數(shù)；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、高效，工作進(jìn)展和安排應(yīng)明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。

4.3講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會人員要按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹，落實，力求取得具體成果。

4.4嚴(yán)格紀(jì)律。會議主辦部門應(yīng)加強(qiáng)會議管理，做好會議安排；與會人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務(wù)需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為參會；嚴(yán)格遵守相關(guān)管理規(guī)定與工作紀(jì)律，例如會議現(xiàn)場紀(jì)律、保密紀(jì)律等。

第五章 會議計劃與統(tǒng)籌

5.1每月    日前，辦公室應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的各類公司級會議，統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后，會同公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、部門例會，編制《公司月度會議計劃》，于月底前發(fā)放給公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人。

5.2凡辦公室已列入《月度會議計劃》的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時會議時，會議主辦部門應(yīng)提前2天完成會議提議和報批手續(xù)，并報請辦公室調(diào)整會議計劃。未經(jīng)辦公室同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。

5.3會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：總經(jīng)理辦公會、公司領(lǐng)導(dǎo)工作例會、公司銷售例會、部門會議。

5.4因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受本規(guī)定限制。

第六章 會議準(zhǔn)備

6.1會議通知遵照以下規(guī)定：

6.1.1已列入《月度會議計劃表》的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由會議主辦部門按計劃表直接通知參會人員；

6.1.2屬下列情況之一者，按“誰主辦，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知：

（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；

（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；

（3）其它主辦人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。

6.1.3會議通知期一般應(yīng)提前一天以上通知對象為與會人和會務(wù)服務(wù)提供部門；

6.1.4會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知。

6.2會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：

6.2.1會議主辦部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）；落實并布置會場，準(zhǔn)備好會議所需的各種設(shè)施、用品等；

6.2.2公司召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口辦公室負(fù)責(zé)。

6.2.3各部門召開會議需用公司會議室的，應(yīng)向辦公室書面提出，由辦公室統(tǒng)籌安排。

第七章 會議組織

7.1會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則

7.2會議主持人須遵守以下規(guī)定：

（1）主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備。

（2）主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。

（3）會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。

（4）屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

（5）主持人應(yīng)將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和完成時限等會后跟進(jìn)安排向與會人員明確。

7.3參會人員須遵守以下規(guī)定：

（1）應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》上簽到；

（2）會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；

（3）遵循會議主持人對議程控制的要求；

（4）屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言；

（5）遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；

（6）做好本人的會議紀(jì)錄。

　7.4會議記錄。

7.4.1公司各類會議均應(yīng)設(shè)專用記錄本進(jìn)行會議記錄并確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：

（1）以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要，必要時進(jìn)行錄音并整理錄音內(nèi)容；

（2）會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性；

（3）對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣；

（4）會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核簽名；

（5）負(fù)責(zé)會議考勤記錄，并報會議主持人核準(zhǔn)；

（6）做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

7.5會議紀(jì)要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：

7.5.1公司級會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由辦公室存檔備查；

7.5.2各部門的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，同時將一份副本送辦公室統(tǒng)一歸檔備查；

7.5.3會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第八章 會議跟進(jìn)

8.1會議決議、決策事項需要會后跟進(jìn)落實的，按照部門職責(zé)分工由主辦部門跟進(jìn)落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定；

8.2會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議決議、紀(jì)要及會議原始記錄為準(zhǔn)；

8.3辦公室負(fù)責(zé)會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀(jì)要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當(dāng)事人工作的依據(jù)；

8.4部門會議的跟進(jìn)落實、督促檢查工作由各部門自行安排。

第九章 公司級會議的保密

9.1與會人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得將會議內(nèi)容、討論的有關(guān)情況向外泄露。

9.2會議議決事項，應(yīng)嚴(yán)格保密，除按規(guī)定履行職責(zé)需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。

9.3故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況的，視負(fù)面影響的大小作出相應(yīng)處罰。

第十章 管理權(quán)責(zé)和處罰

10.1辦公室負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。

10.2會議主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。

10.3遲到、早退、缺席

（1）遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到；

（2）早退：凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退;

（3）缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席。

10.4處罰

（1）無正當(dāng)理由遲到、早退每次處        元的罰款；

（2）無正當(dāng)理由缺席每次處以       元的罰款；

（3）凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。

第十一章 附則

11.1本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

11.2凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按《公司獎懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

11.3本制度由總經(jīng)理辦公會審議通過，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。

             

附件1：會議通知模板

              先生（女士）：　　

謹(jǐn)定于        年      月      日午        時       分于          

召開                    會議，請準(zhǔn)時參加為荷！

    隨本通知送提案書1份，若有提案請?zhí)顚懞笥陂_會前提交。　

附：會議流程（略）

此致　　    

具體事宜請與       先生（女士）聯(lián)系

地址：

電話：

召集人：

提案書                            提案人提案內(nèi)容：

 

附件2：會議考勤表

會議名稱：                                    年   月   日 序號姓  名簽  名簽到時間備  注1    2    3    4    5    6    7    8    9    10    11    12    13    14    15    16    17    18    19    20    1、會議實行簽到制度，不準(zhǔn)代簽、補簽，否則一律按缺勤處理。

2、本考勤表會議結(jié)束后交辦公室留存，并作為績效考核和處罰的依據(jù)。

3、缺席、病假、遲到、早退、事假請注明在備注欄。

附件3：會議記錄表

會議名稱

會議時間年   月   日    時 至    時會議地點

主 持 人

記錄人 出席人員 列席人員

缺席人員

主要議題 會議議程與發(fā)言內(nèi)容

備注