印章管理辦法周科榮老師

第一條 為了保證___________公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，依據(jù)公司規(guī)范運(yùn)營(yíng)、防范風(fēng)險(xiǎn)的管理規(guī)定，有效地維護(hù)公司利益，特制定本管理辦法。

第二條 本管理辦法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。

第三條 本管理辦法適用于公司公文、信函、授權(quán)委托書、證件、證書、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及對(duì)外簽署的合同、協(xié)議及其他須用印章的文本等。

第四條 印章授權(quán)管理和使用部門：

（一）公司印章，由公司董事長(zhǎng)授權(quán)向相關(guān)部門核發(fā)或核銷；

（二）公司印章由董事長(zhǎng)授權(quán)以下部門分別管理和使用：

1、公司行政章、法定代表人印章由公司辦公室負(fù)責(zé)管理和使用；

2、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理和使用；

3、合同專用章由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)管理和使用。

4、公司其他部門因工作需要配置其他用途公章時(shí)亦應(yīng)按本辦法執(zhí)行。

5、凡因工作需要并符合本條規(guī)定配置印章或更換印章需向公司辦公室上報(bào)書面申請(qǐng)，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)同意后配置或更換印章。

6、印章刻制由公司辦公室負(fù)責(zé)，經(jīng)公安機(jī)關(guān)核準(zhǔn)，到指定的單位刻制；印章的規(guī)格、樣式由公司辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

第五條 印章的管理

（一）公司的所有印章，均由公司辦公室負(fù)責(zé)登記、留樣并確定印章保管及使用責(zé)任人（以下簡(jiǎn)稱為印章專管員）。印章啟用時(shí)由公司辦公室下發(fā)《關(guān)于公司啟用有關(guān)____專用章的通知》（詳見本管理辦法附件一），注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍和啟用印模。

（二）辦公室向印章專管員移交印章時(shí)，應(yīng)填寫《公司印章留樣備案表》（詳見本管理辦法附件二）。

（三）由于印章磨損而更換印章，仍需在公司辦公室登記、留樣。

（四）公司部門撤銷或重組，原部門有關(guān)印章交回公司辦公室，由公司辦公室負(fù)責(zé)銷毀。

（五）嚴(yán)禁印章專管員將印章轉(zhuǎn)借他人。

（六）印章丟失時(shí)，印章專管員應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司辦公室書面報(bào)告，公司辦公室應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)補(bǔ)救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處罰等。

（七）公司決定需要停用印章的，由董事長(zhǎng)簽字同意后由公司辦公室下發(fā)《關(guān)于公司停用有關(guān)____專用章的通知》（詳見本管理辦法附件三）將停用原因、時(shí)間通知公司各有關(guān)部門，并收回停用的印章切角封存或銷毀。

（八）各部門不得擅自刻制印章，違反本項(xiàng)規(guī)定致公司造成的全部經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人向公司承擔(dān)全額賠償責(zé)任。

第六條 印章專管員的職責(zé)

公司所有印章專管員應(yīng)遵守本條以下規(guī)定：

（一）印章專管員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖進(jìn)保險(xiǎn)柜內(nèi)，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內(nèi)；次日上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章保險(xiǎn)柜有無(wú)異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報(bào)告。

（二）印章專管員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，印章授權(quán)人應(yīng)指定他人代管印章，印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)。

專管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印的起止日期，實(shí)行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。

交接工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，填寫本辦法附件四的《印章交接單》，登記交交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認(rèn)可后備存。

（三）印章專管員要堅(jiān)持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章專管員不予用?。唤?jīng)辦人拒絕印章專管員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章專管員可拒絕用印并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。

（四）印章專管員用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權(quán)委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。

（五）印章專管員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理；若因擅自用印導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，由其承擔(dān)全部賠償責(zé)任并按公司人力資源管理的規(guī)定進(jìn)行處罰。

（六）印章專管員離職時(shí)，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專管員離職時(shí)，須辦理分管印章的移交手續(xù)并填寫《印章專管人離職交接單》（詳見本辦法附件五）后方可辦理離職手續(xù)。

7、禁止任何人未經(jīng)批準(zhǔn)攜帶公章外出。如確需帶出使用時(shí)，須經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)并填寫《公章外出使用審批單》（詳見本辦法附件六）方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時(shí)，用印人還應(yīng)填寫本辦法附件四的《印章交接單》辦理交接手續(xù)后方可帶出。

第七條 各類公章的使用規(guī)定

（一）公司印章的使用

1、辦理使用公司印章的事項(xiàng)，須由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人認(rèn)真填寫相應(yīng)的審批文件并按取得相應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)的審批同意意見后，連同需用印的文件等一并交印章專管員，由其審核審批手續(xù)齊備后用印。

2、凡有公司對(duì)應(yīng)權(quán)限管理領(lǐng)導(dǎo)簽署的文件或發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報(bào)表 、邀請(qǐng)函等，可直接加蓋相應(yīng)的公司印章，但印章專管員仍應(yīng)按照本條第3項(xiàng)規(guī)定填寫《____公司用印審批記錄單》（詳見本管理辦法附件七）并留存復(fù)印件以完善相關(guān)檔案，依據(jù)本條規(guī)定填寫的單據(jù)無(wú)需審批人簽字。

3、除本條第2項(xiàng)規(guī)定的情況外，凡加蓋公司印章的存根類介紹信（開具時(shí)必須按要求認(rèn)真填寫存根）、便函、授權(quán)委托書、發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報(bào)表 、邀請(qǐng)函等文件，均須填寫《____公司用印審批記錄單》并經(jīng)相應(yīng)管理領(lǐng)導(dǎo)審批簽字同意后，方可使用公司印章。

4、公司印章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章及公司其他印章（合同專用章除外）所用印的文件、資料、附件資料及《____公司用印審批記錄單》作為用印憑據(jù)檔案由印章專管員留存。涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)公司法務(wù)部門審核簽字后方可使用。

5、禁止在手寫文件上加蓋公司印章。

6、禁止在內(nèi)容填寫不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權(quán)委托書、發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報(bào)表 、邀請(qǐng)函上加蓋公司印章。

（二）合同專用章的使用規(guī)定

1、對(duì)外簽署的合同或協(xié)議，應(yīng)按《公司章程》及公司合同管理規(guī)定辦理審批程序。

2、公司合同專用章由公司法務(wù)部指派專人擔(dān)任印章專管員負(fù)責(zé)保管。

3、需使用合同專用章時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)填寫《公司合同專用章用印審批單》（詳見本管理辦法附件八），經(jīng)公司對(duì)應(yīng)管理領(lǐng)導(dǎo)審批同意方可用印。交公司管理領(lǐng)導(dǎo)審批的合同，應(yīng)注有公司法務(wù)部、顧問律師及該合同對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的審核意見。

4、用印的合同上應(yīng)當(dāng)先由合同授權(quán)簽約代表人簽字并注明年月日后，方可用印。

5、禁止在手寫合同或合同內(nèi)容填寫不全的合同上加蓋公司合同專用章。

6、對(duì)外簽署的合同或協(xié)議等，須在合縫處加蓋合同專用章。

（三）財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章的無(wú)須辦理本條第（一）項(xiàng)的審批程序。公司對(duì)外報(bào)送的各類業(yè)務(wù)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）及其他需用公司財(cái)務(wù)印章的文本等，須按規(guī)定辦理用印手續(xù)。

（四）公司其他各部門印章、業(yè)務(wù)專用章的使用，由相關(guān)部門或部門做出相關(guān)規(guī)定，并報(bào)公司辦公室備案。

（五）公司各類印章實(shí)行用印登記制度，印章專管員應(yīng)每年度6月30前、12月31日前應(yīng)將該期間填寫的《用印登記簿》（詳見本管理辦法附件九）及用印資料檔案全部移交公司檔案保管人存單。

第八條 法律責(zé)任

（一）任何人員必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定程序使用印章，不符合本制度規(guī)定時(shí)，不得擅自使用。

（二）違反本制度的規(guī)定使用印章，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任者分別進(jìn)行批評(píng)教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究刑事法律責(zé)任。

第九條 附則

（一）本辦法附公司印章管理的相關(guān)文件范本。

（二）本辦法自發(fā)布之時(shí)效實(shí)施。

（三）本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

附件一：

_____公司文件

X司辦發(fā)〔20___〕___號(hào)

關(guān)于公司啟用有關(guān)____專用章的通知

__________公司各部門及分子公司：

根據(jù)_____公司《公司印章管理辦法》第____條的規(guī)定，由于___________________，現(xiàn)公司已啟用“___________專用章”，該印章由公司____部門管理，專管人員為_____。為實(shí)現(xiàn)公司各部門業(yè)務(wù)對(duì)接、規(guī)范我公司的對(duì)內(nèi)對(duì)外管理，自_____年___月___日起，啟用本通知附件的公章，原“_________專用章”印章同時(shí)廢止。

特此函告。

附件：新舊印章樣式

                         _____年___月___日

舊印章樣式            新印章樣式

                     

主題詞：印章  啟用  通知

抄送：______________，______________，___________，______________。

________公司辦公室            _____年___月___日印發(fā)

附件二：

公司印章留樣備案表

NO:____________

印章名稱：___________________________章

審批人：_______________________________

刻制人：_______________________________

啟用時(shí)間：_____________________________

配置及保管部門：_______________________

印章用途：_____________________________

印章專管員：_________________

印章留樣本留樣印章自_________年____月_____日啟用。

印章領(lǐng)用憑據(jù)及承諾：

本人作為本留樣印章的保管及使用責(zé)任人，于____年___月___日自公司辦公室領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應(yīng)的審批文件資料；若因本人故意或過(guò)失使用本印章導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，本人自愿全額賠償對(duì)公司因此導(dǎo)致的全部經(jīng)濟(jì)損失并接受公司的相應(yīng)處罰。

印章專管員：________________

_____年___月___日

附件三：

_____公司文件

X司辦發(fā)〔20___〕___號(hào)

關(guān)于公司停用有關(guān)____專用章的通知

__________公司各部門及分子公司：

根據(jù)_____公司《公司印章管理辦法》第____條的規(guī)定，由于___________________，現(xiàn)公司決定作廢停用原由公司____部門專管人員_____管理的“___________專用章”。

____年___月___日前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。

特此函告。

附件：停用印章樣式

                         _____年___月___日

停用印章樣式        

                     

主題詞：印章  停用  通知

抄送：______________，______________，___________，______________。

________公司辦公室              _____年___月___日印發(fā)

附件四：

印 章 交 接 單

NO:___________

部門名稱：___________________________________

交接印章名稱：_______________________________

交接日期：_____月____日

用印注意事項(xiàng)說(shuō)明：

1、交接人雙方的行為均應(yīng)遵守_____公司《公司印章管理辦法》之規(guī)定。

2、其他說(shuō)明事項(xiàng)：_______________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

3、印章留樣：

留樣

4、本印章自____年___月___日____時(shí)起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人________負(fù)責(zé)。

移交人：______________        接收人：_______________

__________年___月___日         __________年___月___日

印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_________        __________年___月___日

附件五：

印章專管人離職交接單

NO:__________

部門名稱：___________________________________

離職交接印章名稱：_______________________________

交接日期：_____月____日

1、離職人員應(yīng)當(dāng)將本印章交付繼任印章專管員，交接人雙方的行為均應(yīng)遵守_____公司《公司印章管理辦法》之規(guī)定。

2、離職人員應(yīng)當(dāng)將其管理本印章期間的全部用印備案資料一并移交給繼任印章專管員，并書面確認(rèn)除前述印章資料外，再無(wú)其他用印情況；若有遺漏用印情況且導(dǎo)致公司遭受的經(jīng)濟(jì)損失，無(wú)論公司何時(shí)發(fā)現(xiàn)，印章專管人均對(duì)前述損失承擔(dān)全額賠償責(zé)任。

3、其他說(shuō)明：_________________________________________

4、印章留樣：

留樣

4、本印章自____年___月___日____時(shí)起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人________負(fù)責(zé)。

移交人：______________        接收人：_______________

__________年___月___日         __________年___月___日

印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_________        __________年___月___日

附件六：

印章外出使用審批單

NO:____________

1、部門名稱：___________________________________

2、外出印章名稱：_______________________________

3、使用日期：_____月____日

4、用印事項(xiàng)：___________________________________

5、外出使用原因：________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

6、用印責(zé)任人：________________________________________

印章留樣：

留樣

7、本印章自____年___月___日____時(shí)經(jīng)授權(quán)人簽字同意外出使用期間，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章________負(fù)責(zé)。

申請(qǐng)人：_______________

___________年___月___日

印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_________        __________年___月___日

附件七：

_____公司用印審批記錄單

NO:____________

申請(qǐng)人：_________；申請(qǐng)日期：_________。

申請(qǐng)人所在部門：_______________________

所在部門負(fù)責(zé)人審核意見：同意□(由當(dāng)事人勾選)______________。文件名稱正/復(fù)印件份數(shù)用途說(shuō)明 □正本

□復(fù)印件   □正本

□復(fù)印件   □正本

□復(fù)印件   □正本

□復(fù)印件  審批同意人

【本欄根據(jù)是否需要逐級(jí)審批的具體情況填寫，不需填全所有欄目】辦公室負(fù)責(zé)人同意□簽名：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意□簽名：法務(wù)部負(fù)責(zé)人同意□簽名：總經(jīng)理同意□ 董事長(zhǎng)同意□簽名：申請(qǐng)使用的印章：

□公司印章

□法定代表人印章

□合同專用章

□財(cái)務(wù)專用章用印情況(由當(dāng)事人勾選)

已用印 □　　  (申請(qǐng)人簽名)        (日期)

已用印 □　　  (保管人簽名)        (日期)備注說(shuō)明 注意事項(xiàng)用印文件的復(fù)印件作為本審批單必須附備的文件。附件八：

________公司合同專用章用印審批單

NO:____________用印申請(qǐng)部門 合同份數(shù) 經(jīng)辦人簽字 聯(lián)系電話 簽約方甲方：乙方：其他方（包括擔(dān)保方或丙方）：涉及金額 簽約負(fù)責(zé)人 聯(lián)系電話 部門經(jīng)理簽字 顧問律師意見：

法務(wù)部意見：

總經(jīng)理審批 董事長(zhǎng)審批 附件九：

________公司___印章使用登記簿

【_____年___月___日至_____年___月___日】

填表部門：_________填表人：_________序號(hào)蓋章

時(shí)間文件名稱及發(fā)文號(hào)批準(zhǔn)

部門批準(zhǔn)人印章專管員

或代行人印備注