會議管理制度周科榮老師

第一章 總則

根據(jù)公司《員工手冊》相關管理規(guī)定以及全面精細化管理要求，為進一步規(guī)范會議內容和程序，提高公司的辦公質量和工作效率，建立健全決策機制，提升公司運營管理水平，特制訂本制度。

第二章 適用范圍

本制度適用于公司及各部門的工作會議和專業(yè)會議，如公司領導工作例會、總經(jīng)理辦公會、公司銷售例會、公司專項會議、部門例會等。

第三章 公司各類會議說明

3.1公司領導工作例會

3.1.1公司領導工作例會每月召開一次，于每月的第一個工作日上午召開。

3.1.2公司領導工作例會出席人員為公司領導成員，列席會議人員為各部門負責人；會議由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理因故不能出席時，授權公司其他領導成員主持。

3.1.3公司領導工作例會的主要內容是：會議主持人通報重要事項；各部門負責人報告本部門上月工作情況，對照上月會議安排，逐條逐項檢查落實完成情況，提出需要公司協(xié)調解決的問題和工作建議，提出本月工作安排方案；與會人員討論有關事項；會議主持人安排和部署下周公司整體工作并宣布議定事項。

3.1.4公司領導工作例會由辦公室負責組織和記錄，議定事項形成《公司領導工作例會會議紀要》，由辦公室起草，經(jīng)辦公室主任審核后，由總經(jīng)理或主持會議的其他公司領導簽發(fā)。

3.2總經(jīng)理辦公會

3.2.1總經(jīng)理辦公會不定期召開，由總經(jīng)理根據(jù)需要決定召開，總經(jīng)理辦公會議題由公司領導成員提出，或由公司各部門提出建議后，由總經(jīng)理確定；公司領導成員對議題如有意見或建議，可在會前提出。

3.2.2總經(jīng)理辦公會研究決定公司重大事項，主要內容：

ü 審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、年度計劃，審批重大投資項目、資產(chǎn)重組和對外合作項目；

ü 審議決定公司年度財務預決算和內部利潤分配方案及彌補虧損方案；

ü 審議公司業(yè)績考核、薪酬分配方案和基本工資制度；

ü 研究公司內部管理體制、組織機構設置與調整方案；

ü 研究公司重大改革方案和部署；

ü 審議通過公司重要規(guī)章制度；

ü 研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的重大問題；

ü 討論公司年度工作報告，聽取公司各部門的工作匯報；

ü 總經(jīng)理認為應研究審議的其他問題。

3.2.3總經(jīng)理辦公會參加范圍為：公司領導成員；根據(jù)會議議題，公司相關部門負責人參加。總經(jīng)理主持會議；總經(jīng)理辦公會議出席人員為公司領導成員，列席會議人員為各部門負責人。

3.2.4總經(jīng)理辦公會議定事項形成《總經(jīng)理辦公會紀要》，由辦公室根據(jù)會議記錄起草，報總經(jīng)理簽發(fā)。

3.2.5總經(jīng)理辦公會討論的有關文件原則上會前要送達與會人員閱研。

3.2.6總經(jīng)理辦公會的材料、記錄、紀要均為公司涉密文檔，由辦公室妥善保存，并于下一年度的一月底前歸檔。查閱會議材料、記錄、紀要須經(jīng)公司辦公室主任批準。

3.3公司專項會議

3.3.1公司專項會議是公司領導依據(jù)公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經(jīng)理委托，就專項工作召開的辦公會議。

3.3.2專項會議由總經(jīng)理或其他公司領導成員召集和主持，有關部門負責人參加。

3.3.3會議由專項工作主辦部門負責組織和記錄，辦公室配合。會議議定事項形成《專項會議紀要》，由專項工作主辦部門起草，經(jīng)辦公室審核，報主持會議的公司領導簽發(fā)。

3.4公司銷售例會

3.4.1公司銷售例會每月召開一次，于每月的    日至次月   日之間召開，具體日期由銷售總監(jiān)決定。

3.4.2公司銷售例會由銷售總監(jiān)主持，銷售部經(jīng)理、銷售主管和區(qū)域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員參加，總經(jīng)理根據(jù)需要出席。銷售總監(jiān)因故不能出席時，授權銷售經(jīng)理或銷售主管主持。辦公室負責人列席會議。

3.4.3公司銷售例會的主要內容是：會議主持人通報公司總體市場情況；銷售部經(jīng)理或銷售主管總結公司當月銷售工作情況；提出本月工作安排方案；區(qū)域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員匯報上月工作情況，提出本月工作方案；與會人員討論有關事項；會議主持人對下一工作月度銷售工作進行預測，研判行業(yè)發(fā)展趨勢及銷售工作的對策，宣布下月銷售工作安排；總經(jīng)理通報重要事項并提出工作要求。

3.4.4公司銷售例會期間，銷售總監(jiān)與管區(qū)域銷售專員個別談話，進行指導，銷售部經(jīng)理、銷售主管參加；同期，由銷售部經(jīng)理或銷售主管主持，對銷售人員進行培訓、考試和考核。

3.4.5公司銷售例會由銷售部負責組織和記錄，議定事項形成《公司銷售例會紀要》，由銷售部起草，經(jīng)銷售部經(jīng)理或銷售主管審核后，報銷售總監(jiān)或其他會議主持人簽發(fā)，副本送辦公室備案。

3.5部門例會

3.5.1部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負責人根據(jù)工作需要決定，但必須服從公司統(tǒng)一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議沖突。

3.5.2部門例會由各部門負責人主持，該部門全體員工參加。

3.5.3部門例會的主要內容是：部門負責人傳達公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；每名員工匯報上月工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和本月工作安排；與會人員討論有關事項；部門負責人提出部門下周工作要點、具體安排和有關要求。

3.5.4部門例會由部門負責人指定一名員工負責記錄，會議記錄應載明會議主持人、議題、發(fā)言概要、工作要點及時限要求。

3.6公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。

第四章 會議紀律與要求

4.1會議應根據(jù)實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協(xié)調公司內部各方面關系、解決問題、安排部署工作。

4.2會議應注重質量，提高效率。會前應做好充分準備，做到充分溝通，心中有數(shù)；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、高效，工作進展和安排應明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。

4.3講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會人員要按照職責分工傳達、貫徹，落實，力求取得具體成果。

4.4嚴格紀律。會議主辦部門應加強會議管理，做好會議安排；與會人員應認真準備、準時參會，不得缺席或指定他人代表，確因個人緊急事務需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為參會；嚴格遵守相關管理規(guī)定與工作紀律，例如會議現(xiàn)場紀律、保密紀律等。

第五章 會議計劃與統(tǒng)籌

5.1每月    日前，辦公室應與各部門協(xié)調確定下月計劃召開的各類公司級會議，統(tǒng)一報總經(jīng)理審批后，會同公司領導工作例會、部門例會，編制《公司月度會議計劃》，于月底前發(fā)放給公司領導和各部門負責人。

5.2凡辦公室已列入《月度會議計劃》的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時會議時，會議主辦部門應提前2天完成會議提議和報批手續(xù)，并報請辦公室調整會議計劃。未經(jīng)辦公室同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。

5.3會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：總經(jīng)理辦公會、公司領導工作例會、公司銷售例會、部門會議。

5.4因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受本規(guī)定限制。

第六章 會議準備

6.1會議通知遵照以下規(guī)定：

6.1.1已列入《月度會議計劃表》的會議，月中無調整的，不再另行通知，由會議主辦部門按計劃表直接通知參會人員；

6.1.2屬下列情況之一者，按“誰主辦，誰通知”的原則進行會議通知：

（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；

（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；

（3）其它主辦人認為應另行通知的情況。

6.1.3會議通知期一般應提前一天以上通知對象為與會人和會務服務提供部門；

6.1.4會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知。

6.2會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：

6.2.1會議主辦部門應提前準備好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）；落實并布置會場，準備好會議所需的各種設施、用品等；

6.2.2公司召開的公司級會議會務服務統(tǒng)一歸口辦公室負責。

6.2.3各部門召開會議需用公司會議室的，應向辦公室書面提出，由辦公室統(tǒng)籌安排。

第七章 會議組織

7.1會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則

7.2會議主持人須遵守以下規(guī)定：

（1）主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。

（2）主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。

（3）會議進行中，主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。

（4）屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

（5）主持人應將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。

7.3參會人員須遵守以下規(guī)定：

（1）應準時到會，并在《會議簽到表》上簽到；

（2）會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題；

（3）遵循會議主持人對議程控制的要求；

（4）屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；

（5）遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；

（6）做好本人的會議紀錄。

　7.4會議記錄。

7.4.1公司各類會議均應設專用記錄本進行會議記錄并確定專人負責記錄。會議記錄應遵守以下規(guī)定：

（1）以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要，必要時進行錄音并整理錄音內容；

（2）會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性；

（3）對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣；

（4）會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核簽名；

（5）負責會議考勤記錄，并報會議主持人核準；

（6）做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

7.5會議紀要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：

7.5.1公司級會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由辦公室存檔備查；

7.5.2各部門的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，同時將一份副本送辦公室統(tǒng)一歸檔備查；

7.5.3會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調閱應嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關規(guī)定執(zhí)行。

第八章 會議跟進

8.1會議決議、決策事項需要會后跟進落實的，按照部門職責分工由主辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定；

8.2會議跟進的依據(jù)以會議決議、紀要及會議原始記錄為準；

8.3辦公室負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當事人工作的依據(jù)；

8.4部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。

第九章 公司級會議的保密

9.1與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內容、討論的有關情況向外泄露。

9.2會議議決事項，應嚴格保密，除按規(guī)定履行職責需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。

9.3故意泄漏、傳播會議有關情況的，視負面影響的大小作出相應處罰。

第十章 管理權責和處罰

10.1辦公室負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。

10.2會議主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。

10.3遲到、早退、缺席

（1）遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內未到的，計為遲到；

（2）早退：凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退;

（3）缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。

10.4處罰

（1）無正當理由遲到、早退每次處        元的罰款；

（2）無正當理由缺席每次處以       元的罰款；

（3）凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。

第十一章 附則

11.1本制度由辦公室負責解釋。

11.2凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按《公司獎懲管理制度》有關規(guī)定執(zhí)行。

11.3本制度由總經(jīng)理辦公會審議通過，經(jīng)總經(jīng)理批準后生效，自頒布之日起執(zhí)行。

             

附件1：會議通知模板

              先生（女士）：　　

謹定于        年      月      日午        時       分于          

召開                    會議，請準時參加為荷！

    隨本通知送提案書1份，若有提案請?zhí)顚懞笥陂_會前提交?！?

附：會議流程（略）

此致　　    

具體事宜請與       先生（女士）聯(lián)系

地址：

電話：

召集人：

提案書                            提案人提案內容：

 

附件2：會議考勤表

會議名稱：                                    年   月   日 序號姓  名簽  名簽到時間備  注1    2    3    4    5    6    7    8    9    10    11    12    13    14    15    16    17    18    19    20    1、會議實行簽到制度，不準代簽、補簽，否則一律按缺勤處理。

2、本考勤表會議結束后交辦公室留存，并作為績效考核和處罰的依據(jù)。

3、缺席、病假、遲到、早退、事假請注明在備注欄。

附件3：會議記錄表

會議名稱

會議時間年   月   日    時 至    時會議地點

主 持 人

記錄人 出席人員 列席人員

缺席人員

主要議題 會議議程與發(fā)言內容

備注