印章管理辦法周科榮老師

第一條 為了保證___________公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，依據(jù)公司規(guī)范運(yùn)營(yíng)、防范風(fēng)險(xiǎn)的管理規(guī)定，有效地維護(hù)公司利益，特制定本管理辦法。

第二條 本管理辦法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等具有法律效力的印章。

第三條 本管理辦法適用于公司公文、信函、授權(quán)委托書(shū)、證件、證書(shū)、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及對(duì)外簽署的合同、協(xié)議及其他須用印章的文本等。

第四條 印章授權(quán)管理和使用部門(mén)：

（一）公司印章，由公司董事長(zhǎng)授權(quán)向相關(guān)部門(mén)核發(fā)或核銷(xiāo)；

（二）公司印章由董事長(zhǎng)授權(quán)以下部門(mén)分別管理和使用：

1、公司行政章、法定代表人印章由公司辦公室負(fù)責(zé)管理和使用；

2、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理和使用；

3、合同專(zhuān)用章由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)管理和使用。

4、公司其他部門(mén)因工作需要配置其他用途公章時(shí)亦應(yīng)按本辦法執(zhí)行。

5、凡因工作需要并符合本條規(guī)定配置印章或更換印章需向公司辦公室上報(bào)書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)同意后配置或更換印章。

6、印章刻制由公司辦公室負(fù)責(zé)，經(jīng)公安機(jī)關(guān)核準(zhǔn)，到指定的單位刻制；印章的規(guī)格、樣式由公司辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

第五條 印章的管理

（一）公司的所有印章，均由公司辦公室負(fù)責(zé)登記、留樣并確定印章保管及使用責(zé)任人（以下簡(jiǎn)稱(chēng)為印章專(zhuān)管員）。印章啟用時(shí)由公司辦公室下發(fā)《關(guān)于公司啟用有關(guān)____專(zhuān)用章的通知》（詳見(jiàn)本管理辦法附件一），注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍和啟用印模。

（二）辦公室向印章專(zhuān)管員移交印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《公司印章留樣備案表》（詳見(jiàn)本管理辦法附件二）。

（三）由于印章磨損而更換印章，仍需在公司辦公室登記、留樣。

（四）公司部門(mén)撤銷(xiāo)或重組，原部門(mén)有關(guān)印章交回公司辦公室，由公司辦公室負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。

（五）嚴(yán)禁印章專(zhuān)管員將印章轉(zhuǎn)借他人。

（六）印章丟失時(shí)，印章專(zhuān)管員應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司辦公室書(shū)面報(bào)告，公司辦公室應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)補(bǔ)救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處罰等。

（七）公司決定需要停用印章的，由董事長(zhǎng)簽字同意后由公司辦公室下發(fā)《關(guān)于公司停用有關(guān)____專(zhuān)用章的通知》（詳見(jiàn)本管理辦法附件三）將停用原因、時(shí)間通知公司各有關(guān)部門(mén)，并收回停用的印章切角封存或銷(xiāo)毀。

（八）各部門(mén)不得擅自刻制印章，違反本項(xiàng)規(guī)定致公司造成的全部經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人向公司承擔(dān)全額賠償責(zé)任。

第六條 印章專(zhuān)管員的職責(zé)

公司所有印章專(zhuān)管員應(yīng)遵守本條以下規(guī)定：

（一）印章專(zhuān)管員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖進(jìn)保險(xiǎn)柜內(nèi)，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內(nèi)；次日上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章保險(xiǎn)柜有無(wú)異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報(bào)告。

（二）印章專(zhuān)管員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，印章授權(quán)人應(yīng)指定他人代管印章，印章專(zhuān)管員要向代管人員交接工作，交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)。

專(zhuān)管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印的起止日期，實(shí)行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。

交接工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)本辦法附件四的《印章交接單》，登記交交接日期、管理印章類(lèi)別。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認(rèn)可后備存。

（三）印章專(zhuān)管員要堅(jiān)持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章專(zhuān)管員不予用印；經(jīng)辦人拒絕印章專(zhuān)管員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章專(zhuān)管員可拒絕用印并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。

（四）印章專(zhuān)管員用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱(chēng)與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權(quán)委托書(shū)要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。

（五）印章專(zhuān)管員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理；若因擅自用印導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，由其承擔(dān)全部賠償責(zé)任并按公司人力資源管理的規(guī)定進(jìn)行處罰。

（六）印章專(zhuān)管員離職時(shí)，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專(zhuān)管員離職時(shí)，須辦理分管印章的移交手續(xù)并填寫(xiě)《印章專(zhuān)管人離職交接單》（詳見(jiàn)本辦法附件五）后方可辦理離職手續(xù)。

7、禁止任何人未經(jīng)批準(zhǔn)攜帶公章外出。如確需帶出使用時(shí)，須經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)并填寫(xiě)《公章外出使用審批單》（詳見(jiàn)本辦法附件六）方可帶出；非公章專(zhuān)管人員攜帶外出時(shí)，用印人還應(yīng)填寫(xiě)本辦法附件四的《印章交接單》辦理交接手續(xù)后方可帶出。

第七條 各類(lèi)公章的使用規(guī)定

（一）公司印章的使用

1、辦理使用公司印章的事項(xiàng)，須由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人認(rèn)真填寫(xiě)相應(yīng)的審批文件并按取得相應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)的審批同意意見(jiàn)后，連同需用印的文件等一并交印章專(zhuān)管員，由其審核審批手續(xù)齊備后用印。

2、凡有公司對(duì)應(yīng)權(quán)限管理領(lǐng)導(dǎo)簽署的文件或發(fā)文批準(zhǔn)書(shū)、業(yè)務(wù)報(bào)表 、邀請(qǐng)函等，可直接加蓋相應(yīng)的公司印章，但印章專(zhuān)管員仍應(yīng)按照本條第3項(xiàng)規(guī)定填寫(xiě)《____公司用印審批記錄單》（詳見(jiàn)本管理辦法附件七）并留存復(fù)印件以完善相關(guān)檔案，依據(jù)本條規(guī)定填寫(xiě)的單據(jù)無(wú)需審批人簽字。

3、除本條第2項(xiàng)規(guī)定的情況外，凡加蓋公司印章的存根類(lèi)介紹信（開(kāi)具時(shí)必須按要求認(rèn)真填寫(xiě)存根）、便函、授權(quán)委托書(shū)、發(fā)文批準(zhǔn)書(shū)、業(yè)務(wù)報(bào)表 、邀請(qǐng)函等文件，均須填寫(xiě)《____公司用印審批記錄單》并經(jīng)相應(yīng)管理領(lǐng)導(dǎo)審批簽字同意后，方可使用公司印章。

4、公司印章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章及公司其他印章（合同專(zhuān)用章除外）所用印的文件、資料、附件資料及《____公司用印審批記錄單》作為用印憑據(jù)檔案由印章專(zhuān)管員留存。涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)公司法務(wù)部門(mén)審核簽字后方可使用。

5、禁止在手寫(xiě)文件上加蓋公司印章。

6、禁止在內(nèi)容填寫(xiě)不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權(quán)委托書(shū)、發(fā)文批準(zhǔn)書(shū)、業(yè)務(wù)報(bào)表 、邀請(qǐng)函上加蓋公司印章。

（二）合同專(zhuān)用章的使用規(guī)定

1、對(duì)外簽署的合同或協(xié)議，應(yīng)按《公司章程》及公司合同管理規(guī)定辦理審批程序。

2、公司合同專(zhuān)用章由公司法務(wù)部指派專(zhuān)人擔(dān)任印章專(zhuān)管員負(fù)責(zé)保管。

3、需使用合同專(zhuān)用章時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)填寫(xiě)《公司合同專(zhuān)用章用印審批單》（詳見(jiàn)本管理辦法附件八），經(jīng)公司對(duì)應(yīng)管理領(lǐng)導(dǎo)審批同意方可用印。交公司管理領(lǐng)導(dǎo)審批的合同，應(yīng)注有公司法務(wù)部、顧問(wèn)律師及該合同對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的審核意見(jiàn)。

4、用印的合同上應(yīng)當(dāng)先由合同授權(quán)簽約代表人簽字并注明年月日后，方可用印。

5、禁止在手寫(xiě)合同或合同內(nèi)容填寫(xiě)不全的合同上加蓋公司合同專(zhuān)用章。

6、對(duì)外簽署的合同或協(xié)議等，須在合縫處加蓋合同專(zhuān)用章。

（三）財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章的無(wú)須辦理本條第（一）項(xiàng)的審批程序。公司對(duì)外報(bào)送的各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）及其他需用公司財(cái)務(wù)印章的文本等，須按規(guī)定辦理用印手續(xù)。

（四）公司其他各部門(mén)印章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章的使用，由相關(guān)部門(mén)或部門(mén)做出相關(guān)規(guī)定，并報(bào)公司辦公室備案。

（五）公司各類(lèi)印章實(shí)行用印登記制度，印章專(zhuān)管員應(yīng)每年度6月30前、12月31日前應(yīng)將該期間填寫(xiě)的《用印登記簿》（詳見(jiàn)本管理辦法附件九）及用印資料檔案全部移交公司檔案保管人存單。

第八條 法律責(zé)任

（一）任何人員必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定程序使用印章，不符合本制度規(guī)定時(shí)，不得擅自使用。

（二）違反本制度的規(guī)定使用印章，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任者分別進(jìn)行批評(píng)教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究刑事法律責(zé)任。

第九條 附則

（一）本辦法附公司印章管理的相關(guān)文件范本。

（二）本辦法自發(fā)布之時(shí)效實(shí)施。

（三）本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

附件一：

_____公司文件

X司辦發(fā)〔20___〕___號(hào)

關(guān)于公司啟用有關(guān)____專(zhuān)用章的通知

__________公司各部門(mén)及分子公司：

根據(jù)_____公司《公司印章管理辦法》第____條的規(guī)定，由于___________________，現(xiàn)公司已啟用“___________專(zhuān)用章”，該印章由公司____部門(mén)管理，專(zhuān)管人員為_(kāi)____。為實(shí)現(xiàn)公司各部門(mén)業(yè)務(wù)對(duì)接、規(guī)范我公司的對(duì)內(nèi)對(duì)外管理，自_____年___月___日起，啟用本通知附件的公章，原“_________專(zhuān)用章”印章同時(shí)廢止。

特此函告。

附件：新舊印章樣式

                         _____年___月___日

舊印章樣式            新印章樣式

                     

主題詞：印章  啟用  通知

抄送：______________，______________，___________，______________。

________公司辦公室            _____年___月___日印發(fā)

附件二：

公司印章留樣備案表

NO:____________

印章名稱(chēng)：___________________________章

審批人：_______________________________

刻制人：_______________________________

啟用時(shí)間：_____________________________

配置及保管部門(mén)：_______________________

印章用途：_____________________________

印章專(zhuān)管員：_________________

印章留樣本留樣印章自_________年____月_____日啟用。

印章領(lǐng)用憑據(jù)及承諾：

本人作為本留樣印章的保管及使用責(zé)任人，于____年___月___日自公司辦公室領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應(yīng)的審批文件資料；若因本人故意或過(guò)失使用本印章導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，本人自愿全額賠償對(duì)公司因此導(dǎo)致的全部經(jīng)濟(jì)損失并接受公司的相應(yīng)處罰。

印章專(zhuān)管員：________________

_____年___月___日

附件三：

_____公司文件

X司辦發(fā)〔20___〕___號(hào)

關(guān)于公司停用有關(guān)____專(zhuān)用章的通知

__________公司各部門(mén)及分子公司：

根據(jù)_____公司《公司印章管理辦法》第____條的規(guī)定，由于___________________，現(xiàn)公司決定作廢停用原由公司____部門(mén)專(zhuān)管人員_____管理的“___________專(zhuān)用章”。

____年___月___日前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。

特此函告。

附件：停用印章樣式

                         _____年___月___日

停用印章樣式        

                     

主題詞：印章  停用  通知

抄送：______________，______________，___________，______________。

________公司辦公室              _____年___月___日印發(fā)

附件四：

印 章 交 接 單

NO:___________

部門(mén)名稱(chēng)：___________________________________

交接印章名稱(chēng)：_______________________________

交接日期：_____月____日

用印注意事項(xiàng)說(shuō)明：

1、交接人雙方的行為均應(yīng)遵守_____公司《公司印章管理辦法》之規(guī)定。

2、其他說(shuō)明事項(xiàng)：_______________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

3、印章留樣：

留樣

4、本印章自____年___月___日____時(shí)起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人________負(fù)責(zé)。

移交人：______________        接收人：_______________

__________年___月___日         __________年___月___日

印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_________        __________年___月___日

附件五：

印章專(zhuān)管人離職交接單

NO:__________

部門(mén)名稱(chēng)：___________________________________

離職交接印章名稱(chēng)：_______________________________

交接日期：_____月____日

1、離職人員應(yīng)當(dāng)將本印章交付繼任印章專(zhuān)管員，交接人雙方的行為均應(yīng)遵守_____公司《公司印章管理辦法》之規(guī)定。

2、離職人員應(yīng)當(dāng)將其管理本印章期間的全部用印備案資料一并移交給繼任印章專(zhuān)管員，并書(shū)面確認(rèn)除前述印章資料外，再無(wú)其他用印情況；若有遺漏用印情況且導(dǎo)致公司遭受的經(jīng)濟(jì)損失，無(wú)論公司何時(shí)發(fā)現(xiàn)，印章專(zhuān)管人均對(duì)前述損失承擔(dān)全額賠償責(zé)任。

3、其他說(shuō)明：_________________________________________

4、印章留樣：

留樣

4、本印章自____年___月___日____時(shí)起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人________負(fù)責(zé)。

移交人：______________        接收人：_______________

__________年___月___日         __________年___月___日

印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_________        __________年___月___日

附件六：

印章外出使用審批單

NO:____________

1、部門(mén)名稱(chēng)：___________________________________

2、外出印章名稱(chēng)：_______________________________

3、使用日期：_____月____日

4、用印事項(xiàng)：___________________________________

5、外出使用原因：________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

6、用印責(zé)任人：________________________________________

印章留樣：

留樣

7、本印章自____年___月___日____時(shí)經(jīng)授權(quán)人簽字同意外出使用期間，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章________負(fù)責(zé)。

申請(qǐng)人：_______________

___________年___月___日

印章授權(quán)人簽字確認(rèn)：_________        __________年___月___日

附件七：

_____公司用印審批記錄單

NO:____________

申請(qǐng)人：_________；申請(qǐng)日期：_________。

申請(qǐng)人所在部門(mén)：_______________________

所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)：同意□(由當(dāng)事人勾選)______________。文件名稱(chēng)正/復(fù)印件份數(shù)用途說(shuō)明 □正本

□復(fù)印件   □正本

□復(fù)印件   □正本

□復(fù)印件   □正本

□復(fù)印件  審批同意人

【本欄根據(jù)是否需要逐級(jí)審批的具體情況填寫(xiě)，不需填全所有欄目】辦公室負(fù)責(zé)人同意□簽名：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意□簽名：法務(wù)部負(fù)責(zé)人同意□簽名：總經(jīng)理同意□ 董事長(zhǎng)同意□簽名：申請(qǐng)使用的印章：

□公司印章

□法定代表人印章

□合同專(zhuān)用章

□財(cái)務(wù)專(zhuān)用章用印情況(由當(dāng)事人勾選)

已用印 □　　  (申請(qǐng)人簽名)        (日期)

已用印 □　　  (保管人簽名)        (日期)備注說(shuō)明 注意事項(xiàng)用印文件的復(fù)印件作為本審批單必須附備的文件。附件八：

________公司合同專(zhuān)用章用印審批單

NO:____________用印申請(qǐng)部門(mén) 合同份數(shù) 經(jīng)辦人簽字 聯(lián)系電話 簽約方甲方：乙方：其他方（包括擔(dān)保方或丙方）：涉及金額 簽約負(fù)責(zé)人 聯(lián)系電話 部門(mén)經(jīng)理簽字 顧問(wèn)律師意見(jiàn)：

法務(wù)部意見(jiàn)：

總經(jīng)理審批 董事長(zhǎng)審批 附件九：

________公司___印章使用登記簿

【_____年___月___日至_____年___月___日】

填表部門(mén)：_________填表人：_________序號(hào)蓋章

時(shí)間文件名稱(chēng)及發(fā)文號(hào)批準(zhǔn)

部門(mén)批準(zhǔn)人印章專(zhuān)管員

或代行人印備注