上下級溝通技巧

在職場中，與上級、下級、同事、外部客戶或者自己溝通時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問題。例如，跨部門溝通時(shí)，不同部門因?yàn)槁毮懿煌创粋€(gè)問題的觀點(diǎn)角度不同，容易出現(xiàn)沖突；在部門內(nèi)部，每個(gè)人的立場不同，同樣面臨沖突；部門或者個(gè)人之間因?yàn)楣ぷ靼才挪煌?，有時(shí)工作協(xié)調(diào)困難等。

在生活、工作中，與其他人溝通前，首先面對如何與自己溝通，自我溝通能力與自身的情緒、情商和壓力管理能力等緊密相關(guān)。例如，在工作中，有些人遇到困難無法按時(shí)完成任務(wù)時(shí)，不主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，導(dǎo)致今后的工作更難開展。因此，每個(gè)人都要學(xué)會(huì)問自己開放式的好問題，掌握自我溝通要點(diǎn)。

一、向下溝通——下達(dá)任務(wù)技巧

【案例】

領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)

在電視劇《杜拉拉升職記》中，杜拉拉的上級領(lǐng)導(dǎo)安排她完成兩件工作：第一，撰寫年度優(yōu)秀員工評選文案；第二，為評選出的年度優(yōu)秀員工準(zhǔn)備禮物。

杜拉拉聽后回答：“沒問題！”然后很順利地寫出了文案，并策劃采用筆、本之類的文具系列作為獲獎(jiǎng)禮物，之后把文案報(bào)告和禮品策劃拿給領(lǐng)導(dǎo)審查。出乎杜拉拉意料的是，上級領(lǐng)導(dǎo)對她的方案非常不滿意，說道：“這個(gè)評選文案很像感謝信，沒有體現(xiàn)公司的企業(yè)文化，并且作為全球五百強(qiáng)企業(yè)，員工對于優(yōu)秀員工評選具有很高的期望，這樣的禮品和要求差距太遠(yuǎn)……”杜拉拉聽后，只能不停地說：“對不起！我沒有問清楚?！?/p>

上述案例中，領(lǐng)導(dǎo)在給杜拉拉布置工作任務(wù)時(shí)，并沒有對工作結(jié)果提出具體要求，也沒有說明要求策劃文案和禮品符合公司的企業(yè)文化，所以在溝通中領(lǐng)導(dǎo)具有一定的責(zé)任。

作為上級，在分配任務(wù)時(shí)，需要問自己是否說清楚工作任務(wù)；作為下級，在接受任務(wù)時(shí)，需要問自己是否明白任務(wù)的具體內(nèi)容。

1.準(zhǔn)確傳達(dá)任務(wù)的意圖

作為上級，要學(xué)會(huì)準(zhǔn)確傳達(dá)任務(wù)的意圖。

【案例】

吩咐下屬復(fù)印文件

某領(lǐng)導(dǎo)要吩咐一項(xiàng)任務(wù)給下級張小姐：“張小姐，請你將那個(gè)調(diào)查報(bào)告復(fù)印兩份，在下班之前送到總經(jīng)理辦公室交給總經(jīng)理，請留意復(fù)印的質(zhì)量，總經(jīng)理要帶給客戶參考！”可以看出，這個(gè)任務(wù)下達(dá)地非常清晰明確，包含了很多關(guān)鍵點(diǎn)：復(fù)印兩份、時(shí)間節(jié)點(diǎn)是下班之前、需要注意復(fù)印的質(zhì)量、總經(jīng)理要帶給客戶參考。

如果把這個(gè)任務(wù)簡潔化為：“小張，麻煩您把這個(gè)報(bào)告復(fù)印兩份，待會(huì)交給總經(jīng)理?！边@樣與之前任務(wù)對照后發(fā)現(xiàn)缺失了很多關(guān)鍵因素：在時(shí)間上，“待會(huì)”與“下班之前”的概念不一樣；在復(fù)印質(zhì)量上，沒有明確的用途說明，如果復(fù)印件出現(xiàn)污穢，不僅影響公司的內(nèi)部使用和閱讀，還會(huì)達(dá)不到客戶要求。根據(jù)這樣的指示，如果下級沒有很好地完成上級交代的任務(wù)，責(zé)任更多地歸于上級領(lǐng)導(dǎo)。

在工作中，如果上級沒有交代任務(wù)背景，下屬依舊會(huì)去做事情，但不會(huì)積極主動(dòng)，更不會(huì)用創(chuàng)造性的方式去做，只能被動(dòng)地執(zhí)行，所以上級下達(dá)任務(wù)時(shí)，任務(wù)背景不可缺少。

【案例】

下達(dá)布置答謝會(huì)的任務(wù)

某公司市場部的王經(jīng)理將老客戶答謝會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場的布置任務(wù)交給了主管小劉，要求小劉在星期五之前完成會(huì)場布置任務(wù)。接受任務(wù)后，小劉作為主管并找來三個(gè)下屬，當(dāng)面告知如何布置會(huì)場，開始親自準(zhǔn)備。

結(jié)果到星期五時(shí)，市場部王經(jīng)理非常不滿意會(huì)場布置，提出異議：“為什么將椅子放成一排一排的，不便于大家交流呀！為什么只放三排，才20個(gè)座位，明天可能會(huì)來40多人，也沒有準(zhǔn)備茶點(diǎn)！……”

一方面，作為下屬，雖然小劉積極地執(zhí)行了任務(wù)，但是上級王經(jīng)理仍然不滿意，感覺環(huán)境布置不合自己心意；另一方面，小劉感覺已經(jīng)盡心竭力做好工作，王經(jīng)理有些“雞蛋里挑骨頭”，過于苛刻。

通過案例可見，上級和下屬對對方都有看法，工作沒有做到位其實(shí)雙方都有責(zé)任，但在高效溝通中，管理者應(yīng)該承擔(dān)100%的責(zé)任，因?yàn)樯霞壪蛳录壏峙淙蝿?wù)時(shí)，沒有將任務(wù)的具體標(biāo)準(zhǔn)說清楚，王經(jīng)理并沒有告訴小劉要將會(huì)場布置成什么樣子，是否需要茶點(diǎn)，是否需要條幅等，而且小劉也沒有提問，雙方都以為相互明白，缺少雙向溝通，結(jié)果出現(xiàn)差距。所以上級對下級準(zhǔn)確傳達(dá)任務(wù)的意圖非常關(guān)鍵，上級要將事情說清楚。

2.學(xué)會(huì)使部下積極接受任務(wù)

上級分配任務(wù)之后，要學(xué)會(huì)讓下屬能夠積極地接受任務(wù)，不斷地激勵(lì)、激發(fā)下屬，這樣下屬的主觀能動(dòng)性才會(huì)發(fā)揮出來。

具體來說，上級可以通過以下方法促進(jìn)下屬的工作：

 態(tài)度和藹，用詞禮貌

在職場中，往往上級不注重對下級的態(tài)度，但是下級特別注重對上級的態(tài)度，而且特別敏感，如“小張把這東西復(fù)印一下”和“小張，麻煩您幫我把這復(fù)印一下”，前者命令似的口吻和后者朋友式的口吻完全不同。因此，在溝通時(shí)需要注重對方的感受，不能永遠(yuǎn)用命令式的口吻，要懂得態(tài)度和藹，用詞禮貌。

 讓部下明白工作的重要性

上級向下級分配任務(wù)時(shí)，要將工作任務(wù)的重要性推銷給下屬。

【案例】

麥當(dāng)勞的CEO

眾所周知，麥當(dāng)勞是美國企業(yè)，但在2004年麥當(dāng)勞公司啟用了一個(gè)新的CEO，他是澳大利亞人。

這位CEO的職業(yè)經(jīng)歷具有傳奇色彩，17歲左右在麥當(dāng)勞打工，具體工作是刷廁所，兩個(gè)小時(shí)后他不愿意干了，他的直屬經(jīng)理就在午餐時(shí)與他交流：“你知道嗎，其實(shí)你做的工作是麥當(dāng)勞里最重要的工作之一，因?yàn)辂湲?dāng)勞具有四大宗旨：品質(zhì)、服務(wù)、物有所值和清潔?！?/p>

從此以后，這位小伙子認(rèn)識(shí)到刷廁所工作雖不光鮮但很重要，于是端正工作態(tài)度，充分發(fā)揮工作主觀能動(dòng)性，在四年時(shí)間里把分店中的所有崗位做了一遍，他21歲時(shí)成為年輕的店經(jīng)理，爾后不到10年掌管20多家分店，20年后在美國成為擁有兩萬多家全球連鎖店的公司老板。在他就任的第一天，他談道非常感謝他的第一任直屬經(jīng)理，讓他明白了刷廁所的重要性。

可見，上級向下級分配任務(wù)時(shí)，有責(zé)任將工作的重要性推銷給下屬，這樣能夠促使下屬出色地完成任務(wù)，成就下屬的職業(yè)生涯。

 共同探討，讓部下提出疑問

上級再給下屬分配完任務(wù)之后，需要向下屬提出問題，可以詢問下屬“這件事情你準(zhǔn)備怎么辦？”下屬會(huì)將思路和難點(diǎn)分享出來；如果上級只是詢問“還有沒有問題？”，下級會(huì)因?yàn)閾?dān)心被別人認(rèn)為事多而不敢提問，所以與下級溝通時(shí)需要采用靈活的方式，使部下能夠積極地接受任務(wù)。

3.執(zhí)行前，要下級復(fù)述任務(wù)內(nèi)容

上級向下級傳達(dá)任務(wù)后，需要要求下屬復(fù)述工作任務(wù)；即使上級沒有要求復(fù)述，下級也要首先復(fù)述工作任務(wù)。

在工作中，上級和下級都要養(yǎng)成復(fù)述的習(xí)慣，上級要求復(fù)述，下屬主動(dòng)復(fù)述，共同促進(jìn)完成工作。

 二、向下溝通——表揚(yáng)技巧

在工作中，每個(gè)人都需要被肯定和激勵(lì)，但很多管理者不習(xí)慣肯定和激勵(lì)他人，而是習(xí)慣采用批評式的管理。其實(shí)表揚(yáng)下屬是管理者必備的一種管理技巧，而且是零成本、零風(fēng)險(xiǎn)、起效最快的激勵(lì)工具，所以表揚(yáng)下屬很關(guān)鍵。

【案例】

不同的表揚(yáng)方式

某企業(yè)營銷部的小王做事非常干練，工作效率很高，上級第一天下達(dá)任務(wù)，第二天小王就做出了執(zhí)行方案，而且可操作性很強(qiáng)，上級領(lǐng)導(dǎo)非常滿意，于是決定好好表揚(yáng)小王一番。

第一種表揚(yáng)方式：“小王，干得不錯(cuò)呀，我非常滿意！小伙子年輕有為，好好干吧！”

第二種表揚(yáng)方式：“小王，昨天我交給你的方案，真沒想到你一大早就交給我了，非常迅速。我看了一下，方案中對產(chǎn)品賣點(diǎn)和客戶需求把握非常準(zhǔn)確，并且操作性很強(qiáng)。這非常有利于我們營銷工作的具體實(shí)施，也保證了營銷工作的效果。從這事能看出來，你有很強(qiáng)的客戶意識(shí)，工作效率非常高，而且創(chuàng)造力很強(qiáng)，你的這種工作精神特別值得大家學(xué)習(xí)，謝謝你！辛苦了！” 

上述案例中，第一種表揚(yáng)方式很像領(lǐng)導(dǎo)跟下屬或者長官跟士兵說話，作為下屬的小王肯定感覺第二種表揚(yáng)方式更受用。

1.表揚(yáng)下屬的要點(diǎn)

作為管理者，在表揚(yáng)他人時(shí)需要方法和技巧，必須掌握三項(xiàng)核心要素：行為、影響和肯定。

 行為

行為，就是上級在表揚(yáng)下屬時(shí)，應(yīng)該具體明確地指出下屬的優(yōu)秀事跡和行為細(xì)節(jié)。

 影響

影響，就是上級在表揚(yáng)下屬時(shí)，應(yīng)該說出下級的表現(xiàn)所帶來的影響與貢獻(xiàn)。

 肯定

肯定，就是上級表揚(yáng)下屬要肯定、鼓勵(lì)下屬，告訴下屬對他的表現(xiàn)很高興，可以與下屬握握手或者拍拍肩膀，以此表示對下屬出色表現(xiàn)的肯定。

總而言之，上級表揚(yáng)下屬需要記住三個(gè)要點(diǎn)：首先談下屬的行為，然后基于行為談?dòng)绊?，最后說出對下屬的肯定。

在上例第二種表揚(yáng)方式中，上級對小王的表揚(yáng)中談道“真沒想到你一大早就交給我了，非常迅速，我看了一下，方案中對產(chǎn)品賣點(diǎn)和客戶需求的把握非常準(zhǔn)確，并且操作性很強(qiáng)”，這是對小王行為細(xì)節(jié)的表揚(yáng)；“這非常有利營銷工作的具體實(shí)施，而且保證了營銷效果”，這是對具體行為影響的表揚(yáng)；“你有很強(qiáng)的客戶意識(shí)，工作效率非常高，而且創(chuàng)造力很強(qiáng)，你的這種工作精神，特別值得大家學(xué)習(xí)，謝謝你！辛苦了”同時(shí)上級可以拍拍小王的肩膀，這是對下屬的肯定?？梢?，在表揚(yáng)中，領(lǐng)導(dǎo)和下屬的關(guān)系層層遞進(jìn)。

2.表揚(yáng)下屬的方式

在表揚(yáng)下屬的過程中要掌握心理學(xué)，因?yàn)闇贤ǖ谋举|(zhì)就是心理學(xué)。每個(gè)人都希望在努力工作之后得到表揚(yáng)，而且希望表揚(yáng)人能夠發(fā)現(xiàn)被表揚(yáng)人所付出的行為細(xì)節(jié)。

表揚(yáng)下屬時(shí)可以采用相互交流的方式，通常下屬都有表現(xiàn)欲，作為領(lǐng)導(dǎo)可以給下屬說話的機(jī)會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)只需要傾聽即可。

3.表揚(yáng)的本質(zhì)

表揚(yáng)的本質(zhì)不是領(lǐng)導(dǎo)的說話內(nèi)容，而是推動(dòng)下屬的行為，增加下屬的交流欲望，并且通過多樣化的管理手段，例如請下屬吃飯等，逐漸與下屬拉近關(guān)系。

三、向下溝通——批評技巧

管理者除了給下屬表揚(yáng)之外，還需要維護(hù)制度流程或者對于成果的重視程度，所以要學(xué)會(huì)適當(dāng)?shù)嘏u下屬，禁止什么就批評什么。管理者應(yīng)該是一面鏡子，必須對團(tuán)隊(duì)技巧和成果擔(dān)負(fù)起責(zé)任，如果遇到問題不指出、看到錯(cuò)誤不批評，那么對其他團(tuán)隊(duì)成員不公平，但是批評具有一定的敏感性，有些管理者不敢批評人，其實(shí)只要把握好管理者的角色定位，就可以把握好批評。管理者應(yīng)該做到受人尊重而非受人喜歡，同事之間需要相互搞好關(guān)系，一定程度地互相取悅，但管理者和同事之間是隸屬關(guān)系，應(yīng)該贏得尊重，并非單純喜歡。

批評的意義在于使下屬不再犯錯(cuò)誤，所以作為管理者，批評下屬是必須的，但是要想批評指導(dǎo)到位也有難度。

在工作中，上級領(lǐng)導(dǎo)用好批評技巧具有三個(gè)注意點(diǎn)：

1.指出行為

指出行為是指，明確批評的對象，指出下屬的錯(cuò)誤點(diǎn)，使下屬口服心服。如果一味責(zé)備下屬，可能會(huì)使下屬不滿，造成下屬口服心不服，內(nèi)心抵觸，從而造成后續(xù)更大的問題。

2.說明影響

說明影響是指，明確給下屬說明哪些行為會(huì)造成哪些不利的影響和后果，使下屬意識(shí)到自己的行為會(huì)帶來什么后果。 

3.誠懇希望

批評不是目的，改進(jìn)才是目的。如果下屬心理壓力較大，作為上級，可以現(xiàn)身說法，誠懇地分享自己過去在職場中犯錯(cuò)誤的經(jīng)歷和感受，以及自己如何吸取經(jīng)驗(yàn)并改正進(jìn)步的，從而緩解下屬的心理壓力。

管理者批評下屬時(shí)要專注行為影響，最后再誠懇地提出期望，應(yīng)該符合漢堡包法則，即：上級在批評下級時(shí)，首先需要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)適合談話的氛圍，然后結(jié)合行為影響和具體事實(shí)進(jìn)行批評，最后再拉近上下級關(guān)系。如果單純批評下屬，這樣雖然解決了員工的錯(cuò)誤，但是破壞了上下級關(guān)系，這樣做并不是成功的領(lǐng)導(dǎo)者，領(lǐng)導(dǎo)者需要懂得批評與指導(dǎo)的技巧。

四、向上溝通——接受任務(wù)的技巧

下級在接受上級任務(wù)時(shí)，應(yīng)該注重方法和技巧。上級分派任務(wù)后，下級作為具體的執(zhí)行者首先應(yīng)該關(guān)注任務(wù)目標(biāo)是否清晰，而且要區(qū)分任務(wù)和目標(biāo)的區(qū)別，然后制定具體的執(zhí)行計(jì)劃。

作為下級，接受任務(wù)后，首先要把任務(wù)轉(zhuǎn)化成目標(biāo)，其中的難點(diǎn)：下級雖然工作很努力，但往往沒有打中靶心。所以下級接受任務(wù)時(shí)，要注意三個(gè)步驟：為什么做、做什么、怎么做。

1.為什么做（Why）

下級接受任務(wù)時(shí)，第一步要了解任務(wù)，確認(rèn)需求，盡可能地與上級溝通清楚為什么做這件事情。因?yàn)椴煌墓ぷ魅蝿?wù)具有不同的標(biāo)準(zhǔn)，下級需要詢問清楚。

2.做什么（What）

在清楚為什么做這項(xiàng)工作之后，第二步需要明確做什么、做到什么程度。

3.怎樣做（How）

在清楚工作做什么之后，最后一步需要清楚怎樣達(dá)成目標(biāo)。

【案例】

蘋果公司廣告方案的產(chǎn)生

在《喬布斯傳》中，有一段描述喬布斯和蘋果公司創(chuàng)意總監(jiān)之間關(guān)于制作iPad廣告的事情，喬布斯在不清楚想要什么樣廣告的情況下要求創(chuàng)意總監(jiān)拿出廣告方案以供選擇，無奈創(chuàng)意總監(jiān)帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)做出12套方案，喬布斯看過之后終于明白了對廣告的要求，創(chuàng)意總監(jiān)也終于做出了滿足喬布斯要求的廣告方案。 

由此可見，下級在接受上級任務(wù)時(shí)，上、下級需要做到兩點(diǎn)：第一，上級有責(zé)任和義務(wù)把任務(wù)和目標(biāo)說清楚；第二，在上級沒有說清楚任務(wù)時(shí)，下級需要把任務(wù)搞清楚，正如喬布斯起先不知道自己需要什么樣的廣告方案，那么下級就要提供多種選擇方案。在上下級溝通中，上下級都有責(zé)任將工作搞清楚，不能完全將責(zé)任推給某一方。

五、向上溝通——請示匯報(bào)的技巧

1.及時(shí)向上級反饋進(jìn)展情況

在工作中，下級要及時(shí)向上級進(jìn)行反饋，讓上級及時(shí)了解工作的進(jìn)展情況，這是一個(gè)互動(dòng)溝通的過程。

2.多給選擇題，少給問答題

下級在向上級請示時(shí)，應(yīng)該多給選擇題，少給問答題。例如，在工作執(zhí)行過程中，如果遇到問題，不要直接帶著問題向上級請示該如何辦，應(yīng)該帶著解決問題的思路與上級溝通。

這其中的關(guān)鍵是，上級向下級分配任務(wù)時(shí)，上級分配的是任務(wù)，要的是有價(jià)值的結(jié)果，即成果，那么在執(zhí)行過程中，下級如果遇到難點(diǎn)，應(yīng)該積極主動(dòng)地想辦法解決問題。

在《笑著離開普惠》一書中，作者提到上級對待下級的請示這樣回復(fù)：“我請你來，是想讓你告訴我這個(gè)事情怎么辦，不是讓我天天教你這事怎么辦！”這句話說出了職場中的道理：職業(yè)價(jià)值取決于能夠解決什么樣的問題和難點(diǎn)，也就是創(chuàng)造結(jié)果的能力。

在職場中，每個(gè)人都應(yīng)該清楚：職業(yè)價(jià)值取決于自身能夠解決什么樣的問題和難題。在向上請示時(shí)，多給選擇題，少給問答題。這里選擇題和問答題是相對的，對于自己職權(quán)范圍內(nèi)的事，需要依靠自己解決，不能事事依靠上級。而且作為上級需要注意，雖然下屬不斷請示，但其實(shí)70%的情況下屬都是有主意的，請示之后，責(zé)任在無形之中發(fā)生了轉(zhuǎn)移，如果最終工作沒有做好，那么下屬很容易推脫責(zé)任，因?yàn)樗麜?huì)辯解只是奉命工作，所以有時(shí)下屬向上請示其實(shí)是對上級情商和智商的雙項(xiàng)考驗(yàn)。

3.及時(shí)總結(jié)匯報(bào)

在工作完成后，要學(xué)會(huì)及時(shí)總結(jié)匯報(bào)。通常管理者的職責(zé)分為兩個(gè)：帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)和完成任務(wù)。

作為下級，在和團(tuán)隊(duì)成員完成工作之后，要懂得沉淀經(jīng)驗(yàn)，養(yǎng)成總結(jié)的習(xí)慣，并且可以將規(guī)律性的東西提醒給上級，將之固化下來，這也稱為復(fù)盤，即做好知識(shí)管理。因?yàn)閭€(gè)人有記憶，而組織沒有記憶，在分享匯報(bào)的過程中，可以將經(jīng)驗(yàn)沉淀固化到團(tuán)隊(duì)中。