采購成本是企業(yè)進(jìn)行采購工作所發(fā)生的各種相關(guān)費(fèi)用，它包括資金占用成本、物流或運(yùn)輸成本、管理成本以及庫存維持成本和因采購不及時(shí)帶來的缺貨成本。雖然不同企業(yè)的產(chǎn)品成本構(gòu)成差異較大，但采購成本都占較大的比重。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對采購環(huán)節(jié)諸要素進(jìn)行科學(xué)規(guī)范和有效管理，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，找出并減少不必要的成本成分，構(gòu)建采購成本控制體系，通過確定最優(yōu)“性價(jià)比”進(jìn)行采購決策，實(shí)現(xiàn)減少采購支出、提高采購效率、擴(kuò)展利潤空間、提升經(jīng)濟(jì)效益的目的。

    完善采購管理流程

    (1)計(jì)劃管理：

    在保證無計(jì)劃不允許采購的前提下，以“完整、準(zhǔn)確、及時(shí)”為原則，參照生產(chǎn)計(jì)劃、原始統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、消耗定額及其它內(nèi)部資源制定采購計(jì)劃，充分發(fā)揮計(jì)劃的指導(dǎo)作用。

    (2)采購管理：

    以質(zhì)量和效益為中心、堅(jiān)持“四比”(質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、資信)、“三公開”(產(chǎn)品明細(xì)、廠家報(bào)價(jià)、采購結(jié)果)、“兩必須”(貨比多家、簽訂合同)、“一到底”(誰采購誰負(fù)責(zé)到底)，做到采購程序公開、廠家參與機(jī)會(huì)平等、競爭有序。

    (3)合同管理：

    ①建立合同簽訂標(biāo)準(zhǔn)和審批程序，確定合同審查機(jī)制，避免合同欺詐。

    ②對合同執(zhí)行的時(shí)間、成本、質(zhì)量情況進(jìn)行追蹤管理，對合同變更和變化進(jìn)行有效控制。

    ③及時(shí)總結(jié)合同完成后的執(zhí)行效率和供貨商的總體表現(xiàn)，為以后的采購決策提供依據(jù)。

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    (4)到貨驗(yàn)收制度：

    凡是采購的物資必須經(jīng)檢驗(yàn)和驗(yàn)收合格后，方可投入生產(chǎn)。物資驗(yàn)收堅(jiān)持質(zhì)量優(yōu)先和“責(zé)任追究下移”、“連帶責(zé)任上推”原則，保證每一級人員能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格把關(guān)，杜絕由于物資采購質(zhì)量引發(fā)生產(chǎn)事故的產(chǎn)生。

    (5)供應(yīng)商考核評估方法：

    ①實(shí)行準(zhǔn)入制度，嚴(yán)格供應(yīng)商資格審查。

    ②建立科學(xué)的供應(yīng)商績效評估體系，通過質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等基本評估要素定期進(jìn)行綜合考評，淘汰績效較差供應(yīng)商。

    ③與評估為A級的供應(yīng)商建立長期的雙贏合作伙伴關(guān)系，實(shí)施供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)供需雙方良性循環(huán)。

    (6)資金與核算辦法：

    ①加強(qiáng)資金管理，合理分配資金用途，防止有限資金被分散，提高資金利用率。

    ②嚴(yán)格成本項(xiàng)目核算，進(jìn)行獎(jiǎng)懲控制，形成動(dòng)力機(jī)制。

    ③在保證效益最大化總目標(biāo)的前提下，做到采購計(jì)劃與財(cái)務(wù)計(jì)劃的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對采購的有效監(jiān)管。

    完善采購組織建設(shè)

    (1)加強(qiáng)生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、倉管、采購等部門的聯(lián)系，建立采購需求的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。

    ①生產(chǎn)計(jì)劃是編制物資采購計(jì)劃的重要依據(jù)，因此生產(chǎn)部門要緊緊圍繞生產(chǎn)運(yùn)作計(jì)劃對生產(chǎn)諸要素進(jìn)行反復(fù)綜合平衡，從時(shí)間和空間上安排與需求有關(guān)的品種、數(shù)量、速度、時(shí)間、庫存水平等指標(biāo)。

    ②倉管部門要積極協(xié)調(diào)存儲(chǔ)與采購的矛盾關(guān)系，確保合理庫存水平，全面核算倉儲(chǔ)成本，有效規(guī)避缺貸損失，為經(jīng)濟(jì)批量的確立提供科學(xué)依據(jù)。

    ③財(cái)務(wù)決策部門通過運(yùn)用現(xiàn)金流分析確定企業(yè)的健康程度，規(guī)定財(cái)務(wù)計(jì)劃，在充分考慮資金的時(shí)間價(jià)值兼顧風(fēng)險(xiǎn)和報(bào)酬基礎(chǔ)上，應(yīng)對采購計(jì)劃設(shè)定一個(gè)資金預(yù)算目標(biāo)，并力求二者高度統(tǒng)一。

    ④采購部門將企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃、合理的庫存水平、資金的現(xiàn)金流量配合有效結(jié)合起來，通過綜合分析制定出采購計(jì)劃和經(jīng)濟(jì)訂購批量，實(shí)施采購。

    (2)在采購部門內(nèi)部建立有分工有合作、既能緊密銜接、又能相互制約的內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制。

    ①嚴(yán)格崗位責(zé)任制、明確工作職責(zé)和任務(wù)，通過落實(shí)采購人員月度績效評估制度，有效激勵(lì)采購人員的工作積極性，實(shí)現(xiàn)責(zé)、權(quán)、利完美的統(tǒng)一。

    ②將采購、驗(yàn)收、結(jié)算等職能劃分不同部門執(zhí)行，建立決策層、管理層、現(xiàn)場層梯級樹狀管理模式，形成層層相連、上下銜接、左右協(xié)調(diào)管理體系。

    ③建立由采購員、業(yè)務(wù)經(jīng)理、中心領(lǐng)導(dǎo)組成的集體討論決策制，實(shí)現(xiàn)隱蔽的權(quán)力公開化、集中的權(quán)力分散化，確保物資采購相互制約、相互監(jiān)督，公開、透明。

    (3)建立采購工作監(jiān)督、評價(jià)與服務(wù)機(jī)制。

    在采購部門外部組建由使用單位、財(cái)務(wù)、法律、審計(jì)監(jiān)察部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)組成的采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對采購方式、采購過程、采購結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督，檢查采購部門對有關(guān)采購的政策、規(guī)章制度和法律法規(guī)執(zhí)行情況，查處違法違規(guī)活動(dòng)，評價(jià)采購工作并提出改進(jìn)意見，不斷加強(qiáng)監(jiān)督部門對被監(jiān)督部門的服務(wù)意識，促進(jìn)企業(yè)的采購管理工作更上一層樓。

    合理選擇采購方式

    (1)采購方式是企業(yè)獲取物資、工程、服務(wù)的途徑、形式與方法，它決定企業(yè)能否有效地組織、控制物品資源、以保證正常生產(chǎn)和經(jīng)營以及較大利潤空間的實(shí)現(xiàn)。那種拘泥于定點(diǎn)采購、或迫于人情采購、或流于隨機(jī)采構(gòu)、委托采購等做法在今天已不適應(yīng)，企業(yè)必須改變其采購方式。

    (2)現(xiàn)代化采購方式是指主要依靠現(xiàn)代化科學(xué)成果來完成采購過程的一種采購方式，解決了傳統(tǒng)采購方式下難以克服的時(shí)間和空間問題，使采購活動(dòng)更加方便、快捷，提高采購效率，降低采購成本。

    ①M(fèi)RP采購。根據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)清單、產(chǎn)品及零部件庫存量，計(jì)算出所有零部件、原材料的生產(chǎn)計(jì)劃和采購計(jì)劃，然后按計(jì)劃進(jìn)行采購。該種采購方式計(jì)劃細(xì)致、嚴(yán)格，市場響應(yīng)靈敏、采購效率高。

    ②JIT采購。滿足需求為依據(jù)的采購方法，需方根據(jù)需要，對供應(yīng)商下達(dá)訂貨指令，供應(yīng)商在指定的時(shí)間、將指定商品按品種、數(shù)量要求送到指定的地點(diǎn)。該種采購方式是一種直接面向需求的采購模式，既做到了靈敏的響應(yīng)并滿足用戶需求，又使得用戶的庫存量最小。

    ③供應(yīng)鏈采購。是一種供應(yīng)鏈機(jī)制下的采購模式，采購不再僅是采購者操作，供應(yīng)商的力量在加大，形成了所謂的供應(yīng)商管理用戶庫存(VMI)。這種方法既能保證滿足用戶要求，又能使物資庫存量最小、浪費(fèi)最小。

    ④電子商務(wù)即網(wǎng)上采購。是由采購人員通過上網(wǎng)，尋找供應(yīng)商和所需品種，在網(wǎng)上洽談貿(mào)易，訂貸甚至支付貸款，然后經(jīng)過送貨進(jìn)貸環(huán)節(jié)，完成全部采購活動(dòng)。此種采購方式利于優(yōu)化企業(yè)管理資源，從為庫存采購轉(zhuǎn)變?yōu)闉橛唵味少?，有效地進(jìn)行了采購流程再造，降低了企業(yè)庫存，易于使采購雙方形成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。