預(yù)算管理是企業(yè)內(nèi)部控制制度的一項(xiàng)重要控制方法,它為企業(yè)各級部門明確了未來的工作目標(biāo)和任務(wù),并通過這些目標(biāo)與任務(wù)來監(jiān)控戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)施進(jìn)度,控制企業(yè)的開支。預(yù)算控制方法的設(shè)立是為了規(guī)范預(yù)算過程,降低預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)而提高預(yù)算的控制力度。資料顯示,當(dāng)今世界上許多企業(yè)都接受和堅(jiān)持運(yùn)用預(yù)算管理方法,并將之作為一種重要的內(nèi)部控制與管理手段。我國的企業(yè)已逐漸意識到了它在企業(yè)管理中的重要作用,也在實(shí)踐中積累了許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)。我國針對內(nèi)部控制方法的研究較少,特別是忽視對預(yù)算本身的控制問題,不能為預(yù)算的實(shí)施直接提供控制方法的指導(dǎo)。針對這些情況,應(yīng)加強(qiáng)從內(nèi)部控制的角度,針對預(yù)算的調(diào)整來探討預(yù)算的具體控制方法和控制重點(diǎn),以期為我國企業(yè)在發(fā)展預(yù)算管理、增強(qiáng)內(nèi)部控制方面提供有價值的參考。
單位正式下達(dá)執(zhí)行的預(yù)算,一般不予調(diào)整。而在預(yù)算執(zhí)行過程中,由于主、客觀條件的發(fā)展變化,要保證預(yù)算的科學(xué)性、嚴(yán)肅性與可操作性,對預(yù)算進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整是必要的,尤其是企業(yè)在剛開始做預(yù)算時,由于經(jīng)驗(yàn)不足,調(diào)整的頻率和幅度還可能會較大。但是這種調(diào)整同預(yù)算的制定一樣,必須基于一定的規(guī)范。若稍有變化便調(diào)整預(yù)算,企業(yè)目標(biāo)便無從實(shí)現(xiàn),預(yù)算也就失去了本身的控制意義,為此必須建立嚴(yán)格、規(guī)范的調(diào)整控制。
預(yù)算的調(diào)整控制可包括如下幾個方面:
調(diào)整遵循原則控制、調(diào)整范圍控制、調(diào)整權(quán)限控制、調(diào)整程序控制以及日??刂?。
對于預(yù)算執(zhí)行單位提出的預(yù)算調(diào)整事項(xiàng),企業(yè)進(jìn)行決策時,應(yīng)當(dāng)遵循一定的原則,以保證調(diào)整事項(xiàng)符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)濟(jì)上的最優(yōu)以及屬于關(guān)鍵性的差異等。具體包括以下三項(xiàng)原則:
· 預(yù)算調(diào)整事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)符合單位發(fā)展戰(zhàn)略和年度生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo);
· 預(yù)算調(diào)整方案應(yīng)當(dāng)客觀、可行,即在經(jīng)濟(jì)上能夠?qū)崿F(xiàn)最優(yōu)化;
· 預(yù)算調(diào)整重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)放在預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)的重要的、非正常的、不符合常規(guī)的關(guān)鍵性差異方面。
對于不符合上述要求的預(yù)算調(diào)整報(bào)告和調(diào)整方案,單位預(yù)算管理部門和單位決策機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)予以否決。
為了保證預(yù)算管理的權(quán)威性,各企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況,嚴(yán)格界定預(yù)算的調(diào)整范圍。只有當(dāng)受到不可控因素影響,或單位預(yù)算管理部門和單位決策機(jī)構(gòu)認(rèn)可的其他原因,才允許調(diào)整預(yù)算。這樣可避免許多企業(yè)在執(zhí)行預(yù)算時所經(jīng)常出現(xiàn)的“下面天天打報(bào)告,上面天天調(diào)預(yù)算,預(yù)算跟著報(bào)告跑”的現(xiàn)象。
對于預(yù)算調(diào)整的范圍,筆者認(rèn)為,可劃分為兩類:預(yù)算目標(biāo)調(diào)整和預(yù)算內(nèi)部調(diào)整。
對于前者,由于預(yù)算目標(biāo)的調(diào)整會影響到公司的戰(zhàn)略目標(biāo),因此對于這種調(diào)整應(yīng)規(guī)定嚴(yán)格的限制條件,比如在執(zhí)行過程中由于市場環(huán)境、經(jīng)營條件、國家法規(guī)政策等發(fā)生重大變化,或出現(xiàn)不可抗力重大自然災(zāi)害、公共緊急事件等致使預(yù)算的編制基礎(chǔ)不成立,或者將導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行結(jié)果產(chǎn)生重大差異的,經(jīng)單位決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn),可以調(diào)整預(yù)算。在此,應(yīng)當(dāng)注意的是,不同行業(yè)、不同規(guī)模的企業(yè)對于“重大”有不同的理解,所以各個企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對“重大”進(jìn)行量上的界定。另外,還應(yīng)規(guī)定調(diào)整的時間或次數(shù),如除了突發(fā)的特殊事項(xiàng)需要進(jìn)行特殊事項(xiàng)調(diào)整以外,一般每年只在7月份調(diào)整一次。
對于后者,預(yù)算內(nèi)部調(diào)整則屬于企業(yè)內(nèi)部資源的調(diào)整,并不影響企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo),因此,只要履行規(guī)定的超預(yù)算審批即可,同時鼓勵預(yù)算執(zhí)行單位及時采取有效的經(jīng)營對策,保證目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。其調(diào)整頻率可考慮為每季度一次。
由于預(yù)算調(diào)整屬于非正常事項(xiàng),并且牽扯面廣,對相關(guān)部門也會產(chǎn)生影響,還可能會引起一系列變化,要從嚴(yán)把握,特別應(yīng)將調(diào)整權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的控制。遵循調(diào)整權(quán)集中性的原則,以避免調(diào)整的無序和多頭狀態(tài)。同時,為了避免由總經(jīng)理總攬一切權(quán)力所形成的“內(nèi)部人控制”現(xiàn)象,保證預(yù)算管理的權(quán)威性,預(yù)算委員會或單位最高決策機(jī)構(gòu)應(yīng)作為預(yù)算管理的最高權(quán)力機(jī)構(gòu),所有預(yù)算調(diào)整的審批權(quán)限應(yīng)歸屬預(yù)算委員會或單位最高決策機(jī)構(gòu),統(tǒng)一行使預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的制定、審核,預(yù)算調(diào)整的審批等權(quán)力。
預(yù)算是企業(yè)在預(yù)算期間進(jìn)行執(zhí)行與控制的標(biāo)準(zhǔn),保證其穩(wěn)定性能夠使企業(yè)的業(yè)務(wù)目標(biāo)連續(xù)、一致,并且有利于員工的理解和執(zhí)行。因此預(yù)算調(diào)整必須經(jīng)過規(guī)定的程序,不得隨意更改,否則會前功盡棄。筆者認(rèn)為,預(yù)算的確定程序是剛性的,調(diào)整程序也應(yīng)是剛性的,只有這樣才能保持預(yù)算控制的高度權(quán)威性。因此,預(yù)算項(xiàng)目調(diào)整的申請、上報(bào)、審批、下達(dá)等流程應(yīng)與預(yù)算編制的流程相同。
在調(diào)整預(yù)算時,應(yīng)當(dāng)由預(yù)算執(zhí)行單位逐級向預(yù)算委員會提出書面報(bào)告,闡述預(yù)算執(zhí)行的具體情況。各單位的主管部門可根據(jù)預(yù)算中未規(guī)定的事項(xiàng)、超過預(yù)算限額的事項(xiàng)以及執(zhí)行預(yù)算差異較大的事項(xiàng)和客觀因素變化情況及其對預(yù)算執(zhí)行造成的影響程度等情況,對提出的申請進(jìn)行審議并提出預(yù)算的調(diào)整幅度。預(yù)算委員會應(yīng)當(dāng)對經(jīng)過審議后的預(yù)算執(zhí)行單位提交的預(yù)算調(diào)整報(bào)告進(jìn)行審核分析,集中編制單位年度預(yù)算調(diào)整方案,提交單位最高決策機(jī)構(gòu)審議批準(zhǔn),然后下達(dá)執(zhí)行。在審核調(diào)整方案時,應(yīng)遵循預(yù)算調(diào)整的上述三項(xiàng)原則,值得注意的是,在預(yù)算的調(diào)整批準(zhǔn)之前,應(yīng)當(dāng)按原預(yù)算行事。
對于集團(tuán)公司中分公司或子公司的預(yù)算調(diào)整,筆者認(rèn)為,利潤預(yù)算、現(xiàn)金流量預(yù)算調(diào)整如不突破年度預(yù)算,可由各單位預(yù)算管理委員會審批;超過年度預(yù)算的利潤預(yù)算、現(xiàn)金流量預(yù)算調(diào)整、資本性支出預(yù)算調(diào)整以及資本性支出預(yù)算增減項(xiàng)目調(diào)整,由基層單位預(yù)算管理辦公室提出申請,報(bào)集團(tuán)公司預(yù)算管理委員會和公司決策機(jī)構(gòu)審核后決定是否批準(zhǔn)。
在預(yù)算制訂時,我們盡管預(yù)見了未來可能發(fā)生的情況,并制定出相應(yīng)的應(yīng)變措施,但一方面預(yù)算不可能面面俱到;另一方面情況也在不斷變化,總有一些問題是不可能預(yù)見到的,因此,加強(qiáng)對預(yù)算調(diào)整的日常管理工作特別重要。筆者認(rèn)為,預(yù)算調(diào)整的日常控制,應(yīng)著重從預(yù)算執(zhí)行者和預(yù)算管理者兩個方面進(jìn)行:
(1)預(yù)算執(zhí)行者應(yīng)當(dāng)對預(yù)算進(jìn)行日常的控制,應(yīng)密切關(guān)注影響本部門預(yù)算項(xiàng)目的內(nèi)外部環(huán)境,進(jìn)行日常的檢查,以便及時采取必要的措施,必要時加以調(diào)整。
(2)預(yù)算的日常管理部門應(yīng)當(dāng)及時和生產(chǎn)、銷售、采購、供應(yīng)等部門保持實(shí)時的信息溝通,對各部門完成預(yù)算情況進(jìn)行動態(tài)跟蹤監(jiān)控,不斷調(diào)整偏差,確保預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
只有對調(diào)整原則、調(diào)整范圍、調(diào)整權(quán)限、調(diào)整程序以及日常控制等進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)范,才能在出現(xiàn)難以預(yù)料的新情況時,使預(yù)算調(diào)整有序進(jìn)行。這樣,調(diào)整才不會削弱預(yù)算控制的力度,從而促使各執(zhí)行單位認(rèn)真、負(fù)責(zé)的執(zhí)行預(yù)算。