預算管控成就"主動式管理"

    目前，很多企業(yè)都制定了詳細的全面預算管理制度，同時也采用預算管理軟件協(xié)助進行預算的編制、上報和執(zhí)行分析。但是，每到年末，企業(yè)往往會發(fā)現(xiàn)預算最終 的執(zhí)行效果大打折扣，這給企業(yè)的資本以及價值帶來巨大損失。

    其實，預算管理的問題應該從預算執(zhí)行的一開始就實行控制。企業(yè)應當通過建立“費用管控信息系統(tǒng)”，支持各級領(lǐng)導和責任部門實現(xiàn)成本費用“主動式管理”，實現(xiàn)成本支出的“事前預算控制，事中審批控制，事后核算分析”的一體化管理。

    自動化管理實現(xiàn)事前控制

    企業(yè)預算執(zhí)行情況不力的原因有很多，最主要原因是企業(yè)在預算執(zhí)行之初未將事前控制工作做到位，從而導致超預算的情況時有發(fā)生。

    “當下屬企業(yè)或者部門發(fā)現(xiàn)超預算時往往已經(jīng)晚了，一些本應節(jié)約不該花出去的錢由于年初預算充足而支付出去，影響了年末正常業(yè)務(wù)的開展；還有一些單位盡管做了預算編制，但當某一項費用預算不夠的時候，就挪用別的費用的預算?！钡聺欂攧?wù)顧問如是說。

    “企業(yè)之中更有甚者，根本不清楚自身的預算。費用發(fā)生了，只要公司領(lǐng)導批準，就能入賬。問題的核心并不在于是否可以入賬，而是在于公司的高層管理者很少會在簽字的時候詢問一下預算的剩余情況?！?

    上述情況是企業(yè)預算編制與執(zhí)行情況脫節(jié)的一個縮影。

    從長遠來看，解決上述問題的關(guān)鍵在于企業(yè)應該在全公司的范圍內(nèi)，對每個費用項目制定一個統(tǒng)一的審批權(quán)限，凡是發(fā)生的費用都要按照審批權(quán)限的要求嚴格執(zhí)行審批。

    “費用管控信息系統(tǒng)的重點是對費用審批流程以及預算控制的自動化管理，系統(tǒng)要根據(jù)費用事項的不同、授權(quán)審批限額等條件的不同，將符合預算要求的費用申請自動提交到下一審核節(jié)點，將合規(guī)性以及預算檢查提前到申請環(huán)節(jié)由系統(tǒng)自動完成，減少人工判斷、避免人為干預?！?

    統(tǒng)一管控，分級授權(quán)

    對于集團企業(yè)來說，由于規(guī)模龐大，各成員企業(yè)之間的業(yè)務(wù)差別比較大，制定統(tǒng)一的預算分配和管理策略很難適應所有成員企業(yè)的預算控制要求，這就需要集團在對成員企業(yè)預算控制目標進行統(tǒng)一要求的基礎(chǔ)上，按照“分級授權(quán)、權(quán)責對應”的原則，授權(quán)各公司自行制定預算分配和管理策略，預算控制策略主要涉及“控制部門”與“控制期間”的設(shè)置。

    對于一個公司內(nèi)部的預算管理，可以細化為分解控制和歸口控制兩種策略，即將預算下發(fā)到各個部門或找一個歸口部門統(tǒng)一管理。

    在業(yè)務(wù)的開展中，如果某一部門的預算不夠，而公司內(nèi)其他部門的預算還有剩余，則各個公司的預算管理員可以在公司領(lǐng)導批準后進行內(nèi)部調(diào)整；如果某一費用全公司都沒有預算了，需要上級或者集團追加預算時，則可以通過全面預算系統(tǒng)的下?lián)茴A算進行導入并進行預算的下達分解。

    另外，大型集團企業(yè)內(nèi)部各成員單位的管理水平不一樣。對于基礎(chǔ)比較好的單位，可以將預算細化到按月控制。按月控制意味著單位需要在平時嚴格進行預算滾動管理并實施總體控制，即前一個月使用不完的預算可以滾動至下一個月繼續(xù)使用。而在遇到年中某一月份需要大量開支的時候，按月控制的單位可以進行跨月調(diào)整，將后面月份的預算挪至當月使用，避免精細化管理影響到緊急特殊事宜的處理。

    業(yè)務(wù)財務(wù)一體化管理

    無論是自動化管理還是分級授權(quán)，其核心在于企業(yè)需要通過將財務(wù)管理推進到業(yè)務(wù)前端來實現(xiàn)全面財務(wù)預算管控。

    企業(yè)應當通過支出申請與審批的電子化，全面、及時地采集各類成本費用的信息。通過從業(yè)務(wù)部門采集到的信息，各級企業(yè)成本費用的責任部門和歸口管理部門實時掌握各項預算的開支情況，從而解決財務(wù)信息反饋的滯后性問題，實現(xiàn)“由事后的被動管理，到事前的主動控制”。

    “同時，企業(yè)需要通過流程的再造和優(yōu)化，使系統(tǒng)與預算管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等信息系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)支出申請、審批、支付與集成記賬的閉環(huán)管理。企業(yè)通過閉環(huán)管理可以減少數(shù)據(jù)的重復錄入，避免數(shù)據(jù)落地處理，切實提升財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化水平，提高管理工作效率和財務(wù)信息的質(zhì)量?！?

    “費用管控信息系統(tǒng)”是一個企業(yè)全員參與的系統(tǒng)，通過系統(tǒng)建設(shè)，企業(yè)不僅提高了財務(wù)部門的能力，同時更加提高了企業(yè)全員財務(wù)管理的水平。

    “同時，‘費用管控信息系統(tǒng)’的覆蓋范圍要超過單獨的全面預算系統(tǒng)或者是核算系統(tǒng)，更重要的是，該系統(tǒng)在兩者之間起了一個很好的橋梁作用。比如在企業(yè)的預算、核算以及辦公自動化平臺之間形成強大的集成網(wǎng)絡(luò)。同時，‘費用管控信息系統(tǒng)’還具備很大的延展性，讓精細化管理的理念落實到企業(yè)的每一個角落?！?