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林少剛:如何解決財(cái)務(wù)與采購(gòu)之間的工作矛盾
2016-09-27 2633
如何解決財(cái)務(wù)與采購(gòu)之間的工作矛盾

大家都非常熟悉的世界500強(qiáng)的企業(yè),GE的前CEO杰克·韋爾奇先生說(shuō)過(guò)一句話(huà):“采購(gòu)和銷(xiāo)售是公司唯一能賺錢(qián)的部門(mén),除了這兩個(gè)部門(mén)其他所有的任何部門(mén)發(fā)生的都是管理費(fèi)用”。仔細(xì)想來(lái),杰克·韋爾奇先生寫(xiě)的非常經(jīng)典的。

  在一個(gè)企業(yè)里邊,當(dāng)然是采購(gòu)越低,銷(xiāo)售越高,那我們中間的利潤(rùn)就越高。所以我們可以看出在一個(gè)公司里邊采購(gòu)部門(mén)或者銷(xiāo)售部門(mén)的工作是多么重要。

  那我們財(cái)務(wù)部門(mén)跟采購(gòu)和銷(xiāo)售的關(guān)系如何呢?結(jié)果我們通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)恰恰發(fā)現(xiàn)在一些公司里,財(cái)務(wù)部與采購(gòu)和銷(xiāo)售的矛盾卻是最深的,這個(gè)現(xiàn)象也非常有意思,所以今天我就給大家?guī)?lái)的這樣的案例,也是我們的財(cái)務(wù)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)的一個(gè)矛盾的案例。

 

  一、案例導(dǎo)入

  公司名稱(chēng)Star,采購(gòu)部經(jīng)理是Tom先生,生產(chǎn)部經(jīng)理是sam先生,財(cái)務(wù)部的Shelley小姐。

  近期Star公司的采購(gòu)經(jīng)理Tom他非常郁悶,因?yàn)樯a(chǎn)部的經(jīng)理Sam頻繁地跟他反映說(shuō)由于原材料的質(zhì)量問(wèn)題,導(dǎo)致在生產(chǎn)過(guò)程中的次品率越來(lái)越高,繼而引發(fā)了我們的客戶(hù)投訴。

  Tom就積極與Sam進(jìn)行溝通,發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商C提供的原材料有質(zhì)量問(wèn)題,Tom就急于想在這個(gè)月底之前要換一家供應(yīng)商,于是找到了非常有信譽(yù)供應(yīng)商H。

  Tom就讓他的下屬準(zhǔn)備的一份與對(duì)方的一個(gè)訂貨合同,當(dāng)這個(gè)合同流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部的Shelley小姐這個(gè)地方的時(shí)候,她發(fā)現(xiàn)這個(gè)供應(yīng)商不是公司的簽約供應(yīng)商,違反了公司的一些制度。所以我們Shelley小姐就非常不客氣地拒絕了審批。

  Tom先生看到了退回的流程審批非常生氣,立刻就聯(lián)系生產(chǎn)部的經(jīng)理Sam,一起來(lái)說(shuō)服財(cái)務(wù)經(jīng)理Shelley小姐:“H公司本身他的產(chǎn)品沒(méi)有問(wèn)題,性能也能滿(mǎn)足我們的要求,所以緊急希望馬上訂貨”、“程是死的,人是活的。如果新材料能改善我們的產(chǎn)品,提升我們的客戶(hù)滿(mǎn)意度,那為什么不可以呢?”等等一些話(huà)術(shù)......

  那大家聽(tīng)完這個(gè)案例,是不是覺(jué)得是一個(gè)非常熟悉的場(chǎng)景呢?那么作為財(cái)務(wù)經(jīng)理的Shelley如何來(lái)解決這個(gè)原則性的問(wèn)題呢?我不知道各位有沒(méi)有一些自己的想法,各位怎么想法?

 

  二、矛盾產(chǎn)生原因

  這個(gè)案例,看似兩個(gè)部門(mén)之間、甚至三個(gè)部門(mén)之間是有矛盾的,其實(shí)站在各自的位置上,又好像都有道理。Tom為什么著急用這家供應(yīng)商的產(chǎn)品呢?無(wú)非他想盡快滿(mǎn)足生產(chǎn)部經(jīng)理Sam的要求,降低次品率然后提高我們的產(chǎn)品的合格率。

  那么從我們財(cái)務(wù)經(jīng)理Shelley的角度上無(wú)非是要把控公司的風(fēng)險(xiǎn),遵守公司的一些流程和制度。

  各自站在自己部門(mén)的角度上都沒(méi)有問(wèn)題,但是矛盾卻實(shí)實(shí)在在的已經(jīng)產(chǎn)生了,那為什么會(huì)產(chǎn)生這種矛盾呢?

  1、定位

  我覺(jué)得我們財(cái)務(wù)人員和我們的業(yè)務(wù)人員,經(jīng)常出現(xiàn)最大的矛盾根源還是在于定位和目標(biāo)不同。因?yàn)槟繕?biāo)不同導(dǎo)致我們績(jī)效考核的導(dǎo)向也不一樣,財(cái)務(wù)人員很難跟業(yè)績(jī)掛鉤,與業(yè)績(jī)不掛鉤的我沒(méi)必要去花更多的時(shí)間去做服務(wù)和支持。

  而業(yè)務(wù)人員更重要的指標(biāo)是業(yè)績(jī)指標(biāo),可能很少有風(fēng)險(xiǎn)管理的指標(biāo)。所以這一切還是和定位和目標(biāo)引起的。

  2、個(gè)性

  我經(jīng)常說(shuō)聽(tīng)很多家長(zhǎng)很多朋友說(shuō),“我家的女兒的性格比較內(nèi)向”,“我家的兒子不太喜歡跟人打交道,去學(xué)一個(gè)財(cái)務(wù)吧”。你會(huì)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員,非常外向的比較少的,他們是比較內(nèi)向和保守的。而業(yè)務(wù)人員個(gè)個(gè)都比較樂(lè)觀開(kāi)朗,所以說(shuō)性格之間也是有一些沖突,個(gè)性的差異也是導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)之間差異的一個(gè)很重要的原因。

 

  三、如何解決

  根據(jù)我多年工作經(jīng)驗(yàn),我總結(jié)了9個(gè)字:第一首先“被讀懂”、第二是“被信任”,第三是“被需要”。

  1、被讀懂:

  為什么業(yè)務(wù)人員不理解財(cái)務(wù)工作?因?yàn)槭紫仁菢I(yè)務(wù)不了解財(cái)務(wù)是做什么的。

  但是我們發(fā)現(xiàn),我們財(cái)務(wù)人員在跟業(yè)務(wù)人員溝通過(guò)程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)非常專(zhuān)業(yè)詞匯,業(yè)務(wù)部門(mén)聽(tīng)不懂,所以我們要講一些讓業(yè)務(wù)人員要聽(tīng)懂我們的語(yǔ)言,知道財(cái)務(wù)是做什么的?這就是一個(gè)被讀懂的過(guò)程中。

  2、被信任:

  在讀懂過(guò)程中,還要取得我們業(yè)務(wù)部門(mén)的信任。財(cái)務(wù)是為幫助業(yè)務(wù),而不是監(jiān)督和控制,對(duì)業(yè)務(wù)是一個(gè)幫助的職能,所以取得信任非常重要。

  3、被需要:

  如果你能大家在被信任基礎(chǔ)上,確確實(shí)實(shí)又被業(yè)務(wù)部門(mén)所需要,那我想我們業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的矛盾就化解了。

 

  四、重塑關(guān)系中,用哪些策略?

  1、定位要調(diào)整,原來(lái)的定位是要監(jiān)督和控制,現(xiàn)在要轉(zhuǎn)支持和服務(wù);

  2、走進(jìn)一線業(yè)務(wù),去了解業(yè)務(wù)和學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),在學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的同時(shí),找到有共同語(yǔ)言的人;

  3、發(fā)揮我們傳播財(cái)務(wù)的職能,要把我們一些財(cái)務(wù)思維,財(cái)務(wù)理論傳播給我們業(yè)務(wù)人員;

  4、在溝通過(guò)程中,我們要換位思考,主動(dòng)溝通。

 

  五、回到案例

  我相信作為采購(gòu)經(jīng)理和生產(chǎn)總理,在這個(gè)問(wèn)題上出發(fā)點(diǎn)一定是沒(méi)有問(wèn)題的,一定是想為降低我們的次品率,他們第一是來(lái)自客戶(hù)的壓力,第二是來(lái)自他的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的壓力,所以他們要著急去解決這樣一個(gè)問(wèn)題,減少客戶(hù)投訴,所以他們的出發(fā)點(diǎn),毋庸置疑是為了公司更好個(gè)。

  那么我們財(cái)務(wù)Shelley的經(jīng)歷心理為什么會(huì)糾結(jié)呢?我想還是內(nèi)控規(guī)則的問(wèn)題,財(cái)務(wù)畢竟是一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)把控的部門(mén),那無(wú)論怎么支持和服務(wù),還是不能違背財(cái)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)管理職責(zé),那么Shelley現(xiàn)在擔(dān)心的問(wèn)題是什么呢?

  首先,風(fēng)險(xiǎn)管理。Shelley擔(dān)心,這個(gè)工商的資質(zhì)有沒(méi)有問(wèn)題?價(jià)格是不是最合理的。那會(huì)不會(huì)生產(chǎn)經(jīng)理和我們采購(gòu)經(jīng)理有什么貓膩啊,他們之間會(huì)不會(huì)出現(xiàn)舞弊,一旦出現(xiàn)舞弊我是不是要承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。

  第二,個(gè)人績(jī)效指標(biāo)。如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)按照公司的流程進(jìn)行審批同意,那很可能Shelley的績(jī)效會(huì)扣分?jǐn)?shù),有可能會(huì)影響到她個(gè)人的收益,個(gè)人的晉升。

  在這個(gè)案例中,我們很明顯看到了我們Shelley小姐作出保護(hù)自己的決定,她是拒絕的審批的。這個(gè)結(jié)果可能會(huì)帶來(lái)一些什么樣的問(wèn)題呢?

  這樣的問(wèn)題,應(yīng)該說(shuō)很明顯,第一她已經(jīng)遇到了挑戰(zhàn),就是無(wú)論是采購(gòu)部經(jīng)理,和生產(chǎn)部經(jīng)理是在挑戰(zhàn)她,她這樣簡(jiǎn)單的拒絕掉會(huì)讓矛盾激化,有可能會(huì)引發(fā)更多的問(wèn)題,比如說(shuō)我們的生產(chǎn)滯后,生產(chǎn)源頭難沒(méi)有解決,客戶(hù)的投訴更加多,然后次品率上升,那我覺(jué)得我們財(cái)務(wù)人員,也會(huì)為這樣一些受到一些來(lái)自高層的壓力,我相信這是后面有可能引發(fā)的一些問(wèn)題。

  事情已經(jīng)的發(fā)生,我們要幫她解決,我的建議:

  1、首先要對(duì)本次使用這批貨物的合同條款進(jìn)行把關(guān)。比如說(shuō)在適用期間,我們?nèi)绾伟盐展?yīng)商H公司的產(chǎn)品?能不能滿(mǎn)足我們質(zhì)量需求?要在合同條款里面寫(xiě),如果出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,我們應(yīng)該有什么樣懲罰措施,或者說(shuō)一些違約條款;同時(shí)還要關(guān)注價(jià)格,這個(gè)價(jià)格是不是有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

  2、對(duì)于這樣一個(gè)違反政策和制度的事情,要去讓領(lǐng)導(dǎo)去審批是不是?最好三個(gè)部門(mén)一起去找領(lǐng)導(dǎo),把這次問(wèn)題的緊急情況向老板解釋清楚,取得老板的理解。

  3、審批過(guò)后,如果說(shuō)我們?cè)囉闷陂g發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商H這個(gè)產(chǎn)品質(zhì)量?jī)r(jià)格的確非常有競(jìng)爭(zhēng)力,那么再重新簽約,把供應(yīng)商H變成簽約供應(yīng)商,如果這樣做的話(huà)事情也解決了。

  同時(shí)在這個(gè)過(guò)程中,也把我們的風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)控等財(cái)務(wù)理念傳播給業(yè)務(wù)人員,既能傳播財(cái)務(wù),又能學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),又能改善和業(yè)務(wù)部門(mén)之間這種關(guān)系,同時(shí)讓業(yè)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)我們財(cái)務(wù)人員真的是定位調(diào)整,對(duì)我們未來(lái)工作的開(kāi)展、關(guān)系的改善,都是非常有意義的。

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