如何解決采購部門與財務(wù)部門之間的工作矛盾

　　在一個企業(yè)里邊，當(dāng)然是采購越低，銷售越高，那我們中間的利潤就越高。所以我們可以看出在一個公司里邊采購部門或者銷售部門的工作是多么重要。

　　那我們財務(wù)部門跟采購和銷售的關(guān)系如何呢?結(jié)果我們通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)恰恰發(fā)現(xiàn)在一些公司里，財務(wù)部與采購和銷售的矛盾卻是最深的，這個現(xiàn)象也非常有意思，所以今天我就給大家?guī)淼倪@樣的案例，也是我們的財務(wù)部門和采購部門的一個矛盾的案例。

 

　　一、案例導(dǎo)入

　　公司名稱Star，采購部經(jīng)理是Tom先生，生產(chǎn)部經(jīng)理是sam先生，財務(wù)部的Shelley小姐。

　　近期Star公司的采購經(jīng)理Tom他非常郁悶，因為生產(chǎn)部的經(jīng)理Sam頻繁地跟他反映說由于原材料的質(zhì)量問題，導(dǎo)致在生產(chǎn)過程中的次品率越來越高，繼而引發(fā)了我們的客戶投訴。

　　Tom就積極與Sam進行溝通，發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商C提供的原材料有質(zhì)量問題，Tom就急于想在這個月底之前要換一家供應(yīng)商，于是找到了非常有信譽供應(yīng)商H。

　　Tom就讓他的下屬準(zhǔn)備的一份與對方的一個訂貨合同，當(dāng)這個合同流轉(zhuǎn)到財務(wù)部的Shelley小姐這個地方的時候，她發(fā)現(xiàn)這個供應(yīng)商不是公司的簽約供應(yīng)商，違反了公司的一些制度。所以我們Shelley小姐就非常不客氣地拒絕了審批。

　　Tom先生看到了退回的流程審批非常生氣，立刻就聯(lián)系生產(chǎn)部的經(jīng)理Sam，一起來說服財務(wù)經(jīng)理Shelley小姐：“H公司本身他的產(chǎn)品沒有問題，性能也能滿足我們的要求，所以緊急希望馬上訂貨”、“程是死的，人是活的。如果新材料能改善我們的產(chǎn)品，提升我們的客戶滿意度，那為什么不可以呢?”等等一些話術(shù)......

　　那大家聽完這個案例，是不是覺得是一個非常熟悉的場景呢?那么作為財務(wù)經(jīng)理的Shelley如何來解決這個原則性的問題呢?我不知道各位有沒有一些自己的想法，各位怎么想法?

 

　　二、矛盾產(chǎn)生原因

　　這個案例，看似兩個部門之間、甚至三個部門之間是有矛盾的，其實站在各自的位置上，又好像都有道理。Tom為什么著急用這家供應(yīng)商的產(chǎn)品呢?無非他想盡快滿足生產(chǎn)部經(jīng)理Sam的要求，降低次品率然后提高我們的產(chǎn)品的合格率。

　　那么從我們財務(wù)經(jīng)理Shelley的角度上無非是要把控公司的風(fēng)險，遵守公司的一些流程和制度。

　　各自站在自己部門的角度上都沒有問題，但是矛盾卻實實在在的已經(jīng)產(chǎn)生了，那為什么會產(chǎn)生這種矛盾呢?

　　1、定位

　　我覺得我們財務(wù)人員和我們的業(yè)務(wù)人員，經(jīng)常出現(xiàn)最大的矛盾根源還是在于定位和目標(biāo)不同。因為目標(biāo)不同導(dǎo)致我們績效考核的導(dǎo)向也不一樣，財務(wù)人員很難跟業(yè)績掛鉤，與業(yè)績不掛鉤的我沒必要去花更多的時間去做服務(wù)和支持。

　　而業(yè)務(wù)人員更重要的指標(biāo)是業(yè)績指標(biāo)，可能很少有風(fēng)險管理的指標(biāo)。所以這一切還是和定位和目標(biāo)引起的。

　　2、個性

　　我經(jīng)常說聽很多家長很多朋友說，“我家的女兒的性格比較內(nèi)向”，“我家的兒子不太喜歡跟人打交道，去學(xué)一個財務(wù)吧”。你會發(fā)現(xiàn)財務(wù)人員，非常外向的比較少的，他們是比較內(nèi)向和保守的。而業(yè)務(wù)人員個個都比較樂觀開朗，所以說性格之間也是有一些沖突，個性的差異也是導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門之間差異的一個很重要的原因。

 

　　三、如何解決

　　根據(jù)我多年工作經(jīng)驗，我總結(jié)了9個字：第一首先“被讀懂”、第二是“被信任”，第三是“被需要”。

　　1、被讀懂：

　　為什么業(yè)務(wù)人員不理解財務(wù)工作?因為首先是業(yè)務(wù)不了解財務(wù)是做什么的。

　　但是我們發(fā)現(xiàn)，我們財務(wù)人員在跟業(yè)務(wù)人員溝通過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)非常專業(yè)詞匯，業(yè)務(wù)部門聽不懂，所以我們要講一些讓業(yè)務(wù)人員要聽懂我們的語言，知道財務(wù)是做什么的?這就是一個被讀懂的過程中。

　　2、被信任：

　　在讀懂過程中，還要取得我們業(yè)務(wù)部門的信任。財務(wù)是為幫助業(yè)務(wù)，而不是監(jiān)督和控制，對業(yè)務(wù)是一個幫助的職能，所以取得信任非常重要。

　　3、被需要：

　　如果你能大家在被信任基礎(chǔ)上，確確實實又被業(yè)務(wù)部門所需要，那我想我們業(yè)務(wù)和財務(wù)的矛盾就化解了。

 

　　四、重塑關(guān)系中，用哪些策略?

　　1、定位要調(diào)整，原來的定位是要監(jiān)督和控制，現(xiàn)在要轉(zhuǎn)支持和服務(wù);

　　2、走進一線業(yè)務(wù)，去了解業(yè)務(wù)和學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，在學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的同時，找到有共同語言的人;

　　3、發(fā)揮我們傳播財務(wù)的職能，要把我們一些財務(wù)思維，財務(wù)理論傳播給我們業(yè)務(wù)人員;

　　4、在溝通過程中，我們要換位思考，主動溝通。

 

　　五、回到案例

　　我相信作為采購經(jīng)理和生產(chǎn)總理，在這個問題上出發(fā)點一定是沒有問題的，一定是想為降低我們的次品率，他們第一是來自客戶的壓力，第二是來自他的上級領(lǐng)導(dǎo)的壓力，所以他們要著急去解決這樣一個問題，減少客戶投訴，所以他們的出發(fā)點，毋庸置疑是為了公司更好個。

　　那么我們財務(wù)Shelley的經(jīng)歷心理為什么會糾結(jié)呢?我想還是內(nèi)控規(guī)則的問題，財務(wù)畢竟是一個風(fēng)險把控的部門，那無論怎么支持和服務(wù)，還是不能違背財務(wù)的風(fēng)險管理職責(zé)，那么Shelley現(xiàn)在擔(dān)心的問題是什么呢?

　　首先，風(fēng)險管理。Shelley擔(dān)心，這個工商的資質(zhì)有沒有問題?價格是不是最合理的。那會不會生產(chǎn)經(jīng)理和我們采購經(jīng)理有什么貓膩啊，他們之間會不會出現(xiàn)舞弊，一旦出現(xiàn)舞弊我是不是要承擔(dān)風(fēng)險。

　　第二，個人績效指標(biāo)。如果沒有經(jīng)過按照公司的流程進行審批同意，那很可能Shelley的績效會扣分?jǐn)?shù)，有可能會影響到她個人的收益，個人的晉升。

　　在這個案例中，我們很明顯看到了我們Shelley小姐作出保護自己的決定，她是拒絕的審批的。這個結(jié)果可能會帶來一些什么樣的問題呢?

　　這樣的問題，應(yīng)該說很明顯，第一她已經(jīng)遇到了挑戰(zhàn)，就是無論是采購部經(jīng)理，和生產(chǎn)部經(jīng)理是在挑戰(zhàn)她，她這樣簡單的拒絕掉會讓矛盾激化，有可能會引發(fā)更多的問題，比如說我們的生產(chǎn)滯后，生產(chǎn)源頭難沒有解決，客戶的投訴更加多，然后次品率上升，那我覺得我們財務(wù)人員，也會為這樣一些受到一些來自高層的壓力，我相信這是后面有可能引發(fā)的一些問題。

　　事情已經(jīng)的發(fā)生，我們要幫她解決，我的建議：

　　1、首先要對本次使用這批貨物的合同條款進行把關(guān)。比如說在適用期間，我們?nèi)绾伟盐展?yīng)商H公司的產(chǎn)品?能不能滿足我們質(zhì)量需求?要在合同條款里面寫，如果出現(xiàn)質(zhì)量問題，我們應(yīng)該有什么樣懲罰措施，或者說一些違約條款;同時還要關(guān)注價格，這個價格是不是有市場競爭力。

　　2、對于這樣一個違反政策和制度的事情，要去讓領(lǐng)導(dǎo)去審批是不是?最好三個部門一起去找領(lǐng)導(dǎo)，把這次問題的緊急情況向老板解釋清楚，取得老板的理解。

　　3、審批過后，如果說我們試用期間發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商H這個產(chǎn)品質(zhì)量價格的確非常有競爭力，那么再重新簽約，把供應(yīng)商H變成簽約供應(yīng)商，如果這樣做的話事情也解決了。

　　同時在這個過程中，也把我們的風(fēng)險、內(nèi)控等財務(wù)理念傳播給業(yè)務(wù)人員，既能傳播財務(wù)，又能學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，又能改善和業(yè)務(wù)部門之間這種關(guān)系，同時讓業(yè)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)我們財務(wù)人員真的是定位調(diào)整，對我們未來工作的開展、關(guān)系的改善，都是非常有意義的。