您適合開放式辦公嗎？

北京交通大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院企業(yè)文化管理研究所所長 黎群博士

（原載于新浪潮雜志2002年第11期，微信公眾號(hào)：jdliqun）

    相對于傳統(tǒng)的封閉式辦公方式，現(xiàn)代企業(yè)基于人本管理的理念越來越多地傾向于開放式辦公。開放式辦公不僅指辦公環(huán)境，通常還包括靈活的上班時(shí)間、實(shí)驗(yàn)器材開放以及走動(dòng)式管理等方式。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，一些新的開放式辦公方式如虛擬辦公室也應(yīng)運(yùn)而生。一、開放式辦公的方式 1、 開放式辦公環(huán)境 Steelcase公司行政總裁James E. Hackett突然來了靈感，他不再需要走過長長的走道，敲門進(jìn)到別人辦公室里去?，F(xiàn)在他只需轉(zhuǎn)過座椅，面對著業(yè)務(wù)副總裁Robert Ballard或公司其它25位經(jīng)理人中的任何一位，就可以迅速得到反饋，他們都坐在附近的開放辦公區(qū)內(nèi)。在過去的兩年中，作為辦公家具的主要生產(chǎn)商，Steelcase公司拆掉了其經(jīng)理人辦公室之間的墻，開始試驗(yàn)其辦公設(shè)計(jì)新理念。現(xiàn)在根據(jù)工作要求和職責(zé)，該公司業(yè)務(wù)相鄰的經(jīng)理人及其助手被安排在一起。他們使用隔間或個(gè)人港，即該公司制造的可移動(dòng)的、電話亭式個(gè)人辦公室。辦公區(qū)內(nèi)還包括團(tuán)隊(duì)空間和通訊中心，其中設(shè)有屏幕、懸掛式投影機(jī)、電腦端口及電源插座。Steelcase公司的人力資源總監(jiān)Dan Wiljanen說：“到現(xiàn)在為止，這個(gè)實(shí)驗(yàn)進(jìn)展不錯(cuò)，由于彼此離得近，作為領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)我們參與的活動(dòng)有所增加。隨著互動(dòng)的增加，彼此之間更加熟悉，這促進(jìn)了彼此間良好工作關(guān)系的發(fā)展”。 惠普公司的每個(gè)人，包括最高主管，都是在沒有隔墻、沒有門戶的大辦公室里工作的。戴維.帕卡德在其“惠普之道”一書中寫道：這種隨時(shí)可以見到的做法也有其缺點(diǎn)，那就是隨時(shí)可能受到干擾。但是，在惠普公司我們發(fā)現(xiàn)，這種做法的好處遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其不利之處。我們希望我們的工作人員以一種較為簡單和直接的方式彼此進(jìn)行溝通，以常理為指導(dǎo)，而不是以條條框框?yàn)橹笇?dǎo)。為了把工作做好，每個(gè)人可以隨意找自認(rèn)為恰當(dāng)?shù)娜巳チ私馇闆r。沒有什么東西比親自的相互溝通更能促進(jìn)合作和團(tuán)隊(duì)精神，更能在員工之間建立一種信任和理解的氣氛了。 在惠普公司研發(fā)部，一條大道穿越整個(gè)辦公區(qū)。計(jì)算機(jī)及工程人員可以在這里碰面，一起去喝咖啡，非常隨意地探討各種新的想法和方案。走道盡頭是一個(gè)團(tuán)隊(duì)工作區(qū)，配有桌子、咖啡和用來寫寫畫畫的白板。辦公設(shè)計(jì)的改變反映了人們對最有效地開發(fā)產(chǎn)品及服務(wù)的觀念在不斷變化，美國室內(nèi)裝潢協(xié)會(huì)的前任會(huì)長Gary Wheeler說：“過去，站在飲水機(jī)旁會(huì)被斥為閑談?，F(xiàn)在則大加提倡，因?yàn)樵谀抢锟梢援a(chǎn)生靈感?！被萜展镜囊晃晦k公場地策劃專家Robert C. Jakubowski說：“這是個(gè)辦公環(huán)境研發(fā)項(xiàng)目，我們在為各種團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造更多的開放空間，使人們能隨時(shí)互動(dòng)交流?！?2、 靈活的上班時(shí)間 靈活的上班時(shí)間并非對所有的工作都合適，但是對許多工作是適合的。惠普公司實(shí)行靈活上班時(shí)間的做法是惠普公司信任人的最受到廣泛傳揚(yáng)的例子?；萜展咀畛跤?967年在其德國伯步林根的工廠開始實(shí)行，現(xiàn)在這種做法在整個(gè)惠普公司已被廣泛采用。根據(jù)惠普公司的制度，員工可以上午很早來上班，或是上午9點(diǎn)來上班，然后在干完了規(guī)定的工作時(shí)間之后離去。靈活的上班時(shí)間是惠普公司尊重人、信任人的具體表現(xiàn)?；萜展炯瓤吹搅藛T工個(gè)人生活很繁忙，同時(shí)也相信他們能夠同其上司和工作群體一起制訂一個(gè)既方便個(gè)人，又公道合理的工作時(shí)間表。 3、 實(shí)驗(yàn)器材開放 當(dāng)帕卡德和休利特創(chuàng)辦惠普公司時(shí)，他們便要求公司的零件箱和儲(chǔ)藏室應(yīng)該始終開放。并非每個(gè)人都領(lǐng)會(huì)這個(gè)命令，在幾年以后發(fā)生了這樣一件事：一個(gè)周末休利特來到工廠想干點(diǎn)活，他在公司的一個(gè)儲(chǔ)藏室外面停下來想取一臺(tái)顯微鏡，但他發(fā)現(xiàn)放器材的地方已經(jīng)上鎖，他便砸開門閂，并留下一張字條，堅(jiān)持要求人們不要再把儲(chǔ)藏室上鎖。保持實(shí)驗(yàn)器材開放，在兩個(gè)重要的方面對惠普公司有利。從實(shí)際工作的觀點(diǎn)來看，容易拿到零件和工具對產(chǎn)品設(shè)計(jì)者和其他一些希望在家里或在周末謀求使新的設(shè)想取得結(jié)果的人有幫助。更重要的是，開放實(shí)驗(yàn)器材也是惠普公司辦事方式中一種信任的象征。 4、 走動(dòng)式管理 自20世紀(jì)80年代以來，西方企業(yè)開始流行“走動(dòng)式管理”。所謂“走動(dòng)式管理”，是指企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者走出辦公室，經(jīng)常深入生產(chǎn)現(xiàn)場，以與企業(yè)的各層次、各種類型的員工接觸、交談的方式，加強(qiáng)上下級的情感溝通，建立融洽關(guān)系，從而了解問題、征求意見，貫徹企業(yè)的戰(zhàn)略意圖。 惠普公司通過走動(dòng)式管理幫助經(jīng)理們了解員工和他們正在做的工作，同時(shí)使他們自己也更加平易近人?；萜展菊J(rèn)為，每個(gè)人都希望搞好工作，但要保證質(zhì)量，要求注意每個(gè)細(xì)節(jié)，通常書面指令是很難面面俱到的，必須親自深入實(shí)際才行，這種親自參與的做法在公司的各個(gè)部門都很重要?；萜展镜膭?chuàng)始人帕卡德和休利特在視察時(shí)始終堅(jiān)持到處走走看看，這使他們有機(jī)會(huì)無拘束地會(huì)見他們的員工并和員工交談，看看員工正在進(jìn)行的工作。 5、 虛擬辦公室 虛擬辦公室是指傳統(tǒng)辦公室之外的任何工作場地，在那里人們?nèi)钥蓮氖屡c傳統(tǒng)辦公室相同的工作。虛擬辦公室一般都配備多項(xiàng)技術(shù)設(shè)備，它們組合在一起使人們能再造傳統(tǒng)辦公室所提供的配套服務(wù)。虛擬辦公通?？梢詼p少房地產(chǎn)開支、提高生產(chǎn)率、增加利潤以及改善顧客服務(wù)。 隨著業(yè)務(wù)的地區(qū)化，IBM新加坡公司想讓其職員能隨時(shí)隨地得到所需信息。公司把特意設(shè)在IBM大廈和加基武吉路大樓里的工作站交給銷售、服務(wù)和營銷的流動(dòng)人員使用，這是IBM公司于1993年開始實(shí)施的員工流動(dòng)性全球變革計(jì)劃的一部分。一種訂位系統(tǒng)軟件可以給職員指定一個(gè)工作場地，里面裝有電話線。職員把IBM筆記本電腦接上電話線便可以工作。另一套系統(tǒng)自動(dòng)將呼入的電話轉(zhuǎn)到他的工作場地，無論他到哪兒都能對他進(jìn)行尋呼。 現(xiàn)在對惠普新加坡公司的客戶服務(wù)經(jīng)理Joseph Poon來說，上班并不表示要上辦公室，并整天坐在辦公桌前。他不用每天早上趕到亞歷山大路的惠普公司總部出勤，而是可以選擇在客戶的網(wǎng)址上工作一天，或者干脆在家中辦公。人們總可以通過尋呼和移動(dòng)電話找到他，他的移動(dòng)電話甚至還能接收電子郵件。如果他需要使用公司的辦公室，可以隨時(shí)去公司的專用公共辦公區(qū)。那里有幾張空辦公桌供惠普公司的“流動(dòng)職員”使用，桌上裝有幾個(gè)電源插座用來接他們的筆記本電腦，另外還有一個(gè)紅外線的無線網(wǎng)絡(luò)使他們可以與公司內(nèi)部的全球網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接?！拔业墓ぷ餍蚀笥刑岣?，” Joseph Poon說，“我們業(yè)務(wù)的性質(zhì)就是要面對顧客，而不能躲在辦公室?！?二、開放式辦公體現(xiàn)的現(xiàn)代管理理念 1、知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下注重文化管理的理念 知識(shí)經(jīng)濟(jì)將逐漸成為二十一世紀(jì)的主導(dǎo)型經(jīng)濟(jì)形態(tài)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)所依賴的知識(shí)和智慧不同于傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)所依賴的土地、勞動(dòng)與資本等資源，它們是深藏在人們頭腦中的資源。智慧和知識(shí)的分享都是無法捉摸的活動(dòng)，上級無法監(jiān)督，也無法強(qiáng)迫，只有讓員工自愿合作，他們才會(huì)貢獻(xiàn)出自己的智慧和知識(shí)。文化管理注重使員工獲得充分發(fā)揮自己聰明才智，不斷實(shí)現(xiàn)自我的優(yōu)越條件。員工自我發(fā)揮、自我實(shí)現(xiàn)和自我完善的需要，也只有在文化管理的環(huán)境中才能獲得滿足，因此優(yōu)秀的企業(yè)文化能夠充分挖掘智力資源的潛能。開放式辦公能夠很好地體現(xiàn)出企業(yè)注重文化管理的理念，如通過開放式辦公環(huán)境的營造，使員工以及管理人員之間能夠及時(shí)和經(jīng)常溝通；靈活的上班時(shí)間和實(shí)驗(yàn)器材開放體現(xiàn)企業(yè)尊重員工個(gè)性和對員工的充分信任，并有利于技術(shù)創(chuàng)新；走動(dòng)式管理便于加強(qiáng)上下級的情感溝通，建立融洽關(guān)系。 2、目標(biāo)管理的理念 目標(biāo)管理（MBO）以重視成果的管理思想為基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)自我控制。德魯克認(rèn)為，“目標(biāo)管理的主要貢獻(xiàn)之一，就是它使得我們能用自我控制的管理來代替由別人統(tǒng)治的管理”。目標(biāo)管理通過預(yù)先確定目標(biāo)，適當(dāng)授權(quán)和及時(shí)的信息反饋，推動(dòng)各級管理人員及員工實(shí)行自我控制。靈活的上班時(shí)間和虛擬辦公室等開放式辦公方式就充分體現(xiàn)出目標(biāo)管理的理念。 綜上所述，開放式辦公有著諸多的好處，但開放式辦公的各種具體方式均有其特定的場合和相應(yīng)的條件，企業(yè)在實(shí)際工作中應(yīng)靈活選擇和運(yùn)用，如并非所有企業(yè)都可以全力推行“虛擬辦公室”，這需要針對不同的工作需要，作不同的處理。虛擬辦公室通常適合于工作屬性為高度自主，而且不需要和同事進(jìn)行太多互動(dòng)的情形。