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范祝平:決策管理:有效決策的七個(gè)步驟
2016-01-20 10964

工作中,有些人把制定決策視為“猛虎”,其實(shí)制定決策并不是一件復(fù)雜、困難的事情。有七個(gè)步驟可以讓你快速而有效地制定出決策。

  在團(tuán)隊(duì)的實(shí)際工作中,有些團(tuán)隊(duì)管理者或者是團(tuán)隊(duì)成員會在進(jìn)行決策時(shí)會無從下手、茫然無措,感覺從哪里開始都行,可是又沒有頭緒。

  其實(shí),在90%的情況下,一個(gè)好的決策可通過以下七個(gè)簡單的步驟得到。這些步驟是:

1.對問題的界定

  每一個(gè)決策過程的第一步應(yīng)該是對于真實(shí)問題進(jìn)行全面且完整的界定。團(tuán)隊(duì)中的決策者不應(yīng)該僅僅滿足于某種表面現(xiàn)象或見解,而應(yīng)該對這些表象和見解背后的事實(shí)和根源進(jìn)行追查研究。

2.界定相關(guān)要求

  這是做決策的第二個(gè)步驟,就是要盡可能正確地指出這個(gè)決策所必須滿足的要求。適用于第二步的關(guān)鍵問題是:什么才是正確的?這里有兩點(diǎn)特別重要。

  有兩個(gè)女人爭奪一個(gè)小嬰孩,均宣稱自己是孩子的母親。雙方爭執(zhí)不下,很難處斷。

  于是所羅門王鄭重其事地下令將嬰兒劈成兩半,一人一半,以息紛爭。其中一個(gè)女人同意,另一個(gè)女人卻為小嬰兒求情,請國王息怒收回成命,她愿意放棄小孩并接受處罰。

  很明顯,寧愿自己接受處罰以保全嬰兒性命的女人,才是孩子真正的母親。說謊的惡婦人于是受到嚴(yán)厲的懲處。

  國王所羅門在向兩個(gè)女人提出這個(gè)妥協(xié)建議的時(shí)候就知道了這個(gè)道理,這兩個(gè)女人都堅(jiān)持說孩子是自己的。通過這個(gè)建議,他就能夠找出真正的母親,因?yàn)檎嬲哪赣H是不會同意這種折中方法的。

  區(qū)分正確和錯(cuò)誤妥協(xié)的能力是區(qū)分團(tuán)隊(duì)管理者稱職與否的最主要的一個(gè)方面。解決這個(gè)問題的關(guān)鍵在于對“最低要求的理想狀態(tài)”進(jìn)行準(zhǔn)確無誤的界定。



3.尋找備選方案

  決策過程中第三步是對備選方案的搜尋。這里可能會犯兩個(gè)錯(cuò)誤。

  第一個(gè)錯(cuò)誤是,有些決策者可能會滿足于找到的第一個(gè)備選方案。然而有經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)管理者知道:總會有更多的備選方案,因此他們強(qiáng)迫自己和其團(tuán)隊(duì)成員不要立刻停止尋找。

  第二個(gè)錯(cuò)誤就是不相信“零選項(xiàng)”。當(dāng)前的狀態(tài)自然也是一種備選方案,雖然通常它不是最好的,所以需要做決策去改變,但事情并不總是這樣。有些團(tuán)隊(duì)管理者放任自己被迫決策來對身邊的事物進(jìn)行改變。

4.考慮每種備選方案的風(fēng)險(xiǎn)與后果

  第四步通常是決策中勞動(dòng)量最大的部分,需要對每個(gè)備選方案所包含的結(jié)果和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)、全面、仔細(xì)的分析。以下幾點(diǎn)非常重要:

 ?。?)決策者必須考慮團(tuán)隊(duì)愿意在每個(gè)備選方案上所花的時(shí)間長度,以及這個(gè)過程的可調(diào)整程度。只影響團(tuán)隊(duì)一小段時(shí)間,或很容易就能調(diào)整的決策,也許隨便決定一下就可以。但是,對于那些會決定團(tuán)隊(duì)長期發(fā)展方向的決策,或者做出以后很難調(diào)整的決策,就需要非常謹(jǐn)慎了。團(tuán)隊(duì)里的投資決策就是一個(gè)很明顯的例子。

 ?。?)重要的決策會涉及風(fēng)險(xiǎn),這是不可避免的。因此,了解它可能涉及的風(fēng)險(xiǎn)類型是很重要的。

  當(dāng)然這并不意味著決策者需要進(jìn)行非常復(fù)雜的概率分析,并把它作為風(fēng)險(xiǎn)分析的基礎(chǔ),這種分析方法在實(shí)踐中的運(yùn)用不像專家們認(rèn)為的那樣頻繁。重要的是區(qū)分出四種類型的風(fēng)險(xiǎn):

  第一種,所有團(tuán)隊(duì)都會有的風(fēng)險(xiǎn);

  第二種,團(tuán)隊(duì)可以承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn),也就是說一旦它發(fā)生了,并不會對團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響,因此,團(tuán)隊(duì)可以承擔(dān);

  第三種,團(tuán)隊(duì)不能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn),因?yàn)檫@個(gè)決策一旦做出,它引發(fā)的變化將帶來很大的災(zāi)難;

  第四種,團(tuán)隊(duì)不得不承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn),因?yàn)?a target="_blank" style="color: black;" >團(tuán)隊(duì)別無選擇,簡而言之,無論這種風(fēng)險(xiǎn)帶來何種后果,團(tuán)隊(duì)都不得不接受。



5.決策

  如果團(tuán)隊(duì)決策者認(rèn)真地采取了以上步驟的話,這時(shí)就必須并且能夠做出決策了,因?yàn)闆Q策者已經(jīng)為這個(gè)決策做了一切力所能及的努力。

  決策者做出決策的基礎(chǔ)并不是分析方法,而是因?yàn)檫@個(gè)問題、它的詳細(xì)要求、備選方案以及結(jié)果都已經(jīng)被詳盡和謹(jǐn)慎地分析過了。因此,有理由相信,再多做一些分析和研究并不會得到更多的重要信息。

  自然也會有人到這個(gè)時(shí)候還無法決策。猶豫不決、優(yōu)柔寡斷是團(tuán)隊(duì)管理者身上經(jīng)常會有的弱點(diǎn)。他們總想進(jìn)行更多的分析和研究,希望聘請更多的咨詢顧問,并總想和更多的專家探討這個(gè)問題。事實(shí)上,他們僅僅是企圖掩飾自己的優(yōu)柔寡斷。

  這樣的人不適合管理工作。他們也許能將其他的工作完成得非常好,但對于這份專門針對管理者的審慎判斷工作,他們做不到。他們無法做出任何決策。

6.執(zhí)行決策

  團(tuán)隊(duì)中,大多數(shù)的人都相信——一個(gè)決策在它做出時(shí)也就算是決策過程結(jié)束了。在這一點(diǎn)上,相信很多人都持贊同的態(tài)度。但其實(shí),這是片面的看法。因?yàn)?,決策的真正重要部分只有在第6步和第7步之后才會出現(xiàn)。遺憾的是,大多數(shù)的團(tuán)隊(duì)管理者在成功地做完前五步后,卻在后兩步出現(xiàn)了失誤。

  其實(shí),在剛制定出決議時(shí),我們不能將它稱之為決策,只有到這個(gè)決策已經(jīng)轉(zhuǎn)化成明顯的正確結(jié)果時(shí),才可以這樣說。因此,第6步應(yīng)當(dāng)包括如下這些內(nèi)容:第一,確定并記錄在執(zhí)行決策過程中需要的重要措施;第二,要讓每一項(xiàng)措施都有一個(gè)負(fù)責(zé)人;第三,確定最終截止期限。

  在需要制定的措施中,最重要的應(yīng)該是對以下這些問題的回答:

  (1)誰應(yīng)該參與執(zhí)行?

 ?。?)因此,應(yīng)該把這項(xiàng)決策告知誰,在什么時(shí)候,以什么方式告知?

 ?。?)誰需要何種類型的信息、工具和培訓(xùn),以便他們可以理解這項(xiàng)決策(包括執(zhí)行過程中和相關(guān)后果),進(jìn)而可以在其中發(fā)揮積極作用?

 ?。?)打算怎樣監(jiān)督、檢查和控制決策的執(zhí)行?關(guān)于決策執(zhí)行的報(bào)告需要如何準(zhǔn)備?

7.建立反饋制度:跟進(jìn)和后續(xù)行動(dòng)

  決策者在做出決策后應(yīng)該對決策及其執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)控。優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)管理者對待他們的決策,就像呵護(hù)一顆剛破土的幼苗。他們會密切跟蹤這件事,要求報(bào)告執(zhí)行進(jìn)度、任何遇到的困難和相關(guān)結(jié)果。最重要的是,他們親自檢查進(jìn)度,并且在執(zhí)行順利時(shí)表示滿意。他們會持續(xù)地跟進(jìn),直到這項(xiàng)工作最終徹底完成。

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