員工管理與其說是一門科學,不如說是一門藝術(shù)。即使最有經(jīng)驗和最成功的管理者對這門藝術(shù)也可能迷惑不清。他們最困難和最具挑戰(zhàn)的任務(wù)之一是對員工績效進行評估。
根據(jù)人才中介機構(gòu)Accountemps最近的一項調(diào)查,在管理者犯過的最嚴重錯誤中,有不少與員工管理有關(guān),如:沒有建立起開放的溝通渠道,對員工的支持和贊賞不足,對低績效員工視而不見,雇用技能不配套的員工,以及沒有意識到員工的不滿情緒。認識并糾正這五大失誤,對建立一支高效的團隊至關(guān)重要。
溝通不當
通常,溝通不當在管理者所犯的錯誤中位居首位。根據(jù)Accountemps的調(diào)查,管理者所犯的錯誤大約有 20%是由溝通不當引起的。
“引起管理問題多米諾骨牌效應(yīng)的首要原因是企業(yè)沒有明確的戰(zhàn)略或目標,也沒有與員工充分溝通,”勵達管理顧問公司(Right Management Consultants)的高級副總裁斯特勞德(Joanne Stroud)說,“領(lǐng)導(dǎo)者對員工缺乏清晰的期望?!彼ㄗh管理者與員工分享信息,與員工進行坦誠的討論。畢竟,信息的傳遞與企業(yè)健康息息相關(guān),良好的溝通也有利于在員工之間建立互相信任的關(guān)系。
但是,管理者需要花費大量時間才能培養(yǎng)起闡述企業(yè)目標、與員工開誠布公交流的技能。會計師事務(wù)所Frost, Ruttenberg and Rothblatt, P.C.醫(yī)療服務(wù)組的主任和共同領(lǐng)導(dǎo)者萊溫達(Steven Lavenda),向我們提供了一個重要的經(jīng)驗:“即使企業(yè)處于困境,良好的溝通也可以贏得員工的信任?!彼f:“如果你什么也不說,人們會誤認為自己的工作完成得很出色。你隨后還要告訴他們你也不想過于直率?!?
與交流技能同樣重要的是,要建立起雙向的溝通渠道。許多管理者只善于向員工傳遞信息,而不善于傾聽。他們也沒有培養(yǎng)起一種企業(yè)文化,使員工愿意分享想法或?qū)栴}給予關(guān)注。
會計師事務(wù)所Blackman Kallick負責非營利組織管理實務(wù)的主要合伙人本斯(Genevieve Burns)指出,許多管理者面臨這個問題,管理者應(yīng)該傾聽員工的聲音。她說:“你必須創(chuàng)造出一種寬松的企業(yè)氛圍,讓員工敢于大膽表達自己的意見。有時你可以告訴他們你將針對某件事情采取什么措施;而有時你只需要說你已經(jīng)聽到了他們的聲音,但無法立即做出改變?!?
但是,不要誤認為召開會議就意味著建立了開放的溝通渠道?!芭c員工一起開會并不代表你們有很好的溝通?!彼固貏诘戮嬲f。
支持不足
本斯認為,支持不足是企業(yè)管理者經(jīng)常疏忽的一大問題?!巴ǔ?,當員工沒有出色完成工作時,管理者會自然而然地告知員工,但他們工作很出色時,管理者卻不會告知,”她說,“你必須認識到這一點,尤其是在業(yè)務(wù)繁忙季節(jié),你可能只專注自己的工作,但一定不能忘記員工的存在和他們的需求?!?
要讓員工感覺備受重視很簡單,只要管理者暫時放下手中的工作,關(guān)掉電話,給予他們一定的關(guān)注就可以了。
管理者也需要坐下來為員工進行長遠的職業(yè)規(guī)劃,記住,這是員工非常重視的一種支持方式。
提供反饋是另一種重要的支持方式。“大多數(shù)管理者不善于提供反饋,”斯特勞德說,“你必須向員工解釋為什么他做的事情有效或無效,這可以加深他對自己工作的認識。”
知名管理咨詢兼會計服務(wù)公司Smart and Associates中的一位領(lǐng)導(dǎo)基爾比(Susan Kilby)提到自己犯過的最大錯誤之一,就是沒有向員工提供反饋。她指出,缺乏反饋可能對員工績效評估產(chǎn)生負面的影響。她學到的教訓(xùn)就是:“員工需要不斷收到反饋,如果你為員工設(shè)定具體的、切實可行的目標,并持續(xù)對員工的工作進行評估,年終評估時就不會出現(xiàn)意外的結(jié)果。”她說:“如果員工的效率低下或沒有達到預(yù)期目標,管理者卻沒有告訴他們,那就是管理者的錯。管理者應(yīng)該主動提供反饋,解決問題?!?
“Frost, Ruttenberg and Rothblatt, P.C.公司鼓勵管理者盡量與員工坐下來一起討論問題,”萊溫達說,“在我們這般規(guī)模的公司,很難做到這點,但是你必須記住,員工每年要獲得的反饋不只一次。只要管理者能給予持續(xù)而合理的反饋,就會起到積極的作用。”
提供支持也意味著要讓員工參與他們喜歡的項目,了解他們的缺陷,并避免過于嚴厲的指責?!耙恍﹩T工剛進入企業(yè)時表現(xiàn)良好,”本斯說,“接下來就看員工的潛力如何。但是,如果你愿意花時間和精力和他們待在一起,你就能得到更出色的員工。有時,要經(jīng)過一段時間員工才能展現(xiàn)潛力。”
對低績效員工視而不見
管理者通常會發(fā)現(xiàn)很難對員工低下的績效進行討論。實際上,很多管理者懼怕且經(jīng)常竭力避免討論不好的績效。斯特勞德認為,原因之一在于管理者并不知道造成員工績效低下的原因?!坝袝r也因為他們內(nèi)心深知他們從來沒有真正向低績效員工提供反饋?!彼f。
但是,如果企業(yè)文化過于強調(diào)彬彬有禮和不加批評,將是非常危險的事。如果你對低績效的員工視而不見,也會對他對團隊造成的影響視而不見。但是如果你將阻礙其他員工的人員辭退,就能大大提升團隊士氣。管理者應(yīng)盡力了解造成員工績效低下的根源,并決定是否值得培養(yǎng)這個員工。如果他不值得培養(yǎng),最好的方法是立即采取行動?!坝袝r,辭退一個人對每個人都是最好的辦法。你一定不能什么也不做,”斯特勞德警告說,“對低績效員工視而不見將極大打擊其他員工的士氣。”
盡量不要為忽視低績效員工尋找借口,比如很難找到替代者。大多數(shù)情況下,管理者需要鼓起勇氣辭退那些屢屢影響團隊效率和績效的員工。正如萊溫達所說,“如果不對員工的工作提供建設(shè)性的批評,你就不是在培養(yǎng)員工。”
“我過去常常害怕將員工叫入我的辦公室告訴他們做得不夠好,”本斯說,“但我已經(jīng)明白如果員工可以收到正確的反饋,他們往往會對你表示感激,并認識到你告知的有關(guān)事實。當你發(fā)現(xiàn)他出現(xiàn)轉(zhuǎn)變,績效開始上升時,對你們雙方來說都是積極的響應(yīng)。”
雇用技能不配套的員工
如果用人不當,雇用的員工缺乏相關(guān)崗位要求的技能,企業(yè)將付出昂貴的代價?!耙郧?,我們在這方面犯過不少錯誤,”萊溫達說,“原因在于,如果員工沒有立即達到要求,你便會想給他們一次機會?!?
“企業(yè)常常感覺缺少人手,”本斯說,“你覺得必須雇用新的員工。但大多數(shù)情況下,如果你感覺新員工不適合某個崗位,結(jié)果會往往真的這樣。你必須確認他擁有相關(guān)技能?!?
“我們已對招聘工作投入了更多的關(guān)注,”她繼續(xù)說道,“你雇用的員工必須兼具技術(shù)和人際交往的才能。你可以要求員工其中一方面的才能更出色些,但不應(yīng)過度忽視另一方面?!?
一旦用人不當,管理者往往會拖延處理,因為他們深知在業(yè)務(wù)繁忙季節(jié)進行改變將會對現(xiàn)有員工(他們需要承擔額外的工作)的心理造成負面影響。萊溫達說:“我知道如果不是萬不得已,最好還是不要立即采取行動?!?
其他技巧包括:當外部人員更具才能時,不要進行內(nèi)部招聘,且不要僅僅因為某個人具有與你相似的背景就雇用他。
意識不到員工的不滿情緒
很多員工都會直接表露他們對工作的不滿。問題在于,他們往往只是對相鄰的同事和同一團隊的成員如此坦白,而不是對管理者。通常,只有在員工遞交辭職信時,管理者才知道員工的不滿。
管理者常常犯以下錯誤:沒有發(fā)現(xiàn)員工不滿的信號,沒有發(fā)現(xiàn)員工將要離職的跡象,以及沒有清楚了解員工的處境。
斯特勞德指出,要確保員工產(chǎn)生高績效和對工作感到滿意,歸根到底需要管理者設(shè)定明確的目標,并提供反饋。管理者有責任幫助員工設(shè)定切實可行的目標,并指引他們努力達成目標。否則,企業(yè)將缺乏明確目標,員工也將缺少挑戰(zhàn)和動力,上班的目的也僅僅是為了領(lǐng)取薪水。“管理者應(yīng)該讓員工覺得他們的工作意義重大,并確保他們理解企業(yè)的目標?!彼固貏诘抡f。
此外,管理者應(yīng)定期與員工進行交流,避免員工辭職時才感意外;并對引起員工不滿、士氣下降、忠誠度降低的原因進行評估;管理者也應(yīng)對員工以禮相待?!叭绻粚T工禮貌相待,他們就不會很好地進行反饋,”基爾比說,“我們花了大量的時間待在辦公室里,也希望員工會開心地待在那兒?!比R溫達也同意這個觀點,他認為只要想想自己作為員工希望得到什么對待就會明白?!拔抑雷约浩谕玫绞裁礃拥膶Υ?,并且會在與員工打交道時牢計于心?!彼忉尩?。
在業(yè)務(wù)繁忙季節(jié),許多管理者沒有足夠的時間針對所犯的錯誤而改變策略,或者預(yù)防錯誤。但是,如果管理者能花些時間學會如何更好地與員工進行艱難的對話,以發(fā)現(xiàn)問題的根源,找到真正的解決方案,一定會大有收獲。
通常,管理者最終會成為幫手、可依賴的同事、導(dǎo)師和教練。無論與員工之間是何種關(guān)系,管理者都需要主動在員工的工作上花費時間,并提供指導(dǎo)。管理工作是與人相關(guān)的工作,管理者通常需要掌握一些全新的管理技能。
萊溫達簡單總結(jié)了進行有效領(lǐng)導(dǎo)和管理的關(guān)鍵因素:“溝通、鼓勵、合理的指正,以及友善對待下屬?!薄拔覀冊谶@方面正做得越來越好,”他說,“但仍有改善的空間?!?