管理人員如何做他的工作?——管理人員的工作——信息：管理人員的工具——合理地利用他自己的時(shí)間——管理人員的資源：人——一項(xiàng)必要條件：正直的品格要成為一個(gè)管理人員，單只有職銜、大辦公室以及其它表示級(jí)別的外部標(biāo)志是不夠的，還必須有高度的能力和成就。這項(xiàng)職務(wù)需要天才嗎？它是靠直覺(jué)還是靠正確的方法來(lái)進(jìn)行工作的呢?管理人員是如何工作的呢？ 一個(gè)管理人員有兩項(xiàng)特殊的任務(wù)。第一項(xiàng)任務(wù)是創(chuàng)造出一個(gè)大于其各組成部分的總和的真正的整體，創(chuàng)造出一個(gè)富有活力的整體，它把投入于其中的各項(xiàng)資源轉(zhuǎn)化為較各項(xiàng)資源的總和更多的東西。可以把他比擬成為一個(gè)樂(lè)隊(duì)的指揮。通過(guò)樂(lè)隊(duì)指揮的努力、理解和指揮， 各種個(gè)別的樂(lè)器演奏形成了有生命力的音樂(lè)演出的整體。但樂(lè)隊(duì)指揮有作曲家的樂(lè)譜為藍(lán)本，他只是一個(gè)解釋者，而管理人員則既是作曲家，又是樂(lè)隊(duì)指揮。為了完成這項(xiàng)任務(wù)，要求管理人員盡可能有效地利用他所擁有的各種資源——尤其是人力資源——而消除所具有的各種缺陷。這是創(chuàng)造出一個(gè)真正的整體的唯一途徑。這就要求管理人員平衡和協(xié)調(diào)企業(yè)的各項(xiàng)主要職能：管理一個(gè)企業(yè)本身、管理勞動(dòng)者和勞動(dòng)、管理企業(yè)同社區(qū)和社會(huì)之間的關(guān)系。如果一項(xiàng)決定或行動(dòng)滿足了這三項(xiàng)職能中的一項(xiàng)而削弱另一項(xiàng)，那它就削弱了整個(gè)企業(yè)。任何一項(xiàng)決定或行動(dòng)必須始終有利于整個(gè)這三個(gè)領(lǐng)域。 創(chuàng)造出一個(gè)真正的整體這一任務(wù)還要求管理人員在其每一行動(dòng)中同時(shí)注意到作為整體的企業(yè)的成就和成果，以及為取得綜合成就而必需的各種不同的活動(dòng)。同樂(lè)隊(duì)指揮的比擬也許在這里最為適宜。一個(gè)樂(lè)隊(duì)指揮始終必須既注意聽(tīng)整個(gè)樂(lè)隊(duì)的演奏，又注意聽(tīng)其各別樂(lè)器(如雙簧管)的演奏。同樣的，一個(gè)管理人員必須始終既考慮到企業(yè)的全面成績(jī)，又考慮到各別職能(如市場(chǎng)研究活動(dòng))的成績(jī)。通過(guò)提高整個(gè)企業(yè)的成績(jī)，他為市場(chǎng)研究創(chuàng)造了新的領(lǐng)域和挑戰(zhàn)；而通過(guò)改進(jìn)市場(chǎng)研究的成績(jī)，他又能提高整個(gè)企業(yè)的成果。管理人員必須同時(shí)提出兩個(gè)相互連帶的問(wèn)題：第一個(gè)問(wèn)題是，企業(yè)哪一方面的成就需要改進(jìn)，而為此又要求有些什么活動(dòng)?第二個(gè)問(wèn)題是!企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)能有些什么改進(jìn)，而這些活動(dòng)又能使企業(yè)的成果有些什么提高? 管理人員的第二項(xiàng)特殊任務(wù)是在其每一項(xiàng)決定和行動(dòng)中協(xié)調(diào)當(dāng)前的和長(zhǎng)期的要求。他如果犧牲了當(dāng)前的要求和長(zhǎng)期的要求中的一項(xiàng)，就會(huì)使企業(yè)受到危害。這就是說(shuō)，他必須既注意近處，又看到遠(yuǎn)處——這真需要一點(diǎn)雜技表演的功夫?；蛘?，換一個(gè)比喻；既不能抱有“船到橋頭自會(huì)直”的態(tài)度，又不能“把未來(lái)的一百年都安排好”。他不僅要為未來(lái)的過(guò)橋做準(zhǔn)備——他要早作準(zhǔn)備，以免臨時(shí)措手不及。如果他不注意未來(lái)的一百天，那他就不會(huì)有未來(lái)的一百年——甚至不可能有未來(lái)的五年。管理人員所做的一切必須既有利于當(dāng)前，又有利于根本的長(zhǎng)期目標(biāo)和原則。他即使不能把這兩個(gè)方面協(xié)調(diào)起來(lái)，至少也必須使之取得平衡。他必須計(jì)算一下為了當(dāng)前利益而在長(zhǎng)期利益方面所做出的犧牲，以及為了長(zhǎng)期利益而在當(dāng)前利益方面所做出的犧牲。他必須使這兩方面的犧牲盡可能地小。而且他必須盡可能快地彌補(bǔ)這些犧牲。他生活與活動(dòng)于當(dāng)前和未來(lái)的兩度時(shí)間之中，并要對(duì)整個(gè)企業(yè)及其各個(gè)組成部分的成就負(fù)責(zé)。 管理人員的工作 絕大多數(shù)管理人員把他們絕大部分的時(shí)間用于一些不是“管理”的事情上。一個(gè)銷售經(jīng)理在作統(tǒng)計(jì)分析或安撫一位重要的顧客。一個(gè)工長(zhǎng)在修理工具或填寫(xiě)一張生產(chǎn)報(bào)表。一個(gè)制造經(jīng)理在設(shè)計(jì)一種新的廠房布置或試驗(yàn)新材料。一家公司的總經(jīng)理在擬訂一筆銀行貸款的細(xì)節(jié)或談判一筆大合同——或者花幾個(gè)小時(shí)主持一次祝賀一位服務(wù)多年的職工的晚餐會(huì)。所有這些事情都有一種特定的職能，全都是必需做的，而且必須做好。 但它們卻并不屬于管理人員的工作。至于所謂管理人員的工作，那是所有的管理人員，不論他們擔(dān)任什么職能或工作，不論其級(jí)別和地位，都必須做的一些工作；是各種管理人員共同的工作，也是管理人員特有的工作。我們可應(yīng)用科學(xué)管理的系統(tǒng)分析方法來(lái)分析管理人員的工作。我們可以區(qū)別出有哪些工作是一個(gè)人由于是管理人員才做的。我們可以把這種工作分解成各種作業(yè)。一個(gè)人可以通過(guò)改進(jìn)這些活動(dòng)來(lái)提高其作為一個(gè)管理人員的成績(jī)。 管理人員的工作中有五項(xiàng)基本作業(yè)。這五項(xiàng)作業(yè)合起來(lái)就把各種資源綜合成為一個(gè)活生生的、成長(zhǎng)中的有機(jī)體。 一個(gè)管理人員首先要制定目標(biāo)。他決定目標(biāo)應(yīng)該是什么，為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)應(yīng)該做些什么，這些目標(biāo)在每一領(lǐng)域中的具體目標(biāo)是些什么。他把這些目標(biāo)告訴那些同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有關(guān)的人員，以便目標(biāo)得以有效地實(shí)現(xiàn)。 其次，一個(gè)管理人員從事組織工作。他分析所需的各項(xiàng)活動(dòng)、決定和關(guān)系。他對(duì)工作進(jìn)行分類，把工作劃分成各項(xiàng)可以管理的活動(dòng)，又進(jìn)一步把這些活動(dòng)劃分成各項(xiàng)可以管理的作業(yè)。他把這些單位和作業(yè)組合成為一個(gè)組織結(jié)構(gòu)。他選擇人員來(lái)管理這些單位并執(zhí)行這些作業(yè)。 再次，一個(gè)管理人員從事激勵(lì)和信息交流工作。他把擔(dān)任各項(xiàng)職務(wù)的人組織成為一個(gè)團(tuán)體。他用以做到這點(diǎn)的方法是，通過(guò)日常的工作實(shí)踐，通過(guò)他同與他一起工作的人們的關(guān)系，通過(guò)有關(guān)報(bào)酬、安置和提升的“人事決定”，通過(guò)同其下級(jí)、上級(jí)和同級(jí)之間經(jīng)常的相互信息交流。 管理人員工作中的第四個(gè)基本因素是衡量。管理人員建立各種標(biāo)準(zhǔn)——而在整個(gè)組織和每一人的成就中，很少有像這個(gè)因素這樣重要的。他注意為每一個(gè)人確定一種衡量標(biāo)準(zhǔn)，使之集中注意于整個(gè)組織的成就，同時(shí)又注意于他本人的工作并幫助他做好工作。他對(duì)成就進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)和解釋。正如在他工作的其它領(lǐng)域中那樣，他把這些衡量的意義和結(jié)果通報(bào)給他的下級(jí)、上級(jí)和 同級(jí)。 最后，一個(gè)管理人員要培養(yǎng)人，包括他自己。 管理人員的這五項(xiàng)工作中的每一項(xiàng)都可以再細(xì)分為若干子項(xiàng)，而每一子項(xiàng)都可以寫(xiě)出一本書(shū)來(lái)予以探討。而且，每一項(xiàng)工作都要求有不同的品質(zhì)和條件。 例如，制定目標(biāo)是一個(gè)平衡的問(wèn)題：在企業(yè)成果同一個(gè)人信奉的原則的實(shí)現(xiàn)之間進(jìn)行平衡，在企業(yè)的當(dāng)前需要同未來(lái)需要之間進(jìn)行平衡，在所要達(dá)到的目標(biāo)同現(xiàn)有條件之間的平衡。制定目標(biāo)顯然要求分析和綜合的能力。 組織工作也要求有分析能力。因?yàn)樗笞罱?jīng)濟(jì)地利用稀缺資源。但它是同人打交道的，所以要從屬于公正的原則，并要求有正直的品格。培養(yǎng)人也要求有分析能力和正直的品格。 激勵(lì)和信息交流所需要的主要是社會(huì)方面的技能。它所需要的不是分析能力，而是正直和綜合能力。正直的品格比分析能力重要得多。 衡量所首先要求助是分析能力，但也要求把衡量用來(lái)促使實(shí)現(xiàn)自我控制，而不是濫用來(lái)從外部和從上面控制人們——即統(tǒng)制人們。這條原則經(jīng)常遭到破壞，因而衡量是目前管理人員工作中最薄弱的領(lǐng)域。衡量有時(shí)被用來(lái)作為一種內(nèi)部秘密警察的工具，向上司匯報(bào)有關(guān)一個(gè)管理人員工作成績(jī)的審查和批評(píng)，卻連副本也不送給該管理人員本人。只要衡量還像這樣被濫用來(lái)作為一種控制的工具，它就將始終是管理人員工作中最薄弱的領(lǐng)域。 制定目標(biāo)、組織工作、激勵(lì)和信息交流、衡量考核以及培養(yǎng)人員，是正式的、劃分成的各項(xiàng)工作。只有一個(gè)管理人員的實(shí)際工作才能使它們成為活生生的、具體的、有意義的工作。但是，由于它們是正式的工作，因而可應(yīng)用于每一個(gè)管理人員和管理人員所做的事，可由每一個(gè)管理人員用來(lái)評(píng)價(jià)自己的技能和成就，并用以系統(tǒng)地提高自己作為一個(gè)管理人員的水平和成就。 一個(gè)人能夠制定目標(biāo)不一定就能成為一個(gè)管理人員，正如一個(gè)人能在一個(gè)很小的有限的空間范圍內(nèi)打結(jié)不一定就能成為一個(gè)外科大夫那樣。但是，一個(gè)人沒(méi)有制定目標(biāo)的能力卻不能成為一個(gè)恰當(dāng)?shù)墓芾砣藛T，正如一個(gè)人不能打小結(jié)就不能成為一個(gè)好的外科大夫那樣。而且，正如一個(gè)外科大夫可以通過(guò)提高打結(jié)技術(shù)來(lái)使自己成為更好的外科大夫那樣，一個(gè)管理人員通過(guò)提高其各項(xiàng)工作的技術(shù)和成就，可以使自己成為更好的管理人員。