抓住機(jī)會(huì)，做大自己 跟在大老板身邊擔(dān)任秘書(shū)，看來(lái)微不足道，卻是職場(chǎng)中的基本功。能貼身觀察職場(chǎng)上的人中龍鳳，還有什么比這個(gè)更好的職場(chǎng)班主任？最棒的是，他還付你薪水。 賣(mài)座電影《穿著Prada的惡魔》經(jīng)典的一幕戲：惡魔老板梅麗史翠普一早進(jìn)辦公室，要助理（安海瑟威飾）去找還未出版的哈利波特草稿，給她雙胞胎女兒閱讀。剛出社會(huì)又一心想要把這份工作做好的助理戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，通過(guò)之前巧遇的人脈，在最后一刻找到了哈利波特草稿。當(dāng)她把草稿放在老板辦公桌上，梅麗史翠普挑著眉問(wèn)：「怎么只有一份，難道要我那兩個(gè)雙胞胎女兒輪流看嗎？」安海瑟威氣定神閑回答：「這是第三份，其他兩份我已經(jīng)交到在旅途中的雙胞胎手上了！」而這時(shí)，梅麗史翠普看了這位原本跟不上腳步的小助理一眼，眼神里閃過(guò)了一絲驚訝與佩服…… 在瑣事里找到價(jià)值 觀眾看到的是影片中惡魔老板的惡魔行徑，但是對(duì)老板身邊的貼身助理或秘書(shū)來(lái)說(shuō)，真正的好秘書(shū)、好助理，就是能夠把老板交代的事項(xiàng)辦得比老板想像的更好！ 但如果真要問(wèn)，秘書(shū)、助理的工作，究竟是些什么？「就是老板要你做什么，你就得做什么?！怪灰鲞^(guò)秘書(shū)的人都會(huì)這樣回答，他們也自嘲為「辦公室里的百科全書(shū)」。 秘書(shū)工作的職稱(chēng)非常繁雜，除了秘書(shū)之外，行政助理、行政專(zhuān)員、協(xié)調(diào)員（coordinator）、特助、管理師等都偏向秘書(shū)的工作。 而秘書(shū)每天的工作，包括老板的時(shí)程安排、會(huì)議管理、辦公室管理、電話應(yīng)對(duì)及訪客接待、組織溝通協(xié)調(diào)、員工關(guān)系與公共關(guān)系等，工作內(nèi)容十分繁雜。但七成的秘書(shū)行政類(lèi)人員，年薪居然只有參萬(wàn)元左右，市場(chǎng)明顯低估這些工作的價(jià)值。 不過(guò)，如同影片中小助理的表現(xiàn)讓老板驚訝，最后還讓她取代第一助理的位置，隨同前往巴黎參加一年一度時(shí)裝秀的盛會(huì)，坐上千萬(wàn)女孩夢(mèng)寐以求的職位。盡管秘書(shū)行政人員的工作很多都是「瑣事」，但如果能在這些日常事務(wù)當(dāng)中做出不一樣的表現(xiàn)，甚至在老板的思維之下替老板先考慮到，不僅老板看得到你的表現(xiàn)，你也會(huì)以這樣的職場(chǎng)制高點(diǎn)，找出自己的工作價(jià)值，進(jìn)而將自己做大。 第1招：先把小事做好 安海瑟威的神奇遭遇只是電影情節(jié)嗎？那可未必，目前臺(tái)面上許多職場(chǎng)總經(jīng)理，不少都從秘書(shū)或助理起步，像是IBM總經(jīng)理童至祥，就從IBM的行政秘書(shū)開(kāi)始做起，摩根富林明證券臺(tái)灣區(qū)總經(jīng)理高桂卿、前紐約人壽總經(jīng)理任醒怡也都從秘書(shū)、助理做起。 但如何在秘書(shū)的工作中把自己做大？ 有豐富秘書(shū)經(jīng)驗(yàn)的總經(jīng)理秘書(shū)游美便說(shuō)：「你要先做對(duì)每一件小事，才能把秘書(shū)的工作做大?！? 秘書(shū)的工作其實(shí)沒(méi)有范圍。 對(duì)內(nèi)，要處理所有跟老板有關(guān)的事務(wù)，甚至還要處理老板家里的事務(wù)；對(duì)外，則要打好老板跟他的老板、部屬、客戶(hù)、朋友的關(guān)系，因此，個(gè)性圓融、不強(qiáng)出頭才能成為頂尖的秘書(shū)或助理。 根據(jù)人力銀行針對(duì)250位主管的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，主管認(rèn)為，秘書(shū)或行政人員最需要具備的條件便是工作細(xì)心、有責(zé)任感、主動(dòng)積極這三項(xiàng)特質(zhì)。秘書(shū)實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)豐富的游美則認(rèn)為，除了能干，秘書(shū)還要有善解人意的特質(zhì)。 在外商秘書(shū)生涯中，游美記憶最深的一次加薪，便是因?yàn)閹兔ν饧习?，找房子、買(mǎi)家具、幫小孩找學(xué)校，甚至買(mǎi)漂白水樣樣都來(lái)，而那一年她加薪的理由便是：幫忙搬家功勞很大。 第2招：適切的向上管理 面對(duì)不同老板，秘書(shū)也應(yīng)該適時(shí)因應(yīng)，才能讓老板立即抓到重點(diǎn)。 「老板的個(gè)性決定了秘書(shū)工作的方式。」 老板大概分為四種類(lèi)型： 第一種指揮型的老板，喜歡秘書(shū)或助理講話講重點(diǎn)；第二種類(lèi)型則是社交型的老板，這類(lèi)型老板喜歡作公關(guān)，所以當(dāng)秘書(shū)的就要有時(shí)時(shí)刻刻把他的注意力拉回來(lái)的能耐； 第三種是協(xié)調(diào)型老板，這種老板會(huì)以大局為重，有些時(shí)候想得比秘書(shū)更為周到； 最后一種類(lèi)型則是分析型老板，喜歡思考并且嚴(yán)守時(shí)間管理。 多半的老板屬于指揮型跟分析型，「所以，面對(duì)前者，秘書(shū)若有事要請(qǐng)示，要給老板是非題而不是選擇題；但面對(duì)分析型老板，你要給他大量的資料，他也比較喜歡聽(tīng)到你的建議?！? 因此，面對(duì)不同老板，你的「向上管理策略」也極為重要。 但不管哪樣的老板，身為秘書(shū)或助理，一定要懂得給老板臺(tái)階下。 「有時(shí)候幫忙老板做報(bào)表，但如果他要自己做，卻不會(huì)做時(shí)，千萬(wàn)不能『大聲教學(xué)』，否則讓大家都聽(tīng)到，老板的面子也掛不住。」 第3招：技能與態(tài)度并重 只是，通常身為秘書(shū)或助理，別人很難看得到你的績(jī)效，只有老板看得到你真正的表現(xiàn)。想讓自己有更多的籌碼往上跳，就得多表現(xiàn)自身的附加價(jià)值。 其實(shí)，在日常的工作范圍內(nèi)，秘書(shū)還是有展現(xiàn)不同能力的機(jī)會(huì)。 「如果你爭(zhēng)取內(nèi)部訓(xùn)練、公關(guān)、專(zhuān)案管理、客戶(hù)關(guān)系、人力資源、員工關(guān)系等等的工作，甚至具備語(yǔ)文能力，或可以為老板做出清晰的月 季報(bào)表的話，對(duì)老板的重要性不僅會(huì)增加，別人也容易看得到你的表現(xiàn)?！? 除了不斷增進(jìn)自己的工作技能以外，態(tài)度更是能否把自己做大的重要關(guān)鍵。尤其，現(xiàn)在年輕人經(jīng)常忽略的「職場(chǎng)倫理」，也是向上晉升的重要元素。 所有的專(zhuān)業(yè)都是可以被訓(xùn)練的，但什么位置做什么事情，千萬(wàn)不要在自己還未做大前，就先膨脹自己。 反倒是先懂得與人結(jié)好緣，不口出惡言，把老板交付的任務(wù)當(dāng)作磨練自己的考驗(yàn)，才是真正能做大的關(guān)鍵。 成功，并不是非要將自己做大不可，但開(kāi)拓大格局，卻經(jīng)常是從一個(gè)微不足道的起點(diǎn)出發(fā)，站上浪頭趁勢(shì)而起就能事半功倍。有幸作為秘書(shū)或助理，第一手貼身觀察這些職場(chǎng)上的人中龍鳳，還有什么更好的職場(chǎng)班主任？千萬(wàn)別錯(cuò)過(guò)這個(gè)寶貴的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。