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吳國正:三步驟效率工作
2016-01-20 46226

三步驟效率工作

 

「半途而廢的學(xué)習(xí)是浪費時間之大敵」,這句話是很好的箴言。

目前為止,我們已根據(jù)學(xué)習(xí)主題之三個標(biāo)準(zhǔn)「價值觀」、「優(yōu)勢」、「機會」制定了學(xué)習(xí)主題,并具體定出完成期限與預(yù)期目標(biāo)。這些可以說是為了不浪費接下來的學(xué)習(xí)時間所做的整地作業(yè)。

但這個整地作業(yè)僅做到一半,除了明確制定學(xué)習(xí)主題與目標(biāo)外,還有需顧慮的事。

其中之一就是確保學(xué)習(xí)的時間。為確保學(xué)習(xí)的時間,必須擬定具體的工作計劃。本章的要點即是該如何確保時間。

對組織的任何成果負有責(zé)任的人, 都是決策者(executive)。

換言之,決策者必須對成果負責(zé),也就是「負責(zé)人」。

即使是一般員工,對公司的業(yè)務(wù)也負有責(zé)任。

因此只要對成果負有責(zé)任,每個人都是很了不起的負責(zé)人,即使各位不是總經(jīng)理或管理干部。

一開始即是強調(diào)要「重視時間」的章節(jié)。

無須特別強調(diào),時間對每個人來說都是平等的。

現(xiàn)在雖議論紛紛M型社會什么的,但社會的差異再大,仍沒有人一天的時間能超過二十四小時,且生命無常,人不知何時會死,這對所有人而言也是真實的。不僅一天二十四小時人人平等,時間無法保存或轉(zhuǎn)移給他人這點也是無法改變的。

時間有限且無法改變,是人人皆平等的資源。

因此,該如何有效地管理并活用,是每個人的最大課題。能順利掌握此問題的人,相信更能享受人生,反之亦然。

「與時間的資源相比,一般被認(rèn)為重要的其他資源,例如資金,在現(xiàn)實中是較豐富的。」的確如此。不是「時間就是金錢」,應(yīng)該是「時間超越金錢」才對。

整理成簡明的三個步驟:

記錄并分析時間

管理時間

整合時間

時間管理的第一步是記錄并分析自己使用時間的方法。其次是將自己的活動分類,分清必要與非必要的活動。最后再將能自由使用的時間整合成較大的時間單位。

「記錄· 分析→管理→整合」三步驟,是時間管理的基本。

要特別注意的是,這種時間管理的手法,不僅以管理學(xué)習(xí)時間為前提,還包括工作等自己擁有的所有時間。

確保學(xué)習(xí)時間的動機,源自一般工薪階層想利用工作以外多出的時間。為此,正規(guī)的工作須有效率地進行?!赣涗洝?分析→管理→整合」三步驟須置于一般的工作中予以檢證,從中抽取的時間即可作為學(xué)習(xí)之用。

記錄時間的成效

「透明化」此語匯前已提及。這是豐田汽車想出來的生產(chǎn)管理手法之一,能一眼看出制造工程與進度之異?;蛘Ec否。

眾所周知豐田生產(chǎn)系統(tǒng)──即時生產(chǎn)相當(dāng)著名。

即時生產(chǎn)系統(tǒng)意指,后段作業(yè)向前段作業(yè)提出索取必要零件的「申請書」,前段作業(yè)僅生產(chǎn)受委托制造的必要零件,如此一來可壓縮庫存與半成品。此處所指的即時生產(chǎn),即是讓后段作業(yè)看得見所需之物的方法。

這種透明化的手法現(xiàn)在不僅用于生產(chǎn)現(xiàn)場,也適用于辦公室內(nèi)及一般業(yè)務(wù)。記錄不知用到那里的時間,就是讓自己使用時間的方法透明化的手段。

記錄時間有許多好處。首先,當(dāng)意識到要記錄自己運用時間的方法后,想盡量有效地活用時間的心情也會隨之變強。這雖違背記錄平常運用時間方法之宗旨,但只要結(jié)果是有效率地運用時間即可。

其次,當(dāng)運用的時間透明化后,即能凸顯原先的錯誤。

對于自己如何運用時間,每人都有其前提與假設(shè)。

例如「我在中午以前就是提不起勁」、「我是夜貓子」、「我到了禮拜三就沒力了,看我今天就這副德性」。但是,將運用的時間透明化以后,即知這種前提與假設(shè)其實是錯的。

例如以為自己中午前沒勁的人,其實午后的成果也不好;或者別說周三了,整個禮拜都沒勁!自以為是的胡思亂想,其實都錯了。明確地知道錯誤是因為時間的運用方法透明化了。

將自己運用時間的方法透明化,亦可知道自己獨特的習(xí)慣。習(xí)慣有好有壞,好習(xí)慣當(dāng)然要維持、壞習(xí)慣就得改善。換言之,能理解什么是該強化的重點或改善的重點。

再來,與過去的記錄作比較后,更能把握住時間使用方法的變化。當(dāng)覺得自己「最近成效不顯揚」時,正是實踐記錄時間的好機會。實際上,當(dāng)你試著實行之后,會發(fā)現(xiàn)許多樂趣。

例如,之后會提及的、在關(guān)鍵時刻正好有雜務(wù)插入,或下午三點半以后的績效確實不佳,或一次做很多件事情等,都是需要改善的重點。

把握黃金時刻與劣勢時刻

記錄時間作了一段期間后,其次是檢討使用時間的習(xí)慣,亦即分析時間。

習(xí)慣有好有壞。

好習(xí)慣意指讓工作有效率進行之主要因素,將記錄時間后獲得良好成效的行動,加以思考要因后再予以歸納。歸納即自列舉的幾項事情中,推測其共通的要因。同樣地,針對壞習(xí)慣,也要歸納其共通的要因。

我曾在檢討這種習(xí)慣時,因發(fā)現(xiàn)自己中午以前較具生產(chǎn)力而吃了一驚。

和許多人一樣,我也是早上起不來那一型。在公司任職時,因時間能自由運用,赴辦公室大約都十點左右。換言之,我給自己作了「早上較無生產(chǎn)力,工作沒進度」的假設(shè)。

因?qū)ぷ骺冃Р粷M意,我試著開始記錄時間。

結(jié)果發(fā)現(xiàn)自己晚上工作得再晚也未必有成效,相反地,午飯(當(dāng)時是兩點左右)前工作的效率很高。

后來我就盡量把工作排在中午以前,但必須起早。

現(xiàn)在的作息如下:夏天清晨六點起床,七點一過即開始工作;冬天則六點半起床、七點半開始工作,大約晚上七點至八點結(jié)束工作。現(xiàn)在清晨起床還是很困,但一想不可浪費這段高生產(chǎn)力的寶貴時間,眼睛自然就睜開了。

工作的時間改變后,我繼續(xù)作了數(shù)次時間的記錄,發(fā)現(xiàn)了一些事情。

開始工作到吃中飯(約一點鐘)前工作效率較高這點,與之前并無二致。中飯后到三點半前后,活動力下降、精神較散漫;過了這段時間后,直到回家以前,會再度集中精神繼續(xù)工作。

這是我使用時間的習(xí)慣。在中飯前與晚飯前,工作效率之所以提高,用餐可能是一種誘因吧。如果這個猜測是對的,那就是無條件的反射動作了。

總之,我從自己使用時間的習(xí)慣獲悉,午餐前是我的高效率工作時段,即關(guān)鍵時刻或黃金時刻。在此時間帶絕不安排雜務(wù),專心地寫稿。

雜務(wù)及與人會面就安排在三點半前后( 即劣勢時刻),傍晚(即準(zhǔn)關(guān)鍵時刻或準(zhǔn)黃金時刻)則再度努力向前邁進。

藉由時間用法的透明化,將自己的黃金時刻與劣勢時刻整理出來后,再擬定與之配合的工作進度表。在黃金時段排進重要工作,斷絕雜務(wù),僅執(zhí)行這一點,工作效率將大為不同。

 

 

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